核電文檔管理課件

中電投核電檔案管理培訓(xùn)-2-主要內(nèi)容4文檔管理簡介1文檔管理目標(biāo)2文檔管理體制建設(shè)5文檔管理基本要求23文檔管理流程-3-

文檔管理簡介11.1文件生命周期理論1.2常用文檔術(shù)語1.3文檔體系/文件管理流程/文檔管理體系1.4檔案工作依據(jù)1.5文件編碼系統(tǒng)1.6文件的版次和狀態(tài)1.7通信渠道號-4-1.1文檔管理簡介－文件生命周期理論產(chǎn)生/更新保管分發(fā)/使用處置（歸檔/銷毀）文件生命周期理論1、文件生命周期理論（Lifecycleofrecords）-5-1.1文檔管理簡介－文件生命周期理論2、文件與檔案的關(guān)系

文件和檔案是同一事物在不同階段的兩種表現(xiàn)形態(tài)，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。-6-1.2文檔管理簡介－常用文檔術(shù)語1、文件

國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。[DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語]

對與質(zhì)量保證有關(guān)的活動、要求、程序或結(jié)果加以敘述、定義、說明、報告或證明的文字記錄或圖表資料。[HAF003核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定］

是指單位或個人在為公司利益工作和活動中直接形成的正在執(zhí)行辦理、具有現(xiàn)行使用價值的文件材料。（狹義）2、記錄

記錄是指為核電站各種物項的質(zhì)量和影響質(zhì)量的活動提供客觀證據(jù)的文件。[HAF003核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定］

-7-1.2文檔管理簡介－常用文檔術(shù)語3、檔案

是指在有關(guān)活動完成后，按照一定的歸檔制度集中保存的具有查考和憑證價值的文字、圖表、聲像及實物等不同形式和不同載體介質(zhì)的歷史記錄。4、立卷

將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程，又稱為組卷。-8-1.2文檔管理簡介－常用文檔術(shù)語5、歸檔

將已辦理完畢但仍具有憑證或查考價值的文件材料，按一定的程序組卷，向檔案管理部門移交，以進(jìn)一步對其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)工作。

6、資料

是指單位或個人在為公司的利益工作和活動中，為供工作和活動參考而專門收集、購買、交流所獲得的各種文件材料。

-9-1.3文檔管理簡介－文檔體系核電文檔體系見附圖（僅供參考）-10--11-1.3文檔管理簡介－文件管理流程文件管理的定義

文件管理（文檔管理）是指對文件在其形成、保存利用和處置過程中進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)而有效的全面管理。文件管理概念的內(nèi)涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收，到他們的處置過程。［ISO15489文件管理標(biāo)準(zhǔn)]

文件管理流程見附圖（僅供參考）-12--13-1.3文檔管理簡介－文檔管理體系“集中控制、分級管理”原則文檔部門對公司的文檔管理實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，設(shè)立基準(zhǔn)文件庫、檔案館和圖書館，對文件、檔案和資料進(jìn)行集中控制和管理；各職能部門設(shè)立部門文件庫和工作文件站，各承包商建立承包項目文件管理體系，對職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行分級管理和控制，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的文件立卷工作；文檔部門對職能部門和承包商的文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。-14-1.3文檔管理簡介－文檔管理體系統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)歸口負(fù)責(zé)集中控制分級管理-15-1.4文檔管理簡介－檔案工作依據(jù)序號標(biāo)準(zhǔn)編號標(biāo)準(zhǔn)名稱1中華人民共和國檔案法2中華人民共和國檔案法實施辦法3HAF003核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定4HAD003/04核電廠質(zhì)量保證記錄制度5檔發(fā)[2006]2號重大建設(shè)項目檔案驗收辦法6檔發(fā)字[1997]15號國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法7DA/T28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范8EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求9EJ/T1224-2008核電電子文件元數(shù)據(jù)10NB/TXXXX-201X核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則（征求意見稿）11NB/TXXXX-201X核電文檔管理系統(tǒng)功能要求（征求意見稿）-16-1.4文檔管理簡介－檔案工作依據(jù)序號標(biāo)準(zhǔn)編號標(biāo)準(zhǔn)名稱12GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范13GB/T11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求14DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則15國家檔案局令第8號[2006]機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定16DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則17組通字[1991]13號干部檔案工作條例18財會字[1998]32號會計檔案管理辦法19GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范20DA/T15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范21JGJ25-2000檔案館建筑設(shè)計規(guī)范-17-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)1、文件編碼系統(tǒng)的要求唯一性與文件內(nèi)容緊密結(jié)合有利于文件的使用與管理-18-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)2、AP1000文件編碼系統(tǒng)分成四段，每段之間采用連字號隔開。這四段分別為：第一段：電站標(biāo)識代碼第二段：定位代碼第三段：文件類型代碼第四段：序列號LLXXXXXLXNNN-19-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)

