定編如何走向企業(yè)實際定編設(shè)計流程與因素分析

定編如何走向企業(yè)實際定編設(shè)計流程與因素分析定崗定編是企業(yè)崗位管理中的一項基本工作。定崗：是指明確企業(yè)（組織）所需要的崗位；定編：是指明確企業(yè)（組織）需要多少適合企業(yè)發(fā)展的個人。定崗定編之前其實還需要定責(zé)，定崗定編之后還需要定員，即定責(zé)、定崗、定編、定員。定責(zé)：包括部門職責(zé)與崗位職責(zé)兩項內(nèi)容；定員：是在定編基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按編制數(shù)額和崗位的質(zhì)量要求，為企業(yè)每個崗位配備合格的人員。定編是企業(yè)崗位管理工作的一個難點，難就難在對部門實際工作情況與需求的了解與理解；難就難在容易陷于因為缺乏理論方法則只能“拍腦袋”設(shè)計編制的誤區(qū)。定編工作有四個特點：第一個特點，需要客觀、科學(xué)的分析實際在企業(yè)里遇到的現(xiàn)象經(jīng)常是拍腦袋決策，人力資源部門對于其他部門的崗位申請與編制申請缺乏客觀的分析、判定依據(jù)，雙方經(jīng)常需要博弈；或人力資源部門對編制總額與人但部門（或分子公司）也仍然缺乏分析方法與客觀依據(jù)。第二個特點，需要一個從分析到判定的過程不同部門崗位管理的問題與管理依據(jù)、發(fā)展目標(biāo)都不同，與部門性質(zhì)、制度、員工素質(zhì)、職能規(guī)劃都有關(guān)聯(lián)。定崗定編的判定可以很快，但是缺少對部門情況的分析過程，判定結(jié)果與實際需要容易存在偏差，或使得編制設(shè)置變得僵化。有的人才受編制限制不能引進(jìn)，起到人工成本控制的作用，但不能起到人工效率與效益的激發(fā)作用；如有的部門工作需要較多人完成，可能是因為人員不合適造成人數(shù)增加，編制不合理。第三個特點，定編不僅僅要考慮人工成本，還要考慮人工效率與效益（人員業(yè)績）第四個特點，需要考慮企業(yè)個性化的管理基礎(chǔ)與管理文化在定崗定編的分析流程中可以看出，定崗或定編的各個環(huán)節(jié)都沒有一定之規(guī)，都會受到不同公司的管理理念、模式與人員等影響。如工作飽滿度的標(biāo)準(zhǔn)，每個企業(yè)的要求都不完全相同。本文通過定崗定編的分析模型與流程，系統(tǒng)闡述了影響定編工作成效的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在這些環(huán)節(jié)里，每個環(huán)節(jié)都可能會成為確定編制的一個關(guān)鍵因素。一、定編總體分析模型與流程框架在定編之前需要經(jīng)過一個分析過程，本文首先總結(jié)了主要分析考量的模式，建立一個用于定編分析的基礎(chǔ)模型，它主要表達(dá)定編主體分析的層面；并基于此模型展開具體的分析步驟，形成分析的流程框架。之所以稱之為“框架”，是因為分析流程的組成步驟可以調(diào)整，重點可以變化。對于流程中的各個環(huán)節(jié)的分析，事實上需要投入一定的精力與時間，視企業(yè)規(guī)模不同、崗位與人員數(shù)量不同而不同。定編前，首先，可以基于下面的流程框架，建立本企業(yè)定崗定編的流程框架，并根據(jù)流程框架中的各個環(huán)節(jié)的重要程度不同，確定定崗定編的工作投入的重點，收集、調(diào)研相應(yīng)的信息。定編的過程主要需要以下三個步驟的考量：分析模型在定編之前需要定崗，定崗過程中需要進(jìn)行崗位工作結(jié)構(gòu)與工作量分析，這個環(huán)節(jié)是一個銜接定崗與定編的環(huán)節(jié)，也是定編前的一個必要分析環(huán)節(jié)。崗位定編可分為微觀定編和宏觀定編兩種。微觀定編指各部門、各崗位具體的人員數(shù)量，主要應(yīng)用于各部門確定具體崗位人員數(shù)量與結(jié)構(gòu)。