企業(yè)會計檔案整理方法

企業(yè)會計業(yè)務(wù)類檔案整理方法會計業(yè)務(wù)類檔案會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計業(yè)務(wù)類檔案的整理歸檔要符合《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局財會字[1998]32號）及《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）等標(biāo)準(zhǔn)的要求。企業(yè)會計檔案具體包括：會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證。會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，銀行賬。財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告，年度財務(wù)報告（決算）。其他類：會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單。企業(yè)會計業(yè)務(wù)類檔案的保管期限根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，行政、事業(yè)單位的會計檔案保管期限如下：會計憑證類：各種會計憑證保管期限為15年。會計賬簿類：各種會計賬簿保管期限為15年，財務(wù)報告類：月度、季度報表為3年，決算為永久。其他類：會計檔案移交清冊為15年，保管清冊、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單為5年。分類將會計文件材料按如下方法之一分類：類型——年度分類法把全部會計檔案分成會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他四大類，在四大類內(nèi)按年度排列，每一年度內(nèi)按保管期限長短依次排列。這種分類方法實現(xiàn)了同一形式會計檔案的集中排列，分類方法與排架順序一致。適用于金融財稅部門以外的大多數(shù)單位。年度——類型分類法把本單位形成的會計檔案首先按年度分開，再把一個年度的會計檔案按會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他四種形式分為四大類，在四大類內(nèi)按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列。這種分類方法優(yōu)點是按年度分開，便于逐年操作，便于查找和利用，但這種分類方法一般與排架方法不一致。這種分類方法適用于單位預(yù)算會計。年度——組織機構(gòu)——類型分類法：首先按年度分開；其次把一個年度內(nèi)形成的會計核算專業(yè)材料按組織機構(gòu)分開，然后在組織機構(gòu)內(nèi)再分憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四類。其優(yōu)點是能分別集中各機構(gòu)會計核算專業(yè)材料，便于財政機關(guān)各部門的利用工作。這種分類方法適用于總預(yù)算會計（財政機關(guān)）。年度——會計類型——材料類型分類法：首先按年度分開；其次把一個年度內(nèi)形成的會計核算專業(yè)材料按會計類型（如銀行的業(yè)務(wù)會計、儲蓄會計、外匯會計和經(jīng)費會計等）分開，然后在同一會計類型內(nèi)再分憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四類。其優(yōu)點是便于反映不同的會計活動，能將同類性質(zhì)的會計材料集中在一起。這種分類方法一般適用于稅務(wù)、銀行等。各單位應(yīng)根據(jù)本單位實際情況，固定使用一種分類方法，不應(yīng)輕易變動，以保持其一貫性。便于保管和利用。系統(tǒng)內(nèi)有規(guī)定的，從其要求執(zhí)行。一般使用類型—年度分類法及年度—類型分類法。以下所講的整理方法以類型—年度分類法為例。憑證的整理會計檔案以“卷”為整理單位。裝訂好的一本憑證即為一卷。排列會計憑證同一年度逐月按時間（憑證號）順序排列。蓋章編號在每一卷會計憑證封面上端蓋歸檔章，填寫相應(yīng)內(nèi)容。歸檔章填寫項目為全宗號、目錄號、案卷號。會計檔案歸檔章格式全宗號目錄號案卷號歸檔章尺寸：寬為3×18mm，高為2×10mm。各單位自行刻制。全宗號目錄號案卷號全宗號：全宗號由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。沒有全宗號的，此項留空。全宗號目錄號案卷號目錄號：參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》編制分類方案的企業(yè)，填寫類別特征代碼。分類號一級類目分類號一級類目0管理類5會計業(yè)務(wù)類1產(chǎn)品生產(chǎn)類6職工管理類2科研開發(fā)類3項目建設(shè)類4設(shè)備儀器類劃分為7大類時：企業(yè)會計檔案分類號大類代號二級類目代號分類號會計檔案5會計憑證類15·1會計賬簿類25·2財務(wù)報告類35·3其他類45·4企業(yè)會計檔案目錄號一般采用如下形式：

5.1.2008會計業(yè)務(wù)類會計憑證年度5.2.2008會計業(yè)務(wù)類會計賬簿年度全宗號目錄號案卷號案卷號：填寫目錄內(nèi)案卷的順序編號案卷號一般分類別、分年度編制。如：1999年的會計憑證有12卷，按時間順序排列后，第1卷案卷號編1，第2卷編2……，第12卷編12，2000年的第一卷憑證編1……。全宗號目錄號案卷號5.1.20088企業(yè)會計業(yè)務(wù)類2008年第8卷會計憑證。憑證裝盒按目錄號、案卷號順序依次將會計憑證裝入會計檔案憑證盒內(nèi)，一盒可裝一卷或數(shù)卷（不跨年），并填寫會計檔案憑證盒封面、盒脊相應(yīng)項目。憑證盒的填寫方法單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間根據(jù)憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填寫方法與憑證封面一致。歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月日。立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》填寫。如：企業(yè)會計憑證填“15年”。全宗號、目錄號：填寫該盒憑證檔案對應(yīng)的全宗號、目錄號。案卷號：填寫本盒內(nèi)會計憑證案卷號,如果盒內(nèi)裝有兩卷或兩卷以上會計憑證,則填寫起止案卷號，起號和止號之間用“—”連接。憑證盒盒脊格式：填寫方式同盒面全宗號目錄號案卷號年度月共冊第冊保管期限會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案的整理裝訂會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案分年度、分類別、分保管期限立卷，用“三孔一線”或不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，訂本會計賬簿保持原裝訂方式。裝訂好的一本賬簿為一“卷”，一份財務(wù)報告為一“卷”，一本移交、保管、銷毀清冊為一“卷”。訂本式賬簿中的空白帳頁要保留，保持其原來面目?；铐撌交蚩ㄆ劫~簿應(yīng)去掉帳夾，抽出空白頁，再加會計檔案封面和封底裝訂成冊。財務(wù)報告將月報、季報、年報分開裝訂。財務(wù)報告包括其他材料如編制說明時，放在對應(yīng)報告后一起裝訂。封面要求會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案，裝訂時應(yīng)加封面，封面格式由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)會計檔案分類方案自行設(shè)置，應(yīng)包含立檔單位名稱、類別、年度、案卷題名等項目。訂本賬簿和已有封面且能揭示本卷會計內(nèi)容的會計賬簿、財務(wù)報告等不用再加。封面中案卷題名由整理人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別，如：“XXX公司2002年度（或上半年、第X季度、X月份）財務(wù)報告”、“XXX公司2002年基金管理總帳”。文字力求簡煉、明確。

