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15/15企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范2013年12月6日,財(cái)政部以財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)印發(fā)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》。該《規(guī)范》分總則、會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)、企業(yè)會(huì)計(jì)信息化、監(jiān)督、附則5章49條,自2014年1月6日起施行。1994年6月30日財(cái)政部發(fā)布的《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》(財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào))、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào))予以廢止。?第一章總則?第二章會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)?第三章企業(yè)會(huì)計(jì)信息化?第四章監(jiān)督?第五章附則3解讀?有關(guān)背景?條文解讀?相關(guān)問題1基本信息財(cái)政部關(guān)于印發(fā)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》的通知財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市財(cái)政廳(局),新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局,有關(guān)企業(yè):為推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化,節(jié)約社會(huì)資源,提高會(huì)計(jì)軟件和相關(guān)服務(wù)質(zhì)量,規(guī)范信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作,我部制定了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱工作規(guī)范)?,F(xiàn)予印發(fā),請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。工作規(guī)范施行前已經(jīng)投入使用的會(huì)計(jì)軟件不符合工作規(guī)范要求的,應(yīng)當(dāng)自工作規(guī)范施行之日起3年內(nèi)進(jìn)行升級(jí)完善,達(dá)到要求。[1-2]附件:企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范財(cái)政部2013年12月6日2工作規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范第一章總則第一條為推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化,節(jié)約社會(huì)資源,提高會(huì)計(jì)軟件和相關(guān)服務(wù)質(zhì)量,規(guī)范信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見》(財(cái)會(huì)〔2009〕6號(hào)),制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱會(huì)計(jì)信息化,是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會(huì)計(jì)核算,以及利用上述技術(shù)手段將會(huì)計(jì)核算與其他經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有機(jī)結(jié)合的過程。本規(guī)范所稱會(huì)計(jì)軟件,是指企業(yè)使用的,專門用于會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理的計(jì)算機(jī)軟件、軟件系統(tǒng)或者其功能模塊。會(huì)計(jì)軟件具有以下功能:(一)為會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理直接采集數(shù)據(jù);(二)生成會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料;(三)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換、輸出、分析、利用。本規(guī)范所稱會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),是指由會(huì)計(jì)軟件及其運(yùn)行所依賴的軟硬件環(huán)境組成的集合體。第三條企業(yè)(含代理記賬機(jī)構(gòu),下同)開展會(huì)計(jì)信息化工作,軟件供應(yīng)商(含相關(guān)咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu),下同)提供會(huì)計(jì)軟件和相關(guān)服務(wù),適用本規(guī)范。第四條財(cái)政部主管全國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作,主要職責(zé)包括:(一)擬訂企業(yè)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展政策;(二)起草、制定企業(yè)會(huì)計(jì)信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);(三)指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化工作;(四)規(guī)范會(huì)計(jì)軟件功能。第五條縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門管理本地區(qū)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作,指導(dǎo)和監(jiān)督本地區(qū)企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化工作。[3]第二章會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)第六條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)保障企業(yè)按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度開展會(huì)計(jì)核算,不得有違背國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計(jì)。