行政統(tǒng)籌管理

《辦公室與行政統(tǒng)籌管理》泰達培訓劉鵬自我介紹劉鵬團隊管理專家

四年摩托羅拉（中國）高級主管三年米蓋爾（中國）生產(chǎn)經(jīng)理三年皮爾卡丹生產(chǎn)基地副總經(jīng)理阿瑪尼特約店鋪營銷顧問完美科技發(fā)展有限公司管理顧問皮爾卡丹銷售人員素質(zhì)提升講師北京外企服務集團（Fesco）特約講師清華大學MBA特約講師北京外語學院國際商學院特聘講師亞太管理訓練網(wǎng)特聘資深顧問2010年度中國品牌講師

《高績效團隊建設》

《行政統(tǒng)籌管理》《MTP中層管理技能提升》

《共贏領導力》《高品質(zhì)溝通技巧》

《全員執(zhí)行力提升》《全員職業(yè)化修煉》

《NLP教練式管理》經(jīng)典課程：課程領域：主要專注于員工職業(yè)化修煉、員工職業(yè)化技能提升以及中層管理者技能技巧提升課程。擅長課程領域1認知行政管理在企業(yè)經(jīng)營中的地位2行政人員的自我認知與自我管理3行政事務管理4統(tǒng)籌管理之有效溝通課程安排認知行政管理行政管理—他人與自己共同實現(xiàn)組織目標行政管理：在特定的環(huán)境下，對組織所擁有的資源進行有效的計劃、組織、領導和控制，以便達成既定的組織目標的過程。1、正確行使公司的管理職能，有利于推動公司經(jīng)濟文化發(fā)展。

2，有利于公司管理體制改革的深化和文化體制體制完善的開展。

3、全面提高員工和管理層的基本素質(zhì)和管理水平。行政管理的意義：行政管理工作的定義廣義行政管理：除生產(chǎn)、銷售、研發(fā)外的一切管理活動，統(tǒng)規(guī)為行政管理。包含行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理、財產(chǎn)會計管理四個方面。狹義行政管理：

以行政部為主，負責行政事務和辦公事務：現(xiàn)代企業(yè)中的行政管理定位☆制度的制定推行☆日常辦公事物管理☆辦公物品管理☆文書資料管理☆涉外事物管理☆差旅管理☆固定資產(chǎn)管理☆生活福利管理☆衛(wèi)生安全管理☆車輛印章管理行政管理工作的定義行政管理公共性權(quán)威性規(guī)范性執(zhí)行性效率性行政管理是企業(yè)內(nèi)部各部門均會涉及參與的一個管理活動保障有效必須在組織架構(gòu)上具備權(quán)威性，保障下達命令、執(zhí)行制度的保障。行政的重要工作內(nèi)容之一就是確保各項工作按照即定流程、制度執(zhí)行主要體現(xiàn)在對于各種規(guī)章制度的執(zhí)行掌握資源的支配權(quán)力，就必須具備效率，保障各個部門的快速運營。機密性行政管理崗位特殊，是最靠近企業(yè)高層領導的部門，常涉及企業(yè)機密問題。行政管理工作的特性行政管理部門的使命配合最高領導總經(jīng)理組織實施、操作，管理好公司的運營。企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的“業(yè)務”。部門之間的配合仰仗于行政部門的協(xié)調(diào)夠。合理使用資源，調(diào)動員工積極性、主動性、創(chuàng)造性。通過管理設計提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，加快企業(yè)的發(fā)展。行政管理工作的使命企業(yè)運營中的現(xiàn)象

希望令行禁止希望達成目標希望精兵強將希望有條不紊希望人盡其責希望配合默契六個愿望六個現(xiàn)實常常應接不暇常常推諉扯皮常常有令不行常常半途而廢常常殘兵敗將常常缺少理解行政管理工作的實質(zhì)

創(chuàng)造“潛規(guī)則”這一概念的吳思先生說：所謂的“潛規(guī)則”，便是“隱藏在正式規(guī)則之下、卻在實際上支配著中國社會運行的規(guī)矩”。

行政管理與員工執(zhí)行力行政管理工作的實質(zhì)行政管理工作的實質(zhì)企業(yè)文化環(huán)境、氣氛、情緒執(zhí)行力三大因素管理制度合理、標準、貫徹管理水平角色、任務、技巧行政管理工作的實質(zhì)從常規(guī)管理到教練式管理實施計劃檢查改善——以管理者為中心——從計劃開始一般管理”PDCA”解析呈現(xiàn)選擇行動教練式管理工具“4D圈”——以管理對象為中心——從問題開始

