財務管理程序

XXX五金電子有限公司文件編號XX-XX-XX-XX 版本號 00頁版號 A文件名稱財務管理程序共9頁；第1頁1目的依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)會計準則》，為規(guī)范集團日常財務行為，發(fā)揮財務在集團經(jīng)營管理和提高經(jīng)濟效益中的作用，便于集團財務統(tǒng)一管理，同時進一步完善集團財務管理制度，維護集團及員工相關的合法權益，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于集團對財務工作的管理。集團各部門和員工辦理財會事務，必須遵守本規(guī)定。3財務管理體系（職責）3.1集團的財務管理工作實行統(tǒng)一管理、子公司分級負責的原則，財務管理體系中各層級、各崗位按照相應的職責和權限履行財務管理制度，并承擔相應的責任。3.2集團董事長和總裁是集團財務管理工作的最終負責人，對集團的財務會計資料的真實性、合法性和完整性負責，按照相關法律法規(guī)的規(guī)定對集團財務管理工作承擔最終責任。3.3集團對外報送的財務會計報表以及其他法定財務報告應由行政財務中心副總裁簽署。4財務管理職能4.1認真貫徹執(zhí)行國家有關的財務管理制度；4.2集團經(jīng)營管理機構在財務管理方面的職責與權力依照國家有關的法律、法規(guī)、規(guī)章、制度和集團的章程規(guī)定執(zhí)行；4.3建立健全財務管理的各種規(guī)章制度，編制財務計劃，加強經(jīng)營核算管理，反映、分析財務計劃的執(zhí)行情況，檢查監(jiān)督財務紀律；4.4積極為經(jīng)營管理服務，促進集團取得更好的經(jīng)濟效益；厲行節(jié)約，合理使用資金；4.5董事長和總裁、副總裁對集團的一切經(jīng)濟活動負責；領導會計機構、財務人員和其他人員認真執(zhí)行財會法律、法規(guī)、規(guī)章制度，審核重大財務事項，接受財政、稅務、審計等部門的檢查和監(jiān)督；4.6集團財務管理機構設財務經(jīng)理，負責組織開展會計核算、財務管理、資金運作，主持財務部的日常工作。5財務部門崗位職責5.1參與制定集團財務制度及相應的實施細則；5.2參與集團的工程項目可信性研究和項目評估中的財務分析工作；5.3負責董事長、總裁、副總裁及各分子公司總經(jīng)理所需的財務數(shù)據(jù)資料的整理編報；5.4負責對財務工作有關的外部及政府部門，如稅務局、財政局、銀行、會計事務所等對接、溝通工作；5.5負責資金管理、調度；編制資金周報表及月、季、年度財務情況說明分析向集團領導報告集團經(jīng)營情況；5.6負責銷售統(tǒng)計、復核，每月編制銷售應收款報表，督促市場銷售人員及時催繳貨款；負責銷售貨款的收款；5.7負責集團總賬及各分子公司的記賬、審核、結賬、對賬，編制會計報表，并及時清理應收、應付款項；5.8負責集團及各分子公司全年的會計報表、賬薄裝訂及會計資料整理、歸檔及保管；5.9負責銀行賬戶管理、支票等有關結算憑證的購買、領用及保管，辦理銀行收付業(yè)務；5.10負責現(xiàn)金等相關管理，審核收付原始單據(jù)，不得以白條充抵現(xiàn)金，更不得任意挪用現(xiàn)金；5.11負責編制銀行收付憑證、現(xiàn)金收付憑證，登記銀行存款及現(xiàn)金日記賬月末及時盤點現(xiàn)金，并與銀行對賬單核對銀行存款余額,并編制余額調節(jié)表；5.12負責集團及各分子公司員工工資的發(fā)放、現(xiàn)金收付、及時繳納員工社會保險等。6財務報銷制度及報銷流程6.1總則6.1.1為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,倡導以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。6.1.2本制度根據(jù)相關的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務報銷分為采購商品支出、日常辦公費用、工薪福利及相關費用支出等，以下分別說明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。