輝虹房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理系統(tǒng)制度

輝虹房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理系統(tǒng)總則第一條：為了完整、系統(tǒng)地保存本公司（輝虹房地產(chǎn)開發(fā)有限公司）在工作活動(dòng)中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項(xiàng)工作的需要，為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料，特?cái)M訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負(fù)責(zé)與歸口管理第二條：本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為“一級管理”由人事行政部負(fù)責(zé)；各職能部門為“二級管理”，由各部門自行負(fù)責(zé)。第三條：鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大，因此必須分工歸口管理，具體分工管理如下：公司一級管理歸檔范圍：部門（含部門）以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。部門（含部門）以上的各種總結(jié)、報(bào)告。部門（含部門）以上的各種重要通知、通報(bào)。部門（含部門）以上的各種文件、紀(jì)要、大事記。各種協(xié)議書、合同書。各種工程圖紙底圖。各種設(shè)備檔案及說明書。各類工程檢測、鑒定報(bào)告。公司財(cái)務(wù)部、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告。（10）公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告。（11）公司各種管理規(guī)章制度。（12）公司各種注冊、登記證件、政府批文。（13）公司各種法律、公證文件。（14）公司各部門經(jīng)理人事檔案（其余員工的人事檔案由人事主任保管）。（15）有董事會(huì)成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和社會(huì)活動(dòng)的圖片資料及電視資料片。（16）公司發(fā)展大事記。（17）公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。（18）公司通訊。部門二級檔案管理歸檔范圍：公司、部門及職員的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。公司、部門及職員的各種總結(jié)、報(bào)告。公司、部門及職員的各種重要通知、通報(bào)。公司、部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。公司的各種管理制度。其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。三、公司檔案分類表類別細(xì)目名稱編號基本范圍經(jīng)營管理類經(jīng)營決策XSJ-2003-Y-000000公司規(guī)劃，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，公司發(fā)展規(guī)劃，方案目標(biāo)管理等。計(jì)劃工作XSJ-2003-J-000000公司中長期計(jì)劃，年（季）度計(jì)劃，各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃，全面計(jì)劃管理工作。統(tǒng)計(jì)工作XSJ-2003-T-000000各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，公司綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等。公司管理XSJ-2003-G-000000公司行政管理、各種管理制度。財(cái)務(wù)管理XSJ-2003-C-000000資金管理，價(jià)格管理，會(huì)計(jì)管理，資金流通管理。物資管理XSJ-2003-W-000000物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。樓宇租賃、售租XSJ-2003-L-000000市場分析，客戶調(diào)查，樓宇銷售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。行政管理類行政事務(wù)XSX-2003-X-000000公司綜合性行政事務(wù)工作，司務(wù)會(huì)議，總經(jīng)理辦公室工作，文秘工作，機(jī)要保密工作等。安全保衛(wèi)XSX-2003-A-000000消防，保衛(wèi)等。法律事務(wù)XSX-2003-F-000000合同管理，涉外法律事務(wù)等。審計(jì)工作XSX-2003-S-000000各專項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)等。人事管理XSX-2003-R-000000干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動(dòng)管理XSX-2003-L-000000勞動(dòng)定額、定員，勞動(dòng)調(diào)配，勞動(dòng)工資，勞動(dòng)保護(hù)等。培訓(xùn)工作XSX-2003-P-000000職工在職培訓(xùn)，管理干部開發(fā)等。