01文件控制程序

山東舜雅電力科技集團(tuán)有限公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改碼：0頁碼：1/5文件控制程序1目的保證質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兼容管理體系有效運行起重要作用的各個場合，能及時得到有效版本的文件、資料，防止誤用已失效和/或作廢的文件。2適用范圍適用于與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兼容管理體系運行有關(guān)的文件（包括引用的外來文件）的有效控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)管理手冊、程序文件。3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編制、審核管理手冊、程序文件，批準(zhǔn)作業(yè)文件；3.3綜合部負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兼容管理體系文件的歸口管理。綜合部負(fù)責(zé)外來文件的識別、登錄和發(fā)放控制及文件控制的歸口管理工作。3.4各職能部門和單位，負(fù)責(zé)對本部門、本單位使用文件進(jìn)行管理，防止誤用失效和/或作廢的文件。4控制程序和要求4.1文件的分類及編號4.1.1分類本公司對與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系相關(guān)的文件，按其性質(zhì)和用途分類如下：1）體系文件——管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件、記錄等；2）技術(shù)性文件——產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)/條件、工藝規(guī)程、質(zhì)量計劃、圖樣、檢驗規(guī)范/驗證標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范等；3）管理性文件——管理規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、工作標(biāo)準(zhǔn)等；4）外來文件——國際、國家、行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范等。4.1.2編號管理綜合部負(fù)責(zé)對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兼容管理體系文件統(tǒng)一規(guī)定編號規(guī)則，進(jìn)行統(tǒng)一編號并實施管理。綜合部負(fù)責(zé)對受控文件統(tǒng)一編制分發(fā)號并加蓋“受控”印章；負(fù)責(zé)編制《受控文件清單》；負(fù)責(zé)各種文件歸檔、發(fā)放、借閱、收回及作廢的登記、保管和貯存，外來文件執(zhí)行原編號。技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)按照國家標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)規(guī)定對技術(shù)性文件統(tǒng)一編號并實施控制。

山東舜雅電力科技集團(tuán)有限公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改碼：0頁碼：2/5文件控制程序4）各部門對各自使用的日常記錄及表格，分別由記錄/使用人按照記錄的時間順序編號并保管。4.1.3編號說明4.1.3.1本公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件中英文字母代碼的來源及含義說明英文字母代碼來源于含義SY山東舜雅電力科技集團(tuán)有限公司名稱縮寫QEOMQuality&EnviormentManual管理手冊PDProcedureDocument程序文件RERecords記錄WSWorkingSpecification作業(yè)指導(dǎo)書及規(guī)范4.1.3.2質(zhì)量手冊的編號說明SY/QEOM—2013年號公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兼容管理手冊4.1.3.3程序文件的編號說明SY/PD—××—××該程序文件的順序號所對應(yīng)的章節(jié)號4.1.3.4質(zhì)量記錄的編號說明SY/RE—××—××記錄表格的順序號所對應(yīng)的章節(jié)號4.1.3.5作業(yè)指導(dǎo)書及規(guī)范的編號說明SY/WS—××—××作業(yè)指導(dǎo)書及規(guī)范的順序號所對應(yīng)的章節(jié)號山東舜雅電力科技集團(tuán)有限公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改碼：0頁碼：3/5文件控制程序4.2文件的編制與審批4.2.1管理手冊、程序文件由管理者代表組織編制與審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2作業(yè)指導(dǎo)文件由各部門負(fù)責(zé)編制，報部門經(jīng)理審核后由管理者代表批準(zhǔn)。4.2.3其它管理性文件，由各職能部門負(fù)責(zé)組織編制，部門負(fù)責(zé)人審核，部門經(jīng)理4.2.4技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織編制，總經(jīng)理審批。4.3文件的登記、發(fā)放及回收4.3.1文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全兼容管理體系運行緊密相關(guān)的文件作為受控文件，對這些文件的編制、審批、發(fā)放、使用、更改、標(biāo)識、回收及作廢均應(yīng)得到控制。需存檔保管的文件，經(jīng)綜合部確定其性質(zhì)后予以標(biāo)識、編目、分類后，將其原稿連同一份制版文件一起存檔并在《文件登記表》上登記。4.3.2綜合部負(fù)責(zé)建立公司所有體系文件的《受控文件清單》，明確標(biāo)識文件最新的版本和修訂狀態(tài)，當(dāng)出現(xiàn)文件修訂或換版時應(yīng)保持《受控文件清單》的更新。4.3.3綜合部負(fù)責(zé)對發(fā)放的受控文件編分發(fā)號，蓋“受控”印章，應(yīng)保證每份受控文件都有不同的分發(fā)號（見附《發(fā)放號一覽表》），便于追溯。4.3.4受控文件發(fā)放時，接收人應(yīng)在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽名，并由綜合部在文件封面右上角加蓋“受控”印章，注明發(fā)放號和序列號。4.3.5各部門轉(zhuǎn)發(fā)受控文件時，使用區(qū)域的代表或接收人應(yīng)在本部門控制的《文件發(fā)放、回收登記表》上簽名。各車間所需用的產(chǎn)品圖樣，由生產(chǎn)部在生產(chǎn)安排時發(fā)放，生產(chǎn)任務(wù)完成后，車間交回生產(chǎn)部，圖樣的分發(fā)與回收由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)。4.3.6因文件破損和/或污染影響使用時，使用人應(yīng)到綜合部辦理更換手續(xù)，本公司執(zhí)行“交舊領(lǐng)新”制度，交回破損文件,發(fā)放新文件。由于丟失需補發(fā)的情況,綜合部應(yīng)對新發(fā)放的文件編制新的分發(fā)號并注明原發(fā)放號文件已失效。4.3.7所有文件保管人員或使用人員工作或崗位變動時，應(yīng)將保管的文件交綜合部并在《文件發(fā)放、回收登記表》中注銷，原文件保管人員應(yīng)對保管期內(nèi)文件的完整性、有效性承擔(dān)責(zé)任。4.4文件的更改4.4.1需對文件進(jìn)行更改時，應(yīng)由原編制人和/或?qū)徟诉M(jìn)行。如原編制和/或?qū)徟斯ぷ髯儎訒r，應(yīng)由接替其崗位的人員或被授權(quán)的人員更改和/或?qū)徟暮?或?qū)徟诵璜@得原編制和/或?qū)徟撐募璧挠嘘P(guān)背景資料。

