廣告業(yè)務(wù)管理制度

依據(jù)《中華人民共和國(guó)廣告法》和公司有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)《建材與裝飾》廣告業(yè)務(wù)的管理，保證業(yè)務(wù)工作健康、有序地開展，特制定本管理制度。一、基本原則（一）遵守國(guó)家法律、法規(guī)的原則。（二）公平、誠(chéng)實(shí)、信用的原則。（三）“客戶至上”的原則。（四）廣告收費(fèi)公開、公平、合理的原則。（五）建立健全廣告承接、登記、審查、發(fā)布、檔案、財(cái)會(huì)、考核制度的原則。二、廣告客戶承接登記制度1、廣告客戶歸公司所有，由公司統(tǒng)一分配。為保證客戶資源的有效利用，應(yīng)保持客戶的正常流動(dòng)，一般3個(gè)月流動(dòng)一次。對(duì)客戶分配產(chǎn)生的分歧，由公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)代表應(yīng)自覺配合。2、業(yè)務(wù)代表應(yīng)具備獨(dú)立開發(fā)新客戶，發(fā)展長(zhǎng)約客戶和維護(hù)老客戶的能力。對(duì)于新開發(fā)的客戶在正式聯(lián)系以前，應(yīng)在業(yè)務(wù)部?jī)?nèi)進(jìn)行核對(duì)，避免交叉。3、業(yè)務(wù)代表不論因何原因離職后，即停止對(duì)客戶的聯(lián)系，如有其他原因聯(lián)系的，不得私自代表本公司立場(chǎng)，同時(shí)不再享受相應(yīng)的報(bào)酬。其原有客戶由公司統(tǒng)一分配。4、客戶登記使用統(tǒng)一格式的“客戶登記表”（見樣表），由業(yè)務(wù)代表、公司各掌握一份。每名業(yè)務(wù)代表掌握各自的客戶，公司通過電腦存儲(chǔ)全部客戶資料?？蛻糍Y料如發(fā)生變化，應(yīng)由業(yè)務(wù)代表會(huì)同電腦操作人員及時(shí)進(jìn)行修改補(bǔ)充完善。5、武漢市客戶采用送達(dá)制，即出刊后及時(shí)登門拜訪，完成相應(yīng)后續(xù)工作。外地客戶以電話聯(lián)系為主。無(wú)論登門拜訪還是電話聯(lián)系，均應(yīng)及時(shí)仔細(xì)填寫“客戶拜訪記錄”（見樣表）6、二級(jí)代理單位負(fù)責(zé)各自轄區(qū)內(nèi)的客戶市場(chǎng)。三、廣告發(fā)布合同制1、為客戶發(fā)布廣告前，均應(yīng)與客戶單位簽定正式廣告發(fā)布合同。2、合同書中的各個(gè)事項(xiàng)應(yīng)詳細(xì)填寫，對(duì)合同中的權(quán)利義務(wù)如需依據(jù)具體情況進(jìn)行修改，也應(yīng)將雙方確認(rèn)的修改內(nèi)容在原條款旁標(biāo)明，同時(shí)雙方代表簽字。如需對(duì)原合同條款做較大改動(dòng)，可另行起草合同文本。3、合同條款內(nèi)容應(yīng)本著公平、誠(chéng)實(shí)、信用的原則，保證客戶、業(yè)務(wù)代表和公司三方的利益。4、正式簽定的廣告發(fā)布合同一式兩份。雙方各執(zhí)一份，我方合同原件交主編（財(cái)務(wù)室保管）四、廣告承接審查制1、堅(jiān)持預(yù)防為主，充分認(rèn)識(shí)廣告審查工作是廣告業(yè)務(wù)合法、順利開展的保證。堅(jiān)持依法辦事，不因人情、合同額、口頭許諾等原因違反原則。2、廣告審查的范圍及應(yīng)提供的文件：⑴廣告客戶主體資格的審查。對(duì)委托承辦或代理廣告業(yè)務(wù)的客戶能否做廣告和做某項(xiàng)廣告的合法資格進(jìn)行審查，需查驗(yàn)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照，并將企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件存檔備案。⑵審查證明文件。必須要求客戶提供證明其廣告內(nèi)容真實(shí)、合法的證明文件，包括生產(chǎn)許可證、技術(shù)合格證、銷售許可證、代理委托書、專利證明、商標(biāo)證明等（上述證明復(fù)印件即可）。對(duì)不能出示證明或證明文件不全、不真實(shí)的，在未征得業(yè)務(wù)部經(jīng)理的同意前，不能與客戶簽訂合同。⑶審查廣告內(nèi)容是否符合《廣告法》規(guī)定，特別是廣告表現(xiàn)形式、訴求對(duì)象、廣告語(yǔ)等有無(wú)引起消費(fèi)者誤解，引發(fā)企業(yè)間不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)、損害國(guó)家主權(quán)及其他不符合社會(huì)主義精神文明建設(shè)要求的內(nèi)容。⑷業(yè)務(wù)代表應(yīng)同廣告審查員一起，了解、審查廣告客戶的聲譽(yù)及履約能力，避免與有可能影響合作雙方企業(yè)形象、信譽(yù)或不能履約的客戶簽約。