國有企業(yè)制度文件管理辦法

-11-國有企業(yè)制度文件管理辦法第一章總則第一條為進(jìn)一步提升公司內(nèi)控管理水平，健全完善制度體系建設(shè)，推進(jìn)公司制度文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，確保公司管理文件受控，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司各部室及相關(guān)職能部門編制下發(fā)的所有制度文件，以及經(jīng)職能部門確認(rèn)的公司需遵照?qǐng)?zhí)行的外來制度文件的管理工作。第三條名詞解釋管理文件：包括兩個(gè)文件來源，即外來文件（上級(jí)文件轉(zhuǎn)化）和內(nèi)部文件。其中，內(nèi)部文件又包括公司級(jí)文件和部室級(jí)文件。外來文件：指公司轉(zhuǎn)發(fā)的，以及由各職能部門確定的與其管理職責(zé)密切相關(guān)的法律、法規(guī)、政府及行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策性要求文件等。內(nèi)部文件：指公司各職能部門依據(jù)其職能及主要工作職責(zé)制定的長期有效（兩年及兩年以上）的文件。內(nèi)部文件主要分為四個(gè)層級(jí)，即一級(jí)核心、二級(jí)核心、重要文件和一般文件。一級(jí)核心文件：指與公司治理結(jié)構(gòu)建設(shè)、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策制定相關(guān)的制度文件。二級(jí)核心文件：指綜合性的、全局性的涉及公司重大經(jīng)營管理事項(xiàng)，重點(diǎn)在人力資源管理、財(cái)務(wù)控制、設(shè)備物資管理、產(chǎn)業(yè)投資、業(yè)務(wù)控制、環(huán)境治理等與三重一大決策事項(xiàng)緊密聯(lián)系的相關(guān)管理制度文件。重要文件：指公司經(jīng)營管理工作及相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)流程實(shí)施要求方面的管理制度文件。一般文件：指對(duì)公司日常管理活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范管理的制度文件。第二章職責(zé)分工第四條各職能部門負(fù)責(zé)本系統(tǒng)外來文件的整理、評(píng)審、適用性評(píng)價(jià)及更新工作；負(fù)責(zé)本系統(tǒng)內(nèi)部文件的起草、修訂、廢止工作；負(fù)責(zé)組織確定制度文件的所屬層級(jí)；組織有關(guān)部門對(duì)文件內(nèi)容的合規(guī)性、管理要求的適宜性以及與其他文件存在的關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行評(píng)審，提出公司文件審定程序的建議；負(fù)責(zé)對(duì)本系統(tǒng)制定的內(nèi)部文件進(jìn)行解釋說明、開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及對(duì)后續(xù)實(shí)施情況開展考核。第五條綜合辦公室（法律事務(wù)）負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)部文件的合法合規(guī)性進(jìn)行專業(yè)審查,并出具審查意見。第六條公司綜合辦公室負(fù)責(zé)文件的發(fā)文復(fù)核、公文考核，包括對(duì)文件發(fā)文格式、規(guī)格、流轉(zhuǎn)程序等進(jìn)行審定；負(fù)責(zé)制度文件的歸檔管理及相關(guān)考核工作。第七條黨群部是公司黨群部門管理類文件的歸口主管部門，綜合辦公室是公司行政部門管理類文件的歸口主管部門。主管部門負(fù)責(zé)將外來文件、內(nèi)部文件納入公司制度體系進(jìn)行歸口管理；負(fù)責(zé)組織制度文件的定期評(píng)審工作。第三章文件管理與控制第八條公司綜合辦公室以年度為單位對(duì)制度文件進(jìn)行管理，組織各職能部室對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)部文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審主要從兩個(gè)方面進(jìn)行：一是對(duì)既存文件，主要評(píng)審文件內(nèi)容的合法合規(guī)性、管理要求的適宜適用性以及文件適用者的執(zhí)行考核情況等；二是結(jié)合各職能部門管理職責(zé)調(diào)整及授權(quán)變更等情況，對(duì)本系統(tǒng)既存文件是否有缺失進(jìn)行評(píng)審。通過評(píng)審，形成公司整體文件修訂計(jì)劃，包括修訂、廢止及新增等計(jì)劃情況，并明確具體完成時(shí)間。第九條公司制度文件修訂計(jì)劃經(jīng)匯總審議通過后進(jìn)行下發(fā)，綜合辦公室對(duì)文件修訂計(jì)劃的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤督辦考評(píng)。第十條公司各職能部門在年初評(píng)審本系統(tǒng)內(nèi)部文件的同時(shí)，必須同時(shí)對(duì)本系統(tǒng)所適用的外來文件進(jìn)行核查更新，形成本部門外來文件清單，并將文件清單同時(shí)報(bào)送綜合辦公室進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理。