第一段：電站標(biāo)識代碼APP全球AP1000標(biāo)準(zhǔn)電站CPP中國AP1000標(biāo)準(zhǔn)電站SMG三門電站1、2號機(jī)組共用SM1三門電站1號機(jī)組SM2三門電站2號機(jī)組HYG海陽電站1、2號機(jī)組共用HY1海陽電站1號機(jī)組HY2海陽電站2號機(jī)組-20-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)

第二段：定位代碼（五種類型）分區(qū)定位代碼與基于建筑物、標(biāo)高或分區(qū)的電站立體視圖有關(guān)的文件系統(tǒng)定位代碼與電站系統(tǒng)有關(guān)的文件物質(zhì)定位代碼與電站部件有關(guān)的文件（如機(jī)械設(shè)備、電氣設(shè)備等）通用定位代碼與系統(tǒng)、物理分區(qū)或設(shè)備類型無關(guān)而著眼于整體的文件特殊定位代碼專題文件，如PSAR、FSAR等-21-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)分區(qū)定位代碼一般采用四位數(shù)字組成，如1260，前兩位表示建筑物子代碼，第三位表示標(biāo)高，第四位表示分區(qū)。1260就表示“輔助廠房混凝土鋼筋樓頂，標(biāo)高180’-0”，分區(qū)5和6。分區(qū)定位代碼為1000的表示該文件適合于整個現(xiàn)場，如APP－0000－X2－001表示標(biāo)準(zhǔn)APP1000現(xiàn)場平面圖。如果文件適合某建筑物內(nèi)部不止一個標(biāo)高，標(biāo)高子代碼就是0；如果文件適合某建筑物內(nèi)部該標(biāo)高不止一個分區(qū)，分區(qū)子代碼就是0。詳見設(shè)施（建筑物）子代碼清單。-22-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)系統(tǒng)定位代碼一般采用三位字母組成，如CVS表示化學(xué)和容積控制系統(tǒng)，RCS表示反應(yīng)堆冷卻劑系統(tǒng)。詳見系統(tǒng)代碼清單。-23-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)物質(zhì)定位代碼與設(shè)備部件有關(guān)，以設(shè)備類型代碼開始并有兩位數(shù)后綴使每個部件定位代碼獨(dú)一無二。如MP01表示反應(yīng)堆冷卻劑泵，MP02表示主給水泵。詳見物質(zhì)定位代碼清單。-24-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)通用定位代碼始終以字母G開頭，后跟一位數(shù)字或字母，表示編制該文件的單位，即單位代碼。

GW表示西屋公司文件以及適用標(biāo)準(zhǔn)AP1000電站的通用文件。詳見通用定位代碼清單。-25-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)

特殊定位代碼LTCT長期冷卻試驗PRA概率風(fēng)險評估SSAR標(biāo)準(zhǔn)安全分析報告PSAR初步安全分析報告FSAR最終安全分析報告-26-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)第三段：文件類型代碼以一個字母加一位數(shù)字表示。詳見文件類型代碼清單。-27-1.5文檔管理簡介－文件編碼系統(tǒng)第四段：序列號序列號用001－999的三位數(shù)字表示?？梢詫ξ募峙湫蛄刑枺翰贿B續(xù)分配序列號：區(qū)分不同的文件號組；不同類型的相關(guān)文件共用序列號，表示這些文件之間的關(guān)系：如一份文件可以是詳細(xì)的計算書，與其序列號相同的文件是該內(nèi)容的總結(jié)報告。用序列號進(jìn)一步說明文件類型，如電站運(yùn)行程序（不針對系統(tǒng)）采用相同的定位代碼和文件類型代碼，APP－GW－GJP－1XX：表示一般操作程序，2XX表示事故操作程序，3XX表示異常操作程序。-28-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)1、文件的版本（Revision，縮寫為Rev.）

