貨幣資金管理中存在的問題及對策

貨幣資金管理中存在的問題及對策

2001年6月22日，財(cái)政部根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《內(nèi)部會計(jì)控制標(biāo)準(zhǔn)-基本規(guī)范》的相關(guān)法律法規(guī)，制定并發(fā)布了《內(nèi)部會計(jì)控制標(biāo)準(zhǔn)：貨幣資金（試點(diǎn)）》（以下簡稱“規(guī)范”），為本部門貨幣資金的管理、監(jiān)控和檢查提供了具體的操作方法。對照《規(guī)范》及其他有關(guān)規(guī)定,筆者總結(jié)出有些單位在貨幣資金管理中存在的一些共性問題,并提出相應(yīng)解決辦法,旨在使這些單位的貨幣資金管理工作早日步入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道,減少、杜絕貨幣資金管理中違紀(jì)違規(guī)問題的產(chǎn)生。一、大量使用無證人員分析在會計(jì)工作中,出納員是一個非常重要的崗位,出納員必須具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì),并持有會計(jì)人員從業(yè)資格證書。實(shí)際工作中,有些單位對這一崗位認(rèn)識不足,認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)簽字后能收錢、付錢就行,于是實(shí)際中大量使用無證人員上崗,并且任人唯親,尤其是一些私營企業(yè)和小企業(yè),因其不具備相關(guān)知識,工作中根本起不到應(yīng)有的作用,形同老板的私人保管。崗位輪換作為內(nèi)部控制的一種手段,在干部管理中已形成一種制度,效果很好,許多重大經(jīng)濟(jì)案件就是通過崗位輪換發(fā)現(xiàn)的。同樣,對于辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員,也應(yīng)實(shí)行崗位輪換,實(shí)際中,有些單位從未建立崗位輪換制度,一個出納員在出納崗位上一干就是幾年、甚至十幾年。對此,各單位應(yīng)根據(jù)《規(guī)范》第七條規(guī)定“單位辦理貨幣資金業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)配備合格的人員,并根據(jù)單位具體情況進(jìn)行崗位輪換”和有關(guān)回避制度的規(guī)定,實(shí)行崗位回避。二、經(jīng)辦人需按照授權(quán)進(jìn)行審批雖然大部分單位建立并執(zhí)行了“一支筆”審簽制度,但貨幣資金業(yè)務(wù)授權(quán)審批作為制度大都沒有建立,尤其是對于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),未建立集體決策和審批制度。對此,應(yīng)按照《規(guī)范》規(guī)定:每一單位應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和要求。審批人按照授權(quán)范圍進(jìn)行審批,經(jīng)辦人按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批業(yè)務(wù),經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理,并及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。對于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),還應(yīng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度。另外,有些單位在辦理貨幣資金時(shí)程序不明確,有的領(lǐng)導(dǎo)(審批人)一簽字,不經(jīng)審核人員審核,出納員不問青紅皂白就支付,生怕當(dāng)事人有意見、領(lǐng)導(dǎo)不滿意;有的領(lǐng)導(dǎo)簽字后,經(jīng)審核人員審核后出納才支付,但審核形同虛設(shè);更有甚者,領(lǐng)導(dǎo)(審批人)一個月簽批的已經(jīng)出納員支付的支付款項(xiàng)的原始憑證,出納員月底才交會計(jì)人員進(jìn)行審核、編表。對此,各單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù),即按照《規(guī)范》第十條規(guī)定的:支付申請——支付審批——支付復(fù)核——支付辦理四個程序進(jìn)行,即貨幣支付未經(jīng)申請審批人不予審批;未經(jīng)審批人審批,復(fù)核(審核)人員不予復(fù)核(審核);未經(jīng)復(fù)核人員復(fù)核,出納人員不得辦理支付業(yè)務(wù)。