我他行政管理工作的變化現(xiàn)代行政主管勝任度測評行政管理工作的變化成就優(yōu)秀行政管理人員情商智商領導公關研發(fā)作業(yè)操作力思辨力感召力專注力行政管理人員認知績效=價值資源管理200%規(guī)劃400%執(zhí)行100%行政管理問題綜合分析模型贏利模式流程制度市場定位團隊規(guī)劃運行管理業(yè)務計劃營銷組織團隊建設崗位目標質(zhì)量效率能力素質(zhì)客戶滿意3.財務2.運營4.客戶1.員工規(guī)劃管理執(zhí)行行政管理人員認知完成角色轉(zhuǎn)換從業(yè)務精英到行政主管以道馭術職位能量能力能量802050502080一般優(yōu)秀卓越

2：裂變式：學習，實踐，反思……能力能量獲得模式

1：累加式：學習，學習，學習……能量來源行政管理人員認知保持頂級優(yōu)勢斷掉自己退路擺脫人際陷阱功勞自動折舊企業(yè)也有性格職場雙重規(guī)則顯規(guī)則潛規(guī)則物盡其用--到位不越位人盡其力--用權(quán)不專權(quán)不要用評判自然科學的方法來解讀社會科學的結(jié)論。知道我們不能控制什么比知道我們能控制什么更加重要。管理學是用來尊重、挖掘、總結(jié)和創(chuàng)新的，不是用來“惡搞的”。123行政管理人員認知行政管理的基本原則“服務精神”是公共行政管理的本質(zhì)和靈魂。企業(yè)服務于社會，行政管理服務于企業(yè)。行政管理必須依據(jù)公司規(guī)章制度進行，“無規(guī)矩不成方圓”。制度透明化、獎勵處罰透明化，讓員工感覺到公平，有利于激發(fā)員工工作熱情作于行政管理的主體，能夠為自身的行為承擔行政責任，是讓員工信任企業(yè)的基本條件管理是否高效是衡量行政管理工作的重要指標之一廉潔是重要的道德準則之一。職位越高，道德風險越大，廉潔原則需牢記。行政管理工作的原則行政人員自我認知與自我管理辦公成本控制會議管理自身建設員工保護輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內(nèi)容行政管理工作質(zhì)量七項監(jiān)測指標：1、部門滿意度2、客戶滿意度3、員工投訴率4、自身流失率5、領導美譽度6、新標準新手段7、專業(yè)同行水平

我是一個服務員也是一個管理者行政管理人員認知P46-35服務人員在意滿意度隱性價值顯性價值滿意可接受可接受1、“夢與痛”的挖掘2、建立領導滿意度模型3、過程中的非正式溝通4、給領導多個選擇滿意度=重合度隱性成本顯性成本超值滿意行政管理人員認知要有服務的心態(tài)！相信自己是好的商品，服務好企業(yè)這個顧客，自我就會贏利和發(fā)展。顧客的共性就是只會花合適的錢購買需要的商品。企業(yè)這個客戶對我們的價值衡量包括：要有過硬的工作能力；要提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務（態(tài)度最重要）。讓企業(yè)或老板偏愛、依戀和信任你的方法是：親和力的微笑、熱情的態(tài)度、愉快的聲音。二、行政人員職業(yè)化理念建立建立服務心態(tài)起動點我是一個規(guī)劃師難點盲點突破點熱點薄弱點轉(zhuǎn)折點培養(yǎng)自我思考能力提升行政工作執(zhí)行力三法—我是一個心理專家事先：承諾法當責任被承諾時，執(zhí)行力將會倍增具體承諾公開承諾雙向承諾事中：反饋法事后：5C法當行為得到獎罰時，就會形成或改變習慣5C：分析construe輔導coach培訓conditioning激勵cheeron處罰comedownupon當結(jié)果被反饋時，改善就會發(fā)生負面反饋-10-20中性反饋40-50正面反饋50-80剖析服務對象定位誤區(qū)行政管理者常見的角色錯位如何應對管理的兩難現(xiàn)象

