時間管理：高效職業(yè)人士必備技能

時間管理：高效職業(yè)人士必備技能（節(jié)選）【課程名稱】時間管理：高效職業(yè)人士必備技能【課程編號】A06【所屬體系】個人發(fā)展類【主講專家】劉敏興★課程提綱——通過本課程，您能學到什么？

第一講時間的真諦1.時間的意義2.時間運用的種類3.時間分配的方式4.時間價值說

第二講對[下載自管理資源吧]時間管理的認識1.時間管理概述2.第一代時間管理3.第二代時間管理4.第三代時間管理5.第四代時間管理

第三講第四代時間管理1.第四代時間管理的要素與核心2.人生的四種需求與能力3.現(xiàn)代時間管理強調(diào)自然法則

第四講時間管理的心態(tài)1.如何進行心理建設(shè)2.運用時間時應注意的層面3.如何區(qū)分事情的輕重緩急

第五講目標設(shè)定與時間管理1.目標設(shè)定的意義2.有效目標的特質(zhì)3.目標的種類與作用

第六講時間管理規(guī)劃1.目標搜尋2.時間規(guī)劃

第七講時間管理80/20規(guī)則1.決策的必要性及80/20規(guī)則2.授權(quán)的基本原則

第八講浪費時間的外在因素之解決方法（一）1.浪費時間的外在因素2.電話干擾的解決方法3.不速之客的解決方法4.用人不當?shù)慕鉀Q方法5.社交困難的解決方法

第九講浪費時間的外在因素的解決方法（二）1.浪費時間的外在因素2.權(quán)責混淆的解決方法3.溝通不良的解決方法4.進度失控的解決方法5.資料不全的解決方法

第十講浪費時間的外在因素的解決方法（三）1.浪費時間的外在因素2.會議耽擱的解決方法3.文件復雜的解決方法4.工作擱置的解決方法5.安排旅行的解決方法

第十一講浪費時間的內(nèi)在因素的解決方法（一）1.浪費時間的內(nèi)在因素2.危機應付的解決方法3.計劃欠妥的解決方法4.貪求過多的解決方法5.事必躬親的解決方法

第十二講浪費時間的內(nèi)在因素的解決方法（二）1.浪費時間的內(nèi)在因素2.條理不清的解決方法3.欠缺自律的解決方法4.無力拒絕的解決方法5.做事拖延的解決方法

第十三講依靠高科技競爭的時間管理1.何謂快準空多閑2.如何運用快準空多閑

第十四講管理時間=管理自己1.時間的價值2.輕松管理時間五步驟

第十五講妨礙時間管理的四種觀念與時間管理的策略1.妨礙時間管理的四種觀念2.時間管理的策略

第十六講培養(yǎng)管理時間的好習慣1.如何培養(yǎng)管理時間的習慣2.時間管理的法則

第十七講個人成就篇——高效的秘訣---授權(quán)之道1.為什么要授權(quán)2.授權(quán)的類型3.授權(quán)的原則4.如何接受授權(quán)

第十八講如何有效地組織會議1.需要開會的四種情況2.召開會議3.會議開始4.主持會議5.控制會議6.會議記錄

第十九講時間規(guī)劃系統(tǒng)1.目標的時間規(guī)劃2.達成目標的條件3.時間規(guī)劃系統(tǒng)

第二十講運用時間的規(guī)劃1.日計劃的五步驟2.高效的時間管理

第一講：時間的真諦

【本講要點】時間的意義時間的劃分時間的運用時間的價值

故事給我們的啟示

時間的重要性小故事有兩個人，到非洲去考察。他們突然迷路了，正當他們在想怎么辦時，突然看到一只非常兇猛的獅子朝著他們跑過來，其中一人馬上從自己的旅行袋里拿出運動鞋穿上。另外一人看到同伴在穿運動鞋就搖搖頭說：“沒用啊，你怎么跑也沒有獅子跑得快?！蓖檎f：“嗨，你當然不知道，在這個緊要關(guān)頭最重要的是我要跑得比你快?！边@個故事讓人聯(lián)想到：人們正處在一個激烈競爭的世界，你必須參與一場人生的競賽，而這場競賽的對手可能是你的同事，也可能是你生意場上的對手。然而，不管怎樣競爭，最讓你感到束手無策的一樣東西——時間。時間就好比故事里的獅子一樣，怎么跑也不能跑得比它快。你不斷地去嘗試走在時間的前面，例如平時做事要快一點，把工作時間延長一點，但是久而久之，到了極限，你就會變得心力交瘁，最后還會感嘆到：什么都做不到，甚至會說沒有時間。雖然你經(jīng)常抱怨沒有時間，但是你確實從早晨忙到晚上，甚至廢寢忘食，忙到?jīng)]有家庭觀念，沒有休閑活動。但回頭來看，你仍感到非常地沮喪、無奈甚至焦慮，感到時間還是不夠用。

【自檢】請回答下列問題：(1)你的時間夠用嗎？________________________________________________________________________________________________________________________________________(2)你如何看待以下問題?時間就是金錢嗎？ 時間=金錢金錢對你的意義重于時間嗎？ 時間＜金錢時間對你比金錢更有價值嗎？ 時間＞金錢你選擇哪一種答案？_____________________________相信每個人答案是不盡相同的。

【案例】曾經(jīng)有一家顧問公司對100名經(jīng)理人做過一次調(diào)查，結(jié)果表明：僅有1人認為有足夠的時間；10人認為需要10%的額外時間；40人認為需要25%的額外時間；其余的人認為需要多于50%的額外時間。從這個數(shù)據(jù)可以感覺到，很多人需要有更多的額外時間。事實上：●時間不只是金錢；●時間比金錢更有價值；●時間就是生命。

