會議服務(wù)方案

會議服務(wù)方案服務(wù)目標：以細致、周到的五星級服務(wù)水準服務(wù)客人，通過精心的會前準備，確保餐會的順利進行。服務(wù)概論：會議服務(wù)是指客人使用會議室前，中，后的過程中，由會議服務(wù)人員提供的確保會議順利進行的各種工作。服務(wù)內(nèi)容：接受預(yù)定，確定會議要求，布置場地，迎賓，引導，會議進行中的服務(wù)，會議結(jié)束歡送，幫助客人收拾剩余物品，代客人聯(lián)系快遞公司并發(fā)貨，收回調(diào)查表了解客人滿意度。服務(wù)流程：前臺接受公司預(yù)定：前臺員工接到客戶預(yù)定后，應(yīng)問清楚以下基本要求（確認會議日期，時間，人數(shù)，擺臺要求），并記下客人公司名字，客人姓名，聯(lián)系方式，郵箱號，以方便與客戶的溝通，及時把預(yù)定情況轉(zhuǎn)到會議中心。確定會議要求：接到前臺轉(zhuǎn)來的客人預(yù)訂情況以后，由會議中心專業(yè)人員通過電話，電郵以及登門拜訪的方式與客人溝通，以盡可能的掌握更多的客人需求，本節(jié)要點（再次確認會議日期，時間，需要的會議室，會議擺臺形式，音響設(shè)施，話筒，同聲傳譯，電視電話會議系統(tǒng)，投影機，茶點準備，熱毛巾，橫幅，指路牌，簽到臺，鮮花準備，會議用餐，布場時間，車輛停放，領(lǐng)導接待，其他需要服務(wù)員注意的地方），與客人溝通結(jié)束后，應(yīng)立即制作會議預(yù)定表，下發(fā)到各個相關(guān)部門，表里包括客人的所有要求，會議時間，地點，聯(lián)系人，及擺臺布置方案。布置場地：會議中心服務(wù)員在接到會議預(yù)定表后，應(yīng)在會議及用餐的前一天布置完所有場地，嚴格按照預(yù)定表的要求完成場地，桌椅，桌面，餐具，杯具，橫幅，桌卡，名卡，的布置，AV工程人員也應(yīng)提前一天完成燈光音響，話筒，投影機，等設(shè)備的安裝調(diào)試，工程部提前檢查空調(diào)設(shè)備，確保會議室溫度，濕度舒適宜人。會議服務(wù)：會議中心服務(wù)員必須在會議開始前一個半小時到崗，打開會議室大門并檢查燈光，空調(diào)，音響，電梯，是否運行正常，開水機，咖啡機提前加熱，根據(jù)會議預(yù)定表再次檢查會議室擺臺（會議桌椅擺設(shè)）是否正確，指路牌，簽到臺，橫幅等是否到位。禮儀人員著制服在領(lǐng)導到達前提前站位，面帶笑容的隨時準備迎接領(lǐng)導，在領(lǐng)導到達后應(yīng)大方，面帶微笑的向領(lǐng)導問好，并用標準手勢及走位引領(lǐng)領(lǐng)導進入會場就坐，送上熱毛巾，沖泡好茶水，站立在一旁，靜候會議開始，會議進行過程中及時加水傳遞話筒，站在門口，方便與會人員進出，保證會議安靜的進行。茶歇服務(wù)：會議中間的休息時間，一般為15分鐘左右，提供咖啡茶水點心服務(wù)，讓客人保持頭腦清醒思維活躍，補充體力，應(yīng)在茶歇開始前15分鐘準備好所有的瓷器，餐具，咖啡，茶水以及點心水果，茶歇開始后有服務(wù)員幫客人沖調(diào)咖啡茶水，服務(wù)客人食用點心水果，并有服務(wù)員手持托盤，隨時收走用過的餐具和食品，保持茶歇臺，茶幾與茶歇區(qū)清潔整齊，會議再次開始后迅速整理清潔，保持整個區(qū)域的整潔。會議結(jié)束：會議結(jié)束后應(yīng)立即打開大門，保證出口安全，由專人指引領(lǐng)導離開會議室前往餐廳用餐或回客房休息。