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文檔簡介
農(nóng)墾北安廣播電視局技術(shù)檔案管理制度1總則:1.1為建立、健全分局技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理分局的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在分局建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為分局各技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。1.2本局技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(包括技術(shù)維護)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。1.3分局技術(shù)職能部門要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時歸檔。以保證分局技術(shù)檔案工作的順利開展。1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,分局技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室,并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下,集中統(tǒng)一管理分局的安全、維護開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達到分局技術(shù)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2技術(shù)文件資料的歸檔:2.1每一個技術(shù)項目完成或告一段落后,都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按分局形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊、盒),由技術(shù)主管審查后及時向分局綜合檔案室移交歸檔。2.2各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時,交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的,管理人員有權(quán)拒絕接收。2.3凡需歸檔的技術(shù)文件資料,應(yīng)盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。2.4凡各部門形成的圖紙類文件,應(yīng)描制底圖一份,并經(jīng)技術(shù)責任簽字后,向檔案室移交歸檔。2.5凡外來、外購回單位的圖紙資料,隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前,有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點,如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責:3.1綜合檔案室的任務(wù):3.1.1集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案,維護技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全,并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職,造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等,管理人員應(yīng)負主要責任,嚴重者調(diào)離崗位。3.1.2協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。3.1.3承擔技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料為分局有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。6.4作為驗收依據(jù)的檢驗卡片,應(yīng)曬制三份,發(fā)放采購部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6.5因工作原因,需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料,應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》,發(fā)放清單由文件編制部門填寫,部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所,發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人,應(yīng)提出申請,填寫《文件領(lǐng)用申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準后,可簽名領(lǐng)取。6.6發(fā)放各使用場所的文件資料,使用者應(yīng)妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無法使用時,可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料,而要求檔案室重新發(fā)放時,文件使用者應(yīng)承擔重復(fù)發(fā)放文件的資料費用,其金額按復(fù)(曬)制資料的實際價格核算,由檔案管理員報技術(shù)主管審查,主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準后,送交單位財務(wù)部。7技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改:7.1當文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時,應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時,還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記,堅持技術(shù)責任簽字,標明日期。同時修改清單中的更改級別,并將修改通知保留備查。7.2技術(shù)檔案更改后,資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所,以保證文件的使用得到有效控制。7.3為
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