第二章 采購(gòu)組織管理

第二章

采購(gòu)組織管理本章學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握采購(gòu)部門在組織中的地位的決定因素；熟悉采購(gòu)部門的職責(zé)；了解采購(gòu)組織的設(shè)計(jì)原則；掌握采購(gòu)組織的基本類型；了解采購(gòu)經(jīng)理的職責(zé)；掌握供應(yīng)鏈背景下對(duì)于采購(gòu)人員提出的新要求；熟悉采購(gòu)部門與企業(yè)中其他部門之間的配合關(guān)系；了解未來(lái)采購(gòu)組織的特征。第一節(jié)采購(gòu)組織概述

采購(gòu)部門組織的設(shè)立，其主要的問(wèn)題是如何去配合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)以及與其他部門間的協(xié)調(diào)配合。采購(gòu)作業(yè)不單要了解本身業(yè)務(wù)的特質(zhì)，還需隨時(shí)注意各部門間的協(xié)調(diào)配合，以便能及時(shí)獲得經(jīng)濟(jì)有效的供應(yīng)。因此，一般在設(shè)計(jì)采購(gòu)組織時(shí)，應(yīng)特別注意協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)部門共同完成，要依據(jù)相同規(guī)范，參照實(shí)際需要，建立整體關(guān)系，并作適當(dāng)?shù)墓芾恚云谀馨l(fā)揮整體的作用。一、采購(gòu)部門在組織中地位影響采購(gòu)在組織中最終地位的因素按重要程度來(lái)看有以下幾類：（1）貨物和服務(wù)的總價(jià)值（2）公司采購(gòu)的原料，當(dāng)下市場(chǎng)供應(yīng)情況（3）公司的財(cái)務(wù)狀況（4）管理層自身的知識(shí)和認(rèn)識(shí)水平二、采購(gòu)部門的職責(zé)評(píng)估和選擇供應(yīng)商審查采購(gòu)計(jì)劃和材料規(guī)格作為主要聯(lián)絡(luò)對(duì)象和供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系制定授予采購(gòu)合同的方法三、采購(gòu)部門的組織架構(gòu)采購(gòu)部門的基本職能采購(gòu)業(yè)務(wù)管理跟單管理票據(jù)處理檔案管理廢料處理運(yùn)輸管理圖2-1大型企業(yè)采購(gòu)部門組織架構(gòu)圖2-2中型企業(yè)采購(gòu)部門組織架構(gòu)圖2-3采購(gòu)部門隸屬生產(chǎn)部門關(guān)系圖四、采購(gòu)部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)需圖2-4采購(gòu)部門隸屬行政部門關(guān)系圖圖2-5采購(gòu)部門隸屬總經(jīng)理關(guān)系圖圖2-6采購(gòu)部門隸屬資財(cái)部門關(guān)系圖第二節(jié)采購(gòu)組織的基本類型

采購(gòu)組織是指完成采購(gòu)任務(wù)的機(jī)構(gòu)。采購(gòu)組織的設(shè)計(jì)與規(guī)劃與企業(yè)對(duì)采購(gòu)職能的看法有關(guān)。若企業(yè)將采購(gòu)看作是業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，采購(gòu)組織在企業(yè)中將會(huì)處于較低的地位。若企業(yè)將采購(gòu)視為一個(gè)重要的競(jìng)爭(zhēng)因素，并且對(duì)企業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義，那么采購(gòu)組織就處于較高的地位。一、采購(gòu)組織設(shè)計(jì)原則精簡(jiǎn)的原則責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則統(tǒng)一的原則高效的原則二、分權(quán)型采購(gòu)組織分權(quán)型采購(gòu)組織特點(diǎn)分權(quán)型采購(gòu)組織指的是與采購(gòu)相關(guān)的職責(zé)和工作分別由不同的部門來(lái)執(zhí)行。例如，物料或商品需求計(jì)劃可能由制造部門或者銷售部門來(lái)擬定；采購(gòu)工作可能由制造部門或者銷售部門來(lái)掌管；庫(kù)存責(zé)任則可能將成品歸屬銷售部門、將制品歸屬制造部門；原料或零件歸屬于物料或倉(cāng)儲(chǔ)部門。分權(quán)型采購(gòu)優(yōu)缺點(diǎn)分權(quán)型采購(gòu)優(yōu)點(diǎn)速度和回應(yīng)理解特殊的操作性需求產(chǎn)品開(kāi)發(fā)支持所有權(quán)問(wèn)題分權(quán)型采購(gòu)缺點(diǎn)各部門之間有重疊的工作項(xiàng)目權(quán)責(zé)不清，由于整個(gè)物料管理的功能細(xì)分化，工作顯得零亂復(fù)雜，個(gè)別部門之間的職責(zé)也變得不明確溝通不暢，相互沖突圖2-7分權(quán)型采購(gòu)組織架構(gòu)示意圖

