信息檔案資料使用管理制度范本（2篇）

第6頁共6頁信息檔案?資料使用?管理制度?范本一?、項目部?指定檔案?管理工作?（資料員?），資料?員負責檔?案接收、?收集、整?理、立卷?、保管、?調(diào)閱等工?作。二?、非檔案?管理人員?不得擅自?查閱檔案?柜里的資?料，確因?工作需要?，須經(jīng)部?門負責人?批準同意?后方可查?閱。三?、檔案柜?內(nèi)的檔案?要進行系?統(tǒng)排列存?放，不準?堆放與檔?案無關的?東西，做?到完整安?全，存放?有序，查?找方便。?四、做?好檔案柜?內(nèi)“六防?”（防盜?、防火、?防塵、放?陽光、防?潮、防鼠?蟲蛀）工?作，平時?要勤檢查?、勤打掃?、保持檔?案柜衛(wèi)生?整潔、安?全。五?、對檔案?柜所藏檔?案要進行?經(jīng)常檢查?，發(fā)現(xiàn)問?題及時采?取有效措?施。六?、檔案室?統(tǒng)一管理?本項目部?的檔案材?料的形成?、積累、?整理和立?卷歸檔工?作，負責?收集、整?理施工過?程中各種?資料，保?證施工資?料的準確?、完整，?并及時提?供各階段?的檢查驗?收資料。?七、項?目部檔案?人員變動?時，交接?雙方應對?所保管的?檔案進行?清點、登?記、并辦?理移交手?續(xù)。信?息檔案資?料使用管?理制度范?本（二）?為了做?好工程及?設備檔案?資料的管?理工作，?參照《建?設工程文?件歸檔整?理規(guī)范》?等文件的?有關要求?，結合本?公司實際?情況和公?司領導對?檔案管理?的相關要?求特制訂?本檔案管?理制度。?（1）?歸檔范圍?主要為?工程和設?備檔案資?料。a.?工程檔案?是指各類?報批文件?（對政府?各行政部?門的各類?報批文件?、回復的?批示文件?、對外發(fā)?文、對外?接收的文?件）、各?類合同（?所有合作?合同、供?給合同、?工程合同?以及各合?同的附件?、補充合?同，供應?商（服務?）單位的?報價資質?資料、報?價商務資?料及報價?匯總表說?明文件，?比價的考?察調(diào)研報?告，考察?調(diào)研的影?像、照片?資料）、?設計資料?及圖紙、?設計變更?與工程洽?商資料、?監(jiān)理文件?、施工日?志、會議?紀要、審?計結論及?各種驗收?證件、檢?測報告、?材料設備?的合格證?及說明書?、施工圖?、財產(chǎn)移?交手續(xù)及?其他需要?存檔的文?件等。?b.設備?檔案是鑒?定評價（?儀器）技?術狀態(tài)的?科學資料?，是為保?障（儀器?）設備正?常運轉并?處于良好?狀態(tài)的重?要依據(jù)。?檔案員接?收歸檔本?公司的各?類設備資?料。主要?包括計劃?、選購階?段的儀器?設備購買?申請單、?協(xié)議、合?同、重要?來往函件?、電文；?開箱驗收?階段的裝?箱單、開?箱驗收單?、出廠合?格證書、?出廠精度?檢驗單、?圖樣、技?術手冊、?使用維護?手冊、說?明書、校?驗標準、?隨機備件?圖冊、軟?件、硬件?部分的文?件材料、?開箱檢驗?記錄；安?裝調(diào)試階?段的試車?、試驗記?錄、安裝?驗收單、?存在問題?及處理意?見；運行?及維護修?理階段的?設備儀器?移交使用?部門的附?件和隨機?工具清單?、設備儀?器維護保?養(yǎng)和安全?技術操作?規(guī)程、設?備儀器使?用記錄、?設備儀器?保養(yǎng)情況?記錄、設?備儀器檢?查記錄及?維修記錄?；改造、?更新階段?合理化建?議及處理?結果、設?備儀器改?造、改裝?、更新的?報告與批?復、改進?、改裝過?程中形成?的圖樣、?技術文件?、設備儀?器報廢技?術鑒定書?、請示及?批復文件?、技術鑒?定及成果?申報獎勵?等各類文?件。（?2）檔案?保密制度?a.檔?案工作人?員必須樹?立高度的?保密觀念?，遵守公?司的各項?保密制度?。b.凡?涉及不宜?公開的公?司機密等?檔案，應?作秘密保?管并嚴格?控制查閱?范圍，?本公司人?員需要查?閱者，須?經(jīng)本公司?主管領導?批準。?c.凡作?秘密和內(nèi)?部管理的?檔案，應?嚴格履行?查閱審批?手續(xù)，嚴?禁擅自拍?照和復制?，利用者?應嚴格遵?守保密規(guī)?定，不得?泄露公司?秘密。?d.對確?已無保存?價值的建?設工程和?設備檔案?，列出銷?毀清冊，?經(jīng)主管領?導審批后?，由銷毀?人、監(jiān)銷?人銷毀，?并簽名注?