3、由廣告審查員在廣告制作、發(fā)布前進(jìn)行廣告審查，在定稿后的樣搞上簽署審查意見，并監(jiān)督審查意見的執(zhí)行。五、廣告資料檔案管理制度1、廣告業(yè)務(wù)檔案包括：設(shè)計(jì)完成的廣告樣張，含圖片、照片、文字等資料；收取和查驗(yàn)的廣告證明和查驗(yàn)記錄。對(duì)不能存檔的要記錄內(nèi)容。廣告審查情況記錄材料；廣告合同；其它應(yīng)當(dāng)保存的材料。2、檔案內(nèi)保存的文件資料應(yīng)當(dāng)完整，真實(shí)地反映廣告承辦的全過程。3、分類保存須利于查找、使用。存檔資料應(yīng)及時(shí)更新。4、檔案資料不得外借。因特殊原因需借出的，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，注明用途及歸還時(shí)間，借出人必須簽名。5、廣告檔案的保存時(shí)間為自合同簽定之日起二年。六、廣告費(fèi)管理制度1、以廣告合同為依據(jù)，按照其中“廣告費(fèi)支付”方法的約定對(duì)客戶的廣告費(fèi)支付、回款情況進(jìn)行統(tǒng)一登記（附表），以便使公司掌握客戶每月及全年廣告費(fèi)的回款情況，便于公司對(duì)業(yè)務(wù)的運(yùn)作準(zhǔn)確掌握，同時(shí)合理安排公司的各項(xiàng)開支，減少欠費(fèi)或縮短回款周期，保障公司及業(yè)務(wù)代表的利益。此表一式二份，由業(yè)務(wù)員，財(cái)務(wù)室各執(zhí)一份。2、與客戶簽訂廣告發(fā)布合同時(shí)，雙方應(yīng)就廣告費(fèi)支付方法進(jìn)行協(xié)商并嚴(yán)格執(zhí)行。業(yè)務(wù)代表有義務(wù)督促客戶按時(shí)支付廣告費(fèi)。3、廣告費(fèi)支付方法：（1）武漢地區(qū)的客戶廣告費(fèi)以轉(zhuǎn)帳支票支付。（2）外地客戶通過銀行電匯支付廣告費(fèi)。業(yè)務(wù)代表向客戶提供準(zhǔn)確的公司銀行資料，同時(shí)向客戶確認(rèn)付款結(jié)果。二級(jí)代理機(jī)構(gòu)轄區(qū)內(nèi)客戶的廣告費(fèi)由公司統(tǒng)一收回后按規(guī)定時(shí)間集中劃撥。（3）公司為客戶支付的廣告費(fèi)開具正式發(fā)票。開發(fā)票前，應(yīng)由業(yè)務(wù)代表負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的金額、時(shí)間及付款單位名稱后再開發(fā)票，避免錯(cuò)開重開。（4）因錯(cuò)開而發(fā)生的作廢發(fā)票，應(yīng)及時(shí)退還財(cái)務(wù)部門，以免遺失。（5）如需將發(fā)票寄至外地，必須采用掛號(hào)信或具掛號(hào)功能的郵寄方式，以保證發(fā)票不會(huì)丟失或以備查找。如需寄EMS郵件的，應(yīng)提前獲得業(yè)務(wù)經(jīng)理的簽字批準(zhǔn)，否則費(fèi)用自理。（6）業(yè)務(wù)代表應(yīng)對(duì)自己客戶廣告費(fèi)的支付情況、合同履行進(jìn)度全面了解并定期匯報(bào)。4、對(duì)欠付廣告費(fèi)的處理辦法：（1）通過仔細(xì)登記，及時(shí)督促，盡量避免出現(xiàn)廣告費(fèi)長(zhǎng)期欠付。（2）對(duì)于可能出現(xiàn)的欠付情況，業(yè)務(wù)代表應(yīng)心中有數(shù)，了解其欠款金額、欠付原因及付款時(shí)間，并通知財(cái)務(wù)部門。（3）催款方式及操作要求：見“應(yīng)收廣告費(fèi)的管理暫行規(guī)定”七、廣告業(yè)務(wù)代表業(yè)績(jī)考核制度（一）基本素質(zhì)要求1、遵守國(guó)家法律、法規(guī)；2、開拓進(jìn)取、勤奮敬業(yè)、盡心盡力為客戶服務(wù)。3、具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和特長(zhǎng)，并能不斷地豐富自己、提高自己工作能力。4、熟悉廣告管理法規(guī)和有關(guān)經(jīng)濟(jì)法規(guī)，根據(jù)所從事的業(yè)務(wù)繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高工作應(yīng)具備的不同領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，了解廣告經(jīng)營(yíng)的基本程序，主動(dòng)鉆研提高業(yè)務(wù)能力的辦法，尋找更有效的途徑擴(kuò)大業(yè)績(jī)。5、具有強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)、成功意識(shí)，注重自己的形象、口才、口音及知識(shí)水平的發(fā)揮。