幫助客人收拾剩下的物品及運輸：會議結(jié)束后通常會有大批資料遺留，這個時候服務(wù)人員應(yīng)當迅速的幫助客人收集到一起，并幫忙包裝，聯(lián)系物流公司來人收貨運走，或幫客人運到停車場車上，重點在于細心，耐心，大多數(shù)的客人是在會議結(jié)束后的這個階段記住我們的服務(wù)的，所以，這個流程非常重要。收回滿意度調(diào)查表：請會議負責人填寫滿意度調(diào)查表并與客人交談，以改進服務(wù)質(zhì)量。會議設(shè)備技術(shù)服務(wù)流程1.5.1現(xiàn)場設(shè)備技術(shù)服務(wù)流程圖

與會議主辦方協(xié)調(diào)確認設(shè)備需求音視頻綜合布線及設(shè)備安裝配接音響、燈光系統(tǒng)設(shè)備聯(lián)調(diào)客戶確認一系統(tǒng)聯(lián)機測試音視頻資料準備及獲取主辦會議流程~明確會議議程環(huán)節(jié)并配置執(zhí)行負責人會前半小時到場全面檢查并確認需求?所有技術(shù)人員就位設(shè)備進入工作狀態(tài)?音視頻資料為編播狀態(tài)與主辦現(xiàn)場負責人協(xié)調(diào)控制會議進程突發(fā)技術(shù)故障的應(yīng)急處理及扌報告設(shè)備\線材拆卸回收協(xié)調(diào)現(xiàn)場外協(xié)設(shè)備撤場設(shè)備運行狀態(tài)報告記錄會議信息記錄1.5.2詳細流程會前準備：（與會議主辦方聯(lián)系并確認設(shè)備需求，在會前一天下午5點前完成所有準備工作，每日3：30—4：30為客戶筆記本與投影機系統(tǒng)聯(lián)機測試時間）音視頻綜合布線；――設(shè)備安裝配接；音響、燈光系統(tǒng)設(shè)備聯(lián)調(diào)；――客戶筆記本與投影機系統(tǒng)聯(lián)機測試；――音視頻資料準備：取得主辦會議流程并根據(jù)主辦方要求完成音視頻資料的準備；――明確會議議程，關(guān)鍵技術(shù)控制環(huán)節(jié)配置執(zhí)行責任人。會中服務(wù)：（技術(shù)保障人員在會議正式開始前提前半小時到場）――開啟所有設(shè)備進入工作狀態(tài)，備份一套無線麥為應(yīng)急狀態(tài)；――會中服務(wù)協(xié)調(diào)及控制：執(zhí)行主辦方會議流程并與主辦方指定的會議流程控制人協(xié)調(diào)完成；――音視頻資料順序組織，設(shè)備為編播狀態(tài)；――突發(fā)技術(shù)故障的應(yīng)急處理及報告。C.會后規(guī)整――設(shè)備\線材拆卸回收入庫（會議結(jié)束）――現(xiàn)場視音頻資料編輯整理歸檔；——協(xié)調(diào)現(xiàn)場外協(xié)設(shè)備撤場；――設(shè)備運行狀態(tài)報告記錄； 會議信息記錄。1.5.3會議設(shè)備技術(shù)服務(wù)標準設(shè)備操作規(guī)范――操作人員應(yīng)熟悉有關(guān)音響的操作程序、各廳的線路連接； 各操作人員應(yīng)對中心的每套音響系統(tǒng)功率容量、和各音響系統(tǒng)所處廳的聲學狀況熟悉。