一、領導執(zhí)行力提升及角色認知自我角色認知與定位管理能力提升—消除定位誤區(qū)行政管理人員認知行政管理者常見的角色錯位一自我優(yōu)越型過分看重自己的級別，優(yōu)越感強烈，自我感覺良好，喜歡被稱為“某總”；用級別看待遇，不問所付出幾何，但求其待遇要符合級別；官僚作風嚴重，喜歡搞“一言堂”，什么都是自己說了算，不懂得也不重視發(fā)揮團隊的智慧。認為自己在本部門比上級更具有專業(yè)權(quán)威和個人威信（年羹堯）。

一、領導執(zhí)行力提升及角色認知行政管理人員認知行政管理者常見的角色錯位二親下拒上型一些管理者深得下屬信賴和擁戴，于是處處站在下屬的立場上意氣用事，向上司提出某些不合理的要求，不自覺地把自己定位為員工領袖。事實上中層管理者不是員工領袖和民意代表，他不是下屬選舉產(chǎn)生的，而是上司任命的，因此中層管理者應該對上司負責。當哥們，不做領導，缺乏管理頭腦。

一、領導執(zhí)行力提升及角色認知行政管理人員認知行政管理者常見的角色錯位三成熟自保型“剛才我說的這些，只代表個人意見”對上司發(fā)表個人意見是沒有問題的；對于同事說“只代表個人意見”是不合適的；對下屬沒有“個人意見”，只有“公司意見”。四個維度：對上級代表下級；對下級代表上級，對同僚代表內(nèi)部客戶，對外部代表公司。

行政管理人員認知領導者常見的角色錯位四上傳下達型曾見到過這樣一個行政主管，是一個負責安全管理的中層領導，高層問你們這個問題解決了嗎，中層經(jīng)理就立刻打電話問下屬，然后再把下屬的回答告訴上司，在我們交談的半個小時，兩個電話一直響不停，這位中層說不好意思，太忙了。行政管理人員認知如何應對管理的兩難現(xiàn)象----有情的領導----無情的管理----絕情的制度向下的形象向上的形象注重人注重事注重目標實現(xiàn)注重執(zhí)行細節(jié)多一點領導少一點管理行政管理人員認知如何理解行政人員的職業(yè)化？樹根：職業(yè)化理念土壤：職業(yè)化心態(tài)樹干：職業(yè)化精神樹枝：職業(yè)化技能樹葉：職業(yè)化形象果實：職業(yè)化素養(yǎng)居安思危！職業(yè)化理念的建立行政管理人員職業(yè)化職業(yè)化的內(nèi)涵《屠夫看世界》陸步軒北大才子職業(yè)化理念的建立行政管理人員職業(yè)化職業(yè)化的評價不是你自己發(fā)現(xiàn)和回答的，而是你的客戶或其他人提醒或認為的你，我們應該從別人的角度去觀察我們自己什么地方不夠職業(yè)化?。?！像個做事的樣子、像個干那一行的樣子??！職業(yè)化理念的建立行政管理人員職業(yè)化重新定位客戶群體做企業(yè)，員工不只是員工，員工更是企業(yè)的客戶。做員工，你的客戶不只來自企業(yè)以外，你的同事是你重要的客戶。用服務客戶的態(tài)度來對待每一位人職業(yè)化理念的建立行政管理人員職業(yè)化居安思危！不要忘記時代在進步！也不要忘記人的需求也在提高！職業(yè)化是一個動態(tài)的變化過程！擁有正確的理念，做正確的事！職業(yè)化理念建立行政管理人員職業(yè)化行政人員自我評估與人際關系建立你了解自己的性格嗎？你能通過對自己的認識了解別人嗎？你認為性格會對你的職業(yè)生涯造成影響嗎？你會因為人際交往不力而感到郁悶嗎？你能不能在自己的工作中找到快樂？行政管理人員職業(yè)化知人者智自知者明充分分析自己、了解自我認識自我個人性格認知測試：認識自己的性格及角色類型問卷共有七道題，每題10分，每道題有ABCDE五個描述。請選出最能體現(xiàn)你平時行為狀況的描述，每題單選。個人性格解析測試結(jié)果：個人性格解析推進者老虎型溝通者孔雀型實干者考拉型