第七條會(huì)計(jì)軟件的界面應(yīng)當(dāng)使用中文并且提供對(duì)中文處理的支持,可以同時(shí)提供外國(guó)或者少數(shù)民族文字界面對(duì)照和處理支持。第八條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)科目分類和編碼功能。第九條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表的顯示和打印功能。第十條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能,確保對(duì)同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào),不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能,不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。第十一條鼓勵(lì)軟件供應(yīng)商在會(huì)計(jì)軟件中集成可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言(XBRL)功能,便于企業(yè)生成符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告。第十二條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口,滿足外部會(huì)計(jì)監(jiān)督需要。第十三條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)具有會(huì)計(jì)資料歸檔功能,提供導(dǎo)出會(huì)計(jì)檔案的接口,在會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)采集、真實(shí)性與完整性保障方面,符合國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。第十四條會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志,確保日志的安全、完整,提供按操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?,并能以?jiǎn)單易懂的形式輸出。第十五條以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商,應(yīng)當(dāng)在技術(shù)上保證客戶會(huì)計(jì)資料的安全、完整。對(duì)于因供應(yīng)商原因造成客戶會(huì)計(jì)資料泄露、毀損的,客戶可以要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。第十六條客戶以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式使用會(huì)計(jì)軟件生成的電子會(huì)計(jì)資料歸客戶所有。軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口供客戶導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)資料,不得以任何理由拒絕客戶導(dǎo)出電子會(huì)計(jì)資料的請(qǐng)求。第十七條以遠(yuǎn)程訪問、云計(jì)算等方式提供會(huì)計(jì)軟件的供應(yīng)商,應(yīng)當(dāng)做好本廠商不能維持服務(wù)情況下,保障企業(yè)電子會(huì)計(jì)資料安全以及企業(yè)會(huì)計(jì)工作持續(xù)進(jìn)行的預(yù)案,并在相關(guān)服務(wù)合同中與客戶就該預(yù)案做出約定。第十八條軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)努力提高會(huì)計(jì)軟件相關(guān)服務(wù)質(zhì)量,按照合同約定及時(shí)解決用戶使用中的故障問題。會(huì)計(jì)軟件存在影響客戶按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度進(jìn)行會(huì)計(jì)核算問題的,軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)為用戶免費(fèi)提供更正程序。第十九條鼓勵(lì)軟件供應(yīng)商采用呼叫中心、在線客服等方式為用戶提供實(shí)時(shí)技術(shù)支持。第二十條軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)就如何通過會(huì)計(jì)軟件開展會(huì)計(jì)監(jiān)督工作,提供專門教程和相關(guān)資料。[3]第三章企業(yè)會(huì)計(jì)信息化第二十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分重視會(huì)計(jì)信息化工作,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng),不斷推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化在本企業(yè)的應(yīng)用。除本條第三款規(guī)定外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專門機(jī)構(gòu)或者崗位負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息化工作。未設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和配備會(huì)計(jì)人員的企業(yè),由其委托的代理記賬機(jī)構(gòu)開展會(huì)計(jì)信息化工作。第二十二條企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化工作,應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際需要,合理確定建設(shè)內(nèi)容,避免投資浪費(fèi)。第二十三條企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化工作,應(yīng)當(dāng)注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營(yíng)環(huán)境的契合,通過信息化推動(dòng)管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與革新,建立健全適應(yīng)信息化工作環(huán)境的制度體系。