某上市集團(tuán)公司《合同管理制度》

某上市集團(tuán)公司《合同管理制度》1.目的為了加強(qiáng)合同管理，增強(qiáng)合同管理的可操作性，特制定本制度。2.適用范圍凡以集團(tuán)總部及集團(tuán)旗下所有分、子公司的名義簽署各類書面合同（勞動(dòng)合同除外）的審批、簽訂、履行、存檔、備案、糾紛處理及監(jiān)督檢查等，皆屬本制度規(guī)范疇。3.術(shù)語及釋義3.1合同指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。3.2標(biāo)準(zhǔn)合同指為方便起草和洽談合同，由合同管理部門組織集團(tuán)相關(guān)部門及分、子公司起草審核并經(jīng)集團(tuán)審批確定的，發(fā)布在OA系統(tǒng)的各類合同示范文本。3.3非標(biāo)準(zhǔn)合同標(biāo)準(zhǔn)合同文本以外的合同承辦單位自行起草的一般合同文本。3.4合同承辦單位根據(jù)職能分工及集團(tuán)授權(quán)文件等規(guī)定的職能或授權(quán)，具體承辦合同的起草、洽談、報(bào)審、履行、歸檔等工作的集團(tuán)相關(guān)部門或集團(tuán)分、子公司。3.5合同簽字代表人作為我方委托簽約人，代表企業(yè)對(duì)外簽約的具體人員：（1）集團(tuán)各分、子公司承辦合同的簽字代表人為單位負(fù)責(zé)人。（2）集團(tuán)各職能部門承辦合同的簽字代表人為部門負(fù)責(zé)人（含）以上人員。（3）集團(tuán)總裁特別交辦的或指定的人員。3.6合同管理部門集團(tuán)總部指集團(tuán)法律事務(wù)部；集團(tuán)各分、子公司指該單位確定的承擔(dān)合同管理職能的部門。4.職責(zé)權(quán)限4.1集團(tuán)合同管理部門4.1.1負(fù)責(zé)擬定或組織擬定合同管理的相關(guān)制度及流程。4.1.2負(fù)責(zé)組織建立、修訂、維護(hù)、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)合同文本庫。4.1.3參與所有合同的審核，負(fù)責(zé)所有合同審批的定稿。4.1.4負(fù)責(zé)合同檢查、評(píng)估以及其它合同管理方面的工作。4.1.5負(fù)責(zé)提供合同簽訂、履行相關(guān)的法律咨詢。4.2集團(tuán)合同承辦部門負(fù)責(zé)職責(zé)或授權(quán)范圍內(nèi)合同的談判、編制、報(bào)審、用印、歸檔以及合同的履行、實(shí)施、糾紛處理等工作。4.3集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門4.3.1負(fù)責(zé)提出及審核合同中有關(guān)財(cái)稅、保險(xiǎn)、發(fā)票、支付方式等涉及本部門職能等的相關(guān)要求。4.3.2負(fù)責(zé)辦理合同的具體收、付款業(yè)務(wù)。4.3.3負(fù)責(zé)從財(cái)務(wù)角度監(jiān)督合同的履行情況。4.4集團(tuán)人力資源部4.4.1負(fù)責(zé)合同文本的蓋章、登記、備案及存檔。對(duì)我方先蓋章的，負(fù)責(zé)監(jiān)督合同承辦單位及時(shí)返還合同原件。4.4.2負(fù)責(zé)合同檔案管理工作。4.5集團(tuán)分、子公司4.5.1對(duì)以本單位名義簽訂的合同中有關(guān)合同具體履行期間、具體實(shí)施計(jì)劃、時(shí)序、合同范圍、人員及其他特殊要求等提出具體意見。4.5.2負(fù)責(zé)職責(zé)或授權(quán)范圍內(nèi)合同的談判、編制、內(nèi)部審批、集團(tuán)報(bào)審、用印、歸檔，監(jiān)督合同的履行、實(shí)施、糾紛處理等工作。4.5.3參與集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的起草、評(píng)審工作。4.5.4組織進(jìn)行本單位內(nèi)部合同檢查、評(píng)審；參與集團(tuán)合同管理部門組織的合同審查、評(píng)審、管理工作。4.5.5負(fù)責(zé)本單位合同臺(tái)帳的登記和管理。