山東舜雅電力科技集團(tuán)有限公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改碼：0頁碼：4/5文件控制程序4.4.2受控文件被更改/審批后，綜合部應(yīng)按《文件發(fā)放、回收登記表》上記載的信息，向原使用區(qū)域、接收人發(fā)放《文件更改通知單》。需在原文件上更改時，在被取消的文字上劃兩道橫線，然后按通知單上的更改內(nèi)容在原文字的附近予以更改。4.4.3對非受控文件，更改后不通知。4.5文件的換版與作廢4.5.1文件經(jīng)多次更改（修改次數(shù)超過10次時）或大幅度修改后，應(yīng)進(jìn)行換版。作廢原版本，換發(fā)新版本。公司執(zhí)行“交舊領(lǐng)新”制度,需換頁或換版時，發(fā)放新的更改頁或新版文件，同時收回作廢或失效的文件。4.5.2失效或作廢的文件，由綜合部按《文件發(fā)放、回收登記表》上記載的信息從原使用區(qū)域或接收人手中收回并蓋“作廢”印章。然后將其列入《作廢文件清單》。4.5.3因特殊需要將失效或作廢的文件作為資料保留時，綜合部應(yīng)在該文件上蓋“作廢保留”印章，登記保留。4.5.4.為防止使用作廢和/或失效的文件，綜合部應(yīng)每季度組織各部門/單位對文件使用和保管狀態(tài)進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果記錄在《文件（記錄）狀態(tài)檢查表》中。4.6文件的管理與貯存4.6.1任何人不得隨意借用他人的受控文件擅自抄寫或復(fù)印，需要時申請辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.6.2借閱文件時，應(yīng)按借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在《文件資料借閱（復(fù)制）登記表》上簽字。為防止文件誤用、丟失、損壞或泄密，對失效或作廢的文件、重要技術(shù)文件、原版文件資料（含手稿）一律不準(zhǔn)借閱。確需借閱時，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.6.3各部門對發(fā)放到本公司外部的受控文件（如管理手冊、程序文件等），應(yīng)按本程序?qū)嵤┚幪枴⒌怯?、發(fā)放、回收、更改、換版、作廢的控制。4.6.4所有使用文件的部門和人員，應(yīng)對文件加強保管，嚴(yán)防丟失，應(yīng)對文件的完整性承擔(dān)責(zé)任。文件應(yīng)在合適安全的條件下貯存，應(yīng)防止丟失、蟲蛀、變質(zhì)、發(fā)霉等損壞4.6.5結(jié)合使用處條件考慮文件的防護(hù)要求，確保文件保持清晰，并通過目錄、清單編號等方便查閱。4.7為保證文件的適宜性，綜合部通過日常的文件檢查，結(jié)合每年的內(nèi)審和管理評審對文件適宜性和有效性進(jìn)行定期的評審。如需修訂按4.4條款辦理。4.8外來文件的控制綜合部負(fù)責(zé)適用外來文件的識別及分發(fā)控制。綜合部對收集的外來文件登錄在《受控文件清單》中，識別各部門的需求后發(fā)放，登記《文件發(fā)放、回收登記表》。山東舜雅電力科技集團(tuán)有限公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改碼：0頁碼：5/5文件控制程序綜合部負(fù)責(zé)定期組織有關(guān)部門對其所用的各類外來文件、資料是否為有效版本進(jìn)行檢查，及時更換失效和作廢的版本并索取現(xiàn)行版本的文件，建立《外來文件登記表》。4.9文件的銷毀文件（記錄）超出保存期限后，由綜合部負(fù)責(zé)銷毀，銷毀的資料應(yīng)登記《文件銷毀清單》，并由管理者代表審核其確已超出保存期限且沒有保存價值后進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。4.10對其他承載媒體的文件，如電子文檔的管理，參照上述要求執(zhí)行。5記錄和表格5.1SY/RE-4.1-01《受控文件清單》5.2SY/RE-4.1-02《文件資料登記表》5.3SY/RE-4.1-03《文件發(fā)放、回收登記表》5.4SY/RE-4.1-04《文件更改通知單》5.5SY/RE-4.1-05《作廢文件清單》5.6SY/RE-4.1-06《文件(記錄)狀態(tài)檢查表》5.7SY/RE-4.1-07《文件資料借閱（復(fù)制）登記表》5.8SY/RE-4.1-08《文件銷毀清單》5.9SY/RE-4.1-09《外來文件登記表》6相關(guān)/支持性文件6.1SY/WS-4.1-01《檔案管理制度》附表1：文件發(fā)放號一覽表部門/人員發(fā)放號部門/人員發(fā)放號總經(jīng)理01財務(wù)部07管理者代表02采購部08綜合部03認(rèn)證機構(gòu)09生產(chǎn)部04業(yè)務(wù)部05技術(shù)質(zhì)量部065771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335