銷。（?3）檔案?工作人員?崗位職責?a.熱?愛檔案事?業(yè)，忠于?職守，遵?紀守法，?勤奮學習?，具備檔?案專業(yè)知?識。b.?負責本公?司建設工?程中形成?的資料和?設備資料?的收集、?整理、立?卷、歸檔?工作，積?極提供利?用，為各?項工作服?務。c?.按規(guī)定?向當?shù)貦n?案館移交?應進館的?檔案。?d.積極?主動地向?上級主管?部門匯報?檔案工作?情況，接?受其監(jiān)督?、檢查和?指導。?e.辦理?領導交辦?的其他檔?案業(yè)務工?作。（?4）檔案?管理制度?a.非?檔案管理?人員不得?擅自查閱?檔案柜里?的案卷，?確因工作?需要，須?經(jīng)本公司?主管領導?批準同意?后方可查?閱。b?.檔案柜?內(nèi)的檔案?要進行系?統(tǒng)排列存?放，不準?堆放與檔?案無關的?東西，做?到完整安?全，存放?有序，查?找方便?c.做好?檔案柜內(nèi)?“六防”?（防盜、?防火、防?塵、防陽?光、防潮?、防鼠蟲?蛀）工作?，平時要?勤檢查、?勤打掃、?保持檔案?柜衛(wèi)生整?潔、安全?。d.?對檔案柜?所藏檔案?要進行經(jīng)?常檢查，?發(fā)現(xiàn)問題?及時采取?有效措施?。e.凡?屬歸檔范?圍內(nèi)的儀?器設備的?全套隨機?技術文件?，儀器設?備說明書?、樣本、?圖紙、技?術操作規(guī)?程、合格?證及安裝?調(diào)試等材?料若系一?式二份，?應留一份?存檔；只?有一份的?，將原件?存檔，復?印件隨機?使用。?f.檔案?員負責儀?器設備檔?案的收集?、整理、?保管、利?用和統(tǒng)計?工作。儀?器設備檔?案內(nèi)的文?件材料，?要按時間?先后排列?好，用鉛?筆編寫頁?號，凡有?文字的頁?面，都要?編號，正?面編在右?上角，背?面寫在左?上角，然?后填寫好?卷內(nèi)目錄?。（5?）檔案安?全制度?a.嚴格?執(zhí)行定期?檢查和進?出檔案清?點制度，?檔案柜實?行專人負?責，鑰匙?應妥善?保管，如?有丟失應?及時匯報?并采取措?施，非管?理人員不?得隨意翻?閱檔案柜?里的檔案?。b.?每次長假?前應對檔?案進行全?面檢查，?檔案柜加?貼封條，?切實消除?安全隱患?。（6?）檔案資?料查閱利?用制度?a.本單?位人員借?閱檔案、?資料須登?記，未履?行登記手?續(xù)的，檔?案管理人?員不予提?供檔案、?資料。檔?案資料的?借出時間?，不得超?過半個月?，確需繼?續(xù)借閱，?必須辦理?續(xù)借手續(xù)?。對于關?鍵性和常?用部分的?檔案應使?用復印件?，盡量不?用原件，?一般由使?用人復印?。b.?檔案、資?料的原件?一般不外?借給其他?單位人員?，特殊情?況需要外?借時，須?經(jīng)分管領?導批準，?辦理外借?手續(xù)并限?期歸還。?借出的檔?案材料的?原件，借?用人要妥?善保管，?不得毀壞?和遺失，?按期歸還?，如有損?壞、遺失?，由借用?人負責。?外單位人?員需要復?印檔案柜?里資料時?，須經(jīng)主?管領導同?意后方可?進行。?c.檔案?柜里有檔?案、資料?需交給其?他單位時?應填交接?單方可交?付。d.?查閱檔案?時，嚴禁?吸煙，嚴?禁在文件?材料上劃?線、打勾?、作記號?、折角等?，嚴禁涂?改和拆撕?檔案，違?者且造成?檔案損毀?的，依法?追究當事?人行政、?法律責任?。e.?查閱檔案?者有義務?將利用效?果反饋給?檔案管理?人員，以?利探索和?總結檔案?利用工作?規(guī)律，更?好地為各?項工作服?務。（?7）檔案?的收集?a.檔案?管理人員?收到公司?內(nèi)部人員?或相關單?位人員給?予的資料?應及時登?記。b.?工程檔案?資料按項?目收集，?檔案應按?系統(tǒng)分類?統(tǒng)一存放?檔案盒貼?上標簽并?做電子目?錄方便日?后檢索。?c.設?備檔案資?料按名稱?分類組卷?，將一組?內(nèi)容上具?有有機聯(lián)?系的材料?組合成一?個保管單?位。卷內(nèi)?文件排列?，依照設?備材料的?自然形成?過程排列?并做電子?目錄方便?日后檢索?。d.?應妥善保?存各類檔?案和資料?，如發(fā)現(xiàn)?用途不明?的資料應?交總工程?師審閱確?定用途。?e.勘?察、設計?、施工、?監(jiān)理等單?位向本公?司移交檔?案時，應?編制移交?清單，?