會議流程及服務(wù)安排細(xì)節(jié)

會議流程及效勞安排細(xì)節(jié)-標(biāo)準(zhǔn)化文件公布號：〔9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII3會議流程及效勞安排一、會前預(yù)備會議效勞要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會務(wù)工作人員，由會務(wù)工作人員預(yù)備會議前工作，了解與會人員的相關(guān)資料，并做好會務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進會議的順當(dāng)進展。、確定會議的出席人數(shù)，依據(jù)與會人員狀況及會議規(guī)格適時調(diào)整會議場地，并對會場的各項設(shè)施進展認(rèn)真檢查。、草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)全部與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點，參與人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。4、合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點：〔一〕儀容儀表著裝統(tǒng)一干凈，不穿拖鞋、響釘鞋。淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。坐站姿勢標(biāo)準(zhǔn)端莊，不翹腿?！捕痴Z言語調(diào)溫順親切，音量適中，一般話標(biāo)準(zhǔn)?！案兄x”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。大聲喧嘩?！踩硲B(tài)度敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。微笑效勞，態(tài)度懇切、熱忱、周到。工作過失失誤準(zhǔn)時訂正并當(dāng)面賠禮賠禮。解釋問題有禮有節(jié)。〔四〕紀(jì)律〔1〕不在會議期間使用。效勞過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。員會議的時間、地點及其他具體留意事項。和電子演示文檔需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并測試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。量及會議規(guī)格進展合理購置；如會議完畢后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時間，選好宴請場所，并依據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。單位名稱，名字及職位，留意文字大小適當(dāng)，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為8.5*15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。10、會務(wù)工作人員進展會場布置：檢查會議室衛(wèi)生狀況〔〕，確保會議室干凈及會議用品的清潔。依據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好〔會標(biāo)〕、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件?；軙r，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不行過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。講話挨次、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，準(zhǔn)時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的預(yù)備工作。依據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試〔話筒位置的凹凸、效果及接口確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需調(diào)試。預(yù)備并調(diào)試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)狀況，準(zhǔn)時更換。會議所需的備品要按以下要求擺放：〔杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45靠近水杯位置擺放消毒濕巾〔也可不備〕，左手前方可放置水果或瓶〔以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水〕，正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光具體細(xì)節(jié)：①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側(cè)扶客人，擺放統(tǒng)一。②杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個花1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準(zhǔn)客人。側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對準(zhǔn)客人。2CM處。⑤筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準(zhǔn)椅子正中。⑥筆：放在筆記本、會議資料的右側(cè)，留意筆的標(biāo)志朝上方放置。11、會議開頭前一個小時要預(yù)備好充分熱水，會議進展中留意始終保持倒水的壺滿，以備準(zhǔn)時的加水。12、預(yù)備工作的檢查〔如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整〕，同時檢查全部物品是否符合擺放要求〔如不符合的依據(jù)擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好〕。翻開電子設(shè)啟。13、預(yù)備工作完成后會場外應(yīng)設(shè)有與會人員簽處處，簽處處最好設(shè)在入口通道較明顯的地15分鐘站在會議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶2米處主動拉門讓其進〔如早上好、下午好等文明用語〕。二、會議過程中1、會議開頭后工作人員快速斟倒茶水，假設(shè)需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛巾〔上毛巾的時候留意用夾子，不能用手直接拿〕，再斟倒茶水。1520分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎？”或做個手勢，待客人同意時方可進展?？梢罁?jù)實際狀況〔領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量〕來敏捷把握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。三支應(yīng)準(zhǔn)時更換，會場中均使用托盤效勞。2、工作人員在音控室時隨時留意音響監(jiān)聽，覺察問題準(zhǔn)時查找問題所〔準(zhǔn)時檢查話筒、調(diào)音臺、功放機、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接狀況〕。筒突然失常，應(yīng)快速更換備用話筒。問。5、假設(shè)會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中全部工作人員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨便走動。能準(zhǔn)時解決，請其稍等，然后馬上向上一級報告，并盡快賜予答復(fù)。品。序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順當(dāng)進展。三、會議完畢階段笑點頭，并說“慢走、再見”。、會后準(zhǔn)時做好會場清理工作。檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，假設(shè)覺察有遺留物品應(yīng)快速做好記錄并準(zhǔn)時歸還。不帶無關(guān)人員進入會議室。的狀況下，工作人員應(yīng)做好指引和伴隨工作。議完畢后有安排宴會，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場時間，并通知與會人員及做好伴隨和接待工作。刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理干凈。〔如會議室超過兩天沒有使用，需準(zhǔn)時的檢查會議用品的清潔、桌椅的干凈，確保會議室隨時可以使用。〕7.關(guān)閉全部電器設(shè)