監(jiān)理資料管理培訓(xùn)

監(jiān)理資料管理培訓(xùn)

目錄二項(xiàng)目部資料管理的現(xiàn)狀二監(jiān)理資料管理相關(guān)規(guī)定項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)監(jiān)理資料存檔的具體做法

監(jiān)理資料查找竣工監(jiān)理資料移交前言前言澄清一些觀念：正如汪總在2010年半年工作總結(jié)會(huì)上所講：“監(jiān)理資料管理是基礎(chǔ)工作，是項(xiàng)目部做沒做工作的證據(jù)；管好現(xiàn)場(chǎng)和做好資料是項(xiàng)目部監(jiān)理工作的核心體現(xiàn)”。因此，公司每位員工必須清楚地知道：1、監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理工作質(zhì)量的直接體現(xiàn)，監(jiān)理資料管理的混亂，足以說明監(jiān)理項(xiàng)目部的監(jiān)理工作不到位。2、不懂監(jiān)理資料組成內(nèi)容、編寫要求、管理規(guī)定的項(xiàng)目監(jiān)理人員，即使具有中、高級(jí)職稱，也不能算是稱職的監(jiān)理人員，更不會(huì)是稱職的項(xiàng)目總監(jiān)。3、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理不是資料員一個(gè)人的事情，監(jiān)理項(xiàng)目部各級(jí)人員都對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理負(fù)有不同的管理職責(zé)。4、公司對(duì)資料員崗位的定位是監(jiān)理員級(jí)，資料員不等同于文員，今后項(xiàng)目的資料員逐步成為流動(dòng)崗位，每位監(jiān)理員要想晉升為工程師崗位，必須有半年以上的資料管理經(jīng)歷。一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀1、剖析一下現(xiàn)狀：項(xiàng)目資料管理現(xiàn)狀大多數(shù)項(xiàng)目部項(xiàng)目部架構(gòu)不清晰、監(jiān)理資料管理職責(zé)分工不明確、項(xiàng)目資料管理由資料員包辦。所以很多人忙過之后，不知道忙了些什么?；蛘哂行┤丝雌饋矸泵Γ瑢?shí)則悠閑。所以項(xiàng)目資料管理不到位少數(shù)項(xiàng)目部項(xiàng)目部架構(gòu)清晰、監(jiān)理資料管理職責(zé)分工比較明確、項(xiàng)目各級(jí)人員都有不同的資料管理職責(zé)。所以項(xiàng)目部每個(gè)人都盡職盡責(zé)，努力完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作。所以項(xiàng)目資料管理較好剖析2、當(dāng)前項(xiàng)目資料管理存在的主要問題：項(xiàng)目資料歸檔不符合公司要求項(xiàng)目歸檔資料滯后項(xiàng)目人員對(duì)資料存放查找不熟悉項(xiàng)目歸檔資料缺失嚴(yán)重歸檔監(jiān)理資料內(nèi)容不完整歸檔監(jiān)理資料內(nèi)容不正確驗(yàn)收資料內(nèi)容不真實(shí)其他：行文不規(guī)范；字跡不清晰；用詞不準(zhǔn)確；簽字不完整等等。當(dāng)前項(xiàng)目資料管理主要問題一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀3、具體問題：1）一些項(xiàng)目資料管理分工混亂。一些項(xiàng)目涉及到資料的相關(guān)工作均由資料員完成（如專題會(huì)議紀(jì)要、檢驗(yàn)批簽字蓋章等），造成資料員工作量加大，而資料員本職的資料整理、歸檔等工作沒有及時(shí)完成；一些項(xiàng)目離開資料員就無法找資料，或者大概知道資料在哪，有資料員在就是資料員的責(zé)任，造成項(xiàng)目其他員工對(duì)公司資料管理模式不清楚。一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀專題紀(jì)要資料員一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀2）一些項(xiàng)目資料管理混亂。一些項(xiàng)目資料室內(nèi)的資料到處堆放，資料沒有及時(shí)處理或歸檔；資料保存混亂，查找困難；保存的資料不完整、不整齊整潔；已歸檔的資料，因有人查閱未及時(shí)放回原處，造成資料缺失。一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀3)一些項(xiàng)目的資料沒有嚴(yán)格按照公司ISO9001文件的要求進(jìn)行歸檔，造成各項(xiàng)目資料各有各的“特色”，沒有達(dá)到公司資料統(tǒng)一、規(guī)范的要求。一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀4）檢驗(yàn)批資料簽字不規(guī)范。