6.1.3本制度適用公司全體員工。6.2借支制度6.2.1員工出差時可根據(jù)出差地點、出差期間和所辦事由可申請辦理暫支差旅費。辦理需填寫暫支單，并簡要列明出差地點，出差時間，出差人次等（差旅費用參照報銷制度中的費用標準），出差人員憑審批后的暫支單申請暫支，并于出差歸來后15個工作日內辦理報銷還款手續(xù)；6.2.2因工作性質需要，需暫支周轉金的，需提交審批后的暫支單方可領用資金，并于每個會計年度終了之前歸還，次年按需要再次提交審批后領用；6.2.3其他臨時性及政策性借款，均需由公司董事長及總裁審批并簽訂借款協(xié)議后方可借用資金；6.2.4借款人按規(guī)定填寫借據(jù)，注明借款事由、借款金額(大小寫須填寫一致，不得涂改)；借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。6.3日常費用報銷制度及流程日常費用包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。6.3.1費用報銷的一般規(guī)定報銷人必須取得相應的合法票據(jù),含發(fā)票、費用支出證明文件等憑證，增值稅專用發(fā)票不得粘貼于報銷單之后(相關要求按發(fā)票管理規(guī)定)。填寫報銷單應注意:根據(jù)費用性質填寫對應單據(jù)，嚴格按單據(jù)要求項目認真填寫，金額大小寫須完全一致(不得涂改)，簡述費用內容或事由。按規(guī)定的審批程序報批。報銷5000元以上需提前兩天通知財務部以便備款。若以上合法票據(jù)提供不齊全或審核有異議，財務部有權拒絕支付款項。6.3.2暫支、費用報銷的一般流程⑴出國差旅費：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單一上級主管一財務會計復核一分子公司總經(jīng)理審核簽字―總裁一到出納處報銷。單次金額20000以上的一般費用、所有業(yè)務招待費：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單一上級主管一財務會計復核一分子公司總經(jīng)理審核簽字―行政財務中心副總裁審批一到出納處報銷。(2)駐外子公司：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單一上級主管一財務會計復核一子公司總經(jīng)理審核簽字一到出納處報銷。(月末將單據(jù)統(tǒng)一交由集團行政財務中心副總裁簽字備查)。單次金額20000以下(含20000,不含業(yè)務招待費及出國差旅費)：報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單一上級主管一財務會計復核一集團各中心副總裁或分子公司總經(jīng)理審核簽字一到出納處報銷。6.3.3差旅費、私車公用報銷規(guī)定于返回后20個工作日內必須報銷，由部門負責人審核票據(jù)的合理性及真實性，并于報銷時一并附上公出單的財務聯(lián)；（2） 私車公用產生的公里數(shù)補貼，每月初由門衛(wèi)師傅將出車單一聯(lián)交由人力資源部核算計入當月工資中發(fā)放，另一聯(lián)交由財務部復核。（3） 費用標準：餐貼標準：寧波大市范圍內15元/餐，不超45元/天；寧波大市范圍之外30元/餐，不超90元慶，按照實際發(fā)生餐數(shù)計算餐貼，若憑餐飲發(fā)票報銷，則不允許額外享受餐貼；因公出國，以30美金/天為出差補貼，按離境、入境為計算節(jié)點，不足一天，按照半天計算出差補貼；c.住宿標準：經(jīng)理級以下人員（含經(jīng)理）因公出差，不得超過350元/間/晚；交通出行標準：所有人員因公出行，均不得享受飛機頭等艙及火車商務座；私車公用補貼標準：1元/公里；以上有特殊原因而超標準的，需向上級領導報告審批，否則自行承擔差額費用。6.3.4業(yè)務招待費報銷規(guī)定業(yè)務費用：所有業(yè)務費用票據(jù)須開明細發(fā)票，經(jīng)手人須在票據(jù)背面簽字，業(yè)務招待費須有兩人以上簽字并注明時間及招待客戶名稱；各部門應本著勤儉節(jié)約的原則使用業(yè)務費用，任何人不得用于除業(yè)務需要以外的個人消費；6.3.5培訓費報銷規(guī)定為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源部。