時間的運用

時間運用分為幾類時間：大塊時間、首要時間、零碎時間、固定時間、安靜時間、彈性時間、交通時間。

1．大塊時間你每天都要用一大部分的時間來完成當天重要的事情，大塊的時間至少需要兩個小時。其實也可以分散地安排大塊時間，這樣安排時間你便會覺得身心愉快，且會產(chǎn)生一種成就感。

2．首要時間一日之際在于晨。首要時間與大塊時間接近，它指每天早晨的那段時間。有人把早晨的時間用來進修，有人把早晨的時間用來運動，有人把早晨的時間用來做一些重要的思考，因人而異。

3．零碎時間零碎時間看起來好像不太重要，但是這種時間如果能夠把它積少成多，化零為整，把那些小塊時間充分利用起來，以很少的時間來做一些小事，堅持下來，也是非?？捎^的。零碎時間稱為時間的存儲器。

4．固定時間如果覺得某項工作在某個時段內(nèi)進行效果最好，把它固定下來，就稱為固定時間。

5．安靜時間讀書也好，工作也好，是否能夠?qū)Ｐ挠行?，環(huán)境的因素是很大的，不少辦公室都感覺到非常吵鬧，工作經(jīng)常受到干擾，這時可以由大家互相來約定，安排一段安靜的時間。

6．彈性時間每一項工作都需要時間，最好是留有彈性，即預估的時間應該稍微寬裕些。可以在兩三項工作之后，安排一個彈性時間，來彌補以前還沒有做完的事情，或者說是留作被干擾以后的調(diào)節(jié)時間。彈性時間不能夠太長，10分鐘甚至20分鐘是比較適當?shù)摹?/p>

7．交通時間一般人對交通時間都是用兩個字來形容：抱怨，特別是居住在大城市或者都市里的人。所以要工作有效率，就要學習如何去縮短或利用你的交通時間，例如早點出門，晚點回家，選擇走哪條路線，坐車的時候你還可以思考一些問題，可以聽聽音樂，看看書，充實自己。

時間的劃分

時間可以花費在不同的事情上，因此就有了工作或?qū)W習時間、休閑時間、家庭時間、個人時間、思考時間等。

1．工作或?qū)W習時間時間用在工作，或用在學習上，稱為工作或者學習時間，它是為了謀生以及充實生活。學習是謀生前的準備，或者是工作時的進修，也是為了充實生活。工作并不是你生命的全部，活到老、學到老的終身學習的觀念已經(jīng)來臨。學習的重要性與日俱增，每個人都必須抽出一部分時間來學習新知識或者熟悉新事物。

2．休閑時間休閑時間包括休息、睡眠及體育活動。人生就像馬拉松比賽一樣，你別一開始就猛沖，浪費甚至透支了你的體力，要懂得放松，要養(yǎng)成一種良好的睡眠、休閑以及運動的習慣，才能把每一個人的身體狀況調(diào)整到最佳狀態(tài)。

3．家庭時間家庭是你休息最佳的避風港，只有家人與你沒有所謂的利害關(guān)系。你要跟家人真心地相處，不要到了需要時你時才回家，你才懂得去珍惜親情。

4．個人時間個人時間是用來修身養(yǎng)性、充實自我的，是完全屬于個人獨自享受的時間。個人時間就是自己跟自己約會的那種時間。每個人不論是求學還是工作，甚至在家中，都有一種不允許被侵犯的個人時間，利用這些時間人們可以充實自己。

5．思考時間思考時間就是思考未來的時間。思考時間可著重用在計劃自己未來的發(fā)展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正確，是不是值得等。思考如何再改進，如何再調(diào)整，如何讓自己變得更好，而不必特別為了什么目的思考，可以天馬行空地去想象，可以胡思亂想，如果發(fā)現(xiàn)了一些好的想法，或者是一些好的理念就應該立刻把它記下來。

時間的價值

時間的價值基本上分兩種，一種叫做無形的價值，另一種叫做有形的價值。

無形價值時間的無形價值是把時間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭關(guān)系、人際關(guān)系等。你為此花掉時間，但它帶給你的收獲可能是無法用金錢來衡量的，這叫做無形的價值。

有形價值時間的有形價值是指你所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社會關(guān)系，會在以后帶來有形的報酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關(guān)系，最后與客戶達成交易，你定會有報酬。◆時間具有有形和無形的價值?！衾速M自己的時間，等于是慢性自殺。◆浪費別人的時間，等于是謀財害命。

其實：●時間對每個人都是平等的；●每個人都有相同的時間；●但時間在每個人手里價值卻不同。

【自檢】你的時間價值是多少，你計算過嗎？請根據(jù)下表來計算一下你的時間價值：

你的時間價值幾何年收入（萬元）年工作時間（天）日工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的時間價值：每天________________元每小時________________元每分鐘________________元那么，人們該如何管理時間，讓自己的時間增值，讓自己更有成就？可以支配的時間就是財富本身?！R克思世界上最珍貴的東西就是時間?！獝鄣仙祟惗己雎粤藭r間的可貴，失去它，才懊惱不已?！鼱柼┮浞掷脮r間，每一事務都要安排時間?！惶m克林時間是最高貴而有限的資源?！说隆ざ爬?/p>

【總結(jié)】本講主要從時間的意義、特征、功能、價值以及時間運用幾個方面，闡述了時間的真諦。時間不只是金錢，時間比金錢更有價值，時間就是生命。時間具有無形的價值和有形的價值。時間對每個人都是平等的，每個人都有相同的時間，但時間在每個人手里價值卻不同。因此珍惜時間才是你生命中最重要的事情。學習時間的管理是非常必要的。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第二講對時間管理的認識

