SAP ERP-用戶操作手冊-FI(GL總賬)1.5

./一丁集團股份ERP項目SAP系統(tǒng)用戶操作手冊GL模塊文檔準備:曉燕,許正華項目經(jīng)理：振飛項目文檔編號文檔日期:2012-07-25目錄1前言42SAP常見系統(tǒng)圖標及功能說明43基本概念介紹54SAP系統(tǒng)登陸74.1登陸界面74.2更改密碼74.3執(zhí)行事務的路徑84.4工具欄簡介94.5顯示幫助信息94.6菜單路徑搜索幫助105操作說明105.1總分類賬科目日常業(yè)務處理10一般科目憑證過賬10快速錄入、查模型、調(diào)用憑證20重置已清項23更改總賬科目憑證26顯示總賬科目憑證30顯示更改總賬科目憑證33憑證沖銷345.3預制憑證37生成預制憑證37更改預制憑證40顯示預制憑證41顯示更改預制憑證41過帳預制憑證425.4暫存憑證45生成暫存憑證45調(diào)用暫存憑證48顯示暫存憑證49刪除暫存憑證495.5周期性憑證51生成周期性憑證51執(zhí)行周期性憑證54查看周期性憑證清單58更改周期性憑證59顯示周期性憑證59顯示更改周期性憑證59刪除周期性憑證605.6查詢60總賬科目余額查詢60憑證日記帳查詢61余額/明細查詢621前言本文檔是在ERP項目中用于培訓的系統(tǒng)操作手冊,旨在幫助用戶學習和掌握系統(tǒng)操作流程和方法。此文檔必須結(jié)合系統(tǒng)操作和外部業(yè)務流程,以及用戶崗位職責,詳述每個業(yè)務操作環(huán)節(jié)。外部業(yè)務說明是為了幫助用戶了解整個業(yè)務過程及加深對系統(tǒng)功能的了解和掌握。***此文檔會進行補充校正,請參閱者注意文檔版本更新信息***2SAP常見系統(tǒng)圖標及功能說明功能SAP系統(tǒng)符號說明保存按鈕保存您在數(shù)據(jù)庫中的工作。返回〔上一級按鈕使您在不保存當前工作的情況下返回以前的屏幕。取消〔退出當前屏幕按鈕使您在不保存當前工作的情況下退出當前的任務。取消/放棄操作按鈕使您在不保存當前工作的情況下退出當前的任務。確認〔回車按鈕使您能夠進入下一個屏幕或窗口。Enter按鈕有相同的功能。下拉菜單選擇項全選取消全選翻頁按鈕使您能夠進入以后或以前的頁,既可以進入第一頁也可以是最后一頁。列按鈕使您能夠顯示以后或以前的列,既可以顯示第一列也可以是最后一列。創(chuàng)建新的會話按鈕使你快速打開一個新的會話窗口。執(zhí)行鍵按鈕使您開始運行一個系統(tǒng)活動。批準檢查按鈕可檢查屏幕輸入容〔或程序等的準確性及完整性。打印新建項目取消項目按鈕在同一訂單中刪除一個或多個行項目。單據(jù)刪除按鈕刪除整個訂單。顯示憑證流程按鈕使您能夠根據(jù)系統(tǒng)中的某單據(jù)或憑證,查找到與其相關的單據(jù)及憑證。顯示憑證抬頭細目狀態(tài)總覽幫助使您獲得在線幫助。執(zhí)行批量處理變量在執(zhí)行報表時為不固定、可選條件。如可將公司代碼、利潤中心、期間設置成變量。取消激活項目激活項目更改點擊后對屏幕上相關項目進行更改。錯誤信息〔紅色需要對提示錯誤處進行修改,方可執(zhí)行后繼操作。警告信息〔黃色可繼續(xù)執(zhí)行操作,但對可能錯誤處提示警告信息?？芍苯踊剀囂^。提示信息〔綠色表示已正確完成某項操作3基本概念介紹1,集團：SAP標準層次中最高的級別,集團水平定義的參數(shù)適用于該集團下屬各公司代碼。2、公司代碼：一個必須的企業(yè)結(jié)構(gòu),一個合法獨立的實體。是一個能夠執(zhí)行會計的最小組織單元<進行業(yè)務交易的級別；會計科目管理的級別；產(chǎn)生合法的獨立實體和損益報表的級別>。3,會計科目表：用于一個或多個公司代碼的所有總帳科目的清單。3、成本要素：是對成本、費用的明細分類,用于詳細記錄成本、費用的發(fā)生方式和發(fā)生原因；當使用成本要素時,必須附加一個成本對象,如：成本中心,部定單等。成本要素是基于一定有效期間創(chuàng)建的,超過有效期將無法使用。成本要素分為初級成本要素和次級成本要素。4、成本中心：是在成本控制圍中的代表獨立的成本發(fā)生地點的組織單元,成本中心可以根據(jù)職能需求、分配原則、提供的作業(yè)或服務、地點或職責圍建立。