公司采購制度及流程

物資采購支付管理制度第一章：總那么第二章：物資采購具體內(nèi)容第三章：采購業(yè)務原那么和權(quán)限管理第四章：采購流程第五章：申請付款根本流程第六章：預付款及定金管理第七章：應付帳款管理第八章：附那么第九章：附件第一章：總那么為了標準公司采購業(yè)務流程，防范采購業(yè)務風險，控制采購支出，保證公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，降低采購本錢和付款風險，特制定本制度。第二章：物資采購具體內(nèi)容一、 本制度所指采購物料具體指：1、 日常辦公用品、耗材：筆、打印紙、筆記本等。2、 辦公設(shè)備及交通工具：電腦、打印機、復印機、掃描儀、硬盤、汽車等。3、 生產(chǎn)設(shè)備:所有生產(chǎn)用的機器、工治具等。4、 辦公家具：桌椅、文件柜、保險柜等。5、 接待用品：水果、煙酒、禮品等。二、 本制度所需招標的支出具體指：1、 大設(shè)備支出。2、 工程工程支出。3、 房屋建筑物支出。第三章：采購業(yè)務原那么和權(quán)限管理一、采購業(yè)務原那么公司所有采購業(yè)務均由相關(guān)對口采購人員負責。日常辦公用品、辦公家具、接待用品由人事行政部負責；生產(chǎn)設(shè)備及其他由配件部負責.供給商的選擇應遵循三家報價的原那么，如為單一供給商或獨家供給商，采購部門必須加以說明或解釋；合同管理原那么，需要招標的采購必須按照經(jīng)濟合同管理制度與供給商訂立采購合同；為了節(jié)約采購本錢和提高采購效率，一般采購業(yè)務應盡量采用集中采購的方式統(tǒng)一采購，尋找供給商并簽定年度供給協(xié)議，減少緊急采購；年度供給協(xié)議每年由采購部門和使用部門共同評估，總經(jīng)理批復后，決定是否更換供給商；采購貨款除小額〔1000元以下〕采購外必須通過銀行結(jié)算；各類采購嚴格執(zhí)行預算審批額度，超過預算或有特殊情況的需執(zhí)行追加預算程序。二、本公司應按以下采購權(quán)限進行采購：公司采購部是負責物品采購的管理部門。在保障效勞和節(jié)約本錢的前提下，價值1百元以下的物品〔除定點采購外〕經(jīng)公司使用部門負責人批準后由公司采購員于當?shù)夭少彙Ｕ袠斯こ滩少徶С?，須?jīng)公司股東會決議后進行招標，后由采購部執(zhí)行采購。公司各部門協(xié)助采購并監(jiān)督和審查各采購活動。第四章：采購流程一、物資采購流程二、招標流程圖三、物資采購流程管理采購申請1.1公司各部門所需物品均由各使用部門提交采購申請，物品請購需填寫"物品采購申請單〃，招標采購工程需提交"招標采購申請〃。1.2使用部門應盡量提前提出采購申請，給與采購部門足夠的采購時間，采購部門應在合理的采購時間內(nèi)及時完成采購任務；1.3預算負責人應將采購申請與采購預算進行核對，并標明預算執(zhí)行情況。預算內(nèi)申請正常執(zhí)行采購流程，預算外需提交情況說明。1.4使用部門按照采購流程完成采購申請單的相關(guān)審批后傳遞到采購部。選擇供給商并訂購采購部應對所需物品選擇至少三家供給商，對采購物品詢價比照，提交總經(jīng)理審批，確定供給商后簽訂當年供給合同。2.1采購部接到請購單后，應對采購申請進行嚴格審核，確定采購的品種、規(guī)格和數(shù)量，遵循定點采購原那么，無定點采購的物品遵循“三家比價〃原那么選擇供給商進行采購；2.2采購人員除特別授權(quán)外只能按批準的品種、規(guī)格數(shù)量進行采購、不得擅自改變采購內(nèi)容；2.3不能在請購部門約定時間內(nèi)到達的，采購員需及時通知以便請購部門及時調(diào)整應對方案。采購員必須監(jiān)控采購訂單的完成情況，每天定時檢查未完成請購單。2.4采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題或需要維護時，采購人員需及時配合相關(guān)部門與供給商聯(lián)系。驗收3.1采購貨物到達后，倉庫管理員應立即根據(jù)采購申請單與到貨進行認真核對，根據(jù)驗收結(jié)果填寫外購入庫單，除一份自留以外，其余傳遞到采購部、財務部，以分別登記相關(guān)臺帳，在驗收時，如出現(xiàn)與采購申請不符的，應如實做出相應記錄，并填寫書面報告報采購部，及時補充或更換。3.2倉庫管理員需當場與相關(guān)人員交接和驗收，并記錄相應的驗收記錄，需要專業(yè)部門進行驗收的，入庫單上需要有專業(yè)人員的驗收簽字。付款采購部每月定期向財務部提交需支付的采購費申請。財務部在收到采購部遞交的有關(guān)文檔時，必須及時做好以下審核工作：4.1檢查所有表單是否填寫完整，是否經(jīng)適當審批；4.2審核需要三家報價的采購工程是否有三家報價，有關(guān)證明文件是否有效、選擇供給商的理由是否合理；4.3是否簽訂并存檔采購合同。4.4假設(shè)發(fā)生退貨情況，采購人員需及時與財務進行溝通，并負責款項的討回事宜。第五章：申請付款根本流程申請付款根本流程第六章：附那么一、 本制度解釋權(quán)歸公司財務部。二、 本制度經(jīng)總經(jīng)理簽字后生效，修改亦同。附件一:物品采購申請單一式三聯(lián)：第一聯(lián)采購部、第二聯(lián)申請人、第三聯(lián)財務部附件二：資產(chǎn)采購申請單請購部門請購日期申請人設(shè)備名稱廠家規(guī)格型號價格到貨時間請購理由本錢分析本年預算總額本月預算額本年已支出額預算負責人：部門負責人審核意見：簽字： date： 年月日公司負責人批準意見：簽字： date： 年月日執(zhí)彳丁副總裁批準意見：簽字： date： 年月日公司董事長批準意見：簽字： date： 年月日