【本講要點】時間管理的定義與目的時間管理理論的歷史演進

時間管理的定義與目的

時間管理定義◆時間就是生命，時間就是金錢?！羧藗兺侵匾暽?，樂于理財，而忽略了時間管理。◆善用時間，就是善用自己的生命!時間管理是在日常事務中執(zhí)著并有目標地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。

時間管理的目的時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關(guān)的工作，達到“三效",即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結(jié)果。圖2-1時間管理的“三效”關(guān)系

【自檢】描述一下你今天的主要工作，是否達到了“三效",即效果、效率、效能。如果沒有，你將如何改進？時間管理的目的特點是否達到如何改進效果確定的期待結(jié)果

效率以最小的代價或花費獲得結(jié)果

效能以最小的代價和花費獲得最佳的期待結(jié)果

以上效果、效能、效率三個主題，需要你慢慢地在心目中反省、檢討，找到你生命中的那種真正的具有人生方向、又有價值觀的東西。

時間管理理論的歷史演進

學習時間管理，首先了解一下時間管理理論的歷史演進。因為科技發(fā)展的過程中，每一個人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求的過程中，如何去節(jié)約更多的時間，如何把時間投入到最有效率的結(jié)果上，歷史上曾存在幾種方式，這種方式間發(fā)生的變化就好像一個歷史的演進。

第一代時間管理理論

基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結(jié)束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。這就是第一代時間管理，叫做備忘錄的時間管理。這種時間管理的優(yōu)點是：重要的事情變化時的應變力很強，是順應事實的。另一個優(yōu)點就是沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項。但備忘錄管理沒有嚴整組織架構(gòu)，比較隨意，所以往往會漏掉一些事情。忽略了整體性的組織規(guī)劃，有時候會面臨一種好像在應付狀況或者在應付一些工作上的事情，這是第一代時間管理的缺點。第二代時間管理理論

強調(diào)的是“規(guī)劃與準備”，特色是記事簿。特點是制定時間表，記錄應該做的事情，表明應該完成的期限，注明開會的日期等等。這種管理模式優(yōu)點是追蹤約會以及應該做的事情。通過制定的目標和規(guī)劃完成的事情達成率比較高。缺點是容易產(chǎn)生凡事都要安排的習慣，找不到思考的空間。

第三代時間管理理論

主旨是“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”。這一代的管理強調(diào)的是價值，制定中長短的目標以期實現(xiàn)一種價值觀。因此它的特色就是將每天活動，寫在紙上或者輸入計算機，詳細地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。它主要是為了提高工作和生活效率。第三代時間管理的優(yōu)點是比較強調(diào)價值觀，以價值為依據(jù)，或者以價值為導向的一種生活工作的方式。它能夠發(fā)揮長期、中期或者短期目標的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，可以提高生產(chǎn)力；它的效率比較高，可以感到井然有序。第三代時間管理的疏忽表現(xiàn)在忽略了自然法則，缺乏遠見。因為它是以價值為導向，你要得到這些東西，你認為這是你生命中最重要的，所以在安排上往往會有些疏失，其實價值觀未必是自然法則。

第四代時間管理

強調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目標接近。這種管理理論強調(diào)的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目標很接近，所以它強調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。

表2-1時間管理理論的歷史演進理論的演進特點優(yōu)點缺點第一代時間管理備忘錄型應變力很強沒有壓力隨意忽略整體規(guī)劃第二代時間管理記事簿規(guī)劃與準備追蹤約會事件達成率比較高產(chǎn)生安排的習慣第三代時間管理強調(diào)價值規(guī)劃、制定優(yōu)先順序以價值為導向提高生產(chǎn)率忽略了自然法則缺乏遠見第四代時間管理自然法則和羅盤理論效率方向?qū)?/p>

在你的生活過程當中，每一個決定不是離開你人生的目標很遠，就是離你人生的目標很近。所以你每一個時刻都在做選擇，每一個時刻都在做決定。

【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的定義及時間管理的目的，時間管理理論的歷史演進，對四代時間管理理論的特征、優(yōu)點和缺陷分別作了闡述和分析。時間是每一個人生命的一部分，時間對所有的人都是平等的，關(guān)鍵是如何規(guī)劃，如何進行有效的時間管理，要從內(nèi)心深處找到你生命的價值。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第三講第四代時間管理【本講要點】第四代時間管理的要素與核心完成人生的四大需求與能力自然法則第四代時間管理的要素與核心第四代時間管理的要素與核心是：改變的是思想而不是行為，是一種思維方式的變革。這種時間管理強調(diào)的是一種人生的遠景，而這種人生遠景的一個宗旨就是要學習怎么去思考未來，所以它是一種改變，這種改變是一種思想的改變，而不是行為的改變，是一種思維方式的變革。掌握時間是邁向成功的秘訣：◆時間是珍貴的資源；◆時間是珍貴的日用品；◆時間是你生命的基礎(chǔ)；◆沒有時間，你什么事都做不成。怎樣才能掌握時間呢?●決定哪一件事情必須馬上去做；●暫時把其他的事情拋開；●把你的全部精力投入到這項活動。

時間的定義時間是什么？韋氏大辭典中的定義是這樣的：◆時間是由過去、現(xiàn)在及未來構(gòu)成的?！魰r間就是過去、現(xiàn)在及未來的連續(xù)不斷的連續(xù)線。圖3-1

時間的過去、現(xiàn)在和未來時間的基本元素時間的基本元素是事件，是過去的事，現(xiàn)在的事和未來的事。時間是由每一個時間的事件構(gòu)成的。圖3-2

單個時間和時間的過去、現(xiàn)在和未來

時間管理的關(guān)鍵時間管理的關(guān)鍵就是事件的控制，即把每一件事情都能夠控制得很好。時間管理是日常事務中執(zhí)行的一種有目標的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎樣去規(guī)劃你的職業(yè)生涯或者工作的步驟，關(guān)鍵是合理有效地利用可以支配的時間。很多人都有一句口頭禪，請他幫一個忙，或者有什么事情找他，一般他總會講：我沒有時間。那他到底什么時候有時間呢？成功與失敗最大的差異性：失敗者總會說，我沒有時間。而一個成功的人，他一定會說自己能騰出時間來。這就是成功與失敗最大的差異性。贏得時間，就可以贏得一切。因為時間管理的關(guān)鍵就是事情的控制，所以能夠把事情控制得很好，就能夠贏得時間。因為時間就是生命的本身，連自己生命本身都管理不好，還能管理些什么呢?