成本中心是基于一定有效期間創(chuàng)建的,超過有效期將無法使用。5、財務專用供應商主數(shù)據(jù)：和采購集成業(yè)務無關的應付掛帳業(yè)務需要創(chuàng)建財務專用的供應商主數(shù)據(jù),且考慮將來員工信息將和人力資源模塊進行接口,所以將企業(yè)的員工作為供應商進行管理,此類供應商主數(shù)據(jù)只需要創(chuàng)建基本視圖和公司代碼視圖,組設置如下：6、憑證類型：決定憑證的編號圍,系統(tǒng)通過不同的憑證類型編號圍存儲一種憑證類型的所有憑證。例如：SA總帳憑證等等7、記賬碼：控制每一個憑證行項目是借方還是貸方,也控制了用于行項目過賬的特定科目類型〔客戶、供應商、G/L科目、資產(chǎn)、物料。記賬碼同時還幫助控制行項目的字段狀態(tài)。字段狀態(tài)指行項目的屏幕布局。根據(jù)行項目上所使用的記賬碼的定義,個別字段可以是禁止、可選或必需的。如：一般總帳憑證過帳,40借方,50貸方。記賬碼描述借方/貸方科目類型01應收帳款/其它應收款〔應收模塊借方客戶11應收帳款/其它應收款貸方客戶21應付帳款/其它應付款〔應付模塊借方供應商31貸方憑證貸方供應商40借方分錄〔總賬借方G/L科目50貸方分錄貸方G/L科目70借方資產(chǎn)〔資產(chǎn)借方資產(chǎn)75貸方資產(chǎn)貸方資產(chǎn)09預收/應收票據(jù)/其它應收款借方客戶19預收/應收票據(jù)/其它應收款貸方客戶29預付/應付票據(jù)/短期借款/其它應付款借方供應商39預付/應付票據(jù)/短期借款/其它應付款貸方供應商應收帳款/應付帳款/預收/預付/其它應收/其它應付/應付票據(jù)/應收票據(jù)/短期借款/固定資產(chǎn)/無形資產(chǎn)/長期待攤費用都按統(tǒng)馭科目進行管理,如果客戶或供應商同時又是預收帳款/應收票據(jù)/其它應收款/預付帳款/應付票據(jù)/短期借款/其它應付款的客戶或供應商,就通過09/19/29/39特別總帳標識來記帳。4SAP系統(tǒng)登陸4.1登陸界面在指定的用戶名下,單擊,運行后進入下一屏幕：輸入用戶名及密碼〔密碼欄本身為空白,設置密碼最長為8位,可以短于8位,單擊或直接回車后進入系統(tǒng)菜單。注：如果輸入為第一次的初始密碼進入SAP,系統(tǒng)會馬上提示需要設置新密碼來更改初始密碼。4.2更改密碼如果需要對密碼進行修改,單擊出現(xiàn)如下屏幕：按系統(tǒng)提示要求在欄輸入新密碼,單擊或直接回車完成修改。4.3執(zhí)行事務的路徑[注1]：在事務代碼欄輸入如下符號,可實現(xiàn)下列功能：代碼功能/n結(jié)束當前事務〔可在n后面直接加上事務代碼,即可進入事務操作界面/o創(chuàng)建新的會話執(zhí)行事物/i結(jié)束當前會話<退出操作系統(tǒng)>[注2]：點擊〔本地格式設置,在"快速剪切和粘貼"前打"√"選中,在系統(tǒng)中實現(xiàn)快速復制、粘貼功能。[注3]：在菜單狀態(tài)下,對任何事務代碼單擊右鍵,可將此事務代碼列入收藏夾,便于日常使用。4.4工具欄簡介4.5顯示幫助信息4.6菜單路徑搜索幫助回車或點即可查找到該事務代碼的路徑,生成如下屏幕：5操作說明5.1總分類賬科目日常業(yè)務處理5.1.1一般科目憑證過賬5.1.1.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>F-02一般過賬事務代碼F-025.1.1.2舉例操作例1,蘋果事業(yè)本部報銷快遞費250用現(xiàn)金支付雙擊或點輸入SAP事務代碼：F-02,進入下一屏幕：屏幕解釋：字段名稱描述用戶操作和輸入值1憑證日期記賬日期2011-04-2憑證抬頭文本憑證摘要員工報銷快遞費3記賬碼根據(jù)業(yè)務所定義的過賬碼,可確定記賬的方向40〔借方4科目記賬科目5憑證類型憑證類型決定憑證的編號圍：系統(tǒng)通過不同的憑證類型編號圍存儲一種憑證類型的所有憑證。