第二十四條大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)開展會(huì)計(jì)信息化工作,應(yīng)當(dāng)注重整體規(guī)劃,統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù),實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的有機(jī)整合,消除信息孤島。第二十五條企業(yè)配備的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。第二十六條企業(yè)配備會(huì)計(jì)軟件,應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務(wù)需求,考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應(yīng)速度、可擴(kuò)展性等要求,合理選擇購(gòu)買、定制開發(fā)、購(gòu)買與開發(fā)相結(jié)合等方式。定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)。第二十七條企業(yè)通過委托外部單位開發(fā)、購(gòu)買等方式配備會(huì)計(jì)軟件,應(yīng)當(dāng)在有關(guān)合同中約定操作培訓(xùn)、軟件升級(jí)、故障解決等服務(wù)事項(xiàng),以及軟件供應(yīng)商對(duì)企業(yè)信息安全的責(zé)任。第二十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)促進(jìn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化,通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)記賬,減少人工操作,提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的一致性,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享。第二十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況,開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián),實(shí)現(xiàn)外部交易信息的集中自動(dòng)處理。第三十條企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造,應(yīng)當(dāng)安排負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息化工作的專門機(jī)構(gòu)或者崗位參與,充分考慮會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求。第三十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)全過程的控制,將控制過程和控制規(guī)則融入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)違反控制規(guī)則情況的自動(dòng)防范和監(jiān)控,提高內(nèi)部控制水平。第三十二條對(duì)于信息系統(tǒng)自動(dòng)生成、且具有明晰審核規(guī)則的會(huì)計(jì)憑證,可以將審核規(guī)則嵌入會(huì)計(jì)軟件,由計(jì)算機(jī)自動(dòng)審核。未經(jīng)自動(dòng)審核的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)先經(jīng)人工審核再行后續(xù)處理。第三十三條處于會(huì)計(jì)核算信息化階段的企業(yè),應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況,逐步實(shí)現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、成本管理等財(cái)務(wù)管理信息化。處于財(cái)務(wù)管理信息化階段的企業(yè),應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況,逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析、全面預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、績(jī)效考核等決策支持信息化。第三十四條分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中,逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。實(shí)行會(huì)計(jì)工作集中的企業(yè)以及企業(yè)分支機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)為外部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)及時(shí)查詢和調(diào)閱異地儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)資料提供必要條件。第三十五條外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會(huì)計(jì)軟件或者跨國(guó)企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一部署的會(huì)計(jì)軟件,應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)范第二章要求。第三十六條企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的,應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)保存會(huì)計(jì)資料備份,備份頻率不得低于每月一次。境內(nèi)備份的會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時(shí),獨(dú)立滿足企業(yè)開展會(huì)計(jì)工作的需要以及外部會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要。第三十七條企業(yè)會(huì)計(jì)資料中對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的描述應(yīng)當(dāng)使用中文,可以同時(shí)使用外國(guó)或者少數(shù)民族文字對(duì)照。第三十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子會(huì)計(jì)資料備份管理制度,確保會(huì)計(jì)資料的安全、完整和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行。