監(jiān)督者貓頭鷹型整合者變色龍型

個人性格解析推進者老虎型

主動、積極、果斷強競爭性、目的性喜高挑戰(zhàn)工作，實用主義重視實質(zhì)效果、粗線條目標管理。

行動的發(fā)起者高效的管理者快速行動的最有效成員角色描述在團隊中的作用個人性格解析推進者老虎型優(yōu)點隨時愿意挑戰(zhàn)傳統(tǒng)、厭惡低效率及低效率做事，反對自滿和欺騙行為，有什么說什么，不考慮是否會得罪別人。缺點喜歡挑釁，易怒，耐心不夠；明知自己犯了錯誤，也不會用幽默和道歉的方式來緩和局勢。推進者的優(yōu)、缺點對推進者的一點建議在關注任務的同時也關注人的因素，減少人際摩擦。個人性格解析個人性格解析溝通者孔雀型

個性外向、熱情、開朗喜交流、聚會和交友社交力強具有同情心、好奇心，高共鳴反映敏捷、積極樂觀

有效的團隊溝通者團隊的外聯(lián)角色持續(xù)性的談判者團隊信息的收集者意見的調(diào)查者角色描述在團隊中的作用個人性格解析個人性格解析溝通者孔雀型優(yōu)點善于同理心的溝通、團隊的開心果、能很容易得到團隊成員及其他人的喜歡。缺點喜新厭舊、注意力容易轉(zhuǎn)移到更感興趣的新事物上。溝通者的優(yōu)、缺點個人性格解析個人性格解析實干者考拉型角色描述在團隊中的作用

內(nèi)向、保守、固執(zhí)、強耐心性沉著、冷靜、溫厚穩(wěn)健很好的自控力和紀律性對公司忠誠度高會為整體利益而犧牲個人利益

計劃的具體實施者后方補給者輔助協(xié)作者個人性格解析個人性格解析實干者考拉型優(yōu)點工作努力，務實、踏實、計劃的有力實施者，良好的自律性。缺點工作缺乏靈活性，不易接受新的文化觀念，更不輕易改變自己的思維觀念，容易阻礙變革。實干者的優(yōu)、缺點對實干者的一點建議當變革來臨時應該主動走出去迎接、把握、駕馭變革否則會被變革所淘汰個人性格解析個人性格解析監(jiān)督者貓頭鷹型角色描述在團隊中的作用

嚴肅、嚴謹、理智、冷靜高分析力、強批判性、冷血氣質(zhì)重傳統(tǒng)、規(guī)矩、流程、結(jié)構(gòu)關注細節(jié)與過程

團隊的監(jiān)督者戰(zhàn)略的思考者流程、規(guī)矩的制定者個人性格解析個人性格解析監(jiān)督者貓頭鷹型優(yōu)點冷靜，判斷、辨別能力強；不情緒化、不頭腦發(fā)熱；決策很少出錯。缺點批判性太強，缺乏鼓舞他人的能力和熱情，有時是不和群的消極思考者監(jiān)督者的優(yōu)、缺點對監(jiān)督者的一點建議需加強人際交往，盡量與團隊形成合力否則會被團隊忘記個人性格解析個人性格解析整合者變色龍型角色描述在團隊中的作用

團隊的潤滑劑團隊問題、矛盾的協(xié)調(diào)員團隊的資源整合專家

性情溫和敏感，善解人意、處事靈活適應性、合作性強、計劃周詳巨細以組織任務及所處環(huán)境的不同而改變天生的談判、協(xié)調(diào)高手個人性格解析個人性格解析整合者變色龍型優(yōu)點隨機應變，善于化解各種矛盾，促進團隊團結(jié)。缺點害怕說“不”，害怕做決定，害怕得罪人，危機時刻會顯得優(yōu)柔寡斷整合者的優(yōu)、缺點對整合者的一點建議不要因為主張“和為貴”，而把好的觀點、建議埋沒在自己的心里個人性格解析個人性格解析外向型（支配型/表達型）主動/樂觀/快節(jié)奏主角導演、積極進取、匆忙行動、管理指導、精力旺盛、新奇挑戰(zhàn)內(nèi)向型（精確型/耐心型）被動/悲觀/慢節(jié)奏幕后參與、謹慎挑剔、緩慢準確、統(tǒng)籌辨別、頑強耐心、理性原則五型性格圓解析無圓性格解析支配型/精確型事物導向表達型/耐心型/整合型人際導向五型性格圓解析無圓性格解析外向型內(nèi)向型人際導向事務導向精確型表達型支配型耐心型整合型五型性格圓解析無圓性格解析高情商的性格特質(zhì)善于化解各種矛盾——變色龍善于同理心的溝通——孔雀主動、積極、果斷、目標管理——老虎沉著、冷靜、溫厚穩(wěn)健、很好的自控力——考拉不情緒化、不頭腦發(fā)熱——貓頭鷹高情商的人，都是對自己有著深刻認知的人，他們都會了解自己的性格優(yōu)點與缺點并且知道如何平衡自己。個人性格解析個人性格解析個人性格解析謹慎堅持和睦嚴厲細心保守固執(zhí)鄉(xiāng)愿冷酷寡斷圓滑踏實果斷嚴謹保守虛偽呆板輕率繁瑣守舊您認為那種性格好？個人性格解析1.不用講別人的是非,因為說是非者,必是是非之人.