6、心理素質(zhì)要求勝不驕，敗不餒，保持沉穩(wěn)、大方的心態(tài)，不膽怯，不怕困難，自我批評(píng)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，保持良好樂觀的情緒面對(duì)客戶和工作。（二）經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)考核實(shí)行最低定額制，以各人當(dāng)月實(shí)際到帳的廣告費(fèi)總額為準(zhǔn)。1、編輯部人員的試用期為1-3個(gè)月。試用期內(nèi)應(yīng)積極掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，采集新信息、開發(fā)新客戶，鍛煉提高自身業(yè)務(wù)水平，爭(zhēng)取早日出經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。2、試用期內(nèi)工資按600/700/800遞增上漲（其中基本工資300，200元的回款定額考核工資，其余部分為日?？蛻糸_發(fā)、維護(hù)、信息采編等崗位和職務(wù)工作考核），每月2000元回款定額（定額每差1000元扣考核工資100元）；3、采編人員每月需開發(fā)30個(gè)新客戶，500份報(bào)紙的發(fā)行，150個(gè)老客戶的維護(hù)，本部分以書面記載為考核基礎(chǔ)；3、試用期滿后，經(jīng)本人提出書面申請(qǐng)，由同事及主編會(huì)同公司人力資源考核結(jié)果提出對(duì)該員工的轉(zhuǎn)正意見。經(jīng)多方意見統(tǒng)一后方可轉(zhuǎn)正。轉(zhuǎn)正后，每月的回款定額為4000元/月。4、公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況及策略，對(duì)上述定額進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整及作出必要的解釋。（三）員工提成辦法廣告業(yè)績(jī)提成辦法按當(dāng)月回款總數(shù)的40%返回編輯部統(tǒng)一分配，活動(dòng)提成按毛收入的40%返回編輯部統(tǒng)一分配（公司提留10%在年終時(shí)再一次性發(fā)到個(gè)人，如未到年終而離開公司的則不再享有余下的10%提成）；部門分配時(shí)參與員工業(yè)績(jī)考核進(jìn)行分配。八、特殊廣告業(yè)務(wù)的管理為吸引更多處于發(fā)展中的企業(yè)與我公司建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，鼓勵(lì)業(yè)務(wù)代表積極開發(fā)客戶，提高客戶簽單率，加快廣告費(fèi)的回收，結(jié)合目前我公司所代理的專業(yè)媒體——《建材與裝飾》報(bào)廣告業(yè)務(wù)開展過程中出現(xiàn)的新現(xiàn)象，制定“公司特殊廣告經(jīng)營(yíng)管理辦法”。（一）公布媒體廣告最低限價(jià)《建材與裝飾》報(bào)廣告版位價(jià)格規(guī)定最低限價(jià)。在此基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步做好客戶服務(wù)工作，最大限度地保證公司和業(yè)務(wù)代表的共同利益，在廣告采取最低限價(jià)的同時(shí)，以最低限價(jià)簽定廣告合同且要贈(zèng)送版面的，必須經(jīng)主編批準(zhǔn)。贈(zèng)送時(shí)，文字版或廣告版選擇其一，不能同時(shí)贈(zèng)送。贈(zèng)送文字版時(shí)，字?jǐn)?shù)應(yīng)為500——2000字版面。文章內(nèi)容由企業(yè)提供，并按照媒體的編輯要求進(jìn)行修改。（二）關(guān)于贈(zèng)送廣告版面的規(guī)定為進(jìn)一步提高媒體在行業(yè)內(nèi)的知名度和美譽(yù)度，有利于廣告合同的簽定，公司同意在一定條件下適當(dāng)贈(zèng)送廣告版位。具體要求如下：（1）不以贈(zèng)送廣告版位作為簽合同的主要手段。（2）要求業(yè)務(wù)員必須努力提高個(gè)人談判水平，提高個(gè)人修養(yǎng)，加深對(duì)媒體的理解，對(duì)行業(yè)的認(rèn)識(shí)，對(duì)客戶的把握，以積極維護(hù)公司和媒體的利益為原則，在公開、公平、公正的前提下開展業(yè)務(wù)聯(lián)系。（3）版面贈(zèng)送要求：對(duì)簽定12期及以上或合同金額超過20000元并為預(yù)付（含分期預(yù)付）的客戶，公司同意在客戶提出贈(zèng)送版位要求的前提下，在合同之外贈(zèng)送其相應(yīng)廣告版位2個(gè)。