人力資源部根據(jù)實際需要編制培訓計劃，并登記培訓情況；培訓費報銷流程：報銷人整理報銷發(fā)票一部門經(jīng)理或分子公司總經(jīng)理審核簽字一人力資源部審核登記一財務會計復核一行政財務中心副總裁審批一到出納處付款。6.3.6其他費用報銷規(guī)定根據(jù)公司生產經(jīng)營的實際需要據(jù)實支付；如果財務部審核人員對費用發(fā)生的真實性有疑惑，有權拒絕支付。6.4工薪支出制度及流程工資薪金支付流程（1） 每月1日-9日由人力資源部將各部門、各分子公司工資信息核算匯總并核準每月考勤，交由財務部核算個人所得稅；（2） 每月10日-11日由財務部根據(jù)人力資源部提供的稅前工資明細計算個人所得稅；（3） 人力資源部將個稅核算后的工資表打印，并按薪資審批流程審批簽字交由財務部；（4） 每月15日（若遇法定節(jié)假日，提前至前一個工作日或順延至后一個工作日）由財務部通過銀行發(fā)放的形式支付工資。6.5采購物料付款報銷制度及流程采購商品付款報銷一般規(guī)定及流程（1） 憑發(fā)票付款：申請人必須取得相應的合法發(fā)票，后附入庫單，按以下審批程序報批后付款（開具發(fā)票具體相關規(guī)定見發(fā)票管理制度）：分子公司采購：申請人簽字一財務人員簽字一各分子公司總經(jīng)理簽字一出納付款；集團公司采購：申請人簽字一財務人員簽字一綜合信息中心副總裁簽字一出納付款。（2） 預付款：由申請人填寫付款申請單，注明收款人名稱、匯款信息，注明購買商品名稱、數(shù)量和金額，金額大小寫須完全一致，不得涂改，且需附上購銷合同，按以下審批程序報批后付款；分子公司采購：申請人簽字一財務人員簽字一各分子公司總經(jīng)理簽字一出納付款；集團公司采購：申請人簽字一財務人員簽字一綜合信息中心副總裁簽字一出納付款；出口加工區(qū)駐外子公司：申請人簽字一財務人員簽字一駐外子公司總經(jīng)理簽字一綜合信息中心副總裁簽字一出納付款。（3） 到期付款：由財務部每月初提供到期貨款明細給協(xié)作管理人員，再由各采購人員填寫付款申請單，按規(guī)定審批程序報批后付款；（暫行）協(xié)作管理人員簽字一財務人員簽字一綜合信息中心副總裁簽字一出納付款；出口加工區(qū)駐外子公司：申請人簽字一財務人員簽字一駐外子公司總經(jīng)理簽字一綜合信息中心副總裁簽字一出納付款；工具子公司：申請人簽字一財務人員簽字一子公司總經(jīng)理簽字一出納付款。6.6報銷、付款時間的具體規(guī)定為了協(xié)調公司對內、對外的業(yè)務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下：（1） 財務報銷：公司財務部每周二為報銷日；（2） 網(wǎng)銀付款：公司財務部每周三、五為付款日；（3） 如遇特殊原因，需要緊急付款，可不遵循以上時間安排。6.7固定資產、無形資產管理要求6.7.1固定資產、無形資產的購置（1） 固定資產、無形資產的購置根據(jù)相應管理部門管理流程審批，總金額超過5萬，需向行政財務中心副總裁報批；（2） 固定資產、無形資產的預付需后附相應的采購合同復印件；（3） 固定資產、無形資產投入使用后，20個工作日內需催開發(fā)票，并辦理相應簽字手續(xù)后交由財務部入賬6.7.2固定資產的轉移（1） 固定資產在公司內部部門員工之間轉移調撥，辦理完相應手續(xù)之后，需將轉移清單的一聯(lián)交由財務部調整入賬；（2） 注意固定資產編號保持不變，填寫清楚新的使用部門和新的使用人，以便財務人員調整固定資產臺賬。6.7.3固定資產的出售及報廢（1） 固定資產如需出售處理，需向財務部提供出售合同及相應固定資產編號，開具發(fā)票并收款；（2） 固定資產出售、報廢申請經(jīng)批準后，財務部根據(jù)提供的固定資產編號，臺帳做固定資產減少。