公路工程檔案管理教材

公路工程檔案自治區(qū)交通廳王德祥2007年9月10/17/20231一、什么是公路工程檔案

公路工程檔案是指在公路工程工程建設的整個過程中，直接形成的具有保存利用價值，并經(jīng)過系統(tǒng)整理和集中保存的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。公路工程檔案具有專業(yè)性、成套性、特殊性和連續(xù)性等特點。10/17/20232二、公路工程檔案的作用

1、公路工程檔案是路產(chǎn)路權維護的依據(jù)2、公路工程檔案是公路養(yǎng)護維修的依據(jù)3、公路工程檔案是公路工程質量責任的依據(jù)4、公路工程檔案具有科學研究的價值5、公路工程檔案具有史料價值10/17/20233三、交通部對公路工程檔案重視情況

1987年公布?交通部科學技術檔案分類編號方法?1992年公布?交通檔案管理方法?、?交通文件材料立卷歸檔方法?和?交通檔案管理和交通文件材料立卷歸檔統(tǒng)一表格式樣?2001年公布?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法?2005年再次公布新的?交通檔案管理方法?2006年，印發(fā)?關于進一步加強交通重點建設工程檔案管理工作的意見?10/17/20234交通部對公路工程檔案重視情況二2007年，交通部公布?交通建設工程檔案驗收方法?和?交通檔案進館方法?同時，交通部在2004年第3號令?公路工程竣〔交〕工驗收方法?和交辦發(fā)〔2004〕年446號文件?關于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗收方法有關事宜的通知?對公路工程檔案工作進行了專門規(guī)定10/17/20235四、公路工程檔案的收集設專人負責檔案的收集、整理工作建立有關的檔案工作制度明白檔案收集的具體內容10/17/20236制度：如建立分管檔案工作領導和專兼職檔案人員責任制；檔案的收集、整理、立卷、保管等制度；以及檔案的歸檔范圍及分類大綱等。10/17/20237公路工程檔案的收集范圍但凡反映與公路工程有關的重要活動、具有查考利用價值的各種載體的文件材料，都應收集齊全，歸入公路工程成套檔案。10/17/20238根據(jù)交通部?關于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗收方法有關事宜的通知?的規(guī)定，公路工程檔案的內容共分為五個局部：第一局部為綜合文件，第二局部為決算和審計文件，第三局部為監(jiān)理資料，第四局部為施工資料，第五局部為科研、新技術資料。10/17/20239根據(jù)交通部關于印發(fā)?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法〕〔交辦發(fā)【2001】390號〕規(guī)定，主要分為八個局部：1、可行性研究；2、設計根底資料；3、設計文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監(jiān)理文件；7、竣工文件；8、科研。10/17/202310實際工作中一般是根據(jù)前一種方法進行分類的，即分為五個局部。10/17/202311第一局部綜合文件一、竣〔交〕工驗收文件

二、單項工程驗收文件

三、建設依據(jù)及上級有關指示

四、征地拆遷資料

五、工程管理文件

10/17/202312一、竣〔交〕工驗收文件1、竣工驗收文件2、交工驗收文件3、各參建單位總結報告10/17/202313二、單項工程驗收文件

1、機電工程驗收文件2、房建工程驗收文件3、環(huán)保工程驗收文件4、檔案驗收文件10/17/202314三、建設依據(jù)及上級有關指示

1、工程建議書及批準文件2、工程可行性研究報告及批準文件3、水土保持批準文件4、環(huán)境影響評價及批準文件5、文物調查、保護等文件6、初步設計文件及審批文件7、施工圖設計文件及審批文件8、設計變更文件及批準文件9、設計中重大技術問題來往文件、會議紀要10、上級單位有關指示10/17/202315四、征地拆遷資料

1、征地拆遷合同協(xié)議2、征地批文3、征用土地數(shù)量一覽表4、占地圖及土地使用證5、拆遷數(shù)量一覽表10/17/202316五、工程管理文件