4.6集團(tuán)其他相關(guān)部門指合同標(biāo)的所涉及的除上述部門外的其他對(duì)應(yīng)部門，如果合同的簽訂足以影響到本部門工作內(nèi)容，相關(guān)部門應(yīng)會(huì)簽與本部門職責(zé)對(duì)應(yīng)的合同內(nèi)容。4.7集團(tuán)部門責(zé)任高管4.7.1對(duì)所分管業(yè)務(wù)的合同及合同審批中的建議和意見進(jìn)行審核、確認(rèn)。4.7.2負(fù)責(zé)組織分管業(yè)務(wù)相關(guān)的重大合同的談判、簽訂、糾紛處理等工作。4.7.3負(fù)責(zé)監(jiān)督分管業(yè)務(wù)合同的履行。4.8集團(tuán)分、子公司責(zé)任高管/集團(tuán)責(zé)任高管4.8.1按照授權(quán)審核/批準(zhǔn)合同。4.8.2組織重大合同的談判、簽訂及解決糾紛等工作。4.9集團(tuán)總裁4.9.1按照授權(quán)批準(zhǔn)合同。4.9.2審批集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同文本。5.遵循的原則5.1合法性原則所有合同必須全面符合有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定，使企業(yè)權(quán)益能夠依法受到保護(hù)。5.2書面合同原則除即時(shí)結(jié)清或者政府性收費(fèi)、公用事業(yè)收費(fèi)外，所有業(yè)務(wù)必須正式簽署書面合同書以明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，禁止口頭承諾、私自交易。5.3標(biāo)準(zhǔn)合同優(yōu)先使用原則所涉業(yè)務(wù)所需合同文本凡屬集團(tuán)合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫已有文本的，應(yīng)優(yōu)先使用標(biāo)準(zhǔn)文本；如集團(tuán)合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫無相同或類似文本的，方可選用國(guó)家相關(guān)合同示范文本或由合同承辦單位自行起草合同文本。5.4事前簽訂原則合同應(yīng)在業(yè)務(wù)交易發(fā)生前簽署，禁止未簽署合同即先行交易、付款，物業(yè)類合同參照?qǐng)?zhí)行。5.5公開選擇合同對(duì)方原則委托服務(wù)和采購時(shí)，應(yīng)按照集團(tuán)招標(biāo)采購管理相關(guān)規(guī)定選擇合同合作方。5.6利益明晰原則合同應(yīng)清楚地界定、描述各方的權(quán)利和義務(wù)，杜絕模糊、歧義現(xiàn)象；合同中尤其應(yīng)有明確的、可以界定清楚的合同價(jià)款、結(jié)算辦法及付款方式。5.7依合同付款原則除即時(shí)結(jié)清或者政府性收費(fèi)、公用事業(yè)收費(fèi)外，資金管理部門依據(jù)簽署生效的合同辦理付款。6.工作流程6.1合同簽約前置工作6.1.1確定合同標(biāo)的對(duì)于集團(tuán)總部及各分、子公司正常經(jīng)營(yíng)管理中對(duì)外發(fā)生的交易或往來，合同承辦單位根據(jù)其職責(zé)規(guī)定以及交易和往來的相關(guān)內(nèi)容等洽談、報(bào)批合同，其它單位或人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型參與合同的草擬和洽談。集團(tuán)總裁可以指派相關(guān)人員參與合同的草擬和洽談；如發(fā)生正常經(jīng)營(yíng)管理之外的業(yè)務(wù)而需要對(duì)外簽訂合同的，合同承辦單位應(yīng)先就該事項(xiàng)是否可行進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后再洽談、報(bào)批合同。6.1.2確定合同對(duì)方（合作方）6.1.2.1按照集團(tuán)招標(biāo)采購管理相關(guān)規(guī)定，通過招標(biāo)、比價(jià)等方式確定合同合作方；未經(jīng)過招標(biāo)等采購程序的，按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)；集團(tuán)總裁直接指定、安排簽約的除外。