常用公文寫作規(guī)范之會議紀要與對外公函

常用公文寫作規(guī)范之會議紀要與對外公函一、會議紀要的定義和作用會議紀要是記錄會議內容和決策結果的文件，是對會議進行回顧和總結的重要工具。會議紀要的主要作用包括：傳達信息：會議紀要將會議討論的重點、決策結果、分工等要點記錄下來，并適當梳理，便于后續(xù)參與者及時了解會議內容和進展。提供參考：會議紀要可以作為后續(xù)工作的參考，幫助參與者回顧會議的討論內容，明確各方責任和工作要求。確定決策：會議紀要是決策結果的官方記載，對于可能產生爭議的問題，會議紀要是權威依據，有利于明確責任和解決問題。二、會議紀要的寫作要素會議紀要的寫作要素包括：會議基本信息：包括會議主題、時間、地點、參會人員、主持人等基本信息的簡要介紹。會議目的和背景：說明召開會議的目的和背景，梳理會議的起因和重要性。主要內容和討論：簡潔、明確地記錄會議的主要內容和重要討論點，可以使用列表、表格等方式歸納整理。決策結果：將相關決策結果一一列舉，并明確各項決策的執(zhí)行時限和責任人。分工安排：根據會議決策，明確各參會人員的具體分工和工作要求。其他事項：記錄會議中提出的其他事項，如下次會議時間、需要跟進的問題、進一步研究的內容等。會議紀要的簽署：會議紀要需要經會議主持人審閱并簽署，確保會議紀要的準確性和權威性。三、會議紀要的寫作技巧簡潔明了：會議紀要要以簡潔明了的方式記錄會議內容，避免冗長的描述和重復的信息。重點突出：會議紀要要突出會議的重點內容和決策結果，便于參與者快速了解會議的核心內容。使用邏輯結構：按時間順序或議題順序組織會議紀要的內容，使紀要的結構清晰，便于查找和閱讀。避免主觀評價：會議紀要要客觀記錄會議內容，避免添加個人意見和主觀評價。格式規(guī)范：會議紀要使用統(tǒng)一的格式，包括字體、字號、標題等，注明會議紀要的日期和編號。四、對外公函的定義和要素對外公函是機關、企事業(yè)單位向外界提出請求、表達意見或傳達信息的正式文書，具有正式性和權威性。對外公函的要素包括：發(fā)文機關信息：包括單位名稱、地址、郵編、電話等聯(lián)系方式，以及發(fā)文機關的公章。收文單位信息：包括單位名稱、地址、郵編等聯(lián)系方式，以便對方收到公函后進行回復。公函標題：簡明扼要地概括公函的主題，突出重點。正文內容：對公函的具體內容進行敘述，包括事實和理由等。結尾致辭：表示對收件單位的敬意，表達期待回復或合作的愿望。簽名和日期：公函需要由發(fā)文機關負責人簽署，并注明簽署日期。五、對外公函的寫作技巧明確主題：對外公函的標題要簡明扼要地概括主題，讓收件人一目了然。邏輯清晰：對外公函的正文內容要邏輯清晰，從事實出發(fā)，提出請求或表達意見，支持材料需要具備說服力。用詞準確：對外公函的用詞要準確、規(guī)范，避免使用難懂的專業(yè)術語，確保表達清晰易懂。注意格式：對外公函要注重格式規(guī)范，使用統(tǒng)一的信頭和公章，保證文檔正式性和權威性。正式用語：對外公函要使用正式的稱呼和禮貌用語，表達真誠和尊重。結語會議紀要和對外公函都是重要的公