07年1月報告資料

總務(wù)課業(yè)務(wù)革新活動匯報人：李偉一匯報日期：07.1第一篇活動計劃目次一.總務(wù)課的介紹二.分析業(yè)務(wù)三.活動目標(biāo)四.改善計劃五.改善事例和實施情況六.效果確認(rèn)七.減少時間的有效利用一、總務(wù)課的介紹1、總務(wù)課的本來業(yè)務(wù)（付加價值機(jī)能）1、防范火災(zāi)事故、交通事故、治安事故發(fā)生2、保障公司生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)順利進(jìn)行3、不斷提高公司環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量4、規(guī)范公司辦公用品管理和檔案管理一、總務(wù)課的介紹2、人員體制總務(wù)課

課長1名（部長兼職）

系長1名課員5名司機(jī)6名（不在活動范圍內(nèi)）現(xiàn)狀分析對象人員6名平均年齡39歲二、分析業(yè)務(wù)正常上班時間=（365天／年ー年度休日）÷12個月×８小時／天正常上班時間１67hr/人?月二、分析業(yè)務(wù)課長?系長明確業(yè)務(wù)的大?中項目分類↓全課人員填寫小分類業(yè)務(wù)及相應(yīng)時間1419件1085小時／月?6人業(yè)務(wù)清單（盤點每個人的日常工作）2-1、每個人的業(yè)務(wù)量分析結(jié)果申請時間:業(yè)務(wù)清單中所有項目所花費時間的合計(含06年廢棄業(yè)務(wù)和06年新增業(yè)務(wù)）正常上班時間１67hr/人?月從圖中可看出，F(xiàn)人申請時間明顯少，A、B人較多，改善空間較大。（小時/月）二、分析業(yè)務(wù)其它類：值班、收發(fā)傳真、訂房、印章管理等業(yè)務(wù)2-2、業(yè)務(wù)量的把握（大分類）治安保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、對外聯(lián)絡(luò)及辦公用品、檔案管理占總業(yè)務(wù)的66%二、分析業(yè)務(wù)2-3、本來業(yè)務(wù)及付帶業(yè)務(wù)的分類為了提高本課的付加價值，還需繼續(xù)改進(jìn)二、分析業(yè)務(wù)2-4、業(yè)務(wù)清單分析結(jié)果·全課人員的業(yè)務(wù)時間調(diào)查

從上圖中看出，“調(diào)整確認(rèn)業(yè)務(wù)”所占比例高達(dá)53%。說明有大幅度減少工作時間的可能性。（小時/月.6人）二、分析業(yè)務(wù)2-5、課員面談計劃計劃實際二、分析業(yè)務(wù)06年改善對象時間133小時07年改善對象時間44小時二、分析業(yè)務(wù)取消中間環(huán)節(jié)簡單化標(biāo)準(zhǔn)化自動化整合類似重復(fù)業(yè)務(wù)取消付價價值小的業(yè)務(wù)多能化其它●改善對象和投入時間（360小時／月：151件）2-6、改善方向性和對象業(yè)務(wù)量／６人●業(yè)務(wù)清單統(tǒng)計結(jié)果1419件1085小時1085小時/月改善的方向性三

.活動目標(biāo)