贈(zèng)送版位的原則為：如需贈(zèng)送版位，業(yè)務(wù)員應(yīng)在廣告方案中列明并在呈送客戶前報(bào)業(yè)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)；如同意贈(zèng)送，業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)在廣告方案正本以及廣告合同上簽字，廣告合同同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部備案；沒有提前報(bào)批即擅自贈(zèng)送廣告版面而簽定的廣告合同，其廣告費(fèi)收入不列入各項(xiàng)業(yè)績(jī)提成（獎(jiǎng)勵(lì)）核算范圍；（四）含咨詢費(fèi)的業(yè)務(wù)管理1、為促進(jìn)業(yè)務(wù)的廣泛開展，公司同意在經(jīng)過廣告業(yè)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后支付客戶方廣告經(jīng)辦人一定金額的咨詢費(fèi)，則合同總額為廣告版面成交價(jià)+咨詢費(fèi)。2、需支付咨詢費(fèi)的合同，其廣告版面成交價(jià)格應(yīng)高于最低限價(jià)簽定，且單次廣告的咨詢費(fèi)不應(yīng)高于版位的成交價(jià)。3、咨詢費(fèi)的支付時(shí)間及金額與客戶公司實(shí)際的付款時(shí)間、付款方式相關(guān)，即：按付款頻率將全部應(yīng)付咨詢費(fèi)平分計(jì)算每次應(yīng)付的咨詢費(fèi)金額。我方收到一筆廣告費(fèi)即支付一次咨詢費(fèi)。咨詢費(fèi)也可累計(jì)支付。4、支付廣告費(fèi)時(shí)，客戶應(yīng)將咨詢費(fèi)隨廣告版面費(fèi)（即合同總額）一起支付，待足額廣告費(fèi)到帳后，由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同業(yè)務(wù)員統(tǒng)一辦理咨詢費(fèi)支付手續(xù)。5、實(shí)際支付的咨詢費(fèi)金額為扣除稅額（6%）后的金額；咨詢費(fèi)由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一匯款到指定帳戶中，特殊情況業(yè)務(wù)員可提前申請(qǐng)現(xiàn)金支付。6、計(jì)算業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、提成時(shí)，應(yīng)從回款額中扣除咨詢費(fèi)金額后，按剩余金額即凈回款額及相應(yīng)提成比例提成。7、咨詢費(fèi)金額不計(jì)入全年業(yè)績(jī)總額。九、合同管理規(guī)定1、合同領(lǐng)用實(shí)行登記制。業(yè)務(wù)員領(lǐng)用合同時(shí)，應(yīng)按照登記表（本）的登記內(nèi)容的要求詳細(xì)登記。業(yè)務(wù)員每次最多同時(shí)領(lǐng)取2份（4頁(yè)）合同。2、合同內(nèi)容的填寫：1）合同應(yīng)一式兩份，由客戶、公司各存一份正本，業(yè)務(wù)員存留合同復(fù)印件。2）填寫合同一律使用黑色簽字筆或蘭色圓珠筆，不能用鉛筆填寫。3）填寫合同時(shí)，應(yīng)作到字跡清晰、工整，涉及到版位、廣告尺寸、廣告價(jià)格、付款方式等內(nèi)容時(shí)更應(yīng)準(zhǔn)確、明了，不能有任何涂改現(xiàn)象。如有特殊條款需要修改或補(bǔ)充，可另外用紙注明并作為合同附件一并歸檔。合同附件也應(yīng)由簽約雙方簽字、蓋章。4）業(yè)務(wù)員個(gè)人不得隨便答應(yīng)客戶方工作人員提出的未經(jīng)我公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的任何條件。如有合同正常內(nèi)容以外的要求需要我司配合，業(yè)務(wù)員須及時(shí)通過業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人向廣告部經(jīng)理和總經(jīng)理匯報(bào)，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。5）填寫合同時(shí)應(yīng)深思熟濾，避免出錯(cuò)。一旦填寫錯(cuò)誤，則合同作廢，應(yīng)由合同領(lǐng)取人將作廢的合同全部退回，并在登記表（本）上注明“作廢”字樣。該合同不再使用。3、各類合同屬公司的保密文件，持有或保管合同的人員，不得將合同交給任何無(wú)關(guān)人員查閱或提供任何形式的合同文本。如發(fā)現(xiàn)違反此規(guī)定的行為，立即給予有關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅批評(píng)并扣除其當(dāng)月職務(wù)工資的50%作為處罰；如由此給公司造成廣告發(fā)布錯(cuò)誤、廣告費(fèi)無(wú)法收回、客戶流失、合同失效等損