XXX公司財務(wù)報告XXX公司2002年度1月財務(wù)報告年度：2002封面參考式樣排列會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案首先分開不同類別，同一類別內(nèi)按年度順序依次排列，同一年度內(nèi)按保管期限從高至低排列，同一保管期限內(nèi)按形成時間順序排列。蓋章編號在每一卷會計檔案封面上端蓋歸檔章，填寫相應(yīng)內(nèi)容。歸檔章填寫項目為全宗號、目錄號、案卷號。全宗號目錄號案卷號全宗號：全宗號由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。沒有全宗號的，此項留空。全宗號目錄號案卷號目錄號：參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》編制分類方案的企業(yè)，填寫類別特征代碼。分類號一級類目分類號一級類目0管理類5會計業(yè)務(wù)類1產(chǎn)品生產(chǎn)類6職工管理類2科研開發(fā)類3項目建設(shè)類4設(shè)備儀器類劃分為7大類時：企業(yè)會計檔案分類號大類代號二級類目代號分類號會計檔案5會計憑證類15·1會計賬簿類25·2財務(wù)報告類35·3其他類45·4企業(yè)會計檔案目錄號一般采用如下形式：

5.2.2008會計業(yè)務(wù)類會計賬簿

年度5.3.2008會計業(yè)務(wù)類財務(wù)報告年度全宗號目錄號案卷號案卷號：填寫目錄內(nèi)案卷的順序編號會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案案卷號一般分類別、分年度、跨保管期限編制。如：1999年的會計財務(wù)報告類有決算1卷（永久），月報12卷（3年），按保管期限高低(高期限在前)、時間順序排列后，決算為第1卷，案卷號編1，1月份報表為第2卷，編2……，12月報表編13，2000年的第一卷財務(wù)報表編1……。全宗號目錄號案卷號5.2.20083企業(yè)會計業(yè)務(wù)類2008年第3卷會計賬簿。編頁號會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案每一案卷在有文字和圖表的頁面上從“1”開始編制順序號，頁號位置在每頁材料正面的右上角，背面的左上角。裝盒會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案按案卷號順序依次裝入會計檔案盒，一盒可裝一卷或數(shù)卷，并填寫會計檔案盒封面、盒脊相應(yīng)項目。不同類別、不同年度、不同期限的案卷不能裝在同一盒。會計檔案盒格式全宗名稱：填寫立檔單位的名稱。全宗號、目錄號：填寫該盒內(nèi)裝檔案對應(yīng)的全宗號、目錄號。案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案案卷號,如果盒內(nèi)裝有兩卷或兩卷以上會計檔案,則填寫起止案卷號，起號和止號之間用“—”連接。時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案共多少卷多少張（頁數(shù)）。保管期限：填寫該盒會計檔案的保管期限。如：“永久”、“5年”、“3年”。盒號：一般留空。會計檔案年度全宗號目錄號案卷號保管期限會計檔案盒盒脊格式:年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他項目與盒面填寫一致。編目會計檔案按案卷號逐卷編目，案卷目錄設(shè)置案卷號、類別、題名、起止時間、卷內(nèi)張數(shù)、備注等項目。案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注自年月至年月自年月至年月自年月至年月會計檔案目錄會計檔案目錄格式，A4橫向。案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號2會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第2冊）自1994年1月至1994年1月15年81X號—X號3會計憑證類XXX單位1994年2月份收款會計憑證（第1冊）自1994年2月至1994年2月15年95X號—X號會計檔案目錄會計檔案目錄填寫示例案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號會計檔案目錄案卷號：填寫本卷會計檔案的案卷號。會計檔案目錄類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計帳簿類”、“財務(wù)報告類”等。案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號會計檔案目錄題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號會計檔案目錄起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年月。案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號會計檔案目錄保管期限：填寫該卷檔案的保管期限。案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號會計檔案目錄卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總張數(shù)、帳頁總數(shù)或財務(wù)報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。（編頁號步驟）案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會計憑證類XXX單位1994年1月份收款會計憑證（第1冊）自1994年1月至1994年1月15年73X號—X號會計檔案目錄備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。

會計檔案目錄檔號案卷題名起止時間保管期限備注5.1.2003-1××公司2003年1月份付款憑證（第1冊）自2003年1月至2003年1月15年5.1.2003-2××公司2003年1月份付款憑證（第2冊）自2003年1月至2003年1月15年5.1.2003-3××公司2003年2月份付款憑證（第1冊）自2003年2月至2003年2月15年目錄封面分類別、分目錄號打印案卷目錄。并加目錄封面。目錄封面格式由各單位自行擬定，應(yīng)包括全宗