SA6過賬期間憑證記賬的月份47貨幣/匯率憑證記賬貨幣RMB8G/L詳細汪釋可輸入科目的關鍵字進行搜索點進入下一屏幕：帳戶模型和快速數(shù)據(jù)輸入都是可以多行錄入的帳戶模型和快速數(shù)據(jù)輸入都是可以多行錄入的雙擊進入下一屏幕：回車進入下一屏幕：有些科目是要輸業(yè)務范圍的,已設為必輸了有些科目是要輸業(yè)務范圍的,已設為必輸了回車進入下一屏幕：再點回車進入下一屏幕：選擇完原因代碼后,點進入下一屏幕：檢查無誤后點生成如下屏幕：例2,員工曉燕借款2000元點進入下一屏幕：雙擊進入下一屏幕：點進入下一屏幕：雙擊選擇進入下一屏幕：回車進入下一屏幕：備注：統(tǒng)馭科目：統(tǒng)馭科目不能直接被過賬,確保總賬數(shù)據(jù)與明細賬數(shù)據(jù)的實時集成統(tǒng)馭科目包括：客戶、供應商、資產(chǎn)等當記錄明細賬時,系統(tǒng)自動更新相應的統(tǒng)馭賬戶總賬回車進入下一屏幕：回車或點進入下一屏幕：點生成如下屏幕：點進入下一屏幕：5.2.1快速錄入、查模型、調(diào)用憑證在F-02做憑證時,屏幕上顯示如下：第一個模型,可以在一個屏幕里做總帳類的分錄得到屏幕如下：錄完后點返回,得到如下：檢查無誤后保存就行了?？焖黉浫胍差愃?都可以從EXCEL表復制數(shù)字過來,不過只能一列一列復制點調(diào)用憑證時顯示如下：選完后回車就調(diào)用了,再錄好數(shù)字后,要更改的再改一下就行了。檢查無誤后保存就行了。5.2.2重置已清項.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>FBRA-重置已結(jié)清項目事務代碼FBRA重置已清帳FBRA指對清賬憑證進行的沖銷,對于一般憑證沖銷使用事務FB085.2.2.2舉例操作把清賬憑證100000150進行沖銷點,進入下一屏幕：：表示只取消已清項目之間的關聯(lián)?！步杩顟{證和報帳憑證仍然存在,但借款憑證表現(xiàn)為未清狀態(tài)：1、取消已清項之間的關聯(lián)；2、沖銷原清帳憑證?！矝_銷原費用報帳憑證點進入下一屏幕：點進入下一屏幕：屏幕顯示100000150已經(jīng)被沖銷,點進入下一屏幕：屏幕顯示沖銷憑證100000151記賬到1000中,用事務代碼FB03即可顯示該憑證：點可以看到原被沖銷的憑證：備注：反記帳：科目的明細帳會在原記帳方向用紅字反映沖帳金額,但憑證上不會用紅字憑證顯示。5.2.3更改總賬科目憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>FB02-更改事務代碼FB025.2.3.2舉例操作備注：對憑證的修改,系統(tǒng)僅允許對文本、分配、參考等非關鍵字段進行修改,對記賬日期、金額、業(yè)務圍、憑證類型等關鍵字段系統(tǒng)不允許修改,錯誤情況下僅能對此憑證進行沖銷。可直接輸入憑證編碼后回車進入憑證修改,也可單擊憑證右上方,找到所需修改的憑證后進行修改。點進入下一屏幕,屏幕下方提示〔黃色警告,可繼續(xù)回車進入下一屏幕：點進入下一屏幕：雙擊要修改的憑證編號,進入下一屏幕：雙擊行項目,生成如下屏幕：點后生成屏幕,可對的容進行修改,點進入下一屏幕：點生成如下屏幕：備注：字段欄底色為淺蘭色屬于不可修改字段,底色為白色的字段欄方可修改。SAP規(guī)定已保存的憑證的主要容都不能修改。只可對憑證抬頭摘要、文本、參照三個容進行修改；科目名稱、金額等不可修改。修改后保存即可,顯示更改已保存。5.2.4顯示總賬科目憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>FB03-顯示事務代碼FB035.2.4.2舉例操作直接回車即可查詢100000150的憑證容如需查找其它憑證,可點擊,生成如下屏幕：屏幕解釋：〔可根據(jù)需要加入更多查詢條件字段名稱描述用戶操作和輸入值公司代碼憑證所在的公司代碼1000會計年度憑證所屬的年份2011查詢自己的憑證縮小查找圍。如想擴大查找圍,此處可不打"√"打"√"點進入下一屏幕：可根據(jù)需要加入更多的查詢條件,點進入下一屏幕：點進入下一屏幕：雙擊行項目或把光標放置需要選擇的憑證行上〔100000150,單擊屏幕左上方,可顯示憑證如下：有這個標志說明該憑證是被沖銷的,正常的沒有有這個標志說明該憑證是被沖銷的,正常的沒有點生成如下屏幕：雙擊"辦公費"或?qū)⒐鈽酥糜谛许椖?