2.可以適當說別人的好話,不用擔心沒有人聽到.

3.說話要留余地,當朋友有事情來求你的時候,那你該怎么樣呢.

4.如果不是很漂亮,也沒有什么氣質(zhì),那么微笑是你最好的朋友.

5.尊重你身邊的每一個人,包括門衛(wèi)和掃地大媽等等.

6.有時候不用高談闊論,多些聆聽,少說話.

7.要遵守禮儀這是表現(xiàn)你的良好修養(yǎng)基本條件之一.

8.換位思考,站在別人的立場去想每一個問題.

9.做什么事情都好,抱著學習的心態(tài),這樣會使你事半功倍.

10.不用什么時候以"我"來做主語.

11.不要埋怨,多請教,不用太過張揚自己的個性.

12.可以相信,但是不可以依賴，用心去對待用心去珍惜你身邊的每一個人.

提高社交能力的12條建議：

人際交往能力價值百萬的真理別人存在的不足，就是我存在的價值改變看別人看行為，看自己看動機的思維世界上所有美好的東西都是互動得來的人際交往能力行政事物管理確立管理模式行政事物管理行政事物管理行政管理模式：是企業(yè)內(nèi)部的一種行政管理模式,它包括怎樣建立組織機構(gòu),怎樣建立規(guī)范的工作程式,怎樣用人,怎樣培訓,怎樣激勵等等。

一是基礎部分包括組織系統(tǒng),企業(yè)文化系統(tǒng);二是運作部分包括垂直指揮系統(tǒng),橫向聯(lián)絡系統(tǒng),檢查反饋系統(tǒng),預算計劃系統(tǒng);三是人才部分包括人才的選用和招聘系統(tǒng),培訓系統(tǒng)和激勵系統(tǒng)。

新型行政管理模式以人為中心行政事物管理創(chuàng)新難道來自于張勇嗎？海底撈的員工都是高學歷嗎？海底撈的員工工資很高嗎？客人在意的是增值服務還是心理體驗？創(chuàng)新來自于員工對于工作的投入、熱愛。一個公平、公正，感覺受重視的環(huán)境。人人如此，形成氛圍、文化。深刻理解自我角色，具備自我提升意識。戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化管理重點—以人力資源管理為核心行政事物管理如何管理員工—NLP說服技術當你想讓別人認同你，發(fā)現(xiàn)對方并不是很認同，你該如何解釋？當事實不是我們預料的那樣時，你該如何解釋？當別人的成就，似乎已經(jīng)推翻了過去所有的假設時，你又如何解釋？當你發(fā)現(xiàn)他并沒有按照你們約定的事情進行時，你能如何改變？行政事物管理案例分析喬布斯時代的蘋果公司為什么成功？喬布斯時代的蘋果公司為什么總能具有創(chuàng)新能力？一年又一年，為什么我們總是在關注他的新產(chǎn)品？他們招到的人才、能夠掌控的資源聘請的顧問、市場部媒體部與其他公司都一樣。為什么他們總能夠拿出一些不同的產(chǎn)品，吸引我們？行政事物管理案例分析為什么是馬丁·路德·金來領導民權(quán)運動？他不是唯一遭受歧視的黑人我相信他不是那個時代唯一偉大的演說家為什么那么多人愿意追隨他，甚至包括1/4的百人為什么他的講演成為經(jīng)典傳奇？行政事物管理它改變了我們對世界是如何運作的看法；有這樣一個模式世界上所有偉大的領導者，都用它來組織和領導自己的團隊。這個方式與大多數(shù)人溝通、行動和思考的方式完全相反，但是它是那么的行之有效。行政事物管理認知核心價值WWHWhy為什么How怎么做What做什么你的目標？你的原因？你的信念？你的團隊為什么存在？你的信仰？方法是什么？該注意什么？需要什么技能？需要如何配合？