檔案和信息管理XSX-2003-D-000000公司檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，情報(bào)工作，圖書資料工作等。醫(yī)療衛(wèi)生XSX-2003-Y-000000員工防病治病，計(jì)劃生育工作等。后勤福利XSX-2003-H-000000員工生活福利，宿舍等。外事工作XSX-2003-W-000000公司涉外活動(dòng)等。生產(chǎn)技術(shù)管理類生產(chǎn)調(diào)度XSS-2003-S-000000生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。質(zhì)量管理XSS-2003-Z-000000公司質(zhì)量管理，樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。能源管理XSS-2003-N-000000能源消耗定額管理，功能降耗工作等。安全管理XSS-2003-A-000000安全生產(chǎn)，工傷事故處理，職工安全教育等。技術(shù)管理XSS-2003-J-000000新工程開發(fā)，技術(shù)成果管理，技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)創(chuàng)新和采用新技術(shù)，合理化建議等。環(huán)境保護(hù)XSS-2003-H-000000環(huán)境保護(hù)檢測與控制，污染治理等。計(jì)量工作XSS-2003-JL-000000各種計(jì)量檢測工作。標(biāo)準(zhǔn)化工作XSS-2003-B-000000公司標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。生產(chǎn)類產(chǎn)品類細(xì)目名稱按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目設(shè)置XSS-2003-000000同一工程項(xiàng)目內(nèi)，包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設(shè)計(jì)圖、施工圖、水電圖、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。設(shè)備儀器類設(shè)備儀器檔案細(xì)目名稱按設(shè)備種類設(shè)置XSB-2001-000000同一設(shè)備儀器類，含設(shè)備購置安裝調(diào)試、運(yùn)行，維護(hù)修理各設(shè)備管理等全過程。注：編號解釋說明，如XS—J—2001—H—00—00—00（公司）（類別）（年份）（細(xì)目名稱）（月）（日）（編號）四、檔案的保管工作第五條：檔案的保管工作必須按規(guī)范進(jìn)行科學(xué)管理。其程序如下：（一）歸檔程序：登記編號分類立卷資料收集登記編號分類立卷資料收集歸檔管理檢索目錄歸檔管理檢索目錄（二）保管程序：經(jīng)常維護(hù)日常保管歸還（銷號）借閱（經(jīng)常維護(hù)日常保管歸還（銷號）借閱（登記）第六條：歸檔的文件資料，必須根據(jù)其性質(zhì)區(qū)別密級（秘密、機(jī)密、絕密）和保管年限（短期、長期、永久）進(jìn)行分類立卷。第七條：必須建立按分工歸口管理的檔案借閱管理辦法。凡屬公司一級管理的檔案——借閱一般檔案資料由人事行政部行政秘書批準(zhǔn)。借閱秘密檔案資料由人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱機(jī)密檔案資料由綜合管理中心副總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡屬部門二級管理的檔案——借閱一般檔案資料由部門文員辦理。借閱秘密檔案資料由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱機(jī)密檔案資料由所屬中心副總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱絕密檔案資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡借出或歸還都必須健全登記和注銷手續(xù)。第八條：對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料經(jīng)人事行政部經(jīng)理鑒定后，副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記后予以銷毀。第九條：檔案管理部門必須做好經(jīng)常性的防潮、防曬、防蟲、防鼠、防火、防盜等維護(hù)性工作。第十條：檔案管理員應(yīng)建立借（查）閱登記本，按文件名、借（查）閱日期、歸還日期等內(nèi)容填寫，并由借（查）閱人簽名。第十一條：檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)人事行政部經(jīng)理，重要問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。第十二條：要妥善保管檔案，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容。第十三條：檔案柜鑰匙不得隨身攜帶，應(yīng)妥善保管。第十四條：對檔案、文件的機(jī)密內(nèi)容，保管人員要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。第十五條：檔案管理員要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，要做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。