提升辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的途徑

1/1提升辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的途徑

公文寫(xiě)作是辦公室秘書(shū)的主要工作之一，如何提升公文的寫(xiě)作能力是作為秘書(shū)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考和研究的問(wèn)題。本文從公文寫(xiě)作的基本步驟談一些提高公文寫(xiě)作能力的體會(huì)。

辦公室秘書(shū)在日常工作中需要接觸大量的公文寫(xiě)作任務(wù)，如講話稿、工作總結(jié)、主持詞、年中（終）工作報(bào)告等等，這些文稿往往具有業(yè)務(wù)范圍廣、主題內(nèi)容雜、領(lǐng)導(dǎo)要求高、起草難度大等特點(diǎn)。因此，如何寫(xiě)出既符合要求又能給人以美感的公文材料，是一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)的必備技能。除了需要大量的知識(shí)積累和長(zhǎng)期的寫(xiě)作錘煉外，也可以通過(guò)掌握其思路和流程以提升公文寫(xiě)作能力。下面就從公文寫(xiě)作的基本步驟中如何提升寫(xiě)作能力介紹一下自己的體會(huì)。

第一步：接受擬稿任務(wù)

這是公文寫(xiě)作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶?xiě)作是一種指令性寫(xiě)作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透并充分表達(dá)出來(lái)，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽(tīng)、記、消化。聽(tīng)就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)講意圖；記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本地記下來(lái)，以備寫(xiě)作時(shí)查閱；消化就是在聽(tīng)和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問(wèn)題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提出的問(wèn)題都是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。

第二步：廣泛收集材料

這是公文寫(xiě)作的根據(jù)，沒(méi)有材料就好比“巧婦難為無(wú)米之炊”，公文寫(xiě)作更是無(wú)從下筆。收集材料一是必須考慮表達(dá)主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動(dòng)態(tài)信息；還可以從國(guó)家的政策法規(guī)中收集，為擬寫(xiě)公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。

第三步：擬定寫(xiě)作方案

這是公文寫(xiě)作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。

主題思想的確定是以“解決什么問(wèn)題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來(lái)講包含五個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么？二是文件起草部門(mén)希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？即有關(guān)部門(mén)對(duì)于這項(xiàng)工作希望通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號(hào)。三是受眾希望聽(tīng)到什么？受眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表?yè)P(yáng)，或是明確思路等。四是領(lǐng)導(dǎo)本人希望講什么？每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。五是上級(jí)希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？每項(xiàng)工作都應(yīng)該按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開(kāi)展，講話中需要科學(xué)地傳遞上級(jí)的要求。

表達(dá)次序是公文寫(xiě)作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)斟酌布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級(jí)，使受眾能通過(guò)標(biāo)題基本判斷行文邏輯。

各部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過(guò)素材的平衡、恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過(guò)渡來(lái)實(shí)現(xiàn)，確保各個(gè)層級(jí)緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。

第四步：正式起草文稿

這是公文寫(xiě)作的核心。在起草文稿過(guò)程中要把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

深度加工。把篩選所得的材料經(jīng)過(guò)加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對(duì)照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過(guò)對(duì)信息模塊的合并歸類(lèi)和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。

注重事例。公文寫(xiě)作要依事而論，在寫(xiě)作技巧上可借用“以事實(shí)說(shuō)話”的筆法。如果全篇沒(méi)有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會(huì)淪為大話、空話、套話的堆砌，導(dǎo)致讀者無(wú)趣、聽(tīng)者鬧心。寫(xiě)材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結(jié)性公文可以通過(guò)大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說(shuō)服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３?huì)造成適得其反效果。

善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的信息含量和說(shuō)服力。對(duì)數(shù)字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門(mén)發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過(guò)權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用；二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專(zhuān)業(yè)部門(mén)統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。

做好會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后才能對(duì)外行文；如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識(shí)，以防政出多門(mén)。

強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無(wú)神”到“形神兼?zhèn)洹?，一要于常?guī)處尋亮點(diǎn)，有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺顯處見(jiàn)真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見(jiàn)大，把真知灼見(jiàn)融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語(yǔ)言的生動(dòng)性和可讀性，如通過(guò)恰當(dāng)使用排比對(duì)仗等句式增強(qiáng)文章的氣勢(shì)和韻律，或借用一些約定俗成的古典語(yǔ)言增強(qiáng)公文的典雅和美感。

第五步：仔細(xì)加工修改

這是保證公文質(zhì)量的重要一環(huán)。對(duì)公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內(nèi)容到形式的修改順序。一是檢查主題質(zhì)量。主要看文稿是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，表達(dá)是否鮮明深刻，是否有新意，與上級(jí)部門(mén)的指示是否吻合。二是檢查觀點(diǎn)表達(dá)。觀點(diǎn)與主題關(guān)系極為密切，主題是中心論點(diǎn)，觀點(diǎn)可謂分論點(diǎn)，在保證公文主題準(zhǔn)確無(wú)誤的前提下，還要確保公文觀點(diǎn)經(jīng)得起推敲。三是檢查材料應(yīng)用。對(duì)文稿中引用的數(shù)字、事例等認(rèn)真核實(shí)，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動(dòng)態(tài)信息的變化，不能使用過(guò)時(shí)的數(shù)據(jù)說(shuō)明已經(jīng)變化的實(shí)際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)密、合理，重點(diǎn)內(nèi)容是否突出，層次是否清楚，過(guò)渡轉(zhuǎn)折是否自然，以及語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確、規(guī)范。

提升公文寫(xiě)作能力是一個(gè)需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐的過(guò)程，以