第三十九條企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理和傳輸涉及國(guó)家秘密,關(guān)系國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息安全的電子會(huì)計(jì)資料;未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn),不得將其攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外。第四十條企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料,同時(shí)滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:(一)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù);(二)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成;(三)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出;(四)企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制;(五)企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度,能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;(六)企業(yè)對(duì)電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。第四十一條企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料,同時(shí)滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:(一)會(huì)計(jì)資料附有外部單位或者個(gè)人的、符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的可靠的電子簽名;(二)電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的第三方認(rèn)證;(三)滿足第四十條第(一)項(xiàng)、第(三)項(xiàng)、第(五)項(xiàng)和第(六)項(xiàng)規(guī)定的條件。第四十二條企業(yè)會(huì)計(jì)資料的歸檔管理,遵循國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定。第四十三條實(shí)施企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè),應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求向財(cái)政部報(bào)送XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告。[3]第四章監(jiān)督第四十四條企業(yè)使用會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的,由財(cái)政部門責(zé)令限期改正。限期不改的,財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)予以公示,并將有關(guān)情況通報(bào)同級(jí)相關(guān)部門或其派出機(jī)構(gòu)。第四十五條財(cái)政部采取組織同行評(píng)議,向用戶企業(yè)征求意見等方式對(duì)軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件遵循本規(guī)范的情況進(jìn)行檢查。省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范規(guī)定的,應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況報(bào)財(cái)政部。任何單位和個(gè)人發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的,有權(quán)向所在地省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門反映,財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)反映開展調(diào)查,并按本條第二款規(guī)定處理。第四十六條軟件供應(yīng)商提供的會(huì)計(jì)軟件不符合本規(guī)范要求的,財(cái)政部可以約談該供應(yīng)商主要負(fù)責(zé)人,責(zé)令限期改正。限期內(nèi)未改正的,由財(cái)政部予以公示,并將有關(guān)情況通報(bào)相關(guān)部門。[3]第五章附則第四十七條省、自治區(qū)、直轄市人民政府財(cái)政部門可以根據(jù)本規(guī)范制定本地區(qū)具體實(shí)施辦法。第四十八條自本規(guī)范施行之日起,《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》(財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào))、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》(財(cái)會(huì)字〔1996〕17號(hào))不適用于企業(yè)及其會(huì)計(jì)軟件。第四十九條本規(guī)范自2014年1月6日起施行,1994年6月30日財(cái)政部發(fā)布的《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》(財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào))、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1994〕27號(hào))同時(shí)廢止。[3]3解讀\o"編輯本段"編輯有關(guān)背景信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料,然而受過去文件規(guī)定以及習(xí)慣和觀念的束縛,企業(yè)不得不將電子會(huì)計(jì)資料輸出為紙面文件,造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲(chǔ)存空間的消耗。據(jù)某大型國(guó)企反映,該企業(yè)每年因會(huì)計(jì)資料打印所帶來的各種成本耗費(fèi)超過3,000萬元。由此估算全國(guó)企業(yè)的耗費(fèi),保守的數(shù)字也達(dá)數(shù)億元。平均計(jì)算,我國(guó)企業(yè)每天因會(huì)計(jì)資料打印而發(fā)生的成本超過100萬元。