在同一個(gè)項(xiàng)目上，檢驗(yàn)批簽字也是各有“特色”一、項(xiàng)目部資料管理現(xiàn)狀5）現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量、安全隱患情況未及時(shí)發(fā)文要求施工單位整改，監(jiān)理工程師通知單、安全隱患整改通知單、停工令等監(jiān)理資料未及時(shí)封閉。6)現(xiàn)場(chǎng)旁站完成后未及時(shí)形成旁站記錄；有些項(xiàng)目為應(yīng)付政府檢查臨時(shí)編制旁站記錄；旁站記錄內(nèi)容不詳實(shí)。7)監(jiān)理規(guī)劃未及時(shí)更新，監(jiān)理細(xì)則的編制流于形式，未根據(jù)實(shí)際情況編制。二、監(jiān)理資料管理相關(guān)規(guī)定1、我司監(jiān)理項(xiàng)目部監(jiān)理資料管理應(yīng)遵循的規(guī)范規(guī)定建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB50319—2000建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GB50300—2001監(jiān)理資料的內(nèi)容及監(jiān)理資料的管理建筑工程分部分項(xiàng)的劃分及驗(yàn)收資料的規(guī)定建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GBT50328-2001建筑工程文件歸檔整理的相關(guān)規(guī)定公司ISO9001質(zhì)量管理體系文件WI-4.1監(jiān)理資料管理指引公司監(jiān)理資料管理的要求、方法及內(nèi)容公司工程監(jiān)理檔案管理制度公司對(duì)工程監(jiān)理檔案管理的職責(zé)分工及管理規(guī)定公司質(zhì)量管理體系記錄表格公司環(huán)境與安全管理體系記錄表格公司三個(gè)管理體系對(duì)形成表格資料的具體要求工程所在地城建檔案館的有關(guān)規(guī)定當(dāng)?shù)爻墙n案館對(duì)工程檔案資料表格等的具體要求二、監(jiān)理資料管理相關(guān)規(guī)定2、項(xiàng)目監(jiān)理資料的構(gòu)成項(xiàng)目部監(jiān)理資料施工監(jiān)理過程應(yīng)當(dāng)形成的監(jiān)理資料公司三個(gè)管理體系運(yùn)行應(yīng)當(dāng)形成的記錄資料公司相關(guān)規(guī)章制度運(yùn)行要求形成的記錄資料

質(zhì)量管理體系：文件收發(fā)記錄、規(guī)范清單、場(chǎng)地移交記錄等等；環(huán)境與安全管理體系：環(huán)境因素識(shí)別評(píng)價(jià)匯總表等監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、施工圖紙清單、檢驗(yàn)批資料等員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)單（工程部）資產(chǎn)調(diào)撥申請(qǐng)單（行政）、申請(qǐng)開具監(jiān)理費(fèi)發(fā)票申請(qǐng)（財(cái)務(wù)）員工培訓(xùn)記錄、考勤表（人力）計(jì)算機(jī)設(shè)備收貨確認(rèn)單（信息化）二、監(jiān)理資料管理相關(guān)規(guī)定3．監(jiān)理資料編制要求

序號(hào)要求具體要求1）及時(shí)性監(jiān)理項(xiàng)目部各崗位監(jiān)理人員必須及時(shí)地進(jìn)行記錄和整理工程監(jiān)理資料2）真實(shí)性內(nèi)容必須真實(shí)，不得弄虛作假，不得擅自涂改原始記錄，并能夠反映工程實(shí)際情況3）準(zhǔn)確性監(jiān)理檢查驗(yàn)收資料行文規(guī)范、字跡要清楚、用詞準(zhǔn)確，簽字齊全。能夠用數(shù)據(jù)反映的應(yīng)填寫具體數(shù)字，確實(shí)不能用數(shù)據(jù)表示的，盡量用語言描述清楚。避免使用“符合施工驗(yàn)收規(guī)范”、“情況屬實(shí)”等空洞無物的籠統(tǒng)結(jié)論4）系統(tǒng)性監(jiān)理資料既能反映監(jiān)理工作全過程，又能反映監(jiān)理工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性，避免前后不銜接的現(xiàn)象二、監(jiān)理資料管理相關(guān)規(guī)定4、監(jiān)理項(xiàng)目部文件編號(hào)：監(jiān)理項(xiàng)目部歸檔監(jiān)理資料的編號(hào)形式為：XXXXXXX/XX/XX/XXX①②③④