1、招標文件2、投標文件、評標報告3、合同書、協(xié)議書4、技術文件及補充文件5、建設單位往來文件6、其它文件及資料10/17/202317第二局部

決算和審計文件一、支付報表二、財務決算文件三、工程決算文件四、工程審計文件五、其他文件10/17/202318第三局部

監(jiān)理資料一、監(jiān)理管理文件二、工程質量控制文件三、工程進度方案管理文件四、工程合同管理文件五、其他文件六、其它資料10/17/202319監(jiān)理資料其中監(jiān)理資料中：一、監(jiān)理管理文件；三、工程進度方案管理文件；四、工程合同管理文件；五、其他文件等項沒有細分。10/17/202320二、工程質量控制文件

1.質量控制措施、規(guī)定及往來文件2.材料試驗、檢測資料3.監(jiān)理獨立抽檢資料4.交工驗收工程質量評定資料10/17/202321六、其它資料

監(jiān)理日志，會議記錄、紀要，工程照片，音像資料。監(jiān)理機構及人員情況，各級監(jiān)理人員的工作范圍、責任劃分、工作制度。10/17/202322第四局部

施工資料一、竣工圖表二、工程管理文件三、施工質量控制文件四、施工平安及文明施工文件五、進度控制文件六、計量支付文件七、合同管理文件八、施工原始記錄10/17/202323一、竣工圖表

1.變更設計一覽表2.變更圖紙3.工程竣工圖10/17/202324二、工程管理文件

工程管理文件沒有細分10/17/202325三、施工質量控制文件〔一〕工程質量文件；〔二〕試驗、檢測報告；〔三〕施工原始資料；〔四〕缺陷責任期資料。10/17/202326其中工程質量文件、試驗檢測報告、施工原始資料下面又分了假設干條。如：10/17/202327〔一〕工程質量文件1、工程質量往來文件2、工程質量自檢報告及工程質量檢驗評定資料；3、平安質量事故及處理情況報告、補救后到達要求的認可證明文件；4、橋梁竣工驗收荷載試驗報告；5、橋梁根底、梁的預制等強度、完整性檢驗資料；6、施工中遇到的非正常情況記錄、處理方案、施工工藝、質量檢測記錄及觀察記錄、對工程質量影響分析；7、交工驗收施工單位的試驗、檢測、評定資料。10/17/202328〔二〕試驗檢測報告1、各種原材料試驗報告；2、混凝土、砂漿配合比試驗報告；3、原材料、外購成品、半成品抽檢、試驗資料;4、擊實試驗報告;5、路面結構層配合比設計報告;6、外購材料(產(chǎn)品)合格證書及檢驗報告、質量鑒定報告；7、機電設備、監(jiān)控設備成品合格證、試驗、調試記錄。10/17/202329〔三〕施工原始資料〔I〕路基工程(Ⅱ)路面工程(Ⅲ)橋梁工程(Ⅳ)隧道工程(Ⅴ)交通平安設施(Ⅵ)收費站等房建施工資料(Ⅶ)收費、監(jiān)控、通訊系統(tǒng)〔Ⅷ〕綠化工程等施工資料10/17/202330(Ⅰ)路基工程

10/17/202331(Ⅱ)路面工程

1.壓實度檢測資料；2.強度檢測、試驗資料；3.材料配合比檢測、試驗資料；4.各工序施工檢測記錄；5.檢查資料匯總。10/17/202332(Ⅲ)橋梁工程

1.基坑開挖、處理施工記錄、檢查資料；2.根底施工檢查資料,樁基檢測資料；3.現(xiàn)澆構件施工、檢測、試驗資料；4.預制構件施工、檢驗資料；5.預應力張拉、壓漿檢查資料；6.外購件檢查記錄；7.按施工工序各中間環(huán)節(jié)檢查記錄；8.砼、砂漿強度試驗資料；9.各部位檢查、驗收資料；10.引道工程、防護工程施工、檢測、試驗資料。10/17/202333(Ⅳ)隧道工程

1.洞身開挖施工、檢查資料；2.襯砌施工、檢驗資料；3.隧道路面工程施工、檢查記錄；4.照明、通風、消防設施施工、檢查記錄；5.洞口施工檢查記錄；6.各種附屬設施檢驗施工記錄；7.各環(huán)節(jié)工序檢查、驗收資料：8.隧道襯砌厚度、砼強度檢驗資料。10/17/202334(Ⅴ)交通平安設施1.各種標志牌制作安裝檢查記錄；2.標線檢查資料、施工記錄；3.防撞護欄、隔離柵及附屬設施施工、檢查資料；4.照明系統(tǒng)施工、檢測資料；5.各中間環(huán)節(jié)檢測資料；6.成品檢測資料。10/17/202335四、施工平安及文明施工文件1、平安生產(chǎn)的有關文件2、平安事故的調查處理文件3、文明施工的有關文件10/17/202336五、進度控制文件