第十一條對(duì)于公司現(xiàn)行有效的內(nèi)部制度文件，各職能部室要做好對(duì)每一項(xiàng)文件的編號(hào)、標(biāo)識(shí)、檢索表單、文件清單的管理。（一）文件編號(hào)以部室為單位，按照文件發(fā)布生效時(shí)間排序，文件編號(hào)數(shù)字由三位數(shù)構(gòu)成，并在前邊加上部室代號(hào)。文件修訂或廢止后，其編號(hào)不變，且文件編號(hào)與公司發(fā)文編號(hào)無關(guān)系。XXXXXXVXXXXXXXVX修改碼：用阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3表示版本號(hào)：用大寫英文字母A、B、C表示制度順序號(hào)：按編制順序用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示部室代碼：用部室名稱首字母的簡寫表示（二）文件標(biāo)識(shí)管理主要依據(jù)對(duì)文件的劃分層級(jí)，按照“一級(jí)核心”（用“★★”進(jìn)行標(biāo)識(shí)）、“二級(jí)核心”（用“★”進(jìn)行標(biāo)識(shí)）、“重要”（用“●”進(jìn)行標(biāo)識(shí)）、“一般”（用“○”進(jìn)行標(biāo)識(shí)）四類進(jìn)行劃分，各職能部門應(yīng)依據(jù)其管理事項(xiàng)和主要職責(zé)，經(jīng)與黨群部、綜合辦公室溝通后，確定每項(xiàng)文件的級(jí)別并用相應(yīng)標(biāo)識(shí)標(biāo)注。（三）為了便于文件的檢索、查閱和評(píng)審，使公司管控體系與制度文件體系進(jìn)一步對(duì)接，各職能部門要依據(jù)每一項(xiàng)制度文件的實(shí)際情況，填寫公司內(nèi)部文件表單，當(dāng)文件發(fā)生變更時(shí)，要同步做好對(duì)相應(yīng)表單的調(diào)整更新工作，同時(shí)做好制度文件管理的更新維護(hù)工作。（四）公司綜合辦公室需在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度文件清單進(jìn)行公示，各職能部門需依據(jù)年內(nèi)文件的變更情況，及時(shí)更新調(diào)整本系統(tǒng)文件清單，并報(bào)送至公司綜合辦公室，以便匯總留存。第四章文件的新增、修訂和廢止第十二條根據(jù)職能定位和職責(zé)變化，各職能部門需要新增或修訂文件時(shí)，為規(guī)范文件內(nèi)容，便于文件閱讀和后期評(píng)審，新建或修訂制度原則上文件內(nèi)容要采用標(biāo)準(zhǔn)撰寫模板，內(nèi)容涵蓋目的、適用范圍、名詞解釋（必要時(shí)）、制度要求、附則（流程圖、相關(guān)文件、有效期限）、以及對(duì)文件要求的執(zhí)行情況實(shí)施檢查等。第十三條對(duì)于新增、修訂的制度文件，文稿起草后，需由擬稿部門組織相關(guān)職能部門對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審（根據(jù)文件性質(zhì)可采取會(huì)議研討或書面反饋意見等不同評(píng)審方式），以確保文件合法、合規(guī)，以及與其他相關(guān)文件之間的統(tǒng)一適用。第十四條對(duì)于新增文件，擬稿部門組織開展對(duì)文件評(píng)審時(shí)，需會(huì)同相關(guān)部門確定該制度文件的級(jí)別；對(duì)于重新修訂的文件，原則上修訂后的文件級(jí)別與修訂前級(jí)別保持一致。第十五條對(duì)于新增或修定后的文件，公司法務(wù)需出具法律審核意見，意見主要依據(jù)文件的級(jí)別而定。第十六條文件起草、評(píng)審、征詢法律事務(wù)部意見后，由公司綜合辦公室對(duì)文件發(fā)文格式進(jìn)行統(tǒng)一審核，并依據(jù)不同級(jí)別履行發(fā)文審議程序。第十七條對(duì)于公司一級(jí)核心文件應(yīng)依次提交公司黨總支會(huì)、董事會(huì)研究審議；二級(jí)核心文件應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議；重要級(jí)文件應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議，以上級(jí)別文件經(jīng)集體決策會(huì)議審議通過后，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽署下發(fā)。一般級(jí)別文件由部門主要負(fù)責(zé)人審定后簽署下發(fā)。凡直接涉及職工切身利益的重要及以上級(jí)別規(guī)章制度文件，如有需要須經(jīng)職工代表大會(huì)討論通過后，提交相應(yīng)決策主體審定下發(fā)。經(jīng)相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審議通過的制度文件，行文時(shí)必須會(huì)簽相關(guān)部室及法律事務(wù)部意見，留有會(huì)簽痕跡后才可下發(fā)執(zhí)行。公司黨群類制度文件不具體劃分文件層級(jí)，主要依據(jù)公司三重一大決策事項(xiàng)清單要求和各部室職責(zé)權(quán)限，由相應(yīng)決策主體審議通過后下發(fā)。