所有工程文件都有一個明確的版本，表示文件技術(shù)內(nèi)容的時效性，一般從A開始，升版時則為B、C…

現(xiàn)場承包商對設(shè)計文件進(jìn)行現(xiàn)場升版時，升版文件的版本是在最新母本文件的版本標(biāo)識后面加數(shù)字標(biāo)識：如某CFU狀態(tài)的N版次施工圖紙，在施工單位,初版被標(biāo)識為N0，根據(jù)DEN、FCR或NCR進(jìn)行現(xiàn)場修改時，現(xiàn)有版本升為N01…，現(xiàn)有版本進(jìn)行第8次修改時，現(xiàn)場版本升至N1。-29-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)2、文件版本的標(biāo)識和使用

標(biāo)識于文件的封面、頁眉和圖紙的標(biāo)題欄。升版文件必須替換舊版本，工作中必須使用最新版本文件。-30-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)3、文件的狀態(tài)（Status）

表明文件技術(shù)內(nèi)容的有效性，被表示為：

PRE：征求意見稿，初稿（Preliminary）：表示該文件的技術(shù)內(nèi)容有可能變更，出版單位不認(rèn)為它是最終版本。

CFU：可供施工用（CertifiedforConstructionorforUse）：表示其內(nèi)容已被出版單位確認(rèn)生效，文件可用于執(zhí)行。當(dāng)然，也還可以升版。

CAE：竣工狀態(tài)文件(Certifiedasexecuted)：表示文件的技術(shù)內(nèi)容完全符合竣工狀態(tài)。

DES：描述性文件(Description)：表示該文件僅為描述性、說明性或證明性文件，不適用于施工，但其內(nèi)容已被出版單位確認(rèn)生效。

-31-1.6文檔管理簡介－文件版本和狀態(tài)4、文件狀態(tài)的標(biāo)識和使用

標(biāo)識于文件的封面、頁眉和圖紙的標(biāo)題欄。文件版本和狀態(tài)共同說明文件技術(shù)內(nèi)容的有效性。-32-1.7文檔管理簡介－通信渠道號通信渠道號是核電公司和各承包商及其它核電參建單位之間通信來往的信函編碼規(guī)則。編碼結(jié)構(gòu)一般如下所示：

發(fā)文單位代碼收文單位代碼通信件順序號XXXXYYYYWZZZZZ

單位代碼：一般由四位字母表示。通信件順序號：由6位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，第1位劃分為若干區(qū)段，分別代表不同類別的通信件。后5位為流水號。往來通信件均應(yīng)編制唯一的通信渠道號，回復(fù)通信時，應(yīng)注明它所答復(fù)的通信渠道號。-33-

文檔管理目標(biāo)22.1核電文檔特點2.2項目檔案重要性2.3文檔管理目標(biāo)-34-2.1文檔管理目標(biāo)－核電文檔特點1、成套性強(qiáng)

工程文件從數(shù)量到內(nèi)容都十分豐富，組成一個龐大而復(fù)雜、環(huán)環(huán)相扣的工程檔案有機(jī)整體。2、專業(yè)眾多工程項目常常是綜合的系統(tǒng)工程，涉及多個專業(yè)，多個工種的協(xié)同工作才能完成，專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。3、動態(tài)性強(qiáng)項目建設(shè)周期長，文件在建設(shè)過程中逐步形成、積累起來有一個很長的時間跨度；文件往往多次修改升版。-35-2.2文檔管理目標(biāo)－項目檔案重要性1、企業(yè)的重要信息資源

項目檔案是工程設(shè)計制造、施工、運(yùn)營中形成原始記錄，是工程建設(shè)的“縮影”，有不可替代的使用價值和憑證價值。2、項目質(zhì)量的重要組成部分