辦公費"欄,單擊屏幕左上方,可顯示生成憑證行項目容如下若要查詢其它憑證信息,可點重新選擇要查看的憑證5.2.5顯示更改總賬科目憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>FB04-顯示更改事務代碼FB045.2.5.2舉例操作輸入要顯示更改的憑證編號,回車或點進入下一屏幕：點進入下一屏幕：5.2.6憑證沖銷.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>沖銷―>FB08-單一沖銷事務代碼FB085.2.6.2舉例操作直接輸入要沖銷的憑證編號,或點選擇要沖銷的憑證編號,然后點生成如下屏幕：查看完畢點回到?jīng)_銷屏幕界面：點生成如下屏幕：顯示憑證完成沖銷,點生成屏幕如下：5.3預制憑證5.3.1生成預制憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>F-02一般過帳事務代碼F-025.3.1.2舉例操作預制憑證的操作與一般憑證過賬相同,預制憑證的編號與一般過帳憑證產(chǎn)生的編號是連續(xù)性的,占用正式憑證編號資源,可以保存不完整的憑證,可以對預制憑證進行修改〔包括文本,金額,成本中心等,當把預制憑證過帳后〔FBV0,憑證編號不變。預制憑證做完后,要是沒有再調(diào)用的話,要zfi004里可以查到,但里面是空的數(shù)據(jù),里面的數(shù)據(jù)也不會記到帳上去,所以可以用在月底,做下月憑證前先預留幾做后面要做的,可以減少憑證斷號的情況回車進入下一屏幕：回車或點進入下一屏幕：點生成如下屏幕：點或點菜單上的,在跳出的下拉框中點擊,生成如下屏幕：5.3.2更改預制憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>預制憑證―>FBV2-更改事務代碼FBV25.3.2.2舉例操作輸入憑證編號或點進行選擇,回車生成如下屏幕：點完成預制憑證的修改5.3.3顯示預制憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>預制憑證―>FBV3-顯示事務代碼FBV3與顯示總賬科目憑證〔FB03操作基本相同,預制憑證也可通過FB03進行顯示。5.3.4顯示更改預制憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>預制憑證―>FBV5-顯示更改事務代碼FBV5與顯示更改總賬憑證〔FB04操作基本相同5.3.5過帳預制憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>預制憑證―>FBV0-過帳/刪除事務代碼FBV0.1舉例操作輸入預制憑證編號,或點進行選擇,回車生成如下屏幕：繼續(xù)按一般憑證過帳的方法完成憑證過帳即可,回車進入下一屏幕：點進入下一屏幕：點完成憑證過帳,生成如下屏幕：預制憑證的編號占用正式憑證編號資源,故生成的憑證編號即為預制憑證的編號備注：預制憑證與暫存憑證類似,均可保存不完整的憑證,但預制憑證占用正式憑證編號資源。5.4暫存憑證生成暫存憑證〔在做憑證后,發(fā)現(xiàn)抬頭的時間錯了,但又改不了的情況下可以用這個先暫存,再調(diào)用就可以改了.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>F-02一般過賬事務代碼F-025.4.1.2舉例操作暫存憑證與預制憑證類似,均可保存不完整的憑證,但暫存憑證不占用正式憑證編號資源,暫存憑證使用自定義的臨時編號,且只能調(diào)用一次?；剀囘M入下一屏幕：回車或點進入下一屏幕：點生成如下屏幕：點菜單上的在跳出的下拉框中選擇,生成如下屏幕：出現(xiàn)系統(tǒng)提示框,輸入自定義的臨時憑證編號：L0001,點運行后屏幕左下方出現(xiàn)系統(tǒng)提示調(diào)用暫存憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>F-02一般過賬事務代碼F-025.4.2.2舉例操作點擊或點菜單上的,在下拉框單擊選擇進入下一屏幕：點進行選擇,出現(xiàn)如下屏幕：將光標放在要選擇的憑證編號上,點進入下一屏幕：繼續(xù)按一般憑證過帳的方法完成憑證過帳即可。