1、進度方案〔文件、圖表〕、批準文件2、進度執(zhí)行情況〔文件、圖表〕3、有關進度的往來文件10/17/202337六、計量支付文件

無細分。10/17/202338七、合同管理文件無細分。10/17/202339八、施工原始記錄

1、施工日志2、天氣、溫度及自然災害記錄3、測量原始記錄、4、各工序施工原始記錄〔未匯入施工質量控制文件的局部〕5、會議記錄、紀要6、施工照片、音像資料7、其它原始記錄10/17/202340第五局部

科研、新技術資料一、科研資料二、新技術應用資料10/17/202341公路工程檔案收集分工根據(jù)交通部規(guī)定：1、公路工程在工程準備階段和工程交、竣工驗收階段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由交通主管部門和建設單位各承辦機構負責收集；2、公路工程勘察設計文件由勘察設計單位負責收集；10/17/202342公路工程檔案收集分工3、公路工程施工階段形成的文件材料，凡實行總承包的，由各分包單位負責其分包工程全部文件的收集，然后由總包單位進行匯總，并負責對分包單位的文件材料進行審核把關；凡由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集其承包公路工程建設工程全部文件材料；4、公路工程監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責收集。10/17/202343簡單地說就是誰形成的檔案就由誰進行收集、整理和歸檔。即上述第一、二局部的文件材料由交通主管部門、建設單位、設計單位等分別收集。施工單位和監(jiān)理單位那么負責第三、四局部資料的收集。10/17/202344制定分類方案或歸檔范圍各單位在進行檔案收集前，尤其是進行整理組卷前，要制定科學的分類方案或歸檔范圍，以便分門別類地進行收集整理。方案的制定參照上述檔案內容，并加以細化。10/17/202345但為了更好地對公路工程檔案進行分門別類地收集、整理，確保公路工程檔案的質量，也為了使各施工單位和監(jiān)理單位能統(tǒng)一標準，建議建設單位根據(jù)上述公路工程檔案內容制定統(tǒng)一的分類方案或歸檔范圍，下發(fā)各施工單位和監(jiān)理單位執(zhí)行，同時對案卷標準等要提出明確的要求。10/17/202346公路工程文件材料收集的時間必須在公路工程建設過程中，根據(jù)文件材料形成的先后順序或公路工程建設工程完成進展情況，及時收集。10/17/202347五、公路工程檔案的組卷組卷原那么：一是遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性的原那么，分類科學，便于查找利用。二是堅持平時立卷和集中立卷相結合的原那么，盡可能采取平時立卷。10/17/202348所謂平時立卷，就是根據(jù)分類方案或歸檔范圍規(guī)定，及時將收集的材料按組卷要求分門別類進行存放保管，只要夠一卷〔大致200頁左右〕就及時進行整理、編目等。

10/17/202349卷內文件材料的排列

管理性文件按問題或重要程度排列；工程技術文件材料按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測實驗、評定、證明順序排列；設備文件材料按依據(jù)性、設備開箱驗收、隨機圖樣、設備安裝調試和設備運行維修等材料排列；竣工圖按里程、專業(yè)、圖號排列；卷內文件材料文字材料在前，圖樣在后排列。10/17/202350

一個案卷的文件材料排列好之后，就要對其進行編目，編目包括編制頁號、擬寫案卷標題〔即案卷題名〕、編制卷內文件目錄、填寫案卷封面等各方面。10/17/202351案卷的編目

一個完整的案卷由案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件、備考表及案卷盒等組成。公路工程檔案為一盒一卷。10/17/202352頁號編制一個案卷文件材料排列好之后，應對其編注頁號。頁號的編號方法是：在有文字或圖樣材料正面的右下角、方面的左下角填寫頁號。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的本錢成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內文件目錄頁次中填寫冊數(shù)。10/17/202353案卷封面的組成