信息化的價(jià)值和目標(biāo)之一是取代手工作業(yè)和紙面文件。如果沒有充分的理由,僅僅因?yàn)闀?huì)計(jì)資料是電子形式而不予認(rèn)可,則信息化的優(yōu)勢(shì)就大打折扣,也會(huì)挫傷企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化的積極性,阻礙會(huì)計(jì)信息化的深入發(fā)展。而且,會(huì)計(jì)資料的紙面要求,會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)間交易擺脫不了紙面文件的傳遞,整個(gè)經(jīng)濟(jì)體系交易環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展也受到制約,從而阻礙社會(huì)產(chǎn)品和服務(wù)模式的創(chuàng)新。從政策制度層面認(rèn)可電子會(huì)計(jì)資料的有效性,免除企業(yè)對(duì)一定范圍內(nèi)會(huì)計(jì)資料的打印責(zé)任,是建設(shè)社會(huì)主義生態(tài)文明,促進(jìn)社會(huì)整體信息化水平進(jìn)一步提高的現(xiàn)實(shí)要求?!镀髽I(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱工作規(guī)范)制定過程中,企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料無紙化的呼聲十分強(qiáng)烈和急迫。為此,工作規(guī)范第四十條、第四十一條做了相應(yīng)規(guī)定。盡管內(nèi)容不多,這兩條規(guī)定卻在政策層面實(shí)現(xiàn)了無紙化的破冰,是工作規(guī)范的重要突破之一,對(duì)企業(yè)提高會(huì)計(jì)工作效率,乃至對(duì)整個(gè)社會(huì)的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響。[4]條文解讀盡管無紙化是方向,但從會(huì)計(jì)資料作為會(huì)計(jì)核算結(jié)果的證據(jù)和線索,具有保存價(jià)值來講,會(huì)計(jì)資料無紙化也不是無條件的。工作規(guī)范第四十條、四十一條的規(guī)定有兩層含義:一是會(huì)計(jì)資料可以無紙化管理;二是只有在保證會(huì)計(jì)事項(xiàng)可追述、可證明的條件下,才能對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理。兩條規(guī)定的區(qū)別在于:第四十條是關(guān)于內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料,而第四十一條是關(guān)于外部獲取會(huì)計(jì)資料。(一)內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料工作規(guī)范第四十條規(guī)定:企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料,同時(shí)滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:(一)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù);(二)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成;(三)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出;(四)企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制;(五)企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度,能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;(六)企業(yè)對(duì)電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。1.會(huì)計(jì)資料范圍該條明確規(guī)定,可以無紙化管理的內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料有會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料。這里的會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證和記賬憑證,會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬和日記賬,而輔助性會(huì)計(jì)資料則含義寬泛,包括固定資產(chǎn)卡片、項(xiàng)目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會(huì)計(jì)資料。2.業(yè)務(wù)范圍對(duì)第(一)項(xiàng)條件,要注意準(zhǔn)確理解“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。這里的“重復(fù)發(fā)生”是指在一年內(nèi)反復(fù)發(fā)生。這里的“日?!笔侵冈谄髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)循環(huán)中可以預(yù)期將會(huì)發(fā)生的事項(xiàng)。例如:購(gòu)銷業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)折舊、貨幣資金收付,這些業(yè)務(wù)比較明顯屬于重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù),相關(guān)的會(huì)計(jì)資料,如憑證、分類賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、銀行存款余額調(diào)節(jié)表,都屬于滿足該項(xiàng)條件的會(huì)計(jì)資料。企業(yè)每月結(jié)賬,相關(guān)記賬憑證同樣滿足這里的“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”條件。利潤(rùn)分配一般是每年進(jìn)行一次,每次的發(fā)生的內(nèi)容不完全相同,也不能預(yù)期一定會(huì)發(fā)生,因此不滿足該項(xiàng)條件。債務(wù)重組、企業(yè)并購(gòu)等事項(xiàng),盡管有可能在一年內(nèi)重復(fù)發(fā)生,但這種重復(fù)并不是企業(yè)經(jīng)營(yíng)循環(huán)中必然發(fā)生的事項(xiàng),不可能預(yù)期,因此也不符合該項(xiàng)條件。做出該項(xiàng)規(guī)定的主要考慮是,企業(yè)會(huì)計(jì)資料絕大多與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)有關(guān),這些資料實(shí)現(xiàn)無紙化,就能達(dá)到節(jié)省社會(huì)資源的主要目的。