我需要你完全執(zhí)行！我需要你完成使命！我需要你改變自己！我需要你達成考核！

理解為什么去做，導致行為的變化與改進，最終影響結(jié)果。

嗨，我們蘋果公司制造了新的Ipad，他設計精美，應用出色，界面操作簡單，你想買一臺嗎？我們做的每一件事情都是為了改變這個世界（way），它的誕生將改變你辦公的方式；改變你聽音樂的方式；讓你隨時隨地分享快樂；讓生活更多彩，這一切才是剛剛開始（how）！傳統(tǒng)黃金嗨，伙計們我有一個方案，我們要造反（what），我需要你們團結(jié)起來（how），因為我們的夢想（way）一起努力，有誰愿意一起來？認知核心價值辦公室事物管理行政事物管理行政費用管理降低費用可以提高盈利水平費用管理管理重點費用管理注重預算科學，在詢價時應注意“貨比三家”；嚴格審核行政各項費用，特別是辦公費用、車輛使用費、交際應酬費和差旅費。積極建立渠道開發(fā)重點合作伙伴，尋找利益最大化的合作方式。行政事物管理辦公室管理的原則

舒適美觀和諧便利實用、方便環(huán)保健康氣派個性良好辦公環(huán)境五大標準安全環(huán)境顏色環(huán)境綠化環(huán)境設備環(huán)境光線環(huán)境空氣環(huán)境聲音環(huán)境辦公室布置的環(huán)境要求行政事物管理文檔管理指文檔、資料、電子表格、圖形、影像掃描文件的存檔、分類和檢索，

文檔是企業(yè)重要智力財產(chǎn)文檔管理管理重點注重文檔分時、分級、分類保存，密級文件須妥善放置，重要級文件須備份保管；注重文檔的收集匯總，如廠家培訓資料、員工證書檔案等資料應交行政部統(tǒng)一保管；注重建立完整的文檔索引，便于查找。行政事物管理項目資料合同往來票據(jù)會議記錄電子文檔采購合同招投標資料銷售合同技術資料往來文件同時建立索引行政事物管理容易分類易于保密保護性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般2．開放式橫向檔案行政事物管理3．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存標準統(tǒng)一便于存取長期保存保護性好4．檔案盒5．金屬文件夾靈活取用存量較小容易脫落行政事物管理拿取方便臨時存取保密性差6．多層資料盒行政事物管理看重保密性：抽屜式檔案柜（帶鎖）看重查找性：開放式檔案柜（玻璃窗）、穿孔活頁夾看重使用率：多層資料盒、金屬文件夾看重獨立性：檔案盒