【管理名言】不能管理時間的人，就不能夠管理一切?！说谩ざ爬藭r間管理的基本思路就是讓自己活得更快樂，因為人生的過程中，不是快樂就是痛苦，所以時間管理的基本目的就是更能夠活出你自己，有意識地掌控你自己的生命，這叫做自己做決定。而不是為他人生活，不是為了某一項事情，或者成為被別人利用的一種工具。

學習時間管理的理由◆時間是不能儲存的◆時間不會停止◆時間也不可能增加◆時間無法轉(zhuǎn)讓◆時間是租不到，買不到，也借不到時間是一種心態(tài)、心境的表現(xiàn)，你如何看待時間，如何運用時間，就是心態(tài)和心境的表現(xiàn)。良好的時間管理，是一種習慣的養(yǎng)成。有的人去鍛煉，重視他的身體健康，他早晨起來去運動或者鍛煉，他就是在善用每一天的這個時段，這是一種好習慣。有的人有固定思考的時間，把這個時間運用在規(guī)劃未來上，這也是一種運用時間的好習慣。

走出時間管理的誤區(qū)在時間管理中，存在許多誤區(qū)。那就是忙、盲、茫。要走出時間管理的誤區(qū)，就要拋開這三個字。不要瞎忙，也不要去亂忙，甚至也不是那種茫茫然，走出時間管理的誤區(qū)就是馬上行動，調(diào)整好心態(tài)，調(diào)整好自己的思想，改變你的心境。完成人生的四大需求健康的定義世界衛(wèi)生組織1948年對健康的定義：一個人的健康是精神的、物質(zhì)的、心理的以及社會文化的平衡，包括心理健康、精神健康、物質(zhì)健康、社會文化的健康。生理、心理、社會文化以及精神達到了一種完善，而且是一種非常安適的狀態(tài)，這叫做健康。圖3-3

健康的圖解

人生的需求

1．人生的四種需求心理的需求，物質(zhì)的需求，精神的需求，還有一種社會文化的需求，是人生的四種需求。這四種需求產(chǎn)生一種互補的作用，帶給人們的是內(nèi)在的和諧、滿足與快樂。圖3-4

人生的四種需求示意圖在學習時間管理的過程中，首先要建立一個全方位的概念，就是你的心理層面、社會文化層面、精神層面一定要健康，同樣物質(zhì)層面也是能夠滿足的。只有這種健康滿足了，才能夠提升到和諧、快樂，所以要學習從工作中去尋找工作的意義。例如，為什么要做銷售工作，銷售工作是除了那種物質(zhì)的滿足外，還有什么？你可能學到的是人際關(guān)系的拓展，學到了怎么樣去跟別人溝通，同時也學到了怎么樣去表達自己，如何去安排時間等等。也就是說，要從工作中去找到它的意義。從人際關(guān)系中，使自己能夠成熟或者成長；在人與人之間相處的過程中，學會接納別人，學會尊重別人。

【自檢】描述一下你的工作，從工作中你獲得哪些收獲？是否滿足了你的物質(zhì)需求、精神需求、社會文化需求以及心理需求？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2．寧靜的心靈人生的四種需求，是相互依存的。把物質(zhì)的需求、精神的需求、心理的需求、社會文化的需求，四個重疊，找到最重疊的那部分，就是心靈。圖3-5

人生的四種需求重疊圖追求成功之道里有寧靜的心靈，健康與獲利，愛的關(guān)系，財富的自由，自我肯定，自我實現(xiàn)，自我目標設(shè)定等等。很多人都認為，追求成功最重要的是寧靜的心靈，四種需求重疊的部分其內(nèi)在的力量就是一種心靈的平靜。這種平靜，好像是軸心點，以此擴散到四大需求，又好像化學實驗一樣，既能夠融合大家，又能夠分散出去，產(chǎn)生一種由內(nèi)而外的燃燒。這就是生命過程中對自己生命的那種熱忱?！粑覠釔畚业纳粑覠釔畚业墓ぷ鳌粑以敢鈱ξ业纳撠?/p>

這些積極的自我對話，已經(jīng)展現(xiàn)了內(nèi)心的那顆火花，就是為生命平添了光亮的熱情，以及冒險的精神。所以點燃內(nèi)在心靈的能量的引線，是要發(fā)揮一技之長的精神需求。怎樣熱愛我的生命，怎樣展現(xiàn)在我熱愛的工作之中，也就是一種個人的需求貢獻的力量——我熱愛我的生命，我就會對我的生命負責，我熱愛我的工作，我就會為我的工作目標去奮斗，而這時，金錢、健康、學識、感情等等都已經(jīng)成了你的資源，讓你更有能力去滿足別人的需求。社會人際關(guān)系里強調(diào)的是服務精神，假如你是一名領(lǐng)導，你對工作、對生命是熱忱的，對自己是負責的，同時在企業(yè)中，你把生命、時間奉獻給這個團隊，這種付出既是一種熱忱，又是一種服務，而這種服務就是去滿足別人的需求。你自身的需求獲得了滿足以后，就能夠去奉獻給別人。因為你熱愛你的工作、你的生命，你知道對自己的責任感，以及對團隊的奉獻，對人際關(guān)系的服務，生活的品質(zhì)自然會提升與改變。