6.1.2.2簽約前，合同承辦單位應(yīng)依據(jù)確定合同合作方的相關(guān)批件，認(rèn)真調(diào)查合同對(duì)方的情況，包括但不限于以下內(nèi)容：簽約主體資格，經(jīng)營(yíng)狀況，履約能力，資信記錄，委托代理人資格等，并做出恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。應(yīng)確保只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽(yù)的單位簽訂合同，只簽訂與對(duì)方履約能力相符合的合同。6.1.3確定合同文本6.1.3.1標(biāo)準(zhǔn)合同：集團(tuán)合同管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門研究制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本并推廣使用。6.1.3.2非標(biāo)準(zhǔn)合同：所涉業(yè)務(wù)所需合同文本凡屬集團(tuán)合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫無相同或類似文本的，合同承辦單位應(yīng)自行起草合同文本并提前與法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門溝通合同內(nèi)容。但經(jīng)與行業(yè)壟斷專營(yíng)方、政府部門等合作方溝通，合作方不同意使用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同文本或標(biāo)準(zhǔn)合同文本相關(guān)附件，經(jīng)辦部門在報(bào)件時(shí)應(yīng)予說明。6.1.3.3合同內(nèi)容確定：合同承辦單位應(yīng)參照或依據(jù)相同或類似的標(biāo)準(zhǔn)合同，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行論證、修改使之符合工作需要；對(duì)其中的技術(shù)條款、質(zhì)量條款、履行期限、合同標(biāo)的價(jià)款、支付方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，合同承辦單位在合同草擬和洽談時(shí)應(yīng)與相關(guān)部門充分及時(shí)溝通，以保證合同內(nèi)容最大限度保障企業(yè)利益，并保證企業(yè)內(nèi)部意見統(tǒng)一，提高工作效率。6.2合同審批6.2.1合同報(bào)審資料準(zhǔn)備合同承辦單位在提報(bào)合同審批時(shí)，除提交擬簽訂的合同文本外，對(duì)于通過招標(biāo)確定的合作單位，還應(yīng)同時(shí)上報(bào)定標(biāo)審批的相關(guān)材料（含招標(biāo)文件、中標(biāo)者投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等）及合作方信息（蓋章營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢情況等）。對(duì)于未經(jīng)過招標(biāo)確定的合作單位，應(yīng)附確定合作單位的前置審批、情況說明、合作方信息等相關(guān)文件，以便于相關(guān)人員綜合評(píng)判。6.2.2合同審批6.2.2.1合同承辦單位通過集團(tuán)OA系統(tǒng)“合同審批流程”將合同文本等報(bào)審資料等進(jìn)行報(bào)審、報(bào)批。相關(guān)合同會(huì)簽人員根據(jù)審批流程從各自職能角度對(duì)合同的可行性、規(guī)范性、合法性、風(fēng)險(xiǎn)性等方面提出建議和意見，意見統(tǒng)一且經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由合同管理部門定稿；內(nèi)部意見不統(tǒng)一的，由部門責(zé)任高管匯總明確意見，集團(tuán)責(zé)任高管/集團(tuán)總裁根據(jù)授權(quán)審批，合同承辦單位按照審批意見與合作方再次磋商相關(guān)合同條款并予以完善，由合同管理部門定稿。