靈活搭配行政事物管理格式統(tǒng)一標識鮮明科學分類及時記錄除具有時間性的項目資料管理外，其余資料應按照保存性質(zhì)、用途、區(qū)域等因素執(zhí)行統(tǒng)一標準的保存形式。應遵循一目了然、一秒識別的原則注明標識，目的在于能夠快速查找與分類整理。分類原則一定按照自己的工作性質(zhì)、服務對象數(shù)量、使用頻率、使用分析簡便的原則進行分類。凡是留下的資料就視為對于工作具有重要意義，資料的管理者應及時記錄借閱和歸還時間、用途等信息。檔案如何管按對象劃分、按主題劃分、按形式劃分、按項目劃分、按時間劃分行政事物管理電子檔案管理行政事物管理1、合理運用磁盤分區(qū)來管理軟件與文檔，文檔大分類，關鍵詞分類運用合理的分配方式與圖標管理；2、對于項目資料可以運用“壓縮包”保存，并且有需要的情況下建立密碼管理；3、密碼設定應該建立備忘錄，備忘錄也應該加密碼管理，除電腦備份密碼備忘錄外，還應另存一份備忘錄；4、定期清理電腦緩存，對于特別重要的資料應該應用移動硬盤備份保存；5、設置屏保密碼，保證人在機器開，人走機器鎖行政事物管理混亂的辦公場所反映出工作者：頭腦混亂低效率無端的時間浪費行政事物管理辦公室5S管理是指開展以整理、整頓、清掃、清潔、修身和安全為內(nèi)容的活動5S管理管理重點注重整理，確?！?定”原則：定點、定容、定量；注重清掃和清潔，將上面的3S實施的做法制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持結(jié)果；注重宣貫，讓員工養(yǎng)成良好的習慣；建立良好辦公環(huán)境。安全環(huán)境顏色環(huán)境綠化環(huán)境設備環(huán)境光線環(huán)境空氣環(huán)境聲音環(huán)境行政事物管理行政事物管理A、整理的要點在于制定可行有效、合理的處理基準：1、“保留”與“廢棄”的判定基準制定2、明確制定整理的周期，合理安排時間3、明確工作現(xiàn)場環(huán)境，合理預留擺放空間4、“廢棄處理”的方法B、整理的流程1、對于保留下來的資料進行分類2、針對工作的方便性、利于查找性進行歸類3、每個類別的資料都有明確的劃分空間或標識4、對于決定廢棄的資料進行檢查以免出錯將物品區(qū)分為有用的與無用的并將無用的物品清除掉。1.整理行政事物管理行政事物管理合理安排物品放置的位置和方法。A、整頓的要點在于合理性、明確性：1、保留下來的東西明確數(shù)量，進行有效標識，有必要的留有物品清單；2、在預先設定的位置（大家都知道），分類擺放整齊；3、檢查：能否在30秒鐘內(nèi)找到需要的東西；4、修正：創(chuàng)造一個讓人一目了然，讓人自我約束執(zhí)行整頓標準的工作環(huán)境。2.整頓行政事物管理整頓技巧（1）:劃定場所定位置、標識區(qū)劃線通道辦公資料工具設備行政事物管理整頓的技巧（2）—放置方法形跡管理行政事物管理整頓技巧（4）---放置方法定位置、標識連接線標識行政事物管理徹底清除工作場所的垃圾、灰塵和污跡。A、清掃的要點1、工作場所看得見的和平時看不見的地方一樣重要；2、應該在規(guī)定的時間內(nèi)把清掃成為一項集中活動（由上到下）3、工作環(huán)境清掃范圍有明確規(guī)定和劃分；4、做就做徹底，不要成為一種形式；5、保障：把清掃納入規(guī)章制度，使之固化為習慣行政事物管理整頓后的物品經(jīng)常清掃建立責任區(qū)確定清掃制度確定檢查制度經(jīng)常檢查建立三項制度確定獎勵制度定期評比定期總結(jié)行政事物管理持續(xù)進行整理/頓、清掃工作、使之規(guī)范化、制度化。A、清潔的要點1、明確每日“6S”時間，時刻檢查修正，保持3S成果；2、核查區(qū)域責任人的維護情況；3、成立6S檢查小組（高層應任組長）；4、檢查分為定期和抽檢（抽檢高層必須參加）；5、保障：制定嚴格的管理制度，由上到下負連帶責任，納入績效考核。4.清潔行政事物管理建立自律和養(yǎng)成從事6S工作的習慣，使用6S的要求成為日常工作的自覺性。

心若改變，態(tài)度改變態(tài)度改變，習慣改變習慣改變，性格改變性格改變，人生改變1、通過晨會等手段培養(yǎng)員工意識；2、樹立部門、個人標桿，讓大家明白什么是對的；3、有明顯的標識提醒大家堅持“6S：。5.素養(yǎng)行政事物管理著裝---端莊領扣、鞋襪、領帶、臂章、胸牌

儀表---大方化妝、飾物、裸露

舉止---文雅站象、坐象、走路、起立、吃飯

待人---客氣寒暄、讓路、倒茶、引路

說話---文明臟話、喧囂、吵鬧、耐心

行為---禮讓爭搶、粗野、打架、

精神---飽滿委靡、哈欠、睡覺、閉目

工作---認真馬虎、草率、應付

氣氛---和諧緊張、勾心、議論、暗算“素養(yǎng)”檢查重點行政事物管理人生安全、財產(chǎn)安全。預防為主，消防結(jié)合安全分類：人身安全；產(chǎn)品安全；設備安全；機密安全；行政事物管理推進現(xiàn)場安全管理方法：1.制定現(xiàn)場安全作業(yè)基準;2.規(guī)定員工著裝要求;3.推進6S管理;4.建立預防火災,防盜制度;5.完善應急預案;6.培訓員工,實戰(zhàn)演習;7.日常作業(yè)管理,日常檢查,突擊檢查;8.健全組織機構(gòu);9.保障安全設施;10.采用防錯設計;11.加強敬業(yè)教育,實行人文管理;12.獎懲并舉;13.防微杜漸,不能因小失大;14.目視化管理;行政事物管理會議管理