并對各處音響系統(tǒng)指標和聲音特性做到了如指掌；――各音響操作人員在會議過程中要做到專心、精神集中，確保每場會議的順利進行；――操作人員必須了解每場會議的議程和重要的操作內(nèi)容；――每場會議，當值人員應(yīng)提前半天作準備；——會議時間如有變動，以公司通知為準； 不得隨意調(diào)整音響系統(tǒng)中的固定參數(shù)設(shè)備的參數(shù)。設(shè)備操作標準——檢查設(shè)備供電電壓是否在200V—240V范圍；――檢查各接口、接頭是否完好、可靠，尤其要注意功放與音箱，以及電源的接頭；――按次序開啟音響設(shè)備電源，應(yīng)從前級開始，先開啟周邊設(shè)備，后開功放電源；——檢查調(diào)音臺、音頻處理器、音頻信號源、會議發(fā)言系統(tǒng)、功放、切換及分配器、錄音設(shè)備狀態(tài)；――檢查調(diào)音臺各路通道狀況，先進行預(yù)調(diào)，選定適宜的輸出音量，進入工作狀態(tài)；――檢查無線話筒電池狀況，注意及時更換電池，重大活動一律換用新電池；――將會議中使用的話筒逐個進行試音與調(diào)整；――所有設(shè)備檢查結(jié)束，每天由檢查人填寫《會議設(shè)備服務(wù)、檢查記錄表》，然后交由主管簽字確認；――會議結(jié)束后，應(yīng)先關(guān)閉功放電源，后關(guān)周邊設(shè)備電源。C.故障緊急處理――會議前檢查和會議進行過程中發(fā)現(xiàn)的不正?，F(xiàn)象，操作人員應(yīng)立即調(diào)整和檢修，并做好詳細記錄，報知主管；――調(diào)音臺在使用的過程中，操作人員應(yīng)不間斷地進行調(diào)控和監(jiān)視，如果發(fā)現(xiàn)正在使用的通道出現(xiàn)問題，調(diào)控人員應(yīng)在5秒鐘內(nèi)切換到另外一個通道；――功放在會議過程中，如果發(fā)現(xiàn)個別功放有問題，應(yīng)該立即關(guān)閉有問題功放的電源，檢查功放后的音響連接線是否牢固，再打開功放電源，如還不能解決問題，待會議結(jié)束后再進行維修； 音響時序電源如果發(fā)生問題，應(yīng)該立即甩掉時序電源，啟用電源插板，待會議結(jié)束后再進行維修；――音頻切換\分配設(shè)備如果出現(xiàn)故障，應(yīng)立即更換備用切換\分配器。-工作質(zhì)量檢查與處理――主管應(yīng)對操作人員的工作質(zhì)量進行跟蹤檢查并簽字確認。對檢查發(fā)現(xiàn)的一般不合格采取補救措施或預(yù)防措施。――檢查發(fā)現(xiàn)的嚴重不合格，主管應(yīng)及時糾正并做出相應(yīng)處理。并作相應(yīng)的處罰。相關(guān)記錄――《會議中心會議設(shè)備服務(wù)、檢查記錄表》1.6服務(wù)標準：流程只是會議服務(wù)的過程，而標準卻是檢查這個流程是否做好的一個尺度。1.6.1接受預(yù)定：前臺員工是否使用普通話，是否使用標準電話禮儀，電話用語，是否具有基本的會議知識（會議室面積，設(shè)備情況等）是否留下客人電話號碼，是否及時轉(zhuǎn)單到會議中心處理，如果客人在現(xiàn)場，是否有引領(lǐng)客人參觀會議中心并介紹情況。1.6.2確定要求：會議中心員工在接單后是否及時的與客人聯(lián)系，是否有了解到客人的會議要求，是否有向客人推薦，是否有向客人介紹我們的會議室，是否及時發(fā)出會議預(yù)定表，是否把會議細節(jié)告知擺臺人員。