信息溝通程序

信息溝通程序

1目的

本程序旨在及時、準確、快捷地接收、傳遞和處理公司內(nèi)

部、外部相關信息，確保能源管理體系的有效運行。

2范圍

本程序適用于公司能源管理信息的處置及內(nèi)、外部信息的

溝通。

3職責

3.1能源辦負責信息交流工作的全面管理，并對能源信息

進行分析、整理、研究，報能源管理負責人批準后發(fā)布；

3.2各部門負責本部門能源管理范圍內(nèi)的信息交流和處置，并配合能源辦做好公司能源信息交流、傳遞和處置工作。

4工作程序

4.1內(nèi)部信息交流管理

4.1.1內(nèi)部信息交流的內(nèi)容包括：

●正常信息，如：能源方針、目標、指標、監(jiān)測檢查記錄；

內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其他記錄等；

●不符合信息（含潛在的），如管理體系內(nèi)審的不符合報

告、糾正和預防措施處理單等；

●緊急信息，如突發(fā)能源、質(zhì)量、環(huán)境、安全事故、火災、

洪澇災害等情況下的信息記錄；

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●其他內(nèi)部信息，如培訓記錄、職工建議、領導對管理體

系的各項批示等。

4.1.2信息交流的方式：

●職工代表大會、工作會議、管理體系評審會議、業(yè)務系

統(tǒng)工作會、生產(chǎn)調(diào)度會和能源管理例會等會議形式；

●形成文件的信息；

●公司管理體系運行情況匯報、交流會等專題會議；

●在報紙、雜志、及簡報等內(nèi)部刊物上刊登的信息；

●發(fā)放調(diào)查表、征集建議書等；

●公司各部門與相關方的溝通；

●公司組織的各種相關活動。

4.1.3內(nèi)部信息收集與處理：

●正常信息的處理：各部門依據(jù)相關文件的規(guī)定直接收集

并傳遞日常信息，能源管理辦公室按照程序文件規(guī)定傳遞方針、目標、指標、管理方案、內(nèi)部審核結果、管理評審結果、

更新法律法規(guī)等信息；

●不符合信息（含潛在信息）的處理詳見《不符合、糾正

和預防措施程序》；

●緊急的能源信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給相關責任部門

組織處理，可采用電話、傳真等方式；

●各部門、各單位要由專人分管信息交流工作，必要時對

信息的接收傳遞、處理情況進行記錄。

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4.2外部信息交流管理

4.2.1外部信息交流的內(nèi)容包括：

●節(jié)能行政主管部門、節(jié)能監(jiān)察機構及能源監(jiān)測機構監(jiān)

督、檢查或監(jiān)測的結果及反饋的信息；

●政策、法律法規(guī)、標準類信息，如節(jié)能法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)

政策、節(jié)能標準等；

●相關方的信息及投訴等，相關方指合同方、供應方等；

●其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關能源方

面的信息。

4.2.2外部信息的收集與處理

●能源辦負責節(jié)能行政主管部門、節(jié)能監(jiān)察機構及能源監(jiān)測機構監(jiān)督、檢查或監(jiān)測的結果及反饋信息的收集，并及時將結果傳遞給能源管理負責人，當監(jiān)督、檢查或監(jiān)測結果出現(xiàn)不符合情況時，按照相應的《不符合、糾正和預防措施程序》處

理；

●政策、法律法規(guī)、標準類信息，由各相關部門負責收集、

整理、更新，能源辦負責匯總、登記、存檔；

●各部門從外部獲取的其他類信息，與本部門有關的要及時解決或答復，涉及其他部門的，要及時傳遞給能源辦，由能

源辦組織相關部門處理。

●本公司能源管理體系運行的有關信息向外部傳遞：由各

責任部門以提出作業(yè)要求、建議報告以及發(fā)放宣傳資料等方式向

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外傳遞。其中對于本公司重要能源管理的相關信息，由能源辦通過按時填報相關報表、參加相關會議等方式與政府主管部門（發(fā)改委）進行交流。外部相關方就能源管理方面的建議和抱怨，責任部門要及時妥善處理，具體執(zhí)行《不符合、糾正和預防措施

程序》。

5相關文件

5.1《能源管理體系要求》

5.2《文件控制程序》

5.3《記錄控制程序》

5.4《法律、法規(guī)控制程序》

5.5《不符合、糾正和預防措施程序》

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