會議是反映企業(yè)文化、禮儀、形象、效率和管理的一個重要事項會議接待管理重點深刻理解會議召開的理由；如何在會議前期做好準備工作；建立會議接待制度及標準流程，確保會議接待各環(huán)節(jié)按標準流程執(zhí)行；注重接待的商務禮儀。行政事物管理為什么召開會議不同的人能夠帶來不同的資源，從不同人的思考層面，完善工作，防止“木桶裂縫”。當人們共同參與決策制定后，執(zhí)行會變得比較容易。歸屬感與信任感能夠激發(fā)個體對組織的責任感。關系密切的討論能夠促進同事之間的感情交流。會議能夠改變?nèi)藗兊南敕ㄅc行為，達成組織步調(diào)統(tǒng)一。會議是有效溝通的方式，更是高效的管理工具。行政事物管理會議前準備5W1H法WHO（誰來？）WHY（為什么開會?）WHEN(什么時間開？)WHERE（地點在哪里？）WHAT（包括什么事情?）HOW（怎樣標準去做？）信息收集5W1H對象對象：高層領導、中層管理者、普通人員信息：從哪里來，職務、社會地位、見識、閱歷、受教育程度1W：WHO（誰來？）信息收集5W1H四、行政人員會議管理信息收集5W1H對方的現(xiàn)有職務崗位職責職權(quán)是否了解會議內(nèi)容部門相關人員信息關注時事及新聞對“你”的態(tài)度與會中是否準備發(fā)言信息收集5W1H對象1W：WHO（誰來？）四、行政人員會議管理信息收集5W1H目的2W：WHY（為什么而來?）時機：來訪主題、特殊事宜……信息收集5W1H時間時間：來訪時間、來訪時機3W：WHEN(什么時間來？)四、行政人員會議管理信息收集5W1H地點4W：WHERE（地點在哪里？）地點：公司內(nèi)部、公司外部信息收集5W1H事宜5W：WHAT（包括什么事情?）事宜：來訪流程、包含內(nèi)容四、行政人員會議管理信息收集5W1H信息收集5W1H標準1H：HOW（怎樣標準去接待？）標準：乘車、住宿、用餐、娛樂、贈送等會場、會務、服務人員等四、行政人員會議管理信息收集5W1H會議通知的發(fā)布會議通知：名稱、內(nèi)容、時間、地點、目的、要求、安排；通知名稱：清晰、完整；目的：盡量涉及到每個與會者；要求：在一個單獨的自然段寫清楚；結(jié)束：一定獲得反饋。四、行政人員會議管理信息收集5W1H接待中站立迎接接待講解接待照相進入接待室播放宣傳片接待室服務客戶信息收集歡送來賓會務管理接待后接待記錄接待總結(jié)來賓回訪四、行政人員會議管理會前準備事件：場景（天幕、會標、鮮花、橫幅、彩旗等）；座位安排（臺上、臺下，姓名牌擺放等）；燈光、音響、錄音、多媒體；飲料；空調(diào)；電子屏蔽設備；簽到布置；就餐及食品衛(wèi)生檢查安排；禮儀策劃及彩排安排；會場工作職責分工。此次會議的主持人此次會議的監(jiān)督人此次會議的會議紀要員和記錄設備根據(jù)會議組織者確認時間分配應急預案（決策使用的道具、安全等）會議所需資料的打印會前確認事件：四、行政人員會議管理會議準備物業(yè)管理

包含水、電、氣管理、食堂管理、保潔管理、物業(yè)維修管理等內(nèi)容物業(yè)管理管理重點嚴格審核水、電、氣等費用，發(fā)現(xiàn)異常，立即責成主擔部門查辦；食堂管理注重衛(wèi)生、安全和質(zhì)量；