論電算化部門內(nèi)部控制的必要性

論電算化部門內(nèi)部控制的必要性

一、中小型企業(yè)對會計數(shù)據(jù)處理的重要性為確保數(shù)據(jù)處理功能產(chǎn)生的信息完整性、完整性、及時、有效，并確保數(shù)據(jù)處理功能本身的有效性。會計制度和會計準(zhǔn)則的要求。避免違規(guī)的發(fā)生。提高信息系統(tǒng)的效率和效率。提高公司的競爭力。鼓勵公司提高行政決策的正確性。二、檢測性控制功能1.預(yù)防性控制功能。它是通過防止或阻止錯誤、災(zāi)害、事故、舞弊等的發(fā)生來避免各種災(zāi)害。2.檢測性控制功能。它是通過找出、發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生的錯誤、災(zāi)害、事故以及舞弊現(xiàn)象來防止危害的擴大或使危害得到補償。3.糾正性控制功能。它是通過更正和糾正已檢測出的錯誤,處置發(fā)生的舞弊行為,以及處理和補救已發(fā)生的災(zāi)害等來減輕危害,使系統(tǒng)恢復(fù)正常。三、內(nèi)部控制措施(一)組織控制1.資產(chǎn)管理方面在會計電算化的情況下,電算化部門除了對數(shù)據(jù)采集部門所送來的數(shù)據(jù)按一定程序進行處理外,不能負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)和執(zhí)行、也不能保管除計算機系統(tǒng)以外的資產(chǎn)。一般設(shè)置數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、維護管理等新的崗位。這些崗位將承擔(dān)起內(nèi)部會計控制的作用,達到保證會計數(shù)據(jù)真實可靠,提高會計工作質(zhì)量的目標(biāo)。2.職能分離在經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理中,將不相容職能予以分離是十分必要的,但是會計電算化卻常常將這些職能集中化。因此,在電算化部門內(nèi)部,應(yīng)該適當(dāng)?shù)剡M行職員分離,以補救不相容職能集中化的不足。一般來說,電算化部門內(nèi)部應(yīng)做到以下的職能分離。(1)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計的分離。將系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計分離開來,有利于分別檢查系統(tǒng)的設(shè)計相應(yīng)用程序的設(shè)計,不過,這兩者不嚴(yán)格分離并不會嚴(yán)重削弱內(nèi)部控制。(2)系統(tǒng)分析和應(yīng)用程序設(shè)計與系統(tǒng)程序設(shè)計的分離。沒有這種分離,系統(tǒng)程序就可能在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下對應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)文件做出變更。(3)系統(tǒng)分析、應(yīng)用程序設(shè)計以及系統(tǒng)程序設(shè)計與操作職能分離。如果讓系統(tǒng)分析員和程序設(shè)計員運行程序,他們就有機會對程序和文件進行非法修改。(4)獨立的檔案保管職能。實行獨立的檔案保管職能有助于防止任何未經(jīng)批準(zhǔn)而使用程序、文件和系統(tǒng)資料的行為。(二)通過規(guī)范操作控制來實現(xiàn)救濟和防止重操作控制的目的是通過規(guī)范的計算機操作來保證信息處理的高質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和未經(jīng)批準(zhǔn)而使用文件、程序和報表的機會。操作控制是通過制定和執(zhí)行規(guī)范的操作規(guī)程來實現(xiàn)的。規(guī)范的操作規(guī)則主要有以下幾個方面:1.執(zhí)行規(guī)則。計算機操作員必須遵守操作指導(dǎo)的規(guī)定進行操作2.機操作方法。應(yīng)為計算機輸入設(shè)備的操作制定標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法3.使用時間記錄器。處理每個機器用戶所使用的時間，并評估計算機完成的任務(wù)和每個機器的時間4.控制終端記錄規(guī)則。操作系統(tǒng)必須創(chuàng)建一個監(jiān)視器記錄，以記錄整個操作系統(tǒng)的活動、設(shè)備和操作員的操作5.嚴(yán)格的監(jiān)控規(guī)則規(guī)范的操作規(guī)則還應(yīng)要求對操作活動進行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查,包括定期地對控制臺記錄、操作記錄和用機時間記錄,加以審查和比較。6.合同機床使用的目這涉及到設(shè)備的使用、程序的存放、文件的處置等方面,目的是為了使機房保持良好的秩序,以減少程序和數(shù)據(jù)損失和破壞的風(fēng)險,保證保密的輸出信息不落入未經(jīng)允許使用的人之手。(三)處理和控制1.文件的預(yù)處理可靠的和合適的數(shù)據(jù)處理要求應(yīng)用程序所處理的數(shù)據(jù)是正確的,而處理正確的數(shù)據(jù)意味著要讀入正確的文件和文件中的記錄,而且所處理的業(yè)務(wù)與主文件所包含的業(yè)務(wù)相配。有效性檢驗是為了發(fā)現(xiàn)用錯文件、記錄和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的情形,其措施包括:(1)文件標(biāo)簽檢驗。打開文件時,應(yīng)檢查文件的內(nèi)部標(biāo)簽,以便確認(rèn)使用的文件是所需的文件以及所需的版本。(2)記錄標(biāo)識檢測。在處理順序文件時,應(yīng)用程序是依次讀文件中的記錄的。為保證要讀的下一記錄在邏輯順序上是正確的(即確是下一記錄),應(yīng)用程序應(yīng)在處理該記錄前檢測一下記錄的標(biāo)識(關(guān)鍵字)。(3)業(yè)務(wù)代碼檢測。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件通常包括不同類列的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),每類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要得到不同的處理。業(yè)務(wù)類型可以出業(yè)務(wù)代碼來辨別。每類業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)代碼均被應(yīng)用程序讀入,以便決定由哪一段應(yīng)用程序來進行處理。(4)順序測試。秩序混亂的文件會導(dǎo)致在處理順序文件的過程中遺漏記錄,導(dǎo)致文件的誤用,導(dǎo)致文件排序或合并操作的失敗。因此,應(yīng)用程序應(yīng)通過比較前后兩次讀入的記錄的關(guān)鍵字來檢查記錄的順序。2.借貸記賬法上的檢查指令費用和收入類賬戶在期末—般沒有余額。因此,可以在程序中設(shè)置余額檢查指令。在借貸記賬法下,大部分負(fù)債和所有者權(quán)益類賬戶的期末余額應(yīng)在貸方,而資產(chǎn)類賬戶的期末余額應(yīng)在借方。因此,可將此作為余額合理性標(biāo)準(zhǔn)編人程序。當(dāng)程序運行時,就可對賬戶余額進行合理性檢查。3.平衡計算。根據(jù)會計方法的計算平衡法，整個賬戶的期末余額是測試的。如果不平衡，則需要檢查和糾正4.確認(rèn)賬戶和詳細(xì)賬戶的余額。添加賬戶所有賬戶的余額，并將組合結(jié)果添加到整個賬戶的余額中四、革的重要保證總之,發(fā)展會計電算化,是