檔案管理水平反映項目建設(shè)管理水平，一流的工程要有一流的檔案工作。檔案管理是項目建設(shè)、管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。-36-2.2文檔管理目標(biāo)－項目檔案重要性3、外部監(jiān)管的需要檔案管理規(guī)范，可以支撐監(jiān)管，可以規(guī)范項目建設(shè)管理。檔案驗收在竣工驗收中具有一票否決權(quán)。項目檔案不合格，不得進(jìn)行項目的竣工驗收。-37-2.3文檔管理目標(biāo)1、實現(xiàn)文件的有效控制通過文檔管理體系的有效運(yùn)作，對核電工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營各類文件的產(chǎn)生、發(fā)布與分發(fā)、流轉(zhuǎn)進(jìn)行有效控制，確保每項工作都能夠及時、準(zhǔn)確地得到最新版本、正確、適用的文件。

2、建立項目檔案全宗

建立項目檔案全宗，確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為電站的建造和安全運(yùn)營提供系統(tǒng)有效的文檔信息服務(wù)。

-38-2.3文檔管理目標(biāo)－實現(xiàn)文件有效控制1、文件的產(chǎn)生控制

文件的產(chǎn)生包含文件的編制、審核、批準(zhǔn)、變更，文件格式，文件編碼等方面內(nèi)容。文件在產(chǎn)生之前，應(yīng)由業(yè)務(wù)職能部門或承包商編制必要的管理程序來控制文件的編審批、變更的全過程。文件不適用時需要進(jìn)行變更或修改，文件變更或修改時要按照原文件的審批流程，以正式的書面形式及時發(fā)送。-39-2.3文檔管理目標(biāo)－實現(xiàn)文件有效控制2、文件的收發(fā)控制

文檔管理部門是工程文件接收和分發(fā)的唯一窗口，負(fù)責(zé)建立高效的文件流通渠道，對接收的文件進(jìn)行檢查，并依據(jù)指令進(jìn)行發(fā)布與分發(fā)；變更和升版文件必須采取與原文件相同的控制措施，及時分發(fā)給所有使用文件的單位和個人。-40-2.3文檔管理目標(biāo)－實現(xiàn)文件有效控制3、文件的保管控制

文檔管理部門必須建立文件保管制度，設(shè)立基準(zhǔn)文件庫，進(jìn)行基準(zhǔn)文件的分類管理和貯存保護(hù)，建立基準(zhǔn)文件數(shù)據(jù)庫，提供有效的文件檢索和利用。基準(zhǔn)文件更新時，其過時或被取消版本應(yīng)隔離存放，及時歸檔保存。

-41-2.3文檔管理目標(biāo)－建立項目檔案全宗1、完整

將項目建設(shè)全過程中有保存價值的文件材料歸檔，各種文件材料齊全。（例：未中標(biāo)標(biāo)書；價款變更依據(jù)；監(jiān)理聲像文件）2、準(zhǔn)確

歸檔文件內(nèi)容準(zhǔn)確反映項目竣工時的真實情況和建設(shè)過程，圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，更改到位，版本可靠，手續(xù)完備。

3、系統(tǒng)按其形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，整理規(guī)范，便于查找利用。

-42-2.3文檔管理目標(biāo)－建立項目檔案全宗4、安全一是指檔案實體的安全，二是指檔案信息的安全。文件制成材料符合耐久性要求，不應(yīng)有熱敏紙和圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、鉛筆（特殊要求除外）等字跡。檔案庫房采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。5、及時、規(guī)范收集積累、歸檔、移交：按年度、按階段、按項目各種載體的文件材料的形成和整編，要符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求（原件、耐久性、專業(yè)化管理的要求）

-43-2.3文檔管理目標(biāo)－建立項目檔案全宗6、有效利用檔案工作實行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，通過文檔信息化建設(shè)，建立全文數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的全文檢索和提供利用。

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文檔管理體制建設(shè)33.1建立管理網(wǎng)絡(luò)3.2明確管理職責(zé)3.3制定規(guī)章制度-45-3.1文檔管理體制建設(shè)－建立管理網(wǎng)絡(luò)

通過實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中控制、分級管理”的原則，建立文檔管理網(wǎng)絡(luò)，對文檔管理流程的整個過程實施有效的控制和管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，全程管理

-46-3.1文檔管理體制建設(shè)－建立管理網(wǎng)絡(luò)-47-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)1、業(yè)主文檔部門職責(zé)（1）