6.2.2.2合同承辦單位根據(jù)集團(tuán)審批意見與合作方磋商不成或分歧重大的，合同承辦單位應(yīng)做出相應(yīng)說明并重新報(bào)批，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限判斷風(fēng)險(xiǎn)及是否達(dá)到拒絕簽訂的程度進(jìn)行審批。6.2.3合同用印及流轉(zhuǎn)6.2.3.1合同審批定稿后，原則上由合同承辦單位將文本發(fā)合作對(duì)方先行辦理用印。對(duì)方用印后，我方由簽約代表人在合同文本上簽字并填寫簽訂日期，由集團(tuán)合同管理員按照集團(tuán)最終審核要求確認(rèn)合同內(nèi)容填寫完整準(zhǔn)確后，進(jìn)行合同編號(hào)并加蓋定稿騎縫章，同時(shí)在蓋章處簽署蓋章人員姓名進(jìn)行最終定稿。6.2.3.2經(jīng)最終定稿的書面合同，由合同承辦人員在合同管理員處的《合同登記表》上詳細(xì)登記并提交復(fù)印件后，按要求份數(shù)提交集團(tuán)檔案主管按集團(tuán)《印章管理制度》辦理用印手續(xù)。合同登記后又作廢的，合同承辦人員應(yīng)在《合同登記表》上備注說明。6.2.3.3對(duì)于我方最后用印的，合同承辦人員應(yīng)立即分發(fā)給財(cái)務(wù)管理部門一份合同原件，其它合同原件留存于集團(tuán)檔案室，合同承辦人員使用合同復(fù)印件；對(duì)于我方先用印的，合同承辦人員應(yīng)在報(bào)件時(shí)予以說明，并應(yīng)在取回合同原件后2個(gè)工作日內(nèi)按照前述要求進(jìn)行流轉(zhuǎn)。6.2.3.4未經(jīng)審批的合同，集團(tuán)人力資源部檔案主管不得辦理用印蓋章，相關(guān)人員不得在合同文本上簽字簽章。6.3合同存檔6.3.1合同資料的范圍：辦理完用印的所有合同文本及資料，包括但不限于合同書、協(xié)議、補(bǔ)充變更協(xié)議、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同當(dāng)事人之間履行合同的函件、傳真、電子郵件等。6.3.2存檔資料的內(nèi)容（包括但不限于以下內(nèi)容）：（1）合同審批表（2）合同資料（3）領(lǐng)導(dǎo)批示文件（4）對(duì)方資質(zhì)文件（5）招標(biāo)、投標(biāo)資料（6）其他確認(rèn)合作方及合同的相關(guān)資料。6.3.3合同存檔應(yīng)遵循專人負(fù)責(zé)、及時(shí)整理、分類、歸檔、保存，以便復(fù)查。合同承辦人員除應(yīng)在合同簽訂階段按規(guī)定將合同檔案分發(fā)給相關(guān)人員和存檔外，還應(yīng)妥善保管在合同履行中各方形成的申請(qǐng)、通知、函件、傳真、電子郵件等書面文件，如涉及到變更合同權(quán)利義務(wù)，或提出新的主張或索賠等，應(yīng)在發(fā)生的同時(shí)作為合同檔案交檔案主管存檔（電子郵件應(yīng)打印后存檔）。除上述規(guī)定（6.3.1—6.3.3）外，本制度未做規(guī)定的，按集團(tuán)《檔案管理制度》辦理。6.3.4合同履行完畢或因其它原因終止后(不考慮質(zhì)保期)，合同承辦單位應(yīng)在20日內(nèi)組織相關(guān)部門進(jìn)行履約評(píng)價(jià)，作為供應(yīng)商管理的組成部分，具體按集團(tuán)供方管理的相關(guān)規(guī)定辦理。6.4合同履行、變更和終止6.4.1合同簽訂后，合同承辦單位視合同所涉及內(nèi)容組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同交底。6.4.2合同簽訂后，除經(jīng)批準(zhǔn)對(duì)原合同進(jìn)行變更、補(bǔ)充或解除外，合同承辦單位應(yīng)要求合同對(duì)方按照合同約定及時(shí)、全面履行合同義務(wù)。6.4.3因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，或者對(duì)方提出變更要求的，合同承辦單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估，認(rèn)為確需變更原合同內(nèi)容的，應(yīng)說明合同變更理由、變更內(nèi)容和對(duì)企業(yè)的影響，并提交變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等資料，按照原合同審批流程進(jìn)行報(bào)批，經(jīng)批準(zhǔn)后方能變更原合同。