自然法則著名心理學家馬斯洛認為生理的需求、安全的需求、自尊的需求、社會的需求一直到自我實現(xiàn)的需求，構(gòu)成了人的需求體系。他把自我實現(xiàn)視為最高層次的人生經(jīng)驗。但是在晚年的時候他做了一個修正，認為人生最高層次的經(jīng)驗不是自我實現(xiàn)，而是自我的超越。也就是生活的目標是超越自我。第四代的時間管理，強調(diào)的是自然原則。原則不包括做事的原則，工作的原則，或者說對什么采取信念的原則。同樣原則不等于價值，原則不等于慣例，原則也不等于宗教，原則僅是一種播種收割定律，叫做農(nóng)場法則。

原

則

1．原則不等于價值以價值觀為基礎(chǔ)的觀念是傳統(tǒng)時間管理最空幻的地方，它只是純有價值觀，就是知道時間管理是實現(xiàn)它的價值，只知道描繪人生的藍圖，而沒有目標，缺乏的是一種真正的方向，所以原則不等于價值。而第四代時間管理的一個非常重要的觀念是客觀的，不受個人價值觀影響。要有高品質(zhì)的生活，需將客觀上的最重要的事變成主觀上最重要的事。高品質(zhì)的生活不是一個人能夠獨立完成的，唯有真誠地與他人合作才能夠豐富創(chuàng)造你的生活。

2．原則不等于慣例現(xiàn)代生活瞬息萬變，你更容易抱著那種舊有的慣例、制度，希望它預測出萬中不變的一面，但是新的挑戰(zhàn)漸漸地會抹煞掉舊的方法和功效，由此導致了舊有慣例、制度的失靈。掌握原則不僅要更有效地解決問題，更重要的是，你所做的每一件事情，都要能夠適應未來的生活情景。

3．原則不等于宗教原則不等于宗教，而是一種追求生命高品質(zhì)，導求真理的途徑和規(guī)則，通過這些原則你才能夠成長。這些觀念提升了，你才能夠持續(xù)地追求永恒的發(fā)展。

自然法則——農(nóng)場法則在農(nóng)業(yè)上有一種播種收割定律，耕作的時序以及收割多寡，都受自然法則影響。但在談到社會以及企業(yè)文化時，你卻自以為可以頑固延續(xù)自己的傳統(tǒng)法則，借此欺騙自己，并希望最后獲得勝利。但這是行不通的。你今天真正應該做的，是為未來做準備，而不是臨時抱佛腳。況且那是沒有效的，所以平時就要付出努力。無論是國家或者是個人，常常不知道自己的均衡點，這是因為很多人，不知道人與社會之間、與群體之間那種相互依存、相互依賴的關(guān)系，而正是這種相互依存、相互依賴的關(guān)系能從你自己的心靈深處，滿足你心理的需求，物質(zhì)的需求，精神的需求，以及社會文化的需求。只有把四個需求結(jié)合起來，把內(nèi)心里那種熱忱釋放出來，才能夠找到你真正的自己。

【總結(jié)】本講主要對第四代時間管理理論進行具體的闡述。首先介紹時間、時間管理的概念和意義，然后闡述了時間管理的目標——完成人生的四大需求與能力。最后介紹了第四代時間管理理論的原則——自然法則。時間管理要從自己的心靈層面，滿足你心理的需求、物質(zhì)的需求、精神的需求以及社會文化的需求。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第四講時間管理的心態(tài)1.如何進行心理建設(shè)2.運用時間時應注意的層面3.如何區(qū)分事情的輕重緩急第四講時間管理的心理建設(shè)與優(yōu)先矩陣

【本講要點】心理建設(shè)時間管理優(yōu)先矩陣心理建設(shè)心理建設(shè)的重要性社會文化的需求如人際關(guān)系，是以某些原則為基礎(chǔ)的，其中最重要的就是人與人之間的互相信賴。這種互相信賴，源自于寬容，或者負責、體貼、歸屬感等等，甚至可以說是無私的愛。在心理需求方面，很多人追求一種臨時抱佛腳的幻覺，而不按部就班地讓自己逐漸地成長。多數(shù)人有一種幻覺，以為人生的意義是一種以自我為中心的，追求的是自信、自我發(fā)展、自我修養(yǎng)，重點都是我要什么，我要做什么，而千百年來的哲學告訴人們，實現(xiàn)最大自我滿足感來自于幫助別人。美國一位著名的激勵大師金克拉曾經(jīng)說過：●你的成就建筑在你能夠服務別人的基礎(chǔ)上?！袢绻隳軌騾f(xié)助別人實現(xiàn)夢想，你才能夠讓你自己美夢成真。所以，生命的意義就是為了奉獻。幫助別人，很多時間管理重視的都是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的方法，只能達到臨時抱佛腳的效果，而內(nèi)心深處的需求，卻沒有達到真正的滿足。美滿的人生是建立在一種成功的結(jié)果之上的，付出了多少才會有結(jié)果，不是棉花糖式短暫的滿足，或者是短暫的成功。要把時間管理好，首先要做的就是自己的心理建設(shè)。如果心理建設(shè)不能管理好，卻去談時間管理，是毫無意義的。

怎樣進行心理建設(shè)

1．學會自覺◆自覺是治療的開始。自己首先要覺醒，也就是將自己抽身出來，檢查自己的思想，自己的動機，自己的過去，還有自己的先天條件，自己的行為、習慣。同時看清楚自己的社會傾向以及心理發(fā)展的軌跡，進而拉長這種刺激與匯映的時差。