目標(biāo)：申請時間12%削減----133時間/月.6人時間/月.6人申請時間本課目標(biāo)會社目標(biāo)10%12%目標(biāo)達(dá)成期間：2006年12月末會社目標(biāo)：申請時間10%削減四．改善計畫每個人都制作“改善實施計劃書”并按計劃實施減少18小時/月改善前：50小時/月改善后：32小時/月改善前：總務(wù)課負(fù)責(zé)收發(fā)傳真工作，將收到的傳真發(fā)放給各課改善后：自行發(fā)傳真，將收到的傳真進(jìn)行分類放在各課紙盒內(nèi)，由各課人員自已取放傳真件改善事例1：總務(wù)課前臺收/發(fā)傳真業(yè)務(wù)改善五、改善事例及改善實施情況五、改善事例及改善實施情況改善事例2：值班的改善改善前改善后管理部有人加班總務(wù)課專人值班負(fù)責(zé)點檢花費約60小時/月自行點檢①制作流程作出點檢手順②制作分布圖明確點檢項目位置、點檢手順路線③目視化改善前改善后小時/日*此改善由9月份開始實施（一）（二）（三）（四）（五）（六）（一）（二）（三）（四）（五）（六）業(yè)務(wù)革新、目視化管理小時/日節(jié)約60小時/月改善事例3：前臺人員轉(zhuǎn)接電話的改善回數(shù)/時間8~9時9~10時10~11時15~16時11~12時13~14時14~15時16~17時電話頻率高電話頻率低改善后改善前8：00~9：009：00~11：0011：00~14：0014：00~16：0016：00~17：00改善后：44小時/月44小時/月50%的減少五、改善事例及改善實施情況改善前：88小時/月改善事例4：節(jié)約復(fù)印紙只是要求大家節(jié)約用紙，未能提供節(jié)約用紙方法，使大家節(jié)約意識不強(qiáng)，造成紙張浪費。改善前制作了節(jié)約復(fù)印紙的小竅門，貼到每個復(fù)印機(jī)旁，提示大家如何節(jié)約，使大家增強(qiáng)了節(jié)約意識。改善后五、改善事例及改善實施情況節(jié)約復(fù)印紙使用量降低復(fù)印紙成本普通復(fù)印紙再生復(fù)印紙19.6元/包12元/包節(jié)約7.6元/包充分利用復(fù)印機(jī)使用功能，如正反兩面印，兩張內(nèi)容合印到一張上；四張內(nèi)容合印到一張上。正反印二合一四合一節(jié)約300元/月改善事例5：不斷提高公司環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量改善前：改善后：好累啊,手臂酸痛

好疼啊，傷到我的根部了

費時費水費力用時：12天/周期人力：72小時/周期好舒服，就像淋浴用時：7天/周期人力：42小時/周期省時：5天/周期省力：30小時/周期節(jié)約水資源五、改善事例及改善實施情況八.改善事例

改善事例6：文件打印的改善改善后改善前一些圖表文件用柱狀圖較多，且背景色是默認(rèn)設(shè)置，加大了墨盒的使用量，每月墨盒使用費用為7710元/月在不影響圖表所表達(dá)的意義下，可將柱狀圖改成折線圖，背景色菜單應(yīng)設(shè)置成無背景色，改善后預(yù)計每月墨盒使用費用約7410元/月省墨此改善推廣到全公司進(jìn)行改善，節(jié)約300元/月改善事例7：檔案管理的改善改善后改善前公司檔案沒有統(tǒng)一的管理，如上圖所示，每個課都存有檔案，就像一堆散沙?？倓?wù)課統(tǒng)一管理檔案，對每個課的檔案進(jìn)行收集并整理存檔，并制定了檔案管理規(guī)定等資料建立檔案室收集各課檔案目視化管理為查找方便，制作文件目錄使檔案管理工作更加規(guī)范五.改善事例及改善實施情況

購買課技術(shù)課財務(wù)課五、改善事例及改善實施情況改善事例8：提供舒適的環(huán)境質(zhì)量改善前改善后物品放置架方便客人方便大家提高服務(wù)質(zhì)量我的包放哪啊？真不方便！6月份活動開始，加班時間明顯下降05年6-12月加班206小時/6人.月，06年6-12月加班127小時/6人.月05年1-12月加班167小時/6人.月hr/6人?月活動前活動后06年1-12月加班130小時/6人.月五、改善事例及改善實施情況12月突發(fā)事件：更新程控交換機(jī)加班時間為63小時，男衛(wèi)生間磁磚修補(bǔ)工事29小時。05年和06年加班時間的對比圖6-12月降低79小時/月，38%的削減六.效果確認(rèn)

