淺談如何處理好事業(yè)單位的數(shù)據(jù)

淺談如何處理好事業(yè)單位的數(shù)據(jù)

隨著現(xiàn)代辦公室的普及，過去需要很長時間?，F(xiàn)在它可以簡單快速地處理，員工的效率大大提高。比如和銀行簽訂了委托批量代付工資協(xié)議后,每個月發(fā)工資時間,公司將工資清單生成銀行加密數(shù)據(jù)拷給銀行,銀行便會在收到轉(zhuǎn)賬支票后將工資打到每位員工的工資卡上,既減少了工作量又避免了現(xiàn)金風(fēng)險。但是員工工資卡收到的轉(zhuǎn)款只是一個金額,員工往往不清楚工資項(xiàng)目和扣款情況,為了減少員工的疑惑,提高工作熱情,常常需要財務(wù)人員為員工提供一個工資明細(xì)單。目前常用三種方式為員工提供工資明細(xì)單,一是購買管理軟件進(jìn)行短信通知,如用友軟件里面的工資短信通知功能,但是這需要通信運(yùn)營商提供接口,成本較高;另一種是通過VBA編程實(shí)現(xiàn),不過該方法專業(yè)性要求高,一般財務(wù)人員不易操作;最后一種是利用EXCEL中自帶的函數(shù)功能實(shí)現(xiàn)工資條的快速、便捷制作打印,且專業(yè)知識要求不高,具有較高可操作性。筆者在此就第三種方法進(jìn)行詳細(xì)的案例說明,以供參考。1般工資清單筆者以某公司工資清單為例(見圖一),一般工資清單包括三個大部分,應(yīng)發(fā)工資、扣款項(xiàng)目和實(shí)發(fā)工資。對圖一工資清單進(jìn)行處理,最后將自動生成如圖二的工資條。2生成補(bǔ)全、完整補(bǔ)充本原則的函數(shù)為了方便讀者更容易理解自動生成工資條的函數(shù)公式,下面介紹公式中主要涉及的幾個函數(shù)。2.1IF函數(shù)用來判斷真假值,根據(jù)邏輯的真假值返回不同的計(jì)算結(jié)果。并且可以使用IF函數(shù)對數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測。函數(shù)語法:IF(logical＿test,value＿if＿true,value＿if＿false)。其中l(wèi)ogical＿test表示計(jì)算結(jié)果為真或假的任意值和表達(dá)式;value＿if＿true表示logical＿test為真時返回的值;value＿if＿false表示logiacl＿test為假時返回的值。2.2MOD函數(shù)用來計(jì)算兩個數(shù)相除所得到的余數(shù),結(jié)果的正負(fù)號同除數(shù)的相同。函數(shù)語法:MOD(number,divisor)。Number代表被除數(shù);divisor代表除數(shù)。2.3ROW函數(shù)用來返回公式或引用單元格所在行的行號。函數(shù)語法:ROW(reference)。reference代表需要得到其行號的單元格或單元格區(qū)域。2.4INDEX函數(shù)用來返回表或者區(qū)域中的值或者值的引用。函數(shù)有兩種形式:數(shù)組和引用。數(shù)組形式一般用作返回數(shù)值或數(shù)組數(shù)值,引用形式則一般用來返回引用。工資條的公式中只涉及數(shù)組形式,所以在此只介紹數(shù)組形式。函數(shù)語法:INDEX(array,row＿num,column＿num)。array:為單元格區(qū)域或數(shù)組常量。如果數(shù)組只包含了一行或者一列,那么只要選擇相對應(yīng)的一個參數(shù)row＿num或column＿num。如果數(shù)組有多行或者多列,可是只用到row＿num或column＿num,那么INDEX函數(shù)就會返回數(shù)組中的整行或者整列,并且返回值也是數(shù)組。row＿num:代表數(shù)組當(dāng)中某一行的行序號,函數(shù)將從此行返回一個值。要是省略row＿num,那么必須有column＿num。cloumn＿num:代表數(shù)組當(dāng)中某一列的列序號,函數(shù)將從此行返回一個值。要是省略column＿num,那么必須有row＿num。2.5INT函數(shù)的作用是將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)。函數(shù)語法:INT(number)。Number代表需要進(jìn)行向下舍入的數(shù)字。2.6COLUMN函數(shù)的作用是用來返回給定引用的列標(biāo),與ROW函數(shù)相對應(yīng)。函數(shù)語法:COLUMN(reference)。Reference代表需要得到其列標(biāo)的單元格或單元格區(qū)域。3錄入“工資清單”中下表面?zhèn)€人信息3.1在“工資表.xls”工作簿中插入一個新工作表,重新命名為“工資條”。3.2選中A1單元格,在表格的編輯欄中輸入下列公式,再按<Enter>鍵確認(rèn)。首先分析“INDEX(工資清單!$A:$P,INT((ROW()-1)/3)+4,COLUMN())”,在該公式中行的參數(shù)為“INT((ROW()-1)/3)+4”,在表格第一行錄入此參數(shù),那么返回4,鼠標(biāo)將表格向下拖公式到20行,那么結(jié)果是4;4;4;5;5;5;6;6;6…可以發(fā)現(xiàn)用“INT((ROW()-1)/3)+4”做INDEX的行參數(shù),那么連續(xù)的3行將會重復(fù)返回特定范圍內(nèi)的第4、5、6行的內(nèi)容,在本案例中特定區(qū)域是“工資清單”工作表,從4行開始,才是工資條個人信息需要錄入的內(nèi)容,所以這樣每隔3行就錄入“工資清單”中下一行個人信息。用COLUMN()作為INDEX的列參數(shù),在用鼠標(biāo)將公式往右拖時,列參數(shù)COLUMN()也相應(yīng)增加。再分析“IF(MOD(ROW(),3)=0,",******)”,它主要表示公式所在行的行號被3整除,如果判斷結(jié)果為“真”,那么返回空;“IF(MOD(ROW(),3)=1,工資清單!A$3,******”,它主要表示公式所在行的行號除以3的余數(shù)為1,如果判斷為“真”,那么返回在“工資清單”工作表A3表格的值;否則返回上面分析的INDEX函數(shù)段的值。另外“A$3”和“$A”均表示相對引用,區(qū)別在于“$”在列字母A前面時,向公式右邊復(fù)制公式,列字母和行數(shù)字均不改變,向公式下方復(fù)制公式時列字母不變行數(shù)字改變。相反的,“$”在列字母A后面時,向公式右邊復(fù)制公式,列字母改變行數(shù)字不改變,向公式下方復(fù)制公式時,列字母和行數(shù)字均不改變。3.3用鼠標(biāo)點(diǎn)選A1單元格,將鼠標(biāo)移至A1單元格右下角,鼠標(biāo)指針成“+”狀,然后按住鼠標(biāo)左鍵往右拖動至N列,如圖三所示:3.4鼠標(biāo)選中A1至N1單元格,同樣在選中區(qū)域右下角,鼠標(biāo)指針成“+”狀,然后按住鼠標(biāo)左鍵往下拖動復(fù)制單元格公式,如圖四所示:3.5為了美化表格,取消多余網(wǎng)格線,選中A1單元格,單擊菜單“格式”→“條件格式”彈出條件格式對話框,依次在“條件1(1)”中選擇“單元格數(shù)值”→“不等于”,然后輸入“=$A$3”。單擊“格式”→“邊框”→“外邊框”→“確認(rèn)”。最后回到“條件格式”中單擊“確認(rèn)”,如圖五所示。再次選中A1單元格,在工具欄中選中“格式刷工具”,選中“工資條”工作表中單元格,格式復(fù)制完成。然