三、單位的監(jiān)督檢查現(xiàn)金庫存限額、使用范圍這是現(xiàn)金管理中兩項(xiàng)最基本的制度,會計(jì)人員人人皆知。實(shí)際工作中由于銀行之間攬儲大戰(zhàn)的惡性競爭,開戶行近幾年在這方面對開戶單位的監(jiān)督檢查好象從未進(jìn)行,生怕撤戶走人;其他監(jiān)督部門在這方面的監(jiān)督也沒有跟上,有些單位明知故犯,現(xiàn)金庫存超限額司空見慣、現(xiàn)金使用超范圍習(xí)以為常。據(jù)報(bào)道,有一小單位庫存現(xiàn)金經(jīng)常高達(dá)10萬多元;有一單位年費(fèi)用支付中現(xiàn)金支付占75%以上(工資除外),用現(xiàn)金一次支付一千元以上的開支是平常事,材料物質(zhì)采購明知對方的賬號和開戶行,卻偏用現(xiàn)金支付,如某單位一次用現(xiàn)金向淮陽矽鋼片廠購買矽鋼片4、14萬元、一次支付修理費(fèi)近萬元等等。對此,各單位首先要嚴(yán)格按照有關(guān)現(xiàn)金庫存限額、現(xiàn)金使用范圍的規(guī)定自律;金融部門要嚴(yán)格按照《現(xiàn)金管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)對開戶單位的監(jiān)督檢查;財(cái)政、審計(jì)等綜合監(jiān)督部門加強(qiáng)綜合監(jiān)督的力度和深度。四、創(chuàng)建“小金庫”審計(jì)國家三令五申,嚴(yán)禁私設(shè)“小金庫”、“賬外設(shè)賬”,可這一貨幣資金管理中的頑癥,不僅屢禁不止,而且大有泛濫之勢。據(jù)《中國審計(jì)報(bào)》報(bào)道,審計(jì)署駐沈陽特派辦對大窯灣出入境檢驗(yàn)檢疫局進(jìn)行財(cái)務(wù)收支審計(jì)時(shí),查出該局所屬事業(yè)單位技術(shù)服務(wù)中心私設(shè)“小金庫”160、8萬元;某縣供銷機(jī)械廠私設(shè)“小金庫”151萬元,除廠長貪污侵占21萬元外,其余全部被用于吃喝招待、送禮。諸如此類問題,可謂屢見不鮮,比比皆是。對此,各單位應(yīng)當(dāng)按照《規(guī)范》第16條規(guī)定“單位取得的貨幣收入必須及時(shí)入賬,不得私設(shè)小金庫,不得賬外設(shè)賬”,并且對查處私設(shè)小金庫的單位,除按照規(guī)定追究單位的責(zé)任、對單位進(jìn)行處理處罰外,一定要追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任,不能只處罰單位,不處罰個人,因?yàn)榱P單位一千不如罰個人一百效果好。五、賬戶或卡的選取應(yīng)符合《規(guī)范》第32條規(guī)定由于銀行之間攬儲大戰(zhàn),加之企業(yè)的利益驅(qū)動,有些企業(yè)尤其是一些小企業(yè)和私營企業(yè)多頭開戶或卡,公開對上級主管部門和債權(quán)人的賬戶存款很少或沒有,而對內(nèi)在未聯(lián)網(wǎng)的所(辦)則另有賬戶或卡。對此,各單位應(yīng)按照《銀行賬戶管理辦法》的有關(guān)規(guī)定開設(shè)賬戶,金融部門要嚴(yán)格按照上述管理辦法進(jìn)行開戶審查。關(guān)于預(yù)留銀行印鑒,實(shí)際工作中,不少單位為圖方便,預(yù)留銀行印鑒、銀行結(jié)算憑證全部由出納員一人掌管;有的預(yù)留銀行印鑒歸出納員掌管、而銀行結(jié)算憑證由另外一個人保管等等,這些做法都不符合印鑒分管的規(guī)定。對此,各單位應(yīng)按照《規(guī)范》第22條規(guī)定“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理,財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由專人保管,個人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章?！绷⒔⒇泿刨Y金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查制度實(shí)際工作中,大部分單位均未建立貨幣資金監(jiān)督檢查制度,比如單位現(xiàn)金、銀行存款的核對,大都是由出納員自己核對,是對是錯、是否存在問題,只有出納員自己清楚,而沒有作為制度由他人來進(jìn)行核對。對此,各單位應(yīng)按照《規(guī)范》第五章的規(guī)定建立貨幣資金業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員(可委托或授權(quán)給內(nèi)審部門)的職責(zé)權(quán)限,定期不定期地進(jìn)行檢查,檢查其貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)崗位