分權(quán)型采購(gòu)適用范圍分權(quán)型采購(gòu)組織對(duì)于擁有經(jīng)營(yíng)單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)企業(yè)特別有吸引力，每一個(gè)經(jīng)營(yíng)單位采購(gòu)的產(chǎn)品都是唯一的，并且與其他經(jīng)營(yíng)單位所采購(gòu)的產(chǎn)品有顯著的不同。在這種情況下規(guī)模經(jīng)濟(jì)只能會(huì)提供有限的優(yōu)勢(shì)或方便。三、集權(quán)型采購(gòu)組織集權(quán)型采購(gòu)組織特點(diǎn)將采購(gòu)相關(guān)的職責(zé)或工作集中授予一個(gè)部門執(zhí)行，這是為了要建立綜合的物料體系，因而設(shè)立一個(gè)管理責(zé)任一元化的組織體系。這個(gè)體系稱為物料管理部門或資財(cái)部，其主要工作包括生產(chǎn)控制（生產(chǎn)計(jì)劃、物料控制）、采購(gòu)（包括采購(gòu)事務(wù)及跟蹤和催貨）及倉(cāng)儲(chǔ)（收發(fā)料、進(jìn)出貨、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)送）等。集權(quán)型采購(gòu)的優(yōu)缺點(diǎn)集權(quán)型采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)協(xié)調(diào)采購(gòu)量減少重復(fù)性的采購(gòu)工作協(xié)調(diào)采購(gòu)計(jì)劃和戰(zhàn)略協(xié)調(diào)和管理整個(gè)公司的采購(gòu)系統(tǒng)開(kāi)拓專業(yè)技能配合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，建立廣泛的供需關(guān)系集權(quán)型采購(gòu)的缺點(diǎn)常有推諉，無(wú)法全面有效配合現(xiàn)象發(fā)生請(qǐng)購(gòu)程序太過(guò)復(fù)雜，常因?qū)徟瞬辉趫?chǎng)而影響工作，遇有緊急采購(gòu)時(shí)無(wú)法機(jī)動(dòng)配合有些物料因受場(chǎng)地的限制而不利于集中工廠是分散布置時(shí)，集中采購(gòu)后再分運(yùn)，對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理不便圖2-8集權(quán)型采購(gòu)組織架構(gòu)圖

集權(quán)型采購(gòu)適用范圍：這種結(jié)構(gòu)適合于幾個(gè)經(jīng)營(yíng)單位購(gòu)買相同產(chǎn)品，同時(shí)該產(chǎn)品對(duì)于其具有重要戰(zhàn)略意義的情況。四、混合型采購(gòu)組織（一）混合型采購(gòu)主要特點(diǎn)在公司一級(jí)的層次上存在著公司采購(gòu)部門，同時(shí)獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)單位也進(jìn)行戰(zhàn)略和具體采購(gòu)活動(dòng)。在這種情況下，公司的采購(gòu)部門通常處理與采購(gòu)程序和方針的設(shè)計(jì)相關(guān)的問(wèn)題。此外，它也會(huì)進(jìn)行審計(jì)，但一般是在經(jīng)營(yíng)單位的管理層要求它這樣做的時(shí)候。（二）混合型采購(gòu)優(yōu)缺點(diǎn)中心采購(gòu)部門會(huì)對(duì)戰(zhàn)略采購(gòu)品進(jìn)行詳細(xì)的供應(yīng)市場(chǎng)研究，經(jīng)營(yíng)單位的采購(gòu)部門可以通過(guò)定期發(fā)布的小冊(cè)子、公告或局域網(wǎng)利用這些研究結(jié)構(gòu)。另外，公司的采購(gòu)部門還可以作為促進(jìn)或解決部門或經(jīng)營(yíng)單位之間協(xié)調(diào)的工具，但它并不進(jìn)行具體采購(gòu)活動(dòng)，具體活動(dòng)完全由部門或經(jīng)營(yíng)單位的采購(gòu)組織實(shí)施。企業(yè)在推行集中采購(gòu)時(shí)，可將部分作業(yè)合理、分散執(zhí)行，例如一些小額采購(gòu)、地區(qū)性采購(gòu)等，要給予下屬工廠較大的執(zhí)行權(quán)，不但可以提高采購(gòu)效率，而且還可以降低采購(gòu)成本。圖2-9混合型采購(gòu)組織架構(gòu)圖五、采購(gòu)管理組織設(shè)立步驟（一）考慮采購(gòu)管理職能（二）考慮采購(gòu)任務(wù)量（三）確定采購(gòu)管理組織機(jī)構(gòu)（四）設(shè)計(jì)管理作業(yè)流程（五）設(shè)定崗位（六）為各個(gè)崗位配備合適的人圖2-10采購(gòu)組織設(shè)立流程第三節(jié)采購(gòu)人員職責(zé)