生成的憑證編號與一般過帳憑證相同。5.4.3顯示暫存憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>F-02一般過賬事務代碼F-02〔或直接輸入事務代碼FB11查詢點擊或點菜單上的,在下拉框單擊選擇,在生成的屏幕中點進行查詢。5.4.4刪除暫存憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>F-02一般過賬事務代碼F-02〔或直接輸入事務代碼FB11刪除點擊或點菜單上的,在下拉框單擊選擇,在生成的屏幕中點屏幕顯示如下：點生成如下屏幕：將光標放在要刪除的憑證編號上,點進入下一屏幕：點完成憑證刪除。5.5周期性憑證5.5.1生成周期性憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>過賬―>參考憑證―>FBD1-周期性憑證事務代碼FBD15.5.1.2舉例操作對于要定期生成的憑證,可以輸入周期性憑證,設定運行周期,在相應的會計期間運行直接生成記賬憑證,從而避免重復錄入,提高工作效率。錄入預提工資的的周期性憑證并運行生成記賬憑證,操作如下：屏幕解釋：字段名稱描述用戶操作和輸入值首次運行日期選擇或輸入首次運行日期,即開始預提的日期2011-04-30最后運行于選擇或輸入周期性分錄憑證的最后過賬日期2011-運行間隔月數(shù)輸入或選擇間隔月數(shù),填01表示每個月提一次01運行日期指定憑證過帳的那天為過帳日期01憑證類型選擇或輸入周期性憑證類型SA〔總分類賬憑證回車進入下一屏幕：屏幕解釋：字段名稱描述用戶操作和輸入值金額輸入每次運行的金額2400成本中心選擇或輸入成本中心編碼1000004002記帳碼40〔貸方科目5501000001回車進入下一屏幕：輸入憑證的借方科目后,再輸入下一行項目的貸方憑證容,屏幕顯示如下：點進入下一屏幕：點生成如下屏幕：生成了一個周期性憑證9100000002,以后在這周期性憑證的執(zhí)行期我們每個月都要去執(zhí)行這周期性憑證,不需要再錄入這周期性憑證,用事務代碼F.14執(zhí)行,具體執(zhí)行方法如下：5.5.2執(zhí)行周期性憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>期間處理―>周期性分錄―>F.14執(zhí)行事務代碼F.145.5.2.2舉例操作點運行后系統(tǒng)屏幕左下方提示信息如下：然后單擊屏幕菜單上方,屏幕顯示如下：運行后進入下一屏幕：選中創(chuàng)建的會話"SAPF120",點進入下一屏幕：單擊選中系統(tǒng)提示框中"僅顯示錯誤",之后單擊進入下一屏幕：再單擊系統(tǒng)提示框中的,生成如下屏幕：選中會話SAPF120,點擊屏幕上方〔查看日志,運行后生成下一屏幕：選中會話SAPF120,單擊屏幕上方,運行后生成下一屏幕：進入憑證顯示〔事務代碼：FB03,即可查看生成的憑證100000168以后每月按規(guī)定時間執(zhí)行F.14的操作,即可生成周期性記帳憑證,不需再重新輸入相同分錄。查看周期性憑證清單.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>期間處理―>周期性分錄―>F.15清單事務代碼F.155.5.3.2舉例操作點進入下一屏幕：5.5.4更改周期性憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>參考憑證―>周期性憑證―>FBD2-更改事務代碼FBD2與更改樣本憑證〔FBM2操作基本相同,對憑證的修改,系統(tǒng)僅允許對文本、分配、參考等非關鍵字段進行修改,對記賬日期、金額、業(yè)務圍、憑證類型等關鍵字段系統(tǒng)不允許修改,但在錯誤情況下可以對此憑證進行刪除。5.5.5顯示周期性憑證.1菜單路徑及事務代碼菜單路徑會計核算―>財務會計―>總分類賬―>憑證―>參考憑證―>