論檔案的內(nèi)外業(yè)務(wù)及聯(lián)機(jī)服務(wù)

論檔案的內(nèi)外業(yè)務(wù)及聯(lián)機(jī)服務(wù)

一、館室際互聯(lián)它通常包括中文差旅費服務(wù)、中文閱讀服務(wù)、中文報告服務(wù)、展覽服務(wù)和展覽服務(wù)。檔案外借服務(wù)。利用者為了某種需要將部分館藏檔案借出館(室)外,自由閱讀的方式。主要包括五種具體服務(wù)方式,即個人外借、集體名義外借、館(室)際互借、預(yù)約外借和流動外借。企事業(yè)單位黨政機(jī)關(guān)檔案室個人外借和預(yù)約外借較多;地方綜合性檔案館以單位名義外借的情況時有存在,如編史修志等;館(室)際互借是政黨信息和利用交流;流動外借在農(nóng)村普遍存在,如農(nóng)科檔案送檔到村、到田頭,普及農(nóng)科知識。檔案外借服務(wù)應(yīng)注意保管、涉密和完整性等問題。檔案閱覽服務(wù)。這是檔案部門通常采取的服務(wù)方式。檔案部門辟有閱檔室,供利用者進(jìn)行借閱。對檔案部門來講要及時接受利用者的反饋信息。檔案報道服務(wù)。檔案部門通過檔案報刊,或新聞媒介向社會和利用者揭示、通報檔案信息服務(wù)方式。如檔案館通過新聞媒介公布開放檔案目錄。出版檔案館簡介、指南,編輯直接反映館藏內(nèi)容的簡報、刊物等。檔案陳列、展覽服務(wù)。這是檔案部門的通常做法,如美國國家檔案館常年陳列《獨立宣言》供人參觀。檔案部門按照某一檔案信息主題,組織檔案展覽。如結(jié)合香港回歸,二史館利用豐富的檔案館藏進(jìn)行展覽,供社會了解歷史。這種方式宣傳范圍廣泛,內(nèi)容具體、直觀,易吸引利用者,社會反響較大。2、利用計算機(jī)聯(lián)機(jī)服務(wù)復(fù)制服務(wù)。用復(fù)制檔案的手段,提供給利用者服務(wù)的方式。檔案復(fù)制服務(wù)最主要的作用是提高利用率,滿足利用者對特定檔案占有的需要。另外也是檔案信息進(jìn)入技術(shù)市場、信息市場進(jìn)行轉(zhuǎn)讓和傳播的最基本的手段和方法。聯(lián)機(jī)服務(wù)。指檔案部門利用計算機(jī)進(jìn)行檔案文獻(xiàn)檢索的全過程,即從輸入提問到輸出檢索結(jié)果,總是通過計算機(jī)終端與計算機(jī)以會話形式進(jìn)行提問、對話、檢索,即問即答,最后有終端輸出檢索結(jié)果。目前國外檔案館已采用聯(lián)機(jī)服務(wù)方式讓利用者自由檢索。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,目前已有部分省級檔案館實現(xiàn)聯(lián)機(jī)服務(wù)。3、推進(jìn)檔案信息的定題服務(wù)編研服務(wù)。檔案部門具有檔案編研職能,并設(shè)有編研機(jī)構(gòu),擁有專門編研人員。根據(jù)自身檔案館藏特點和特色,以及檔案利用價值有選擇、有目的地開展編研服務(wù)。如蘇州市檔案館1995年為了配合蘇州市國際絲綢旅游節(jié)活動,根據(jù)擁有豐富絲綢檔案優(yōu)勢,編研出版了上下冊《蘇州絲綢檔案匯編》一書,作為禮品贈送給參加活動的來賓。情報服務(wù)。在企業(yè)事業(yè)單位、科研院校以及經(jīng)營單位中。檔案是重要的情報源之一。如經(jīng)營檔案、科技檔案、科研成果、論文、專利等檔案是主要的情報來源。特別是在大中型國有企業(yè)和科研院校中實行檔案圖書情報一體化管理,形成綜合信息中心。檔案信息情報服務(wù)是檔案工作者的工作內(nèi)容之一。檢索服務(wù)。針對利用者特定的實際需要按照一定的檔案標(biāo)識系統(tǒng)與途徑,從大量的檔案目錄、索引、文摘、卡片等二次文獻(xiàn)中查找出需要的檔案信息的服務(wù)活動。開展檢索服務(wù)必須建立完善的檢索系統(tǒng),合理組織和整理檔案文獻(xiàn)資料,加強(qiáng)館藏基礎(chǔ)管理工作。檔案檢索服務(wù)已經(jīng)歷了手工檢索、半機(jī)械化檢索和電子計算機(jī)檢索,以及光盤檢索和目前的網(wǎng)上瀏覽等過程。定題服務(wù)。檔案信息定題服務(wù)又叫跟蹤服務(wù)。指檔案信息部門根據(jù)利用者的需要確定某一專題,并圍繞這一專題從檔案又獻(xiàn)中選擇有用的檔案信息,定期、主動地向利用者提供的一種方式。這種服務(wù)方式在企業(yè)檔案管理中運用頗多,特別是新產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)引進(jìn)、設(shè)備改造、科研項目研究過程中采用定題服務(wù)方式,并且通常與情報服務(wù)方式相結(jié)合。檔案信息定題服務(wù)大體要經(jīng)過確定內(nèi)容、跟蹤服務(wù)和效果反饋三個步驟。咨詢(證明)服務(wù)。檔案部門經(jīng)常會碰到一些有關(guān)政策、法律、規(guī)定、個人經(jīng)歷、學(xué)歷等的咨詢(證明)。特別是近年來城市建設(shè)和街坊改造涉及百姓切身利益的拆遷政策、土地使用權(quán)、房產(chǎn)權(quán)等,檔案部門在不違反國家法律、法規(guī)的情況下,可出具證明使咨詢者滿意。二、辦公信息服務(wù)模式變化的原因1、觀念的變化知識和信息已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源,并引起全球性增長模式和發(fā)展觀念的變化。這主要表現(xiàn)在知識創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新大大加快,高新技術(shù)對經(jīng)濟(jì)增長的貢獻(xiàn)率越來越大,世界范圍內(nèi)的信息產(chǎn)業(yè)化程度的增強(qiáng),對檔案信息的要求和依賴也越來越大,從而帶來檔案信息服務(wù)方式的重大變革。