在單位文檔主管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，接受上級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。制定滿足核電項目建設(shè)、運(yùn)營和管理所需要的文檔管理規(guī)章制度。對核電文件的形成、接收、分發(fā)、變更、保存、利用和處置等各階段進(jìn)行全面控制和管理。監(jiān)督、指導(dǎo)或協(xié)助核電項目總包商、各專業(yè)分包商、業(yè)主建立文件分級管理體系和管理制度以及實施文件控制和歸檔管理。-48-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)1、業(yè)主文檔部門職責(zé)（2）建立核電檔案全宗，統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)核電檔案形成整理和組卷、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，并建立相應(yīng)檔案化管理、文檔借閱和登記制度。積極推進(jìn)文檔信息化建設(shè)，參與文件管理系統(tǒng)設(shè)計，提高文檔管理水平。建立人員培訓(xùn)制度，定期對文檔專業(yè)人員實施專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)以及相應(yīng)的考核和授權(quán)；對全體人員宣貫文檔知識和管理要求。核電項目竣工、驗收后或保存文檔的機(jī)構(gòu)撤銷后，應(yīng)將文檔移交給核電檔案主管部門。-49-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)2、監(jiān)理單位職責(zé)負(fù)責(zé)督促、檢查項目建設(shè)各承包商交竣工文件的收集、整理、組卷和歸檔，對文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，并簽署意見。

負(fù)責(zé)工程項目監(jiān)理文件的收集、積累、整理、立卷、歸檔。-50-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)3、總包商（工程公司）職責(zé)項目建設(shè)總包商對核電文檔管理負(fù)有全面責(zé)任。負(fù)責(zé)對各分包商檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，并組織業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)。負(fù)責(zé)組織對各分包商歸檔文件的檢查、預(yù)驗收、驗收等工作并簽署意見。負(fù)責(zé)匯總各分包單位歸檔案卷，并組織對歸檔案卷的整理、編目等工作。按歸檔要求向業(yè)主檔案館歸檔。-51-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)4、分包商職責(zé)按照“誰施工誰負(fù)責(zé)”原則，負(fù)責(zé)本單位工程項目實施過程中所形成文件材料的收集、積累、整理、保管、立卷等工作。項目結(jié)束或承包工作結(jié)束后，負(fù)責(zé)文件檔案的移交歸檔。

-52-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)5、單位文檔主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本單位的文件檔案工作，制定本單位文檔管理政策，建立文檔管理體系，設(shè)立文檔管理機(jī)構(gòu)，分配文檔管理職責(zé)，配置文檔管理資源。-53-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)6、業(yè)務(wù)職能部門建立部門文件分級管理體系，建立部門文件庫，負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件產(chǎn)生、審查、批準(zhǔn)、移交、使用、控制與有效管理，對職責(zé)范圍內(nèi)文件的有效性負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和檢查項目承包商竣工文件的整理組卷和歸檔工作，并對承包商文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性進(jìn)行審查；負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件材料收集、積累、整理、立卷、歸檔移交，對已歸檔文件材料的原始性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性負(fù)責(zé)。

-54-3.2文檔管理體制建設(shè)－明確管理職責(zé)7、全體員工職責(zé)每位員工應(yīng)認(rèn)真理解文檔管理方針，接受本單位的文檔管理培訓(xùn)和考核，遵守本單位文檔管理的規(guī)章制度。在業(yè)務(wù)活動中使用真實、可靠、完整的文件；在利用檔案時遵守相應(yīng)的借閱和登記制度，確保檔案的安全。負(fù)責(zé)將收到的屬基準(zhǔn)文件范疇的文件向文檔部門移交，以保證文件分發(fā)的及時性和存檔的完整性。