1）說明：①項(xiàng)目代碼，同監(jiān)理合同號(hào)，由經(jīng)營(yíng)管理部統(tǒng)一編號(hào)，如FJ08025。②卷號(hào)，01～15。③類號(hào)，A～AZ。④資料順序號(hào)，根據(jù)資料形成時(shí)間先后順序編寫。001－999，若順序號(hào)超過999，則從第一位開始用小寫英文字母繼續(xù)編號(hào)，如a01-a99，b01-b99，依次類推。

2）編號(hào)舉例：FJ08025/01/H/003；FJ08025/09/AC/006三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)1、總監(jiān)在資料管理中的職責(zé)

根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）中規(guī)定：“建設(shè)工程監(jiān)理應(yīng)實(shí)行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制”，“總監(jiān)主持整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料”。同時(shí)，汪總在2010年半年工作總結(jié)會(huì)上也指出“總監(jiān)是資料管理的第一責(zé)任人”。由此可見，總監(jiān)在項(xiàng)目的資料管理中起著舉足輕重的作用。

總監(jiān)對(duì)資料的重視程度及熟悉程度直接影響一個(gè)項(xiàng)目資料做的好壞。1)負(fù)責(zé)本監(jiān)理項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的領(lǐng)導(dǎo)工作；2）督促本項(xiàng)目相關(guān)責(zé)任人完成工程監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔及移交工作；3）負(fù)責(zé)檢查并保持本監(jiān)理項(xiàng)目部歸檔監(jiān)理資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、合法及完整，并保持與工程進(jìn)度同步。三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)◆首先，總監(jiān)要做好項(xiàng)目部?jī)?nèi)部人員資料管理分工，加強(qiáng)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部資料管理交底（公司檔案管理制度、監(jiān)理資料管理指引等），在項(xiàng)目?jī)?nèi)部例會(huì)上應(yīng)對(duì)項(xiàng)目部員工強(qiáng)調(diào)資料管理重要性，要求各工程師積極配合資料員做好資料收集工作，督促施工單位及時(shí)或提前上報(bào)相關(guān)檢驗(yàn)批資料，做到工程資料與實(shí)體同步?！衾砬屙?xiàng)目資料管理流程、規(guī)范資料填寫內(nèi)容。在項(xiàng)目剛開工的首次例會(huì)及主要分包進(jìn)場(chǎng)的首次例會(huì)中，要提出監(jiān)理配合要求，明確相關(guān)方資料管理流程；現(xiàn)場(chǎng)分包較多及相關(guān)聯(lián)單位資料混亂時(shí)（如檢驗(yàn)批無編號(hào)、材料、機(jī)械進(jìn)場(chǎng)資料混亂或分部分項(xiàng)工程劃分不清、檢驗(yàn)批簽字混亂等），總監(jiān)要組織相關(guān)單位進(jìn)行交底，規(guī)范資料填寫內(nèi)容。(檢驗(yàn)批簽字范例)三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)主持編寫項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃、審批項(xiàng)目監(jiān)理細(xì)則，審批及簽發(fā)施工過程中各類文件審核工程師及監(jiān)理員的監(jiān)理日記及旁站記錄（每周審核一次，檢查工程師或監(jiān)理員現(xiàn)場(chǎng)檢查情況）項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，無論此時(shí)總監(jiān)在該項(xiàng)目或調(diào)離該項(xiàng)目（除離職），總監(jiān)要安排專人完成竣工資料的整理及歸檔工作，只有項(xiàng)目的竣工資料（交檔案館、業(yè)主、公司）完成時(shí)，總監(jiān)才算完成該項(xiàng)目的總監(jiān)理工程師工作。三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)2、專業(yè)工程師在資料管理中的職責(zé):1）負(fù)責(zé)本人所分管監(jiān)理工作范圍內(nèi)相關(guān)工程監(jiān)理資料的收集、整理和審核工作。2)負(fù)責(zé)及時(shí)將本人所分管監(jiān)理工作范圍內(nèi)的相關(guān)工程監(jiān)理資料向項(xiàng)目部專職（兼職）資料員移交。負(fù)責(zé)完成相關(guān)專業(yè)監(jiān)理細(xì)則、專題紀(jì)要（也可指導(dǎo)監(jiān)理員完成）、監(jiān)理工作總結(jié)的編制；工程資料的審核及簽字。（注：現(xiàn)在很多項(xiàng)目都是掛一些有證的監(jiān)理工程師，在檢驗(yàn)批簽字時(shí)，資料上應(yīng)雙簽，既要有蓋章人的簽字，也要有現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員的簽字）三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)及時(shí)將設(shè)計(jì)變更內(nèi)容在圖紙上加以標(biāo)注、寫明變更日期，并加受控章。監(jiān)理日記的填寫配合資料員，督促相關(guān)單位提交現(xiàn)場(chǎng)安全及質(zhì)保資料。（根據(jù)公司檢查工作指引及政府檢查表格，配合資料員收集齊相關(guān)資料）完成總監(jiān)交代的其他相關(guān)資料管理工作。3、監(jiān)理員在資料管理中的職責(zé):協(xié)助工程師完成檢驗(yàn)批的簽字、蓋章及整理工作，在工程師的指導(dǎo)下完成專題會(huì)議紀(jì)要的編制。