(Hr)①効果時間06年計劃效果時間132.9小時，即計劃減少申請時間（1084小時）12.3%06年實際效果時間157.4小時，即實際減少申請時間（1084小時）14.5%目標(biāo)是減少申請時間12%，超額完成目標(biāo)六.效果確認(rèn)（件數(shù)）②改善件數(shù)06年計劃改善件數(shù)149件，實際改善件數(shù)152件。七.節(jié)約時間的有效利用1.檔案的統(tǒng)一管理3．廢棄物分類且再利用加班時間的減少節(jié)約時間：133小時節(jié)約時間的有效利用133（小時）2.辦公設(shè)備的統(tǒng)一管理CD金額：3500元/月活動后加班減少七.節(jié)約時間的有效利用垃圾分類為不斷提高公司環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量，總務(wù)課環(huán)境衛(wèi)生擔(dān)當(dāng)人將節(jié)約時間重點針對公司范圍內(nèi)垃圾亂投亂放進(jìn)行改善。改善前改善后職工之家門外北墻西側(cè)邊，原僅有兩個垃圾桶，上下班人員、外單位卸貨人員、中午餐后人員隨意向里扔廢棄物，非常亂。新增兩個回收桶，分為不可回收廢棄物、廢紙類、廢塑料金屬類、有害物質(zhì)分別投放，并加以監(jiān)督管理，顯得整潔了，而且有利于各類廢棄物的回收。廢泥餅的改善改善前公司以垃圾形式進(jìn)行消納廢泥餅，需支付費用35元/噸，每月廢泥餅量100噸左右，消納費約3500元/月不可回收廢棄物廢泥餅垃圾混放我們都變成垃圾了改善后現(xiàn)有外公司回收廢泥餅，我公司將其單獨投放，這樣每年消納費為0元/月。我可以再利用廢泥餅節(jié)約消納費3500元/月以購買打印機(jī)為例A課、B課、C課、D課、E課改善前改善后七.節(jié)約時間的有效利用辦公設(shè)備管理A課C課D課E課申請購買A課B課C課D課E課B課A課C課D課E課B課統(tǒng)一管理公司審批申請購買管理制度公司各部審批有效利用節(jié)約時間，效果顯著！總務(wù)課多能化活動第二篇①業(yè)務(wù)能力的提高②個人能力的提高活動內(nèi)容目錄一、多能化推進(jìn)計劃二、個人業(yè)務(wù)能力評價表三、多能化一覽表四、個人雷達(dá)圖五、多能化培訓(xùn)計劃六、多能化培訓(xùn)實施七、課員能力評價矩陣圖一、多能化推進(jìn)計劃計劃實際二、個人業(yè)務(wù)能力評價表李偉一王振班自評日期：06年9月13日9月13日李偉一王振班6月6日12月7日對每個人進(jìn)行能力評價，根據(jù)課內(nèi)主要業(yè)務(wù)進(jìn)行評分三、多能化一覽表

制作：06年12月改善前實際目標(biāo)四、個人雷達(dá)圖四、個人雷達(dá)圖四、個人雷達(dá)圖四、個人雷達(dá)圖四、個人雷達(dá)圖四、個人雷達(dá)圖五、多能化培訓(xùn)計劃說明：1、每次培訓(xùn)應(yīng)保證1小時；擔(dān)當(dāng)人應(yīng)嚴(yán)格按計劃進(jìn)行培訓(xùn)，認(rèn)真準(zhǔn)備培訓(xùn)資料，以確保培訓(xùn)質(zhì)量。2、每次培訓(xùn)完畢，須及時填寫培訓(xùn)記錄。全課均按計劃實施培訓(xùn)魯寶全王振班五、多能化培訓(xùn)計劃個人培訓(xùn)計劃明確了培訓(xùn)內(nèi)容、目的以及培訓(xùn)時間，以確保按計劃實施六、多能化培訓(xùn)實施計劃培訓(xùn):61次，實際培訓(xùn)61次（06年7月-11月）培訓(xùn)記錄記錄了培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)目標(biāo)，受培訓(xùn)人填寫了培訓(xùn)心得！每次培訓(xùn)完畢都對培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)記錄已培訓(xùn)61次100%培訓(xùn)教材全課完成30個流程圖，并裝訂成冊相關(guān)專業(yè)知識教材全課培訓(xùn)全課同心協(xié)力提高整體能力互幫互助六、多能化培訓(xùn)實施七、課員能力評價矩陣圖從圖中可看出：1、6月份E人、F人工作能力相對較弱，主要原因是在總務(wù)課工作時間較短，還有治安保衛(wèi)相關(guān)業(yè)務(wù)以及與市政府間聯(lián)絡(luò)交涉業(yè)務(wù)能力較差，經(jīng)過3個月的多能化活動，9月份的評價結(jié)果表明E人、F人的工作能力提高了，使這兩項業(yè)務(wù)也得到了提高。2、每個人以及每項業(yè)務(wù)都有相應(yīng)的提高，所以應(yīng)繼續(xù)開展多能