嘉賓接待方案

嘉賓接待預(yù)案一、工作機構(gòu)成立首屆中國影視文化周嘉賓接待部，并設(shè)立嘉賓聯(lián)絡(luò)組、酒店服務(wù)組、機場鐵路服務(wù)組、宴會服務(wù)組、重要嘉賓組、應(yīng)急機動組等5個工作組。二、工作職責(zé)接待部負責(zé)參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。接待部辦公室負責(zé)對接組委會,做好各類相關(guān)信息的搜集、匯總、整理、上報；負責(zé)接待部各項指令的傳達；負責(zé)重大事項的協(xié)調(diào)上報;負責(zé)相關(guān)經(jīng)費的落實；負責(zé)做好重要嘉賓的一對一接待服務(wù)，并及時將參加文化周各項活動、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點等信息傳達到相關(guān)工作組,通知有關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備；負責(zé)住房、車輛及其他物資的統(tǒng)一調(diào)配。各工作組結(jié)合工作實際，制定本工作組細化方案.三、工作機制（一）各工作組按照“各司其職、各負其責(zé)、充分溝通、團結(jié)協(xié)作”的原則，根據(jù)任務(wù)分工做好相關(guān)工作,積極協(xié)助其他工作組做好協(xié)調(diào)配合工作。（二）實行重大事項通報制度.各工作組按照“事前請示，事后報告，實事求是，及時準(zhǔn)確”的原則，對組委會的重要指示、工作安排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項，要及時通報接待部辦公室及相關(guān)工作組。四、責(zé)任分工（一）接待部辦公室工作職責(zé).負責(zé)對接組委會，并提前制定接待工作方案送審；負責(zé)各工作組工作人員的食宿、物資、車輛及相關(guān)工作的總協(xié)調(diào)..負責(zé)做好組委會分配的志愿者的調(diào)度指揮,擬定重要嘉賓“一對一"接待單體實施方案.負責(zé)匯總嘉賓名單、航班、住宿、用餐、活動行程、翻譯需求等信息，及時報送接待部辦公室,分送各工作組。.負責(zé)與大會組委會的總聯(lián)絡(luò)，負責(zé)掌握重要嘉賓及隨行人員住房和車輛分配、受邀出席活動等信息。.負責(zé)大會組委會統(tǒng)一安排之外的接待用車的落實。大會所需社會車輛的協(xié)調(diào)分別由*＊*＊負責(zé)。大會所需大巴車或商務(wù)車的租用由委辦公室負責(zé)。.負責(zé)會議期間租用車輛、社會車輛、工作人員用車等的統(tǒng)一調(diào)度指揮..負責(zé)與大會組委會對接,落實工作人員用餐時間、地點，并負責(zé)通知相關(guān)責(zé)任人。負責(zé)提前預(yù)訂酒店，落實工作人員的住宿。.負責(zé)嘉賓及工作人員各種證件、資料的領(lǐng)取和發(fā)放;負責(zé)車輛通行證、重要嘉賓禮品及其它后勤保障物資（如雨具等）的落實。.負責(zé)落實擬參加接送機、宴請、考察等活動的領(lǐng)導(dǎo)名單,并負責(zé)通知..對大會活動的各項費用進行監(jiān)督和核實。#.完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（四）機場服務(wù)組工作職責(zé)：.負責(zé)掌握嘉賓航班信息，提前通知接待部辦公室及酒店服務(wù)組。.負責(zé)與大會組委會對接，做好嘉賓乘機手續(xù)辦理、行李托運等工作。.完成接待部交辦的其他工作任務(wù)。（五）宴會服務(wù)組工作職責(zé)：.負責(zé)落實大會組委會統(tǒng)一安排之外的活動,制定詳細實施方案。.負責(zé)與公安、質(zhì)監(jiān)、衛(wèi)生等部門的對接，做好保障服務(wù)工作。.負責(zé)與酒店方對接，負責(zé)宴請場地的預(yù)訂，提前做好宴請現(xiàn)場各項準(zhǔn)備工作，包括菜單審定、座次安排等。.負責(zé)落實出席宴請的嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)名單，負責(zé)安排專人提醒、引導(dǎo)嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)出席。.完成接待部交辦的其他工作任務(wù).（六）重要嘉賓組工作職責(zé)：根據(jù)接待部提供的“一對一"嘉賓信息，制定一套完善的實施計劃從接機、住宿、用餐、活動行程跟進、翻譯需求、旅游、送機等。在住宿，用車,用餐等方面擁有優(yōu)先權(quán)。及時報送接待部辦公室，協(xié)調(diào)各工作組。負責(zé)對“一對一”聯(lián)絡(luò)員進行培訓(xùn)、選拔。由聯(lián)絡(luò)員負責(zé)，完成重要嘉賓的全程陪同工作。負責(zé)收集重要嘉賓的喜好、習(xí)慣。滿足重要嘉賓的一些特殊要求.完成接待部交辦的其他