監(jiān)理日記的填寫。完成旁站記錄，并做好相關(guān)資料的整理工作。完成總監(jiān)及工程師安排的其他資料管理工作。三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)4、資料員在資料管理中的職責(zé):1）負(fù)責(zé)本監(jiān)理項(xiàng)目部工程監(jiān)理資料的整理、歸檔和保管工作。2）負(fù)責(zé)工程竣工后向城建檔案館、項(xiàng)目業(yè)主、公司檔案室移交工程監(jiān)理檔案資料。收發(fā)文整潔、清晰明了，能較快的查找到某份文件的收發(fā)文記錄往來資料及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，保證保存的資料完整、整齊、整潔；資料室內(nèi)保持整潔、有序。歸檔資料嚴(yán)格按照公司9001文件要求進(jìn)行整理，包括文件夾標(biāo)簽、卷內(nèi)目錄等。三、項(xiàng)目監(jiān)理資料的管理職責(zé)完成監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理周例會(huì)紀(jì)要、監(jiān)理月報(bào)等文件的編制，完成公司CDMS系統(tǒng)的填報(bào)及公司季度信息的上報(bào)工作。做好電子版資料的收集、整理工作。根據(jù)公司或政府檢查表格，及時(shí)提醒總監(jiān)和工程師完成相關(guān)文件的編制和收集。項(xiàng)目竣工后，完成各方的資料交檔工作。完成總監(jiān)安排的其他監(jiān)理資料管理工作。1、監(jiān)理資料目錄監(jiān)理資料目錄分為卷外目錄索引及卷內(nèi)目錄1）卷外目錄索引即為《項(xiàng)目監(jiān)理部資料目錄索引》。

資料目錄索引是資料管理的關(guān)鍵，掌握了資料目錄，資料員就能順利將資料歸檔、項(xiàng)目上其他人員也能順利地查找資料。四、監(jiān)理資料存檔的具體做法四、監(jiān)理資料存檔的具體做法2）卷內(nèi)目錄1）卷內(nèi)目錄分為《卷內(nèi)冊(cè)目錄》和《冊(cè)內(nèi)文件目錄》，每一卷各冊(cè)的首頁為《卷內(nèi)冊(cè)目錄》，列明本卷共分為幾冊(cè)，每?jī)?cè)存放哪幾類文件。2）每一卷各冊(cè)的次頁是本冊(cè)所存放文件的《冊(cè)內(nèi)文件目錄》，列明本冊(cè)全部文件的目錄。四、監(jiān)理資料存檔的具體做法2、資料分卷各監(jiān)理項(xiàng)目部存檔資料共分十五卷，每各卷內(nèi)容為：01卷、合約類文件；02卷、指導(dǎo)性文件；03卷、開工竣工資料；04卷、相關(guān)單位往來文件；05卷、施工單位往來文件；06卷、設(shè)計(jì)管理文件；07卷、監(jiān)理簡(jiǎn)報(bào)工作總結(jié)；08卷、會(huì)議紀(jì)要；09卷、質(zhì)量控制；10卷、物料管理；11卷、投資控制；12卷、進(jìn)度控制；13卷、安全監(jiān)理；14卷、公司及項(xiàng)目部?jī)?nèi)務(wù)資料；15卷、其他文件注意：這15卷也是各卷的第一冊(cè)集中放在項(xiàng)目資料柜中標(biāo)簽詳細(xì)做法請(qǐng)參考公司的CI手冊(cè)四、監(jiān)理資料存檔的具體做法各卷資料內(nèi)容1）每卷資料內(nèi)容分為若干類，編號(hào)從A～AZ，見項(xiàng)目部資料目錄索引2）目錄索引中含蓋的內(nèi)容為規(guī)定的類號(hào)。索引中未包含的資料內(nèi)容，項(xiàng)目上可在后面自行增加類別。項(xiàng)目也可根據(jù)工程實(shí)際情況對(duì)類別進(jìn)行分專業(yè)、分單位編