淺談如何進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

淺談如何進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

首先，我們必須理解什么是內(nèi)部控制。一般來說，為了減少?zèng)Q策錯(cuò)誤和工作缺陷，組織在組織內(nèi)進(jìn)行控制，這被稱為內(nèi)部控制。一些中國專家認(rèn)為，內(nèi)部控制是指為了提高經(jīng)營效率，充分收取和使用各種資源，實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，在組織內(nèi)實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)措施、方法和程序?qū)儆谛姓刂品懂牎?988年美國注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)首次提出內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的概念，即“為合理實(shí)現(xiàn)公司的具體目標(biāo)而建立的一系列的政策和程序”。內(nèi)部控制的種類可分為內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制，而內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指組織內(nèi)部應(yīng)用會(huì)計(jì)方法和其他有關(guān)方法對(duì)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)工作和有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的控制。新會(huì)計(jì)法十分重視單位內(nèi)部控制制度的建設(shè)，要保持單位會(huì)計(jì)信息不失真，不出現(xiàn)管理舞弊現(xiàn)象和企事業(yè)單位經(jīng)營與發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)加大等問題，必須從內(nèi)部控制的根源上入手，建立一套嚴(yán)密的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，并由專門機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，確保內(nèi)部控制制度的實(shí)施。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、和基本規(guī)范及單位實(shí)際情況，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)當(dāng)約束單位涉及會(huì)計(jì)工作的所有人員，任何人不得擁有超越內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的權(quán)利，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)當(dāng)涵蓋單位內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)工作的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)單位，并應(yīng)當(dāng)針對(duì)業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)控制的主要方法表現(xiàn)在:1．利用不相容職務(wù)相互分離控制2．授權(quán)批準(zhǔn)控制3．會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制4．預(yù)算控制5．財(cái)產(chǎn)保全控制6．風(fēng)險(xiǎn)控制7．內(nèi)部報(bào)告控制7．電子信息技術(shù)控制等方法。其中我認(rèn)為最基本最主要的方法之一就是利用不相容職務(wù)相互分離進(jìn)行控制，下面我具體談?wù)勥@一條。不相容職務(wù)相互分離控制涉及到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)容主要包括：貨幣資金、實(shí)物資產(chǎn)、對(duì)外投資、工程項(xiàng)目、采購與付款、籌資、銷售與收款、成本與費(fèi)用、擔(dān)保等所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)控制，按不相容職務(wù)相互分離的要求，必須合理設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。不相容職務(wù)主要包括：1．授權(quán)批準(zhǔn)2．業(yè)務(wù)經(jīng)辦3．會(huì)計(jì)記錄4．財(cái)產(chǎn)保管5．稽核檢查等職務(wù),具體而言,單位應(yīng)加以分離的主要職務(wù)有以下幾個(gè)方面。一、具體執(zhí)行上必須實(shí)行授權(quán)與執(zhí)行的分離在單位內(nèi)部涉及到這一條與會(huì)計(jì)工作及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的單位及人員范圍很大，這一點(diǎn)常被大家忽略，有些人認(rèn)為:這一條是控制領(lǐng)導(dǎo)的；還有些人認(rèn)為:既然是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方法，當(dāng)然是控制會(huì)計(jì)人員的，其他部門人員不受這些條款約束，其實(shí)，這都是片面的看法，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度明確支出：它涉及與會(huì)計(jì)工作及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有關(guān)的所有人員,縱觀我國歷來的經(jīng)濟(jì)職務(wù)犯罪案例，大部分是由于當(dāng)事人兼有授權(quán)與執(zhí)行的權(quán)利或著是雖然二者在制度和職務(wù)上是分離的，但實(shí)際執(zhí)行起來就是另外一種情況。例如：有權(quán)決定或?qū)徟牧喜少彽娜藛T不能兼任采購員職務(wù)，但實(shí)際工作中，很多有權(quán)決定或?qū)徟少徥马?xiàng)的人可以親自去采購，當(dāng)然,這并不是說所有這種情況都導(dǎo)致壞的結(jié)果，只是有可能導(dǎo)致壞結(jié)果，也可以出現(xiàn)好的結(jié)果，但在制度上是不合法的。在某些企業(yè)身兼數(shù)職的管理者也大有人在，而且兼的是不相容職務(wù)，一方面由于人手少，客觀情況；另一方面領(lǐng)導(dǎo)說了算，領(lǐng)導(dǎo)有授權(quán)審批的權(quán)利，當(dāng)然也就有權(quán)兼任采購員職務(wù),還有些人，自己采購以后，隨便找兩個(gè)人在發(fā)票上簽上經(jīng)辦、驗(yàn)收就可以報(bào)帳了，財(cái)務(wù)人員在詢問有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，“經(jīng)辦人”一問三不知?？