而除此之外的業(yè)務(wù),不僅數(shù)量少,而且一般來說風(fēng)險(xiǎn)大、重要程度高,在會(huì)計(jì)監(jiān)督中,相關(guān)資料被查閱的可能性大;同時(shí),由于這類業(yè)務(wù)沒有固定規(guī)則,一般不可能由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成,而是以人工處理為主,因此應(yīng)當(dāng)留有紙面資料,以便查證。需要指出的是,一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)同時(shí)涉及到多種會(huì)計(jì)資料,則應(yīng)當(dāng)分別判斷各種會(huì)計(jì)資料是否滿足該項(xiàng)條件。例如,債務(wù)重組是非日常業(yè)務(wù),其原始憑證和記賬憑證中記載的內(nèi)容不屬于“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。但有關(guān)記賬憑證的內(nèi)容需要登記分類賬,可能涉及到財(cái)務(wù)費(fèi)用總賬和明細(xì)賬。財(cái)務(wù)費(fèi)用的發(fā)生對(duì)于分類賬來說,則應(yīng)當(dāng)屬于“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。3.電子會(huì)計(jì)資料的“原生”性第(二)項(xiàng)條件,本意是指“原生”電子會(huì)計(jì)資料。所謂“原生”是與“從紙面轉(zhuǎn)換”相對(duì)應(yīng)的。原生會(huì)計(jì)資料一般都與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)相關(guān)。例如,對(duì)于電信企業(yè),確認(rèn)話費(fèi)收入的分錄是由業(yè)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù),會(huì)計(jì)軟件根據(jù)既定業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)生成的,這種情況下的記賬憑證就是原生電子資料。而如果一項(xiàng)原始憑證從紙面掃描為電子影像,或者將手工填寫的記賬憑證(例如利潤(rùn)分配)輸入到會(huì)計(jì)軟件中,這些電子資料就是“從紙面轉(zhuǎn)換”的,而不是由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成。這些會(huì)計(jì)資料在歸檔前,應(yīng)當(dāng)保留原紙面資料,至于歸檔可以采取的形式,則屬于歸檔管理問題,應(yīng)遵循工作規(guī)范第四十二條。需要注意的是,上述“從紙面轉(zhuǎn)換”是指直接轉(zhuǎn)換,如果紙面會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料后,又經(jīng)過進(jìn)一步處理,繼續(xù)轉(zhuǎn)換為其他資料,則其他資料應(yīng)當(dāng)視為“原生”而非“轉(zhuǎn)換”的。例如,一張紙面銷售單錄入到信息系統(tǒng)中,則這張銷售單屬于“轉(zhuǎn)換”的原始憑證,但如果系統(tǒng)根據(jù)錄入的銷售數(shù)據(jù)自動(dòng)生成了記賬憑證,則該記賬憑證就應(yīng)當(dāng)視為“原生”電子資料。4.可查詢性第(三)項(xiàng)條件要求無紙化會(huì)計(jì)資料必須可供查詢輸出。這里的輸出包括顯示和打印。對(duì)于該項(xiàng)條件,要把握好“及時(shí)”以及“人類可讀”兩項(xiàng)要求。“及時(shí)”是指,電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)處于“在線”狀態(tài),打開終端設(shè)備就可以訪問到,而不需要復(fù)雜的技術(shù)準(zhǔn)備過程。例如,有的企業(yè)轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)軟件后,由于原有軟件中的數(shù)據(jù)不能遷移到新軟件系統(tǒng)中,就將原有軟件系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)器等保留在線運(yùn)行。這一做法符合及時(shí)性要求。如果企業(yè)停止系統(tǒng)運(yùn)行,將服務(wù)器關(guān)閉,脫離企業(yè)網(wǎng)絡(luò)并閑置,這種情況下,資料的查詢就需要重新上線,而且不能確保原有系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行,也就不符合及時(shí)性要求?!叭祟惪勺x”是相對(duì)于“計(jì)算機(jī)可讀”而言,它包括兩層含義:一是資料要以人類可以理解的形式呈現(xiàn),而不是一堆計(jì)算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù),也就是說不僅要有數(shù)據(jù),還要有能對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行解析的應(yīng)用軟件。這里的應(yīng)用軟件一般就是會(huì)計(jì)軟件或者文檔處理軟件。例如,有的企業(yè)對(duì)于過去的會(huì)計(jì)資料只以刻錄光盤的形式留存了數(shù)據(jù)庫(kù)文件,而沒有保留相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件,那么這些會(huì)計(jì)資料將無法查詢并以正確形式呈現(xiàn),這就不符合該項(xiàng)條件。二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會(huì)計(jì)領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式,而不是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。5.防篡改機(jī)制防止篡改是確保會(huì)計(jì)資料的證據(jù)和軌跡價(jià)值的基本要求。防篡改數(shù)據(jù)的機(jī)制是信息系統(tǒng)層面的問題,它不僅涉及會(huì)計(jì)軟件功能,還涉及諸如系統(tǒng)安全、職責(zé)分工和流程設(shè)計(jì)等問題。但對(duì)企業(yè)而言,首先是選用的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)遵循工作規(guī)范第二章要求。此外,會(huì)計(jì)軟件本身在設(shè)計(jì)上應(yīng)當(dāng)有防篡改機(jī)制,包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的加密,對(duì)各類系統(tǒng)操作權(quán)限的分離控制等。