第十八條對(duì)于非修訂而直接廢止的文件，各職能部門原則上應(yīng)依據(jù)該文件的級(jí)別，組織各相關(guān)部室開展評(píng)審工作（根據(jù)文件性質(zhì)可采取會(huì)議研討或書面反饋意見等不同評(píng)審方式），主要從該制度文件的內(nèi)容與其他文件之間的聯(lián)系、廢止該文件對(duì)其他文件所產(chǎn)生的影響角度進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^最終決定廢止的文件，需依據(jù)文件級(jí)別，履行不同審議程序完成廢止工作，即對(duì)于公司一級(jí)核心文件應(yīng)提交公司黨總支會(huì)研究審定通過；二級(jí)核心文件應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審定；重要級(jí)文件應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審定；一般級(jí)別文件由部門主要負(fù)責(zé)人審定后廢止。凡直接涉及職工切身利益的重要及以上級(jí)別規(guī)章制度文件，需經(jīng)職工代表大會(huì)討論通過后，提交相應(yīng)決策主體審定后廢止。第五章文件查閱和信息化管理第十九條公司管理制度文件清單將定期在公司范圍內(nèi)公布，使用人可根據(jù)需要向文件發(fā)布部門申請(qǐng)查閱具體文件內(nèi)容。所有文件均為公司內(nèi)部使用資料，任何人不得以個(gè)人名義私自對(duì)外提供。第六章文件管理考核與評(píng)價(jià)第二十條各職能部室對(duì)本系統(tǒng)制度文件依據(jù)此辦法的管理情況，將由公司綜合辦以年度為單位開展內(nèi)控評(píng)價(jià)工作，主要核查其發(fā)文流程、文件標(biāo)識(shí)，制度系統(tǒng)的管理情況等。第二十一條各職能部門對(duì)本系統(tǒng)制度文件的管理情況，即作為各部室年度重點(diǎn)工作納入考核。第七章附則第二十二條公司的制度及制度管理體系建設(shè)檔案屬于公司內(nèi)部資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意嚴(yán)禁向外提供。否則，按照《員工獎(jiǎng)懲條例》的處罰規(guī)定進(jìn)行懲處。第二十三條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權(quán)歸公司綜合辦公室。附件：1.制度編寫推薦模板2.內(nèi)部制度文件表單3.內(nèi)外部制度文件清單4.制度文件變更流程評(píng)審檢查表 5.制度文件修編廢止管理流程附件1制度編寫推薦模板公司XXXXXXX管理辦法（范本）第一章總則第一條目的 第二條適用范圍 第三條名詞解釋（適用時(shí)） 第二章具體內(nèi)容第四條.………………第五條……….………第六條……….………第三章具體內(nèi)容（根據(jù)文件性質(zhì)可設(shè)多個(gè)章節(jié)）第七條.………………第八條……….………第九條……….………第x章附則第n+1條流程描述（適用時(shí)）（如有流程圖，附正文后）…………第n+2條相關(guān)文件 第n+3條本文件有效期限5年（適用時(shí)） 第n+4條本文件自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權(quán)歸公司XXX部

附件2公司內(nèi)部文件表單表單編號(hào)：文件名稱編制單位首次編制編制時(shí)間編制人修訂編制文件編號(hào)適用范圍適用公司本部（）適用部室（）適用公司及部室（）復(fù)審時(shí)間頁碼廢止時(shí)間文件屬性政策解讀類（）管理要求類（）一級(jí)核心文件（）二級(jí)核心文件（）重要文件（）一般文件（）操作流程有操作流程□無操作流程□流程編號(hào)：附件3公司文件清單年度：序號(hào)部室名稱發(fā)布時(shí)間文件編號(hào)文件名稱文件類型（內(nèi)、外）文件級(jí)別適用范圍14-13-附件4公司制度文件檢查評(píng)審表制度檢查制度評(píng)審制度名稱檢查人評(píng)審人起草部門檢查時(shí)間評(píng)審時(shí)間發(fā)布時(shí)間檢查方式評(píng)審方式檢查（評(píng)審）意見制度本身存在問題（含制度發(fā)布和流程設(shè)計(jì)）：制度執(zhí)行存在問題（含制度培訓(xùn)和監(jiān)督檢查）：改進(jìn)建議：評(píng)審結(jié)果結(jié)論1、建議繼續(xù)使用;2、建議修訂后繼續(xù)使用;3、建議廢止；4、建議配套編制實(shí)施細(xì)則；5、建議與制度歸并；6、其他建議：評(píng)審人員：（簽字）時(shí)間：確認(rèn)制度編制單位確認(rèn)：部門主管：時(shí)間：文件管理部門確認(rèn)：部門主管：時(shí)間：14- 附件5制度文件修編廢止管理流程<公司文件修編管理流程>提出年度文件修編計(jì)劃起草、修訂形成制度草案<執(zhí)行檢查>﹀﹀提出年度文件修編計(jì)劃起草、修訂形成制度草案<執(zhí)行檢查>﹀﹀<編制發(fā)布><計(jì)劃修編>﹀<職能主管部門><相關(guān)部門><綜合辦-法務(wù)><綜合辦公室><文件管理部門><總經(jīng)理><決策會(huì)議>負(fù)責(zé)文件查閱解釋獎(jiǎng)懲措施落實(shí)工作監(jiān)督檢