1.6.3是否嚴格按照預(yù)定表擺臺，擺臺是否嚴格按照標準執(zhí)行，各種及會議臺型（教室型，劇院型，魚骨型，回型，U型，董事會型……）會議擺臺橫平豎直是否做到，是否整齊美觀，桌面物品是否齊全（紙筆水），桌位數(shù)量是否達到要求，寧多勿少，會議室地面是否清潔，空氣是否清新。會議服務(wù)：員工精神狀態(tài)良好，儀容儀表達到公司要求，制服干凈整潔，見到客人大方微笑問好，員工是否準時上班，是否會使用各種機器（開水機，咖啡機，打泡機），會議進行時是否有會場內(nèi)巡視，是否有按標準加熱水，送熱毛巾，解決突發(fā)事件的能力（話筒沒聲，椅子不夠，人數(shù)增加等）是否有培訓。茶歇服務(wù)：是否有提前準備完所有物品及食品，是否有專人為客人服務(wù)咖啡茶水，是否有人即使收走用過的餐具，咖啡食品的品質(zhì)是否達到標準，是否有茶歇臺面的裝飾，服務(wù)過程是否快捷有效。會議后的服務(wù)：主動，高效，幫助客人處理物品，打包，聯(lián)系有合作關(guān)系的物流公司，主動幫客人搬運物品。問題反饋：及時，有效的與會議聯(lián)系人溝通，得到會議過程的整體意見，收集會議滿意度調(diào)查表并及時作出正確的反應(yīng)與處理。問題跟進：了解服務(wù)問題，向上級報告問題及處理意見，并給出整改方案及培訓計劃。設(shè)施設(shè)備要求：會議與宴會的順利進行除了服務(wù)人員的專業(yè)水準與敬業(yè)精神以外，還必須有適合及數(shù)量充足的各種設(shè)施設(shè)備作為保障，設(shè)施設(shè)備包括會議室專業(yè)桌椅，活動舞臺，講臺，布草，燈光，音響，食品保溫箱，茶歇服務(wù)臺，大型咖啡機，餐車等，下面將做具體描述。宴會椅：由于宴會及會議具有不可預(yù)見性和靈活性的特點，所以要求宴會椅具有輕便，牢固耐用，易于大規(guī)模搬運，使用方便，易于儲存，符合人體工學，舒適等特點，應(yīng)選用鋁制骨架，加厚泡沫為填充物，長基纖維布面料，顏色上以耐看不易視疲勞，耐臟，與宴會廳整體裝修裝飾顏色和諧統(tǒng)一，并配備足夠數(shù)量的椅車（60把椅子一個椅車）。宴會桌：由于不同會議擺臺需求不同，要求的桌子種類也比較多，同樣的也必須具有耐用，結(jié)實美觀的特點，具體要求為熟鐵噴漆骨架，密實木工板材，人造蒙皮，耐磨孰料封邊，其中主要有長條桌（IBM桌，規(guī)格1.7M*0.45M）宴會桌（BQT桌，規(guī)格1.7M*0.9M）,方桌（0.75M*0.75M）小圓桌（直徑1.2M）大圓桌（直徑1.8M）等五種規(guī)格是比較常用的，1.7.3布草：根據(jù)桌椅購買情況計劃臺布口布及椅套臺昵等。1.7.4燈光系統(tǒng)：會議室燈光必須是光線明亮但不刺眼，避免視疲勞，燈光控制系統(tǒng)必須是可調(diào)節(jié)亮度及光源區(qū)域的，以方便有不同會議需求的客人，盡量采用筒燈吊燈加射燈的組合，預(yù)留射燈卡槽，方便添加。音響系統(tǒng)：墻面預(yù)留足夠電源接口及音頻插口，安裝高質(zhì)量的天棚喇叭，以及可控制音量的開關(guān)，會議室及多功能廳應(yīng)安裝電動升降屏幕，設(shè)置中央音響控制室，根據(jù)建筑設(shè)計圖會議室分布預(yù)測，還應(yīng)再另備2套左右的專業(yè)級的調(diào)音調(diào)光臺站，方便大型宴會及晚會使用（包括音箱，調(diào)音調(diào)光臺，數(shù)碼音控機，電腦顯示器等），數(shù)碼投影機，LCD電視，同聲傳譯系統(tǒng)，無線手持話筒，會議桌上話筒，隨身耳麥，領(lǐng)夾麥，電視電話會議系統(tǒng)。