6.4.4合同履行過程中，如合同一方需將合同的全部或部分權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)合同對(duì)方同意。轉(zhuǎn)讓之前，合同承辦單位應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估并對(duì)轉(zhuǎn)讓相關(guān)事宜做出妥善安排，然后按原合同審批流程報(bào)批。6.4.5合同各方經(jīng)協(xié)商一致需要解除合同的，應(yīng)簽訂“解除協(xié)議書”或“補(bǔ)充協(xié)議書”，對(duì)解除協(xié)議產(chǎn)生的相關(guān)問題進(jìn)行明確約定，并按原合同審批流程報(bào)批。我方需要單方解除合同的，合同承辦單位應(yīng)先與法務(wù)部門溝通確認(rèn)，說明解除合同的理由、相關(guān)安排，并按原合同審批流程批準(zhǔn)后，合同主體向合同對(duì)方發(fā)出解除合同通知文件。6.5合同糾紛處理6.5.1在合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)與合同對(duì)方產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，合同承辦單位應(yīng)首先根據(jù)合同簽署所依據(jù)的各種文件、合同的相關(guān)約定，并充分考慮交易慣例、相關(guān)法律政策規(guī)定，在內(nèi)部形成基本判斷，并與法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及部門責(zé)任高管溝通，盡量與爭(zhēng)議對(duì)方以協(xié)商、調(diào)解的方式解決。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致的，雙方應(yīng)依合同簽訂程序簽署書面協(xié)議。6.5.2合同承辦單位認(rèn)為難以與爭(zhēng)議對(duì)方協(xié)商解決，或合同對(duì)方的行為已嚴(yán)重侵害企業(yè)利益的，應(yīng)出具初步解決方案，并附相關(guān)資料、依據(jù)等，按集團(tuán)《法律糾紛處理流程》的有關(guān)規(guī)定辦理。6.5.3合同承辦單位在與合同對(duì)方協(xié)商爭(zhēng)議解決辦法或擬提交司法程序解決的，均應(yīng)做好相關(guān)證據(jù)收集工作，包括但不限以下內(nèi)容：合同及其附件、收付款明細(xì)、違約證據(jù)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、往來函件及其它與合同履行有關(guān)的證據(jù)。6.5.4具體糾紛處理參照集團(tuán)《法律糾紛處理流程》的有關(guān)規(guī)定。6.6合同檢查監(jiān)督6.6.1集團(tuán)合同管理部門按年度對(duì)集團(tuán)合同管理的執(zhí)行情況進(jìn)行一次檢查、評(píng)價(jià)；還可以進(jìn)行不定期的檢查。在檢查前，由合同管理部門向被檢查單位發(fā)出書面通知，告知檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容和需配合的事項(xiàng)。6.6.2檢查主要包括合同審批流程、合同登記、臺(tái)帳、檔案、履行等內(nèi)容，可采取座談、調(diào)查問卷、查閱資料等方式。被檢查單位應(yīng)對(duì)檢查人員給予全面配合和支持，按照要求提供相關(guān)資料。6.6.3檢查完成后的10日內(nèi)，合同管理部門做出書面檢查報(bào)告并提交部門責(zé)任高管、集團(tuán)責(zé)任高管、集團(tuán)總裁。6.6.4違反本制度規(guī)定的，可視情況對(duì)相關(guān)責(zé)任人扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)1-10分，并可視情況