宏觀定編指公司幾大類隊伍的人員數(shù)量和比例關(guān)系，如管理人員、業(yè)務(wù)人員、操作人員、行政人員等等，主要應(yīng)用于企業(yè)人力資源規(guī)劃、人工成本分析等宏觀層面。在崗位編制管理上，宏觀監(jiān)控與自主調(diào)整要相結(jié)合。人力資源部作為公司崗位定編的管理部門，要承擔(dān)宏觀監(jiān)控的職責(zé)；考慮到業(yè)務(wù)變動會引起人員需求的動態(tài)變化，業(yè)務(wù)部門要有一定的自主調(diào)整權(quán)限。2、定編分析流程－基于定編分析模型的流程框架分析流程基于上述的定編分析流程（圖13），逐步展開崗位編制設(shè)置的分析。在定編分析流程中，首先是微觀定編分析，即對部門的編制設(shè)置分析：在定編分析流程的環(huán)節(jié)1與環(huán)節(jié)2中，對影響部門崗位編制設(shè)置的因素進(jìn)行分析；在分析流程的環(huán)節(jié)3中，基于定編影響因素分析，考慮定編思路并選擇與設(shè)計合適的定編方法。定崗定編是體現(xiàn)企業(yè)個性化特點的工作，因此，定崗定編流程中加入了部門影響因素分析這個環(huán)節(jié)，也設(shè)計了定編分析的因素分析法。同時，公司整體編制各部門的定編分析之后來分析確定設(shè)置原則為最好，即從微觀定編到宏觀定編。其次，是宏觀定編分析，對公司的整體編制設(shè)置情況以及人工效率情況進(jìn)行分析，此部分內(nèi)容在后面的“總體編制設(shè)置與人工效率分析”、“動態(tài)定編管理與預(yù)測”中具體描述。在定編分析流程中，從微觀分析到宏觀分析的過程中，通過各部門影響因素的分析，提煉總結(jié)公司總體的主要定編影響因素；通過確定影響部門定編的關(guān)鍵動因，整體分析公司人員編制與人工成本，確定公司整體定編原則；并結(jié)合實際人員情況，進(jìn)行公司定編目的與效果的分析，以及通過長期動態(tài)定編管理，確定分階段達(dá)成的定編目標(biāo)。在編制設(shè)置的分析判定中，編制設(shè)置原則可以參照一般性的原則，以及企業(yè)自身設(shè)定的原則。進(jìn)行定編工作時，以專家為主，走專業(yè)化道路的原則；不限于定編方法，關(guān)注定編的有效性。在編制設(shè)置的分析判定中，企業(yè)定編工作受多種影響因素的制約，一般而言，企業(yè)總體定編影響因素如下圖所定編影響因素部門定編也受不同的因素影響，下圖中是一些常見的定編影響因素：在編制設(shè)置的分析判定時，因素分析（定編分析流程的環(huán)節(jié)2）是一種重要及有效的方法，從影響崗位定編的因素分析，排除非定編驅(qū)動因素，尋找定編的關(guān)鍵動因，并進(jìn)行定編方法的設(shè)計或進(jìn)行編制設(shè)置，使定編工作有的如，很多崗位說忙，需要深入了解原因，是人不夠的問題（工作量過大），還是工作方式、流程、制度規(guī)定（工作依據(jù)）等問題，其他問題需要首先對癥解決問題，如工作方式改進(jìn)，流程、制度改進(jìn)，人員素質(zhì)提升等，再考慮編制設(shè)置。不是通過增設(shè)編制來解決，以最終達(dá)到提高效率，精簡機構(gòu)，減少人員等定編目標(biāo)與效果。影響定編的因素分析可以通過以下四個步驟來進(jìn)行：（1）影響定編的因素分析定編因素分析在崗位調(diào)研過程中進(jìn)行分析與診斷，在定編前對部門工作進(jìn)行考察，如：工作流程或制度是否健全目前人員素質(zhì)是否符合崗位正常要求目前人員工作績效情況是否達(dá)到基本要求定編的前提因素應(yīng)該是基于部門工作人員工作績效正常的基礎(chǔ)上，而不是不做事。如果部門現(xiàn)有人員工作開展不好，是否應(yīng)該繼續(xù)挖潛，而不是簡單增加人員。因此定編時可以考慮結(jié)合部門的工作績效、工作開展?fàn)顩r的評價績效考核結(jié)果有利于對編制的確定，了解分析崗位人員的績效情況來判斷工作完成的充分或到位程度，總結(jié)影響績效的因素，而沒有績效考核難以評價工作效果。