有義務(wù)做好自己工作和活動過程中形成的文件和記錄的收集、積累、整理和保管工作，并在業(yè)務(wù)工作結(jié)束、告一段落或離職前進(jìn)行整理和組卷，向本部門或本單位的文檔管理部門移交歸檔。不應(yīng)將本單位的文件檔案據(jù)為己有，不得私自銷毀正式的文件和記錄。-55-3.3文檔管理體制建設(shè)－制定規(guī)章制度序號程序名稱主要內(nèi)容1文檔管理政策文件收發(fā)控制以及檔案管理的方針政策和原則性要求2文件產(chǎn)生程序各類文件的編碼、格式、版次、狀態(tài)等標(biāo)識規(guī)定，包括信函、會議紀(jì)要、程序、變更不符合項文件及其它技術(shù)文件和記錄報告如EESR、ECSR、EOMR、EOMM等3文件收發(fā)控制上述各類文件的接收、發(fā)布、分發(fā)的原則、要求和流程4文件管理原則文件管理的原則要求、文件的過程控制措施、內(nèi)容、方式進(jìn)行明確，并對各級文件管理機(jī)構(gòu)（如基準(zhǔn)文件庫、部門文件庫和工作文件站）的管理要求5檔案管理總則檔案管理體制、管理目標(biāo)、文件歸檔總則、檔案館務(wù)總則的原則性規(guī)定-56-3.3文檔管理體制建設(shè)－制定規(guī)章制度序號程序名稱主要內(nèi)容6文件材料的歸檔制度對構(gòu)成項目檔案全宗的各類文件材料的歸檔責(zé)任、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、保管期限、歸檔流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定7檔案分類方案明確檔案實體分類原則和類目設(shè)置，并列出各類檔案的類目代碼表8庫房管理制度檔案庫房的環(huán)境要求、管理要求和工作內(nèi)容9檔案利用制度查閱范圍、方式、手續(xù)、要求、批準(zhǔn)手續(xù)等10檔案鑒定、銷毀制度主要包括：鑒定銷毀的方式、程序和要求等11文檔監(jiān)督檢查制度對部門文件庫、承包商文檔管理工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、考核的時間、內(nèi)容、范圍進(jìn)行規(guī)定12文檔工作崗位責(zé)任制度專、兼職文檔人員培訓(xùn)、授權(quán)、職責(zé)、權(quán)利、任務(wù)、考核和獎懲措施等-57-

文檔管理基本要求44.1前端控制和全程管理4.2三納入4.3四參加4.4四同步4.5合同制約4.6文檔一體化4.7建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制4.8建立文檔信息系統(tǒng)-58-4.1文檔管理基本要求－前端控制和全程管理1、前端控制在文件各階段同步開展檔案工作，將檔案管理要求提前落實到文件前端各項工作。-59-4.1文檔管理基本要求－前端控制和全程管理2、全程管理從項目管理角度：將文檔管理的要求與措施，貫徹于項目建設(shè)的全過程，并與之同步實施。從文件生命周期角度：文檔人員介入文件生成、流轉(zhuǎn)、處置全過程。

-60-4.2文檔管理基本要求－三納入三納入要求將文檔工作

納入本單位長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃；納入單位高層領(lǐng)導(dǎo)會議的議事日程；

納入單位各級干部員工的職責(zé)范圍及崗位責(zé)任制。

-61-4.3文檔管理基本要求－四參加四參加要求

文檔部門和文檔人員應(yīng)該

參加本單位主要有關(guān)業(yè)務(wù)活動；

參加項目合同招、投標(biāo)及重大設(shè)備開箱驗收活動；

參加基本建設(shè)工程和重大技術(shù)改造項目的立項及竣工驗收活動；

參加重大科研課題、成果評審及鑒定會等；應(yīng)填寫核電文檔人員相應(yīng)記錄表。

-62-4.4文檔管理基本要求－四同步四同步要求

DA/T28-2002第4.3條款：項目文件的收集、積累整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的立項準(zhǔn)備、勘察設(shè)計、建設(shè)施工和竣工驗收同步進(jìn)行：工程項目進(jìn)展應(yīng)與建檔工作同步;

工程建設(shè)過程應(yīng)與竣工文件積累、編制和審定同步;

檢查項目的計劃進(jìn)度應(yīng)與檢查文件的形成同步;

工程竣工驗收應(yīng)與工程檔案驗收同步。-63-4.5文檔管理基本要求－合同制約1、將文檔要求納入合同管理通過直接參與合同談判或?qū)贤谋局形臋n管理條款進(jìn)行審核，對承包商提交文件的范圍、要求、時間、進(jìn)度、整理和歸檔責(zé)任進(jìn)行明確。2、合同支付控制