茶歇及食品設(shè)備：傳統(tǒng)的茶歇臺設(shè)置一般使用宴會的長條桌，套上臺布圍裙，現(xiàn)在比較流行的是定做，不銹鋼或鋁制的架子，加上磨砂玻璃或大理石臺面，拆卸方便，大方美觀，還節(jié)約了換洗臺布的成本，每次使用完后只需要做臺面的擦拭既可，可以制作新鮮現(xiàn)磨咖啡的全電腦咖啡機（人數(shù)比較少，領(lǐng)導或貴賓使用），大型的過濾式咖啡機（人數(shù)比較多的時候使用，快捷方便），大功率開水機，可以推動的食品保溫箱，全不銹鋼制造，可以插上電源，保證食品的溫度，雙開門電冰箱，大空間，保證水果品質(zhì)，冷凍飲料。（此節(jié)不包括廚房設(shè)備）服務(wù)規(guī)范：會議服務(wù)擺臺——準備用具：根據(jù)訂單的要求先將所需的各種用具和設(shè)備準備好（會議桌、椅、會議桌椅臺呢、臺裙、口布、水杯、杯墊、煙缸、火柴、紙、筆、鮮花等）——擺臺：根據(jù)訂單擺放會議的臺形，先鋪好臺呢，要干凈、平整，扎好臺裙；擺好座椅，座椅擺放要整齊，側(cè)看使其在一條直線上；煙缸按每3人擺放一個，擺在一條線。——擺放其它設(shè)備：按訂單要求將所需設(shè)備擺放就位并調(diào)試好（麥克風、幻燈機、電視、錄像機等），掛好平整美觀的橫幅?！獧z查：檢查臺型是否符合要求，臺面要整潔，各種用具是否干凈、齊全，擺放符合標準。服務(wù)——準備工作：會議開始前半小時，要將開水或冰水準備好，其它各種設(shè)備要調(diào)試好；將會議室門打開；根據(jù)客人要求，將指示牌擺放在特定位置；如大型會議，需設(shè)主席臺，在主席臺上放好貴賓名卡?！獣h服務(wù)：會議開始后，服務(wù)員要在會議室的后面等候；要保證會議室四周安靜，服務(wù)員不能大聲說話；通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸、添加冰水等，但要盡量不打擾客人開會，特殊情況時可按客人要求服務(wù)；會議中間休息時，要盡快整理會場，補充和更換各種用品?！謇頃觯簳h結(jié)束后，要仔細地檢查一遍會場，看是否有客人遺忘的東西和文件等；將會議所用的餐具、設(shè)備整理好?！獣h結(jié)束后，請PA協(xié)助將會議室打掃干凈，確保下次使用及其它客人來參觀。簽字儀式的擺臺及服務(wù)確定臺形：根據(jù)訂單的人數(shù)和要求，來確定簽字臺的大小和位置，簽字臺后側(cè)留出空間。擺臺：——將簽字臺用平整、干凈的臺呢鋪好?！L形臺用長型造型的鮮花，擺在簽字臺的中間?！春炞秩藬?shù)的要求，擺放相應(yīng)數(shù)目的座椅?！獪蕚浜煤炞謨x式所需的簽字筆、印泥及簽字文件夾?！诤炞峙_側(cè)前方擺放一個吧臺?！獙⑵渌O(shè)備按要求擺好?！诤炞峙_后面擺方略長于簽字臺的屏風。——將高度超出0.5米的花草擺放在屏風兩端稍靠前的位置。簽字儀式的服務(wù)——準備工作：根據(jù)訂單的人數(shù)和要求，將酒水、酒杯、服務(wù)托盤、口紙等在酒吧臺上擺好?！炞謨x式時，如需要應(yīng)主動幫助客人翻文件及交換所簽文件?！?wù)酒水：待客人簽字儀式完畢，服務(wù)員要立刻用托盤將酒水送到所有客人面前主要客人要由專人服務(wù)酒水。待客人干杯后，要立刻用托盤將空酒杯撤走。