五、借閱人員第十六條：為確保檔案機(jī)密程度，檔案資料只供本公司員工借（查）用，一般檔案借閱期為七天，較重要檔案為三天，重要檔案不許拿走，在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。外單位若工作需要借（查）閱，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。第十七條：借（查）閱人對所借（查）用一般性檔案資料，須妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、拆散、抽出、復(fù)印或在文件上涂改。六、附件第十八條：每半年人事行政部組織相關(guān)人員對各級檔案管理進(jìn)行檢查評分，90~100分的檔案管理人員記小功（獎(jiǎng)勵(lì)三天基本工資），80~89分嘉功獎(jiǎng)（獎(jiǎng)勵(lì)一天基本工資），70~79分為合格不獎(jiǎng)不罰，60分以下為不合格，不合格者記小過（罰三天基本工資）并通報(bào)批評。第十九條：本管理辦法由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施，由人事行政部監(jiān)控及實(shí)施。七、保密工作管理制度目的：為了加強(qiáng)對公司保密工作的統(tǒng)一管理，防止失密、泄露及竊密事件的發(fā)生，保證公司的經(jīng)營管理活動(dòng)穩(wěn)定可靠地進(jìn)行，特制訂此制度。內(nèi)容：文件保密文件按其所涉及內(nèi)容的重要程度和閱讀范圍，分為秘密文件、內(nèi)部文件和公開文件三種。其中秘密文件指內(nèi)容涉及公司及各部門的不能向外公開的資料，其密級可分為秘密、機(jī)密、絕密三種。內(nèi)部文件則指公司規(guī)定在一定范圍內(nèi)傳閱、實(shí)施的文件。文件保密僅指上述兩種文件。公司及各部門要嚴(yán)格把好組織關(guān)，必須搞好涉密人員的選拔、審查、任用和管理工作，確保其隊(duì)伍的純潔、可靠。嚴(yán)格控制秘密文件處理的各個(gè)環(huán)節(jié)。重要文件在醞釀、起草、修改、討論過程中，要注意保密，不能外傳。一切秘密文件在印制前都要依照有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確地標(biāo)明密級，確定發(fā)放范圍，打印份數(shù)和清退時(shí)間。打印、復(fù)制秘密文件必須經(jīng)過請示、履行審批、登記手續(xù)，并由檔案管理人員進(jìn)行操作。檔案管理人員要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)打印、復(fù)制，操作過程中形成的廢頁、清樣等必須及時(shí)銷毀，不得擅自多印留存。要加強(qiáng)電腦的保密工作，重要文件要在電腦上加密處理，一般人員未經(jīng)準(zhǔn)許不得在電腦上查閱文件。載有重要文件的磁盤由檔案管理人員妥善保管，并對重要文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行每月二次備份。文件收發(fā)是文件保密工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要按規(guī)定對收發(fā)文件一一登記，確切掌握每一份文件的收發(fā)情況和文件去向，傳閱文件一律采取直傳方式，由專人送閱，閱文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名后方可閱覽，閱文人之間不得橫向傳閱。閱完和辦理之后要按文書立卷，要求交本公司檔案管理人員歸檔。檔案管理人員在工作調(diào)動(dòng)或辭職時(shí)，必須將經(jīng)管的秘密文件清理登記，全部移交清楚。移交時(shí)，要造冊、清點(diǎn)、核對，并辦理簽字手續(xù)。其他人員調(diào)動(dòng)或辭職時(shí)，檔案管理人員要主動(dòng)將其手中的秘密文件或資料收回，以免丟失。依法治密，完善制度，建立秘密文件管理責(zé)任制對秘密文件在收文、發(fā)文、分送、傳遞、借閱、移交，銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都要建立嚴(yán)格的登記制度。努力把好各道關(guān)口，對違反規(guī)定，造成泄密事件的必須認(rèn)真追查，情節(jié)嚴(yán)重者，要追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。會(huì)議保密會(huì)議保密范圍指會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部機(jī)密，并規(guī)定在一定的時(shí)間內(nèi)，只限于一定范圍的人知悉而不能外泄的會(huì)議。會(huì)前準(zhǔn)備工作過程中的保密。（1）根據(jù)會(huì)議需要，嚴(yán)格確定出席、列席人員。會(huì)前要認(rèn)真研究安全保密措施，選定會(huì)址后，要對會(huì)址進(jìn)行保密安全檢查，并對與會(huì)人員進(jìn)行保密教育，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律。（2）做好對會(huì)議文件的擬稿、復(fù)印、校對、保管與分送等環(huán)節(jié)的保密工作。3、會(huì)議進(jìn)行過程中的保密。嚴(yán)格控制與會(huì)議無關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場。嚴(yán)禁亂印發(fā)會(huì)議秘密文件，對會(huì)議記錄本要按秘密文件管理辦