一、采購(gòu)員的職責(zé)遵紀(jì)守法、遵章守紀(jì)采購(gòu)人員要努力成為采購(gòu)、談判和品質(zhì)管理方法的多面手，同時(shí)要了解企業(yè)的產(chǎn)品、生產(chǎn)流程、物料的技術(shù)要求，充分運(yùn)用其創(chuàng)造力、想象力及機(jī)智，出色地完成采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)人員要潔身自好、廉潔奉公，自覺(jué)地抵制任何損害企業(yè)利益，或違反法律的不當(dāng)行為。采購(gòu)人員要努力學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，不斷提高自身的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。采購(gòu)人員素質(zhì)的良莠，對(duì)采購(gòu)任務(wù)的影響重大。因此，必須有高度的道德標(biāo)準(zhǔn)加以維持，否則，企業(yè)無(wú)法獲得久遠(yuǎn)的效益。采購(gòu)人員在與供應(yīng)商打交道的過(guò)程中，要注意技巧。二、采購(gòu)經(jīng)理的職責(zé)（一）基本職責(zé)1.制定采購(gòu)談判的策略和方案并加以實(shí)施。2.處理質(zhì)量問(wèn)題，以及退貨方案的實(shí)施。3.同公司內(nèi)部其他各功能部門建立并維持良好的關(guān)系。4.對(duì)公司采購(gòu)管理的政策和程序進(jìn)行有益的宣傳并提出建設(shè)性的改良建議。5.運(yùn)用一些戰(zhàn)術(shù)性的方法，如供應(yīng)商伙伴關(guān)系、供應(yīng)鏈6.處理供應(yīng)商的問(wèn)訊、異議及要求。7.實(shí)施對(duì)新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和扶植工程。（二）核心職責(zé)1.保證本單位所需產(chǎn)品與服務(wù)的正常供應(yīng)，以支持本單位生產(chǎn)及其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利運(yùn)作。2.不斷改進(jìn)采購(gòu)過(guò)程及供應(yīng)商管理過(guò)程，以提高貨物質(zhì)量。3.控制、減少所有與采購(gòu)相關(guān)的成本，包括直接采購(gòu)成本和間接采購(gòu)成本。4.建立可靠、最優(yōu)的供應(yīng)配套體系。5.利用供應(yīng)商的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極參與產(chǎn)品或過(guò)程開(kāi)發(fā)。6.建立并維護(hù)本企業(yè)、本公司的良好形象。7.管理、控制好與采購(gòu)相關(guān)的文件及信息。（三）其他職責(zé)從采購(gòu)管理的角度講，其他職責(zé)包括制定并實(shí)施采購(gòu)的方針、策略、流程、目標(biāo)及改進(jìn)計(jì)劃并進(jìn)行采購(gòu)及供應(yīng)商績(jī)效衡量，建立供應(yīng)商審核及認(rèn)可、考核與評(píng)估體系，開(kāi)展采購(gòu)系統(tǒng)自我評(píng)估，建立培養(yǎng)穩(wěn)定并有創(chuàng)造性的專業(yè)采購(gòu)隊(duì)伍等。三、首席采購(gòu)官的職責(zé)1.主持采購(gòu)部全面工作，提出物資采購(gòu)計(jì)劃，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)完成。2.調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開(kāi)展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購(gòu)量。3.審核年度各部呈報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購(gòu)內(nèi)容。減少不必要的開(kāi)支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。4.要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地。檢查購(gòu)進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對(duì)公司的物資采購(gòu)和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。6.按計(jì)劃完成各類物資的采購(gòu)任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開(kāi)支。7.認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購(gòu)員的采購(gòu)進(jìn)程及價(jià)格控制。8.在部門經(jīng)理例會(huì)上，定期匯報(bào)采購(gòu)落實(shí)結(jié)果。9.每月初將上月的全部采購(gòu)任務(wù)完成及未完成情況逐項(xiàng)列出報(bào)表，以便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購(gòu)項(xiàng)目。10.督導(dǎo)采購(gòu)人員在從事采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄、不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開(kāi)展業(yè)務(wù)往來(lái)。第四節(jié)采購(gòu)部門與其他部門