有程序制約，需文檔部門簽字確認(rèn)。3、文件接收前審查會簽參與項目驗收，與業(yè)務(wù)職能部門共同審查承包商對文件提交的完整性和及時性，對文檔管理條款執(zhí)行的有效性。-64-4.6文檔管理基本要求－文檔一體化實現(xiàn)文件檔案一體化管理檔案管理向前延伸，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條；建立項目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版。組織機(jī)構(gòu)：建立信息文檔部門對文件和檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理管理程序：建立一套對文檔實施全過程控制的管理程序體系。-65-4.6文檔管理基本要求－文檔一體化信息技術(shù)環(huán)境下的文檔信息管理一體化

——文件的產(chǎn)生、收發(fā)、組卷、歸檔、利用一體化；

——文檔管理與企業(yè)各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一體化；

——文檔與其它信息資源管理一體化；

——電子檔案與其它媒體檔案管理一體化。-66-4.7文檔管理基本要求－建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制建立文檔工作協(xié)調(diào)機(jī)制（以秦山二核為例）

協(xié)調(diào)內(nèi)容：工程文檔管理有關(guān)事項的協(xié)調(diào)、處理、檢查和交流；組織召開信息文檔工作協(xié)調(diào)會議；檢查監(jiān)督在合同執(zhí)行過程中信息文檔管理條款的執(zhí)行情況；工程全過程歸檔文件的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等工作；制訂并發(fā)布信息文檔管理接口程序和工作規(guī)范；組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

采取方式：定期召開會議，落實上次會議紀(jì)要落實情況；季度現(xiàn)場承包商信息文檔管理工作檢查情況及考評通報；需關(guān)注的事項等。

考核包括：對承包商建立詳細(xì)的考核指標(biāo)，共100分，其中文檔占10分，根據(jù)施工階段不同，設(shè)置不同管理指標(biāo)，將文檔管理要求納入到日常管理中。-67-4.8文檔管理基本要求－建立文檔信息系統(tǒng)1、文檔信息形成電子化將保存在紙質(zhì)、錄音錄像帶、縮微膠片等載體上的檔案信息，轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式存貯于計算機(jī)或光盤中（早期）直接在數(shù)字環(huán)境中生成電子文件（現(xiàn)在）2、文檔信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化將數(shù)字化的檔案信息通過企業(yè)信息中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完成用戶與檔案部門和檔案部門之間的數(shù)據(jù)傳遞。-68-4.8文檔管理基本要求－建立文檔信息系統(tǒng)3、文檔業(yè)務(wù)流程管理自動化通過與OA及各專業(yè)獨(dú)立的軟件系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對企業(yè)內(nèi)各立檔單位、各職能部門形成的電子文件實現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控，及時接收，用數(shù)字化手段對文檔業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行管理，實現(xiàn)真正廣義上的文檔一體化管理。4、文檔信息利用網(wǎng)絡(luò)化向利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，做到便捷、及時、高效。網(wǎng)絡(luò)化要注意加強(qiáng)公司知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。-69-4.8文檔管理基本要求－建立文檔信息系統(tǒng)5、文檔管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度集成項目管理系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)有機(jī)聯(lián)系，無縫連接。使項目文件材料的收集、積累、歸檔、移交與項目建設(shè)進(jìn)度同步。實現(xiàn)對項目檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時的有效監(jiān)控，實現(xiàn)文件、檔案網(wǎng)上即時提供利用。-70-