2．透過良知傾聽心靈內(nèi)在的聲音傾聽自己內(nèi)心深處的聲音：這一輩子到底要的是什么，希望過的是一種什么樣的生活。

3．獨立的意志你在掌握你的生命，你必須要有一種獨立的意志力。

心理建設(shè)的策略

1．進行心理建設(shè)的原因世界在不斷變化和更新，每天都有新的事物，新的領(lǐng)導者，新的發(fā)明，新的教育方法，新的市場，新的書籍，新的文學，新的電視節(jié)目，新的電影等等，每一天都在更新。你要跟得上這個時代，關(guān)鍵在于自己。因為人生就是你怎么樣來看待你自己的，人生就注定于你對未來做決定的那一刻?！舡h(huán)境不會改變，改變之道就是你自己能不能改變你自己?！舨皇黔h(huán)境在創(chuàng)造人，而是人在創(chuàng)造環(huán)境。

2．進行心理建設(shè)的策略(1)如何追求持久改變環(huán)境不會改變，改變之道就是自己能否改變自己。人有追求快樂的選擇與決定。那么怎樣追求這種持久的改變呢?◆提高你的期待，目標要高，目光要遠；◆拋開心理方面那些消極的因素，要有一種積極的、樂觀的、熱忱的信念；◆從現(xiàn)在開始，改變你的策略，即改變你做事情的方法。(2)如何改變策略進行心理建設(shè)，改變策略，需要在情緒方面、健康方面、人際關(guān)系方面、錢財方面、時間方面改變策略。①情緒方面。要學會改變情緒，因為新的事物、新的發(fā)展，會影響你的情緒。②健康方面。你能否做一個控制情緒的人，你的未來會不會很好，來自你的身體健康，因此你要改變的是怎樣去關(guān)注你的身體健康。③人際關(guān)系方面。未來的發(fā)展有一個群體協(xié)作的趨勢，所以你要學會怎樣去跟別人相處，要尋求一種策略。④錢財方面。在這個社會里，要活得更好，需要工作，工作要得到報酬，而報酬得到的是錢財，所以如何理財，也很重要。⑤時間方面。以上4方面的完成只靠一樣東西，就是時間。鍛煉身體需時間，投資人際關(guān)系需時間，理財也需時間。所以時間的運用、掌握的方向是至關(guān)重要的。

心理建設(shè)的過程

1．過程進行心理建設(shè)的過程，首先是目標，當目標確定以后，必須去行動，然后進一步端正態(tài)度。這就是成功的3A模式，強調(diào)目標、行動、態(tài)度。成功的3A模式目標(AIM)行動(ACTION)態(tài)度(ATTITUDE)

2．時間管理是一種態(tài)度《大趨勢》的作者約翰·艾茲彼特，曾經(jīng)說過這么一句話：“我們正站在一個新的起點，兩千年(即2000年)，這重要的一年，象征著未來，是人們?yōu)橹畩^斗的里程碑，變化的速度加快，知道的事情增多，因而我們不得不重省自身，再悟自己的價值觀和傳統(tǒng)習慣，而這一切，都是個人所為，個人試圖改變這個社會之前，首先要改變自己。”這就是一種心理建設(shè)的過程，其實這句話，早在1905年，一位非常有名的哲學家威廉·詹姆斯就說過：“我們這一代最偉大的革命就是發(fā)現(xiàn)，一個人可以由改變調(diào)整內(nèi)在的心態(tài)來改變外在的環(huán)境?！彼械慕Y(jié)果是行動造成的，所有的行動是思考造成的，所有的思考是來自于你一念之間。因此所有的改變是由自己的思考和意念來決定的。它這里包括哪些東西呢？◆欲望。你要把事情做好，時間管理好，欲望是不是很強烈?◆決定。決定做或時間管理的目標是什么？要把時間管理做好，你的目標價值，人生的方向很重要。◆行動。時間管理是一種技巧，也是一種觀念，跟行為有一定差距，必須不斷地去練習，才能養(yǎng)成一種良好的習慣。◆決心。時間管理也是一種決心。你下決心持續(xù)地學習，直到運用自如。如果你把時間管理好，就能夠達到自我的理想，建立自我的形象，進一步提升自我價值。每個人應該把自己當成一個時間管理的門外漢，而努力不斷學習。如果每天你能夠讓自己節(jié)省兩個小時，一個星期就能夠節(jié)省10個小時，一年就能節(jié)省500個小時，這種生產(chǎn)力就能提升到至少25%以上。所有有成就的人，或是有成就的企業(yè)，總會把時間用在高深產(chǎn)業(yè)的地方，源自于他們知道時間大于金錢，時間就是他們生活追尋的一種方向。

成就感讓自己更快樂，引發(fā)內(nèi)心的動機，關(guān)鍵就是追求成就感。要成就一件事情，一定要以目標為導向，才能夠把事情做好。要把握現(xiàn)在，專注今天，每一分、每一秒都要好好把握。假如你是一名銷售員，這個月要做到多少業(yè)績，那是你的目標。為實現(xiàn)這個目標，你必須去拜訪多少位顧客。所以你的工作就是，把時間安排在產(chǎn)品知識和顧客的訪問上，必須把每一分鐘，每一秒鐘利用好。作為一名領(lǐng)導人物，有兩個關(guān)鍵：◆工作表現(xiàn)。有能力去完成工作，而非只強調(diào)其努力是否夠。◆重視結(jié)果。在目標導向上，還要重視結(jié)果，凡事以結(jié)果定出成績。所以作為領(lǐng)導人，或者渴求有所成就的人，首先為自己把時間管理好，在時間管理上，怎樣去做到更好的服務，讓更多的人感到滿足，讓大家都感到快樂，你就有辦法去賺到更多的錢。這就如美國的激勵大師金克拉所說一句話：“如果你想實現(xiàn)夢想，你必須學習幫助別人實現(xiàn)夢想，你才能夠讓自己美夢成真”。在時間管理的過程中，要從內(nèi)心散發(fā)出誠懇、熱忱，充滿著快樂、喜悅，從人與人之間了解協(xié)作的重要性出發(fā)，滿足別人。這些做到了，你就能得到財富，當然你的自我價值也會提高。