由于會(huì)計(jì)軟件評(píng)審制度的取消,對(duì)會(huì)計(jì)軟件的監(jiān)管一度比較薄弱,造成目前市面上的一些商品化會(huì)計(jì)軟件并不完全滿足上述要求,例如,有的會(huì)計(jì)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)沒有任何加密措施,完全開放,任何具備一定知識(shí)的人員都可以繞過會(huì)計(jì)軟件直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行編輯修改。有的會(huì)計(jì)軟件提供反結(jié)賬、反記賬、反審核等各種逆向操作功能,且沒有對(duì)操作內(nèi)容詳細(xì)日志記錄,這種情況下,如果缺乏紙面資料制約,企業(yè)就可以為所欲為,失去了會(huì)計(jì)工作起碼的嚴(yán)肅性。因此,實(shí)施會(huì)計(jì)資料無紙化管理,企業(yè)首先要對(duì)其會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行評(píng)估,只有滿足本項(xiàng)規(guī)定條件的才能進(jìn)行。6.備份制度第(五)項(xiàng)條件,建立電子會(huì)計(jì)資料的備份制度,是保證會(huì)計(jì)資料安全的基本要求。電子資料相對(duì)紙面資料有更多的滅失風(fēng)險(xiǎn)因素。在會(huì)計(jì)資料打印輸出的情況下,紙面資料與電子資料實(shí)際形成相互備份關(guān)系。而一旦不打印了,則對(duì)于電子資料的備份要求就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)。備份的方法手段很多,包括異地?zé)醾浞荨⒋疟P陣列、刻制光盤等,主要是技術(shù)層面問題,這里不做過多討論。需要指出的是,該項(xiàng)提出的“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”,對(duì)企業(yè)的要求是比較高的。例如,要防止人為破壞,需要建立對(duì)會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的物理保護(hù)措施,防止無關(guān)人員對(duì)設(shè)備的接觸。對(duì)于小微企業(yè)來說,這些條件一般是達(dá)不到的。小微企業(yè)要實(shí)行會(huì)計(jì)資料的無紙化管理,可以采用大型會(huì)計(jì)軟件廠商提供的會(huì)計(jì)軟件云服務(wù),以滿足上述要求。大型會(huì)計(jì)軟件廠商具有較強(qiáng)的實(shí)力和規(guī)模優(yōu)勢(shì),一般具備完善的數(shù)據(jù)庫(kù)備份體系。具備一定規(guī)模的會(huì)計(jì)代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件。7.建立索引建立會(huì)計(jì)資料索引體系,目的是保證會(huì)計(jì)資料的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。會(huì)計(jì)資料的量達(dá)到一定程度,可檢索性就成為與安全性、真實(shí)性同等重要的一個(gè)問題。無法檢索的資料,和沒有資料沒什么區(qū)別。所謂信息垃圾,就是這個(gè)意思。建立索引體系的要求,有三層含義:一是每類會(huì)計(jì)資料要有系統(tǒng)的編碼措施,通過編碼形成各類會(huì)計(jì)資料間的交叉索引,即通過一類資料可以向前向后追溯其他相關(guān)資料,保證線索不斷。二是通過索引能夠找到會(huì)計(jì)資料。對(duì)于紙面資料,索引必須包含資料的物理空間位置信息。對(duì)于電子資料,信息系統(tǒng)應(yīng)能通過索引(編碼)訪問到資料數(shù)據(jù)。三是對(duì)電子資料和紙面資料要建立統(tǒng)一的索引體系。盡管儲(chǔ)存方式不同,電子資料和紙面資料內(nèi)在是有機(jī)聯(lián)系的整體。在電子資料中,應(yīng)當(dāng)含有相關(guān)紙面資料的索引信息,在紙面資料索引中,也應(yīng)當(dāng)包含相關(guān)電子資料的索引信息,從而實(shí)現(xiàn)電子資料和紙面資料的互查。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定會(huì)計(jì)資料索引體系的總體檢索規(guī)則,明確哪些資料是紙面存儲(chǔ),應(yīng)當(dāng)如何檢索,哪些資料是電子存儲(chǔ),應(yīng)當(dāng)通過信息系統(tǒng)的何種功能路徑訪問??傊?,企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)資料無紙化不是隨意、無條件的,要保證會(huì)計(jì)資料作為證據(jù)和軌跡的留存價(jià)值,同時(shí)也需要在會(huì)計(jì)資料保管效率要求和查詢使用需求兩者之間找到平衡。這就是工作規(guī)范做出上述規(guī)定的基本考慮。(二)外部獲取會(huì)計(jì)資料工作規(guī)范第四十一條規(guī)定:企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料,同時(shí)滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:(一)會(huì)計(jì)資料附有外部單位或者個(gè)人的、符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的可靠的電子簽名;(二)電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的第三方認(rèn)證;(三)滿足第四十條第(一)項(xiàng)、第(三)項(xiàng)、第(五)項(xiàng)和第(六)項(xiàng)規(guī)定的條件。1.會(huì)計(jì)資料范圍外部獲取會(huì)計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要企業(yè)外部人員或者機(jī)構(gòu)認(rèn)可的會(huì)計(jì)資料。這類資料的范圍比較廣,主要是原始憑證,如發(fā)票、銀行回單等。此外,還包括銀行對(duì)賬單、購(gòu)銷合同等其他外部獲取資料。需要注意的是,外部獲取資料不等于外部制作的資料,一份會(huì)計(jì)資料由本企業(yè)制作,但經(jīng)過了外部認(rèn)可,也屬于這里所說的外部獲取會(huì)計(jì)資料。例如,產(chǎn)品訂購(gòu)單,一般來說其格式和項(xiàng)目是由本企業(yè)設(shè)計(jì),但如果需要客戶的簽章確認(rèn),就屬于外部獲取會(huì)計(jì)資料。2.電子簽名外部人員或者機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)資料的確認(rèn),在形式上體現(xiàn)為簽字或者蓋章。對(duì)于電子資料來說,也就是要有電子簽名。因此,工作規(guī)范第四十一條大部分引用了第四十條規(guī)定,與之不同的是加入了兩項(xiàng)關(guān)于電子簽名的條件。