貴賓室的擺臺及服務(wù)準備工作：根據(jù)訂單所標明的人數(shù)和房間地點，將茶杯、煙缸、或鮮花準備好。擺臺：——根據(jù)訂單人數(shù)，將沙發(fā)和茶幾擺放好?！鑾字醒霐[放鮮花，按臺型擺放煙缸、火柴?！獢[設(shè)一個酒吧或茶水臺?！诜块g四周擺放花草、屏風等裝飾物?！麄€房間要整潔、美觀、舒適。C.貴賓休息廳的服務(wù)：——迎接客人進入室內(nèi)就座：領(lǐng)位員要站在門外一側(cè)（與客人到來的方向相對）迎候客人?？腿说诌_后，主動與客人禮貌的打招呼：“您好，先生或女士”。用手示意客人進入：“請您這邊走”。*在客人左前方1.5米距離處領(lǐng)引客人入座。——為客人服務(wù)：*客人就座后，立即為客人送茶。根據(jù)客人其它要求服務(wù)其它飲料。在客人談話中斷間隙，為客人添加飲料。等候服務(wù)時，服務(wù)人員要保持正確站姿，不得隨意走動和交談。注意觀察，如發(fā)現(xiàn)客人有脫外套、大衣的意圖，服務(wù)人員應(yīng)主動上前雙手接過衣服，并用衣架掛于衣柜中。按照先主賓，后主人，再隨從的順序服務(wù)熱毛巾和茶水。服務(wù)時應(yīng)采取半蹲的姿勢，使用禮貌用語，注意不要擋住客人交談的視線。服務(wù)完茶水即輕輕退回，站立于門口，注意保持休息室四周安靜，不要大聲說話。通常每隔15分鐘為客人更換煙缸，添加茶水等。盡量不要打擾客人，特殊情況時可按客人要求服務(wù)。當客人休息完畢，準備步入會場時，服務(wù)人員應(yīng)主動引領(lǐng)客人入座。酒會服務(wù)準備工作：——酒會開始前45分鐘，將自助餐爐里加上熱水，點燃酒精加熱后，將各種食品上齊?！鞣N酒水、飲料備好（需要冰凍的應(yīng)提到凍好）。——開始前15分鐘將酒會桌上的蠟燭點燃。酒會的擺臺——準備餐具和用具：將擺臺用的各種干凈餐具和用具準備好（臺布、口布、臺裙、自助餐爐、甜品盤、甜品叉、服務(wù)叉勺、酒精、蠟燭、口紙、牙簽筒、煙缸、火柴、鮮花、服務(wù)托盤）?！獢[放食品：根據(jù)菜單要求設(shè)計臺形。*鋪上臺布，圍上臺裙、保持干凈、平整。*根據(jù)菜單將自助餐爐擺放整齊。*甜品叉、甜品盤要均勻的擺在臺上。*服務(wù)叉勺要放在甜食盤上，擺在自助餐爐前。*食品臺要整潔、美觀、便于客人使用。*食品前要擺上食品卡，便于客人清楚知道菜品名稱?！獢[酒會桌：*根據(jù)客人人數(shù)將酒會桌設(shè)在餐廳不同位置上，以便客人使用。*鋪好臺布，圍上臺裙，要平整、干凈。*鮮花擺在臺的中央。*每臺要分別對稱放2個煙缸、2個牙簽筒、2個蠟燭臺、2個口紙杯。*臺面要整齊、美觀、擺放要一致。——擺設(shè)酒臺：*酒臺設(shè)在便于取飲料的位置上。*鋪上臺布，圍上臺裙。*將準備好的口紙，服務(wù)托盤放在吧臺上?？傮w檢查：對總體擺臺進行檢查，臺形需合理、美觀，各種餐具用具整潔、齊全、充足，并確保無破損。迎接客人：——酒會開始時，領(lǐng)位員站在門口迎接客人，并用計數(shù)器計人數(shù)?！?wù)員用托盤端好酒水，站在餐廳里迎接客人。酒會服務(wù)：——酒會開始后，服務(wù)員要隨時、主動的為客人服務(wù)酒水，服務(wù)酒水時，要將酒杯用口紙墊著遞給客人。——隨時清理酒會桌上客人用過的餐具?！S時更換煙缸，添加口紙，牙簽?！３质称放_的整潔，隨時添加甜食盤、甜食叉和甜食品?！茣斜ＷC客人有充足的飲料和食品。送客：酒會結(jié)束時，服務(wù)員要禮貌的目送客人離開。