的關(guān)系

采購(gòu)部門與企業(yè)中其他部門的關(guān)系：隨著采購(gòu)工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的戰(zhàn)略地位的加強(qiáng)，企業(yè)所進(jìn)行的采購(gòu)工作不再僅是采購(gòu)部門一個(gè)部門的工作，也不能由采購(gòu)部門單獨(dú)來(lái)完成，采購(gòu)部門和企業(yè)中其他部門之間的聯(lián)系越來(lái)越緊密。只有理解了采購(gòu)部門與其他部門間的關(guān)系，才能更積極地推動(dòng)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的組建和各部門之間的信息交互，才能更好地提升采購(gòu)部門的績(jī)效。圖2-11采購(gòu)部門與其他部門的關(guān)系第五節(jié)未來(lái)組織的建立表2-2未來(lái)采購(gòu)組織的預(yù)期設(shè)計(jì)特征指定某些特別人員專門負(fù)責(zé)管理與供應(yīng)商的關(guān)系5.06將采購(gòu)人員與主要內(nèi)部客戶安排在同一地點(diǎn)工作4.78成立進(jìn)行集中協(xié)調(diào)的商品小組來(lái)制定全公司供應(yīng)戰(zhàn)略4.62包括采購(gòu)代表的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)小組4.61主要購(gòu)買者管理非商品產(chǎn)品或服務(wù)4.61將采購(gòu)人員和技術(shù)人員安排在同一地點(diǎn)工作4.53首席采購(gòu)官向總裁或首席執(zhí)行官定期匯報(bào)工作或績(jī)效審核報(bào)告4.50有供應(yīng)商作為成員或參與者的新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)小組4.49具有采購(gòu)和供應(yīng)相關(guān)頭銜的高級(jí)首席采購(gòu)官4.46在業(yè)務(wù)單元之間進(jìn)行的正式的采購(gòu)和供應(yīng)鏈戰(zhàn)略的協(xié)調(diào)和審核4.42管理某些或全部采購(gòu)和供應(yīng)流程的跨部門小組4.27分?jǐn)?shù)：1=預(yù)計(jì)企業(yè)不依賴此設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，4=有些依賴，7=很依賴。表2-3采購(gòu)人員與部分內(nèi)部客戶之間的信息交流運(yùn)營(yíng)部工程部營(yíng)銷部得到的信息有得到的信息有得到的信息有供應(yīng)商績(jī)效物流規(guī)格需求計(jì)劃要求對(duì)成本、質(zhì)量、交貨和訂單周期的內(nèi)部要求不斷發(fā)展的產(chǎn)品和工藝流程技術(shù)要求有關(guān)新產(chǎn)品的創(chuàng)意生產(chǎn)能力需求、物料和服務(wù)需求對(duì)新產(chǎn)品的需求促銷和計(jì)劃的需求改變本章小結(jié)

進(jìn)入21世紀(jì)之后，信息技術(shù)的進(jìn)步、新型的商業(yè)模式不斷出現(xiàn)以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，對(duì)中國(guó)企業(yè)本來(lái)就不成熟的采購(gòu)組織形成了挑戰(zhàn)。正如恰當(dāng)?shù)膯T工、系統(tǒng)和績(jī)效考核對(duì)采購(gòu)成功非常關(guān)鍵一樣，一個(gè)合適的組織設(shè)計(jì)對(duì)成功同樣至關(guān)重要。更多關(guān)注結(jié)構(gòu)及交流、勞動(dòng)分工、協(xié)調(diào)、控制、權(quán)利和職責(zé)的正是體系的評(píng)估和選擇將增加實(shí)現(xiàn)供應(yīng)管理目標(biāo)的可能性。毫無(wú)疑問(wèn)，企業(yè)所選擇的組織設(shè)計(jì)特征種類往往與企業(yè)規(guī)模有關(guān)。大型公司和小型公司在范圍大小、復(fù)雜程度及可獲得資源等方面都有所不同。大型公司往往在世界各地都有業(yè)務(wù)（范圍），覆蓋更廣業(yè)務(wù)范圍和生產(chǎn)線的更多組織層級(jí)（復(fù)雜型），以及支持采用某種設(shè)計(jì)特征的資源。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，很多組織設(shè)計(jì)特征都被用來(lái)幫助協(xié)調(diào)、整合全球多樣化的大型企業(yè)。無(wú)論公司規(guī)模有多大，有先進(jìn)意識(shí)的供應(yīng)經(jīng)理都應(yīng)認(rèn)識(shí)到組織設(shè)計(jì)和采購(gòu)效率之間的重要關(guān)系。在此背景下，本章探究與采購(gòu)組織相關(guān)的話題：采購(gòu)部在組織結(jié)構(gòu)中的地位；采購(gòu)功能部門的組織結(jié)構(gòu)；采購(gòu)組織的基本類型；采購(gòu)人員的職責(zé)；采購(gòu)部門與其他部門之間的關(guān)系；未來(lái)組織的建立。思考與討論1.簡(jiǎn)述采購(gòu)部門在組織中的地位。2.簡(jiǎn)述采購(gòu)部門的職責(zé)。3.簡(jiǎn)