時間管理優(yōu)先矩陣新一代的時間管理理論，把時間按其緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管理的優(yōu)先矩陣。如下所示：圖4-1

時間管理的優(yōu)先矩陣緊迫性是指必須立即處理的事情，不能拖延。重要性與目標是息息相關(guān)的。有利于實現(xiàn)目標的事物都稱為重要，越有利于實現(xiàn)核心目標，就越重要。圖4-2

時間管理的重要性與緊迫性示意圖有些事情緊迫又重要，如有限期壓力的計劃；可能有些事情是緊迫但不重要，如有不速之客，或者某些電話；有些事重要，但是不緊迫，如學習新技能、建立人際關(guān)系、保持身體健康等。當然有很多事情不重要，又不緊迫，如瑣碎的雜事，無聊的談話等。如圖4-2所示。不同類的事情要如何去安排，時間如何加以調(diào)整，加以運用，這些事情讓你去做一個什么樣的人，有四種可以參考。

壓力人（A），認為每樣事情都很重要，很緊迫。應該做的是有條有理、有條不紊地去完成你的工作，你應該學習投資你的時間，去做一個從容不迫的人(B)。你千萬不要去做那種很緊急，但不重要的，那種叫做沒有用的人(C)，你總在應付一些雜事，做不重要又不緊迫的事的人稱之為懶人（D）。注重哪一類事務，你就成為哪一類人。

【自檢】請回答下列問題：(1)ABCD這四類人中，你認為自己屬于哪一類人？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________你要成為一名從容不迫的人，成為一名壓力很重的人，成為一名無用的人，甚至要成為一名懶人的話，選擇權(quán)在于你，決定權(quán)在于你。上述的情形都是決定于人們的心態(tài)，應如何看待自己，以及怎樣決定讓自己成為一名什么樣的人，才能夠適應這個社會，能夠讓你的未來活得更瀟灑，活得更有意義。(2)你是否是一名目標明確的人？來一起來玩?zhèn)€游戲。現(xiàn)在給每個人都發(fā)500元錢，你可以用這些錢去買下列的每一種商品，直到把錢花完為止。同時買完商品以后，不能退貨，請慎重考慮。如果你經(jīng)過認真思考，把它記下來，因為他們就是你要的東西，這些都是您的時間與精力所實現(xiàn)的人生目標。你來想一想看一下，這500元錢你會買什么。____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________相信每個人一定會想，時光倒流200元，當然愿意買。時間大于金錢，時間比金錢更重要。你應該重新地檢討自己，確立你人生的目標。因此你對時間的安排應該是針對性的投入與完成，能夠直接幫助你在人生奮斗目標中，或者是日常生活中具體的目標，也可以幫助實現(xiàn)人生的目標，所以時間管理中一定要對時間善加運用或投資，因為時間永遠沒有辦法倒流。

【總結(jié)】本講首先闡述了心理建設(shè)的重要性以及如何進行心理建設(shè)。第二讓你更能夠去體驗一件事情，時間比金錢更重要。相對于金錢，時間就是你生命的本身，你應在時間、金錢、生活的這種一體的關(guān)系中去找到你人生的成就感。最后運用時間管理的優(yōu)先矩陣來進行有效的時間管理。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第五講目標設(shè)定與時間管理

【本講要點】目標的設(shè)定目標的分析(我要什么)目標的搜尋目標的設(shè)定

目標目標是一種未來的遠景，為了實現(xiàn)它，人們愿意做些努力。如果說你沒有去做努力，那只不過是一個企圖?！景咐?953年，美國耶魯大學對應屆畢業(yè)生做了一項研究調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學還沒有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕耍?0年后，也就是1973年，這3%的同學比其他97%的同學更顯得富裕。這3%的同學，他們做了7件事情：◆他們曾經(jīng)很確實地寫下了他們想做的事情；◆他們列出了達成目標所得到的好處；◆他們列出達成目標要克服的障礙；◆他們列出了達成目標必須必備的知識以及信息；◆他們列出了達成目標需要共同協(xié)力的團隊、人員或者組織；◆他們總結(jié)出一套行動計劃；◆他們寫出了達成目標的具體時間。另外97%的人他們沒有去設(shè)定目標。原因在于：◆他們對目標不了解；◆他們不知道如何去設(shè)立目標；◆對失敗有一種恐懼感；◆害怕被拒絕；◆自我形象不佳；◆他們對自己缺乏熱忱。要想在你的一生或者未來實現(xiàn)你的夢想，你必須做一件事情，那就是設(shè)定目標。

目標設(shè)定的理由成功是什么？成功就是目標。一個人之所以會成功，是因為他設(shè)定了目標，他也有信心完成他的目標。設(shè)定目標的理由：◆讓生活的方向有一種目標感?！艨朔卸璧男膽B(tài)?！魧Ｐ闹轮??！舢a(chǎn)生熱忱。◆區(qū)分事情的輕重緩急?！艄?jié)省很多時間，把時間擺在最有生產(chǎn)力的地方?！艨梢允″X?！舸_認價值重要性?！粲辛四繕艘院?，會提高效率。◆有助于成長和進步。

目標設(shè)定的指導原則時間管理跟目標的設(shè)定是一體兩面的，那邊是時間管理，這邊是目標，目標的完成必須依靠時間去完成。有效目標的特征

◆可以實現(xiàn)；◆具體可以衡量；◆完成有期限；◆請教完成目標的人；◆白紙黑字寫下來，注明完成時間表；◆具備彈性。

設(shè)定目標的五個原則設(shè)定有效目標的原則可以用SMART來表示。設(shè)定目標的SMART原則Specific具體的Measurable可以計量的Attainment可以達到的Reasonable合理的Time有時間性的