檔號－－檔案館號－－縮微號－－案卷題名－－－編制單位－－－編制日期－－－保管期限－－－密級－－－10/17/202354案卷封面內容的編制1、案卷題名，主要包括公路工程建設工程的名稱、起訖里程、單位工程(含分部、分項)名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程，還應同時標明結構、部位的名稱。案卷題名應簡練、明確，能準確反映卷內文件材料的內容，同時一般不超過50個字。10/17/202355案卷封面內容的編制

2、編制單位，是指案卷形成單位；3、編制日期，是指案卷形成日期；4、保管期限，填寫其劃定的保管期限；5、密級，依據(jù)保密規(guī)定填寫；6、檔號，填寫檔案分類號和案卷順序號。10/17/202356保管期限根據(jù)交通部規(guī)定：施工文件和監(jiān)理文件中除分項工程開工申請單及附件；設計變更審批手續(xù)；隱蔽工程驗收記錄；質量檢驗評定報告；監(jiān)理開停工令許可證；監(jiān)理施工質量檢驗分析；各種竣工圖等作為永久保管以外，其余均為長期保管。除非建設單位另行規(guī)定。10/17/202357卷內文件目錄的組成

順序號文件編號責任者文件材料題名日期頁次備注10/17/202358卷內文件目錄各項的編制1、順序號填寫文件排列的順序號；2、文件編號填寫文件材料原始編號或圖號；3、責任者填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者，可采取通用的標準簡稱；4、文件題名填寫文件材料標題的全稱；5、日期，是指文件材料的形成日期；6、頁次，填寫組卷人給每份文件首頁上標注的頁號，最終一份文件要填寫起止頁號。10/17/202359順序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注文件題名：沒有標題或標題不能說明文字材料內容的，應自擬標題卷內目錄排列在卷內文件材料的首頁前10/17/202360卷內備考表卷內備考表說明：

立卷人：年月日10/17/202361備考表編制備考表排列在卷內文件材料尾頁之后。備考表說明：填寫卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。無需要說明的事項，可以不填寫。立卷人：填立卷人姓名。立卷時間：填寫完成立卷的時間。10/17/202362案卷裝訂一個完整的案卷其排列順序應是軟封面、卷內目錄、卷內文件材料、備考表，以上各項完成后即可裝訂，采用線裝，按三孔一線法裝訂。裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊。圖紙可不裝訂，折疊成A4或A3紙大小即可。但每份圖紙需加蓋檔號章。裝訂時必須去除所有金屬物。10/17/202363檔案盒編制根據(jù)自治區(qū)檔案局規(guī)定為一盒一卷，即一個檔案盒只能裝一本案卷。檔案盒的內容與案卷封面的內容一致，但多了卷脊一面。編制時，案卷盒正面可不填寫。但卷脊必須填寫案卷題名和檔號。10/17/202364案卷的質量要求

一是歸檔文件材料，必須書寫工整，字跡、線條清楚，紙張便于長期保管，格式統(tǒng)一。禁止使用使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水等易褪色的書寫材料；10/17/202365案卷質量要求二是文件材料必須準確反映公路建設過程的真實情況，即必須是原件，技術數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備；三是案卷裝訂要牢固、整齊、美觀，不同尺寸的文件材料要折疊或粘貼成統(tǒng)一幅面〔一般為A4幅面〕。10/17/202366竣工圖質量要求一是竣工圖必須全面、準確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、隧道、涵洞、路基防護、互通式立交工程、平安設施等的全部施工實際造型和特征；二是施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖；10/17/202367竣工圖質量要求2三是凡結構、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過10%的，應重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章；10/17/202368檔號的編制

施工單位和監(jiān)理單位在編制檔號時原那么上用鉛筆編寫。待移交后由建設單位或保管使用單位最后確定其檔號。10/17/202369檔號構成檔號由檔案分類號和案卷順序號組成。分類號以單項工程為根本單位，按照?交通部科學技術檔案分類編號方法?中所確定的公路工程三級類目進行分類。第一級類目為GL，第二級類目為5；第三級類目分了8項，其中道路類為1，橋梁類為2。以此類推。10/17/202370檔號構成二案卷不多的一般工程工程，在GL5.1后面劃一杠加上案卷順序號即可。如：GL5.1－1….2。案卷多的大型工程，那么應按照不