2、管理體制的轉(zhuǎn)變知識經(jīng)濟(jì)是以新知識、新技術(shù)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì),高新技術(shù)不但創(chuàng)造新的工業(yè)群,甚至還擴(kuò)散到傳統(tǒng)的工農(nóng)業(yè)中,滲透到第三產(chǎn)業(yè),引起產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、市場分配、以及消費的變化,從而引起產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的大調(diào)整。對于檔案部門來講必定引起管理上、服務(wù)上的大調(diào)整,特別是觀念上的調(diào)整。如果繼續(xù)沿用現(xiàn)行傳統(tǒng)服務(wù)方式,勢必隨著全球經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)變化、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整而被淘汰。3、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)區(qū)的迅速崛起,高新技術(shù)企業(yè)和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)區(qū)迅速崛起,高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)成為新型國際概念隨著世界五大核心技術(shù)半導(dǎo)體技術(shù)、信息傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和數(shù)字壓縮技術(shù),以及現(xiàn)代生物技術(shù)、納米制造技術(shù)和能源技術(shù)的迅猛發(fā)展,各地高新技術(shù)企業(yè)和高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)區(qū)迅速崛起,打破了傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)格局,一個以高新技術(shù)為先導(dǎo)的新型經(jīng)濟(jì)形式正在形成。以蘇州新區(qū)為例,1996年被聯(lián)合國認(rèn)定為中國首批國際企業(yè)孵化器,到目前為止累計孵化科技企業(yè)121家,開發(fā)項目300多項。從以上情況來看,傳統(tǒng)的檔案管理工作模式和信息開發(fā)服務(wù)已向高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)區(qū)和企業(yè)的檔案管理和信息開發(fā)服務(wù)轉(zhuǎn)換,一個新型企業(yè)檔案管理工作主戰(zhàn)場和檔案信息服務(wù)方式即將形成。4、成立上海檔案咨詢服務(wù)中心目前,檔案部門充分發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢,積極探索檔案信息產(chǎn)業(yè)化之路的趨勢已見端倪。如上海市檔案館于1993年成立上海檔案咨詢服務(wù)中心,進(jìn)行重大基建項目建檔、檔案館室設(shè)備基建配備咨詢,幫助機(jī)制轉(zhuǎn)換過程中機(jī)構(gòu)變動單位整理檔案、達(dá)標(biāo)升級等,獲得了明顯的經(jīng)濟(jì)和社會效益。又如北京市檔案館已在1997年下半年將部分開放的歷史檔案信息送上了因特網(wǎng),供公眾瀏覽閱讀。5、檔案信息服務(wù)的方向的變化主要表現(xiàn)在檔案內(nèi)容及載體的變化,檔案信息量的驟增,檔案信息服務(wù)對象的變化,以及檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來,相對來講,過去傳統(tǒng)服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)新的檔案事業(yè)發(fā)展,這必將帶來新的變革。三、重要的是文獻(xiàn)信息服務(wù)形式的改革1、檔案館室管理系統(tǒng)這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了。如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣,這些管理系統(tǒng)主要解決文檔一體化管理。目前市場上各種檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)很多,國家檔案部門應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,避免重復(fù)開發(fā),并規(guī)范市場管理。2、檔案保護(hù)的作用目前不少地方檔案館擁有縮微設(shè)備,對一些珍貴的檔案保護(hù),具有一定的作用。另外一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運用頗多,節(jié)約了人力和館庫。3、種服務(wù)模式運用光盤存貯技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種服務(wù)模式。由于光盤具有存貯容量大,處理速度快的特點,廣泛用于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)。4、拓寬檔案信息利用者空間充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù),如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)等,將檔案信息發(fā)布出去,使利用者在不同地域、不同時空利用檔案,這些服務(wù)將在近幾年成為現(xiàn)實。5、公用b服務(wù)檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)