文檔管理流程55.1文件收集5.2文件質(zhì)量要求5.3文件整理5.4文件歸檔5.5文件保管5.6幾種重要文件簡介

-71-5.1文檔管理流程－文件收集1、文件收集（產(chǎn)生、形成、捕獲和積累）基本要求

核電文件形成于項目的全壽期，其收集、捕獲和積累及其管理應(yīng)列入項目建設(shè)和運(yùn)營的整體計劃，列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作規(guī)范或崗位責(zé)任。2、文件收集范圍與責(zé)任單位按照核電檔案分類，現(xiàn)對各類文件的收集范圍與收集責(zé)任單位進(jìn)行匯總，見下表。-72-類目代碼類目名稱基本范圍責(zé)任單位業(yè)主職能部門A黨群行政黨工團(tuán)、紀(jì)檢、行政、后勤、公共關(guān)系業(yè)主黨群行政部門/B經(jīng)營管理公司籌建、決策、審計、法律事務(wù)、管理程序業(yè)主辦公室、審計、合同、質(zhì)保部門/C人力資源崗位管理、人事調(diào)配、薪酬、考勤、培訓(xùn)、人事檔案業(yè)主人事、培訓(xùn)部門/D財務(wù)會計財務(wù)管理、會計檔案業(yè)主財務(wù)部門/E商務(wù)管理招投標(biāo)、合同、供應(yīng)商管理業(yè)主合同部門/進(jìn)出口管理（報關(guān)免稅）業(yè)主采購部門/F科技與信息科研、技術(shù)成果、科技交流、知識產(chǎn)權(quán)業(yè)主技術(shù)管理部門/信息管理、文檔管理業(yè)主信息和文檔部門/G工程設(shè)計設(shè)計進(jìn)展/審查、可研、廠址選擇、初設(shè)、施工設(shè)計、系統(tǒng)設(shè)計、設(shè)計變更/修改工程公司/設(shè)計公司業(yè)主設(shè)計管理部門文件收集范圍及責(zé)任表（1）-73-類目代碼類目名稱基本范圍責(zé)任單位業(yè)主職能部門H基本建設(shè)項目報批、征地、工程進(jìn)度投資控制、業(yè)主工程管理部門/勘察、測量、水文、氣象等工程公司/設(shè)計公司業(yè)主設(shè)計管理部門土建施工管理、竣工狀態(tài)報告、竣工圖工程公司/土建分包商業(yè)主工程管理部門安裝施工管理、竣工狀態(tài)報告、竣工圖工程公司/安裝分包商業(yè)主工程管理部門調(diào)試管理、記錄報告、移交接產(chǎn)工程公司/調(diào)試分包商業(yè)主工程管理部門竣工驗收（含專項驗收）業(yè)主各職能部門/工程監(jiān)理監(jiān)理公司業(yè)主工程管理部門附屬工程設(shè)計/施工承包商業(yè)主工程管理部門/設(shè)計管理部門文件收集范圍及責(zé)任表（2）-74-類目代碼類目名稱基本范圍責(zé)任單位業(yè)主職能部門J電力生產(chǎn)運(yùn)行、維修、核燃料管理、技術(shù)改造、電力聯(lián)網(wǎng)、檢查試驗運(yùn)營公司業(yè)主各職能部門K設(shè)備管理設(shè)備設(shè)計、制造、運(yùn)輸、生產(chǎn)物資、計量檢定工程公司業(yè)主設(shè)備采購部門L質(zhì)量與安全執(zhí)照申請、核安全報告/評審/監(jiān)督、工業(yè)安全、消防、輻射防護(hù)、應(yīng)急、職業(yè)安全、保衛(wèi)、環(huán)境保護(hù)、經(jīng)驗反饋、質(zhì)量保證業(yè)主核安全、保衛(wèi)、保健物理、質(zhì)量保證部門/M信函管理工程來函、發(fā)函業(yè)主文檔部門//特種介質(zhì)照片、錄音、錄像、光盤、射線底片、巖芯緊要憑證、名人字畫、獎品、各承包商業(yè)主各職能部門業(yè)主工程管理部門文件收集范圍及責(zé)任表（3）-75-5.2文檔管理流程－文件質(zhì)量要求文件質(zhì)量要求（1）

1）歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1）文件應(yīng)保證字跡清楚，圖樣清晰，圖面整潔，審批手續(xù)完備。對已損壞的文件應(yīng)予修裱，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2）歸檔文件一般為原件。質(zhì)量證明性文件確因特殊原因不能提供原件的，應(yīng)當(dāng)由文件產(chǎn)生或形成單位提供有效申明。其它可以收到的第一份文件作為母本文件使用的可視為原件。

3）文件的紙張、書寫、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，需永久、長期保存的文件應(yīng)使用耐久的字跡材料書寫。-76-5.2文檔管理流程－文件質(zhì)量要求文件質(zhì)量要求（2）

4）錄音、錄像、影像、磁介質(zhì)等特殊介質(zhì)文件應(yīng)保證載體的有效性和符合歸檔