梢姡诮?jīng)濟(jì)活動(dòng)中二者不予分離，勢(shì)必給某些圖謀不軌之人創(chuàng)造了機(jī)會(huì)，提供了便利條件，所以在實(shí)際工作中，不但要明確授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)和具體執(zhí)行該業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離，而且要對(duì)授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的部門與具體執(zhí)行該業(yè)務(wù)的部門要分離，防止為了部門利益而損失整體利益。例如，具體負(fù)責(zé)資產(chǎn)采購、驗(yàn)收的資產(chǎn)部門不能歸屬于財(cái)務(wù)部門。這種內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方法用得好，也就不會(huì)出現(xiàn)采購人員撈取個(gè)人好處的情況了。二、各經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)者缺少審核人員在這一點(diǎn)，不少單位也存在問題，由于對(duì)某些內(nèi)部控制制度思想上重視不夠，某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行者往往就是審核者，甚至只有執(zhí)行者，沒有審核者，例如：填寫銷貨發(fā)票的人員不能兼任審核人員；企事業(yè)單位的某些較小的工程項(xiàng)目或維修項(xiàng)目也存在這個(gè)問題；三、會(huì)計(jì)核算及會(huì)計(jì)核算不合規(guī)內(nèi)控這一點(diǎn)，有的單位存在問題，例如：采購人員登記材料采購明細(xì)賬、資產(chǎn)明細(xì)賬、卡，銷貨人員兼任會(huì)計(jì)出納記賬工作、后勤部門有權(quán)處理各種材料及廢舊物資人員直接從事收款業(yè)務(wù)，職工水電費(fèi)抄表人員直接從事水電費(fèi)收繳工作等等都是不合乎內(nèi)控制度的。四、貨幣資金管理部門不在財(cái)務(wù)部門辦理在規(guī)模較大較正規(guī)的企事業(yè)單位，這一點(diǎn)做得較好。但有些單位在實(shí)際工作中做得很不夠，就是最基本的一條：出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管、收支、費(fèi)用、債權(quán)、債務(wù)帳目的登記工作也無法做到，更談不上其他的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方法的落實(shí)，一方面是個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備應(yīng)有會(huì)計(jì)人員，另一方面也有故意減少內(nèi)部控制環(huán)節(jié)來謀取私利的。在一些小單位，雖然做到了出納和會(huì)計(jì)不相容職務(wù)的分離，但財(cái)務(wù)人員對(duì)這一制度認(rèn)識(shí)不足，過度相信對(duì)方，雙方?jīng)]有制衡機(jī)制，工作不分家，沒有交接手續(xù)，出納不在會(huì)計(jì)頂，會(huì)計(jì)忙了出納幫，辦理各種業(yè)務(wù)的印鑒滿桌子亂放，會(huì)計(jì)可以替出納收款，出納可以幫會(huì)計(jì)記賬，更有甚者，出納會(huì)計(jì)互相抄寫賬本，很多年后，審計(jì)部門發(fā)現(xiàn)日記帳和明細(xì)賬錯(cuò)在哪里都錯(cuò)在哪里，歸根到底是會(huì)計(jì)內(nèi)部控制沒搞好，這樣一來，給有犯罪動(dòng)機(jī)的一方提供了機(jī)會(huì)。所以必須建立貨幣資金及其他資產(chǎn)業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確崗位職責(zé)權(quán)限，配備合格會(huì)計(jì)人員，確保會(huì)計(jì)、出納崗位分離。還有的單位，同一個(gè)人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)和存貨的保管與明細(xì)賬卡的登記工作，時(shí)間長(zhǎng)了，雖然表面上賬實(shí)相符，但難免造成資產(chǎn)盤虧和流失；有的基層部門不在財(cái)務(wù)部門辦理手續(xù)，就對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行隨意處置?？梢?，如果不對(duì)保管這些財(cái)產(chǎn)物資和對(duì)其進(jìn)行記錄的職務(wù)進(jìn)行分離，就會(huì)造成單位財(cái)產(chǎn)物資管理混亂，無賬可查，或錯(cuò)誤記錄，甚至造成財(cái)產(chǎn)物資的流失。五、有些財(cái)產(chǎn)是保存的，檢查的實(shí)際存儲(chǔ)數(shù)量和存儲(chǔ)數(shù)量應(yīng)分開這一條不再多談。六、應(yīng)將財(cái)務(wù)管理職位與總賬戶分離比較大的企事業(yè)單位應(yīng)該做到，這樣一來可以減少正常會(huì)計(jì)差錯(cuò)的發(fā)生，但小單位不一定能做到。八、嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)電算化的日益成熟，但不少單位，在會(huì)計(jì)電算化核算中，沒有按規(guī)定要求進(jìn)行不相容職務(wù)的分離，大部分會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化技術(shù)需要提高，只由一名懂計(jì)算機(jī)的人員控制整個(gè)財(cái)務(wù)軟件的辦法有背內(nèi)部控制會(huì)計(jì)制度。財(cái)政部曾頒布過會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范，規(guī)范中支出，計(jì)算機(jī)代替手工記賬，應(yīng)具備三方面條件：1、配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和適用的軟件。2、進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)，并配備相應(yīng)會(huì)計(jì)電算化人員。3、建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的各類人員的管理要體現(xiàn)“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合的原則，明確各類人員職責(zé)權(quán)限。會(huì)計(jì)軟件均通過口令驗(yàn)證操作人員身份，決定其是否能使用軟件的有關(guān)功能。微機(jī)維護(hù)人員給系統(tǒng)管理員口令，系統(tǒng)管理員將口令修改后保密，系統(tǒng)管理員給操作員口令，操作員將口令修改且對(duì)系統(tǒng)管理員保密，并且每隔一段時(shí)間換一次口令，以防泄密?？梢姇?huì)計(jì)電算化后同樣要嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，建立不相容職務(wù)相互分離的方法，確保內(nèi)部控制有效實(shí)施、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文檔資料儲(chǔ)存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。以上幾個(gè)方面不相容職務(wù)相互分離控制方法，談起來簡(jiǎn)單，在實(shí)際工作中，制度的執(zhí)行過程中，非常容易走樣和變通，做起來較難，易出現(xiàn)兩張皮現(xiàn)象，結(jié)果給實(shí)際工作也會(huì)帶來不必要的損失，由于內(nèi)部控制松散倒閉的大公司也屢見不鮮，如導(dǎo)致鄭州