6.8發(fā)票的管理要求6.8.1發(fā)票開具（1） 必須建立在銷售事實存在的前提下，財務部方可開具發(fā)票，并根據(jù)實際銷售內容開具發(fā)票，杜絕開具與銷售事實不符的發(fā)票；（2） 必須保證簽訂合同方、付款方以及購貨方三方戶名一致，方可開具發(fā)票；（3） 財務人員根據(jù)市場銷售人員提供的出貨通知單或資產管理部門提供的固定資產處置申請表開具發(fā)票，出貨通知單上必須正確填寫客戶全稱、出貨名稱、數(shù)量、金額、開票類型、收款方式等；（4） 如果首次申請開具增值稅專用發(fā)票，必須提供對方客戶五證合一后的營業(yè)執(zhí)照復印件以及詳細的開票資料；（5） 開具發(fā)票后，必須在發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)加蓋相應的發(fā)票專用章后方可有效；（6） 若對方客戶丟失發(fā)票，需提供相關情況說明并加蓋公章后，財務人員方可提供加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票存根聯(lián)復印件；（7） 開發(fā)票時遇到的其他特殊情況，財務人員均應取得財務經(jīng)理的批準后，才能開具發(fā)票。6.8.2發(fā)票收?。?） 負責零星采購、固定資產采購以及負責原材料等大宗物資采購催收取得采購商品的發(fā)票，及時確認、簽字后移交給財務部；（2） 采購簽約供應商零件的，由財務部核算會計根據(jù)倉庫提供的入庫單及時整理向供應商催收發(fā)票，審核、簽字后入賬，簽收流程：核算會計簽字一財務人員簽字一分公司總經(jīng)理簽字一會計入賬；（3） 與酒店、旅店、租車、洗車等簽訂月結、年結協(xié)議的，提交月結發(fā)票時，必須后附餐飲、住宿核對清單，以便財務等相關人員核查發(fā)票內容，否則有權做不予付款處理;（4） 增值稅專用發(fā)票不得粘貼于報銷單后，應單獨簽字申請付款；（5） 申請采購部門對所采購的所有商品，原則上必須全部取得增值稅專用發(fā)票，并審核發(fā)票如下內容：購貨單位、銷貨單位的名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號是否填寫完整、正確；發(fā)票上的購貨單位與我方付款單位、合同上的銷售單位名稱、賬號一致；發(fā)票與實際采購商品品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、供貨廠家一致；發(fā)票填寫內容是否打印清晰；專用發(fā)票是否包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)；發(fā)票內容上顯示“詳見清單”，需查看是否附有清單；清單上的銷售額與發(fā)票上的不含稅銷售額是否相符；清單是否為稅控系統(tǒng)上打印的清單；發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)、清單上是否蓋有和銷貨單位稅號信息一致的發(fā)票專用章（不得蓋有公章、財務章等發(fā)票專用章以外的印章），蓋章是否清晰；發(fā)票金額與實際采購商品名稱、入庫清單必須一致；簽收發(fā)票有不符合以上任一條的，相應聯(lián)系人應立即將問題發(fā)票予以退回給供應商，并要求供應商限期重新開具發(fā)票，否則財務部有權做退票和不予付款處理。6.8.3發(fā)票收取的時間規(guī)定為了不影響公司內部的賬務結算，以及對外的銀承匯票的準備，各單位部門須在月底之前兩個工作日提交發(fā)票入賬，否則將一律計入次月記賬周期。6.9印章管理要求財務印鑒章（包括財務章和法人章）、發(fā)票專用章分別由各分子公司主辦會計負責保管。6.10會計檔案管理要求6.10.1會計檔案的立卷（1） 當期會計憑證在未結帳前由相應的會計按先后序進行編號，負責整理保管；（2） 會計憑證在每次結算完成后一個月內裝訂成冊，并存放于財務室內的檔案柜中；（3） 為了便于翻看與查賬，財務室內部的檔案柜中只允許存放不超過近兩年的會計憑證，其余一律統(tǒng)一存放于公司檔案室；（4）財務報告及其附表等由相關財務人員集中保管，并在年度結算終了后一個月內裝訂成冊；（5） 其他會計檔案在本年度內由相應的財務人員整理保管，并在年度結算終了后一個月內移交至公司檔案室指定檔案柜中保存；（6） 非紙質的會計檔案必須同時保存印制出的紙質會計檔案，每月結賬之后必須做好相應的系統(tǒng)備份。

6.10.2會計檔案存放期限序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證3