公司內部郵件書寫規(guī)范

文件修改記錄版次修改單編號修改內容備注B0/初版發(fā)行會簽/分發(fā)部門意見/簽字會簽/分發(fā)部門意見/簽字備注目的：規(guī)范公司郵件工作交流方法，幫助大家養(yǎng)成良好習慣，給人以尊重、得體、成熟的感覺，提升企業(yè)內部形象和管理人員對企業(yè)文化的認同感。范圍：適用于**公司內部郵件溝通運作。術語定義：發(fā)送郵件時候請將郵件簡練填寫清晰，內容包括主題、稱呼、問候語、簡單正文、附件等形式。4?職責：無5.操作指引郵件標題郵件標題要在一定程度上反映郵件正文內容，一定不要空白標題。與公司內部同事溝通的郵件格式為：部門-發(fā)件人姓名-事件-日期例如：資材品質部汪亞利工作計劃15.7.01與其他公司工作上的溝通郵件格式為：公司名稱-事件-日期例如：***有限公司對帳單14.9.16最好寫上來自***的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。5.1.4?可適當用使用大寫字母字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。5.1.5.標題不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。郵件內容郵件正文由以下幾個部分組成：稱呼、正文、結束語、附件、署名。稱呼稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。第一行頂格書寫，使用姓氏職位為稱呼，稱呼后用逗號間隔敬語。例如：蘇總，您好：例如：各位同事，大家好：正文正文位置在稱呼語下面隔一行，是郵件的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。每段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。郵件正文采用分條羅列之類的方式使要點明晰，達到郵件簡單明了的要求。注意Email的論述語氣尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練?！梧]件交待完整信息，盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。結束語結束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內容的，也應根據(jù)附件內容簡述匯報的內容，對于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標紅的格式。附件大容量（1MB以上）附件要視必要與否添加?？梢砸勒帐招湃说囊笾苯影l(fā)送，或者采用分割、壓縮、鏈接等方式。如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。5.2.4.4?附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。5.2.4.5?如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。5.2.4.6?附件命名及格式：日期+部門+文件名舉例20150625人力資源部KPI績效考核表署名按公司郵件收發(fā)的現(xiàn)有做法。郵件地址欄收件人：郵件的接收人，并應對該郵件做回復、指示。注意“收件人”欄只應為須對郵件做回復、批示的指定的接收方；僅做知會了解的人員如主管、經(jīng)理，不可列入“收件人”欄。?抄送：將郵件同時發(fā)送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回（郵件）可不回（郵件）。注意“抄送”欄人員需按職位由小到大列出，先列本部門，再列其它部門，最后列總經(jīng)辦（如果有需要抄送總經(jīng)辦的郵件）。?發(fā)郵件前