公司或部門發(fā)展目標(biāo)與計劃對部門工作方式、工作量等是否會帶來影響（2）排除非正常影響因素在影響定編的各因素中，排除非正常定編因素的影響，。在確定影響定編的因素時，可以先提出初步影響定編的因素診斷與建議，然后進(jìn)一步與企業(yè)內(nèi)部的專家與高層進(jìn)行討論。（3）定編的關(guān)鍵動因分析篩選確定影響定編的關(guān)鍵因素，設(shè)計相應(yīng)的編制分析方法。定編過程的因素分析與關(guān)鍵動因分析應(yīng)該是一個基本方法，對于基于因素分析之后再選擇其他定編方法有直接的指針作用。如進(jìn)行工作量分析時，需要找到影響工作量的價值量指標(biāo)。影響編制的因素通?？梢詮挠绊憽靶省迸c“工作量”兩個方面進(jìn)行分析判定。（4）針對定編影響因素分析過程中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行工作改進(jìn)與提升針對在對影響定編的因素分析中發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)行分析，提出各部門工作改進(jìn)方案。如工作流程、工作/管理方式改進(jìn)；增強培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)；調(diào)整些缺少定編方法、難以定編的崗位的編制設(shè)置有很大的幫助。案例1在定編過程中，有一個現(xiàn)象需要特別引起注意，就是有些崗位對人員素質(zhì)的要求較高，因此人員編制設(shè)置首先取決于配置合適素質(zhì)的人才，而不是工作量對定編起決定性作用，素質(zhì)合適了，編制不用很多，人不用很多，工作也能做好，人員素質(zhì)不合適，再多的人也不能解決問題，不能搞人海戰(zhàn)術(shù)。某企業(yè)的市場信息與價格管理崗位，崗位的主要職責(zé)是匯總分析各息，進(jìn)行產(chǎn)品定價分析與提出價格建議。崗位對人員的價格信息的分析與趨勢預(yù)測以及價格制定的能力素質(zhì)要求在設(shè)計編制與設(shè)計崗位任職資格時，對企業(yè)里對這類人員素質(zhì)要求，需要一定素質(zhì)的人員才能擔(dān)當(dāng)?shù)膷徫?，需要因此，在前面的定崗定編分析流程中，崗位職?zé)要求－崗位任職要求與編制之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系非常明顯，更加強調(diào)職責(zé)分析－任職資格分析－編制分析的分析環(huán)節(jié)的緊密銜接。案例2：部門定編影響因素分析與定編建議在定編分析方法中，影響定編的因素分析以及關(guān)鍵動因分析應(yīng)該是定編分析的基礎(chǔ)，同時，可以根據(jù)崗位的工作特性與關(guān)鍵影響因素等，進(jìn)一步設(shè)計或采用相應(yīng)的定編分析方法，常見的定編方法如勞動效率定編法、設(shè)備定編法、比例系數(shù)法、業(yè)務(wù)分工法、德爾菲法、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法、預(yù)算控制法等。二、總體編制設(shè)置與人工效率分析公司在從微觀上進(jìn)行各部門編制設(shè)定的同時，長期還需要從宏觀上進(jìn)行定編控制與平衡，以利于對企業(yè)戰(zhàn)略總目標(biāo)的實現(xiàn)。宏觀定編的目標(biāo)是在滿足公司內(nèi)外部的約束條件下，實現(xiàn)總體編制結(jié)構(gòu)合理、人工成本最低、人工效1.總體編制數(shù)量與結(jié)構(gòu)合理，即公司各類人員的數(shù)量與比例關(guān)系要協(xié)調(diào)正確處理直接與非直接業(yè)務(wù)經(jīng)營人員的比例關(guān)系因此，需要進(jìn)行崗位編制數(shù)量與結(jié)構(gòu)的分析與控制。如總體編制數(shù)量控制，包括員工總量控制、生產(chǎn)業(yè)務(wù)人員數(shù)量控制、職能部門（含管理人員）