(1)什么是電子簽名根據(jù)我國(guó)《電子簽名法》第二條,電子簽名“是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)”。該法第十四條還規(guī)定,“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。簡(jiǎn)單地理解,電子簽名就是電子文件上的簽章。由于其效力得到法律的確認(rèn),電子簽名使需要相關(guān)方認(rèn)可的電子文件能夠代替紙面文件成為證據(jù)使用。這正是外部獲取會(huì)計(jì)資料無紙化的法律依據(jù)。事實(shí)上,電子簽名不僅可以達(dá)到紙面簽章的效果,而且其可靠性是紙面簽章以及任何紙面防偽技術(shù)不可比的。電子簽名技術(shù)能確保經(jīng)簽名的電子數(shù)據(jù)一旦被篡改即能被發(fā)現(xiàn),從而保證電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。這也是第四十一條未引用第四十條第(四)項(xiàng)條件的原因。《電子簽名法》施行后,電子簽名在國(guó)內(nèi)電子金融、電子政務(wù)和電子商務(wù)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。支持會(huì)計(jì)資料無紙化的成熟技術(shù)和市場(chǎng)環(huán)境已經(jīng)形成。電子商業(yè)匯票是人民銀行主導(dǎo)的一項(xiàng)電子簽名應(yīng)用。目前,相當(dāng)一部分商業(yè)匯票從出票、承兌、背書到兌付全程都已實(shí)現(xiàn)電子化,整個(gè)匯票生命周期沒有任何紙質(zhì)文件生成。截止2012年10月底,接入電子商業(yè)匯票系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)共有338家,2009年10月28日至2012年10月31日,電子商業(yè)匯票系統(tǒng)處理電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)總數(shù)為2,183,090筆,金額61,449.44億。這充分說明了電子簽名技術(shù)的高可靠性。同時(shí),電子匯票的案例也說明,目前在一些領(lǐng)域?qū)崉?wù)中,紙面憑證已不復(fù)存在。電子簽名在政務(wù)領(lǐng)域也有多項(xiàng)成功應(yīng)用。例如,北京、海南、廣西、甘肅等多地國(guó)家稅務(wù)局和地方稅務(wù)局將電子簽名用于無紙化稅務(wù)申報(bào)工作。這些地區(qū)企業(yè)向稅務(wù)局的納稅申報(bào)完全通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,不再報(bào)送紙面材料。部分地方還將此項(xiàng)工作進(jìn)一步延伸,實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上實(shí)時(shí)繳稅。在商務(wù)和其他社會(huì)應(yīng)用方面,電子簽名也大顯身手,在很多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了無紙化。聯(lián)想等一批公司將電子簽名應(yīng)用于銷售訂貨業(yè)務(wù)中,實(shí)現(xiàn)銷售訂單管理無紙化。不少醫(yī)院利用電子簽名實(shí)現(xiàn)了病歷檔案管理的完全無紙化。一些保險(xiǎn)公司利用電子簽名,通過移動(dòng)電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)保單銷售無紙化,提高保單銷售處理的速度和銷量。(2)工作規(guī)范對(duì)電子簽名的要求工作規(guī)范第四十條第(一)項(xiàng)規(guī)定,無紙化管理的外部獲取會(huì)計(jì)資料必須附有電子簽名。這里要注意兩個(gè)要求:一是電子簽名應(yīng)當(dāng)是對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行認(rèn)可的外部個(gè)人或者機(jī)構(gòu)的,而不是企業(yè)自身的;二是電子簽名應(yīng)當(dāng)是“可靠的”。根據(jù)《電子簽名法》第十三條,可靠的電子簽名必須同時(shí)符合以下條件:“(一)電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí),屬于電子簽名人專有;(二)簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制;(三)簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn);(四)簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)”。工作規(guī)范第四十條第(二)項(xiàng)進(jìn)一步規(guī)定,電子簽名應(yīng)當(dāng)經(jīng)第三方認(rèn)證。所謂第三方認(rèn)證,是指用于電子簽名的數(shù)字證書(即《電子簽名法》中所說的“電子簽名制作數(shù)據(jù)”)由獨(dú)立于交易雙方的第三方中介機(jī)構(gòu)簽發(fā),所生成的電子簽名真實(shí)性由該第三方進(jìn)行鑒定的機(jī)制。提出第三方認(rèn)證要求,是為進(jìn)一步提高電子會(huì)計(jì)資料的公信力。例如,目前銀行普遍開展電子銀行服務(wù),客戶通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)出轉(zhuǎn)賬、付款等各項(xiàng)指令,就附有電子簽名。其中,有的銀行使用的是第三方認(rèn)證,有的銀行是自己認(rèn)證。對(duì)于自己認(rèn)證的情況,如果銀行與客戶之間就某筆業(yè)務(wù)存在爭(zhēng)議,則銀行依據(jù)自己的認(rèn)證結(jié)論為自己提供證據(jù)就顯得公信力不足。對(duì)于電子銀行業(yè)務(wù)來說,如果采用第三方認(rèn)證,則銀行和客戶企業(yè)雙方所得到的交易憑據(jù)數(shù)據(jù)的公信力都能得到保證。工作規(guī)范要求電子簽名經(jīng)符合《電子簽名法》的第三方認(rèn)證,也就是要由依據(jù)該法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)來提供證書發(fā)放和簽名鑒定等服務(wù)。根據(jù)《電子簽名法》,電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)立由國(guó)務(wù)院信息產(chǎn)業(yè)主管部門審批。公眾可以通過工信部網(wǎng)站查詢依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)名錄。工作規(guī)范第四十一條規(guī)定,對(duì)銀行等具有廣泛客戶群體的企業(yè)來說,不僅可以提高

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