如何接受會議預(yù)定會議預(yù)定的兩種形式：電話預(yù)定和現(xiàn)場預(yù)定。順利接受預(yù)定的重要性：是會議服務(wù)的前奏；沒有清晰的預(yù)定，是無法確保會議服務(wù)順利進行的；給客人的第一印象?，F(xiàn)場預(yù)定：——準備：熟悉會場的功能；了解會場的接待能力；熟悉目前的會議預(yù)定情況；充足的人員和物品配備?！獑柡蚩腿耍寒斂腿藖淼綍鰰r，首先問候客人：早上好！先生/小姐，請問我能為您做點什么？當知道客人是來看場地時，須主動告訴客人自己的名字，并交換名片，并親自引領(lǐng)客人參觀會場。一定要記住客人的姓氏，并立即稱呼?！榻B會場：在引領(lǐng)客人參觀會場的過程中，詳細介紹會場的面積、層高、可擺設(shè)的形式、可容納的人數(shù)、以及介紹我們可提供的配套服務(wù)內(nèi)容（包括附近的住宿、餐飲、茶點、停車）?！私饪腿说臅h需求：了解客人的會議性質(zhì)，參會人數(shù)，會場布置的形式，對會場面積的需求?！殚嗩A(yù)定：在了解完客人的會議需求以后，應(yīng)告知客人在接受預(yù)訂前，須查看當前會場的預(yù)定情況，并在客人面前制造一種預(yù)定比較緊張的感覺，以便促使客人盡快繳納定金，確定場地。在查閱預(yù)定的時候一定要查看仔細，避免重復預(yù)定。——了解客人的其他信息：會議舉辦的時間；會議的主題內(nèi)容；是否需要茶點、投影儀、白板、網(wǎng)絡(luò)、噴繪、話筒數(shù)量、及布草顏色等。盡量全面的預(yù)測客人需要的會議服務(wù)內(nèi)容，替客人分擔辦會壓力?！o錄：及時做好詳細的客戶信息紀錄，避免會議信息的遺漏?！炗唴f(xié)議：簽訂會議服務(wù)協(xié)議，收取定金。會議服務(wù)標準燈光亮度柔和舒適，不刺眼。1.9.2空調(diào)溫度：冬季10.5度左右，夏季24度左右。會議音響不嘯叫，不失音，無混響，聲音清晰，大小適中，以會場各角落均能聽到為準。植物無枯葉，盆內(nèi)無雜物，植物墊碟無水漬，無泥渣。鮮花色彩鮮艷，造型大方美觀。地毯干凈無渣，地毯毛倒向一致，不起球。用品用具應(yīng)干凈、無水漬、無破損。茶葉應(yīng)新鮮，大粒，禁止使用粉狀茶葉；用沸水將茶葉發(fā)好，水量以將茶葉剛剛淹沒為好。布墊應(yīng)干凈，無茶漬、無破損，保證其形狀規(guī)整。毛巾盤，毛巾夾應(yīng)干凈，光亮。水瓶應(yīng)保證光亮，無水漬，裝滿新鮮沸水（注意準備充足的開水）。托盤應(yīng)干凈無油漬，盤內(nèi)應(yīng)干凈，鋪上無破損的毛巾?？陀眯∶響?yīng)顏色一致，干凈，無破損，疊放整齊。毛巾柜應(yīng)干凈，無異味，運轉(zhuǎn)正常。便簽紙、筆、打火機應(yīng)準備在工作臺的抽屜里。1.9.16茶碟邊沿與茶幾左右各距3厘米。1.9.17毛巾盤放于茶幾正上方，成一直線，于茶碟距1厘米。鮮花放于茶幾正上方，墊碟下應(yīng)放花紙，避免茶幾磨損。每個茶幾均配煙缸，擺放于茶幾中間?？腿苏勗挼膬?nèi)容，一定要嚴格保密，不能泄露。1.9.21提前1小時開空調(diào)。1.9.22提前半小時做好所有準備工作。1.9.23提前15分鐘準備迎接客人。1.9.24續(xù)茶水的時間一般是10－20分鐘。1.9.25茶水是八分滿。1.10管理制度：會議中心工作制度工作守時，每一位員工提前10分鐘到崗。絕對服從上級管理，不能與上級、同事，特