目標設(shè)定的方法目標設(shè)定是一個持續(xù)的過程。因為目標不是永恒不變的，而是有可能隨時改變的，如果目標設(shè)定的內(nèi)容錯誤或者要求太高或太低的時候，就需要重新修訂。目標的修訂過程中，要有意識地針對特定的準繩與方向。

1．重視書面目標設(shè)定目標最好用白紙黑字寫下來。當你的目標是白紙黑字的時候，你一定加倍地重視自己的承諾。當你重視承諾的時候，你的思考是獨立的，你也在鍛煉你的信心；同時，你的目標明確，會減低不必要的矛盾心理，你的目標明確，會增強你的自尊心；你的目標明確，還會使你的注意力更為專注、集中；你的目標明確，你就會做良性的決策；你有了這個良性決策以后，你才能更進一步地去創(chuàng)造你人生的預期；當你這些都有了，你就會得到高價值的提升。圖5-1

書面目標的設(shè)定

2．目標設(shè)定要用文字描述出來在設(shè)定目標的時候，最好的方法就是找出10個理由，重要的不是做什么，而是為什么要做這些事情。目標是一種挑戰(zhàn)，它能激發(fā)你的行動。目標是成績判斷標準，沒有目標，就缺乏評估標準。沒有目標，即使最好的工作方法也沒有用。目標設(shè)定是把你存在或者潛在的需要、興趣、愿望或者任務，都以明確的意愿表達出來，并且用文字精確地描述出來，同時你的所作所為都瞄準這個目標。這個目標可以讓你預見到未來，當你集中力量對著這個目標時，就容易產(chǎn)生專注，專注可以把目標變?yōu)楝F(xiàn)實。目標作為一種描寫結(jié)果，重要的不是你做什么，而是為什么要做這些事。目標的分析（我要什么）目標的分類目標是一種未來的遠景，為了實現(xiàn)它，你愿意為它做些努力；如果沒有努力，它只是一種企圖，所以目標設(shè)定永遠是以未來為取向的思考。目標可以按照時間的長短和目標的對象進行分類。

1．以目標時間的長短分類◆長期目標◆中期目標◆短期目標

2．根據(jù)目標的對象進行分類◆家庭目標◆健康目標◆工作目標◆財務目標◆人際關(guān)系目標◆學習成長目標◆娛樂目標◆公益目標

目標在時間管理中的作用有很多的目標都等你去完成。每一天都是那么多的時間，有的人越做越好，有的人原地踏步，關(guān)鍵是你有沒有好好地規(guī)劃你的各種目標，你的人際關(guān)系目標、學習目標、家庭目標、公益目標等有沒有去完善。◆目標將有助于把力量集中在真正的重點上如果你有意識地有目標，會將你潛意識的力量轉(zhuǎn)化到你的行動上?！裟繕丝梢宰屇懔私庾约旱哪繕瞬?zhí)著地追求把精力集中在最重要的事情上，而不會把精力浪費在不重要的事情上?！艨梢砸l(fā)你對工作強烈的自我驅(qū)動力量圖5-2

目標設(shè)定圖

目標的搜尋

目標分析的原則◆設(shè)定可以立刻轉(zhuǎn)化成行動的目標◆努力使目標清晰

目標搜尋的四個階段

1．勾勒出生命遠景首先勾劃出你的生命遠景是什么，這一生到底想完成哪些事情。

2．依據(jù)時間標準區(qū)分遠景目標及生命體系依據(jù)一個時間標準區(qū)分出自已的愿望和人生目標。一開始，個人的想法是否可以實現(xiàn)，或者是空想并不重要。這個觀點以后再作檢討。

3．職業(yè)理想的推擬重要的是要找出什么是求生存，什么是生存決定性的準繩，進行職業(yè)推擬。

4．目標清單開列列出清單，篩選出你認為最重要職位，這些職位是你要達到人生目標或事業(yè)目標的一個標準。第二，想一想，你的愿望和年輕時的夢，與目標是不是符合；第三，再想一下，往后推算5年到10年，有沒有可能讓這些目標不再是幻想，而是讓它美夢成真。

【自檢】根據(jù)自己的實際情況填寫下表，明確你的目標是什么，把你的目標進行排序。在你設(shè)定目標的時候要考慮SMART原則。同時說明如何才能達到你的目標？

(1)你的第一目標是什么？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(2)你的目標彼此之間是否協(xié)調(diào)？

□是

□不是(3)向目標邁進時，是否有最高目標與特定的中期目標？

□是

□不是(4)這些目標中，哪些是你自己能夠做的、哪些是你必須加強的？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(5)請你根據(jù)目標搜尋的4個階段來設(shè)定你的目標。____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

【總結(jié)】目標是未來的遠景。設(shè)定目標在時間管理中具有決定性的作用。可以說一個人之所以會成功，是因為他設(shè)定了目標，他也完成了他的目標。設(shè)定目標是要依據(jù)SMART原則。書面化目標具有很多優(yōu)點。目標的種類很多，設(shè)定目標首先就要搜尋目標。搜尋目標有兩個原則、四個階段。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第六講時間管理規(guī)劃第一節(jié)目標搜尋目標分析的原則◆設(shè)定可以立刻轉(zhuǎn)化成行動的目標◆努力使目標清晰

目標搜尋的四個階段

1．勾勒出生命遠景首先勾劃出你的生命遠景是什么，這一生到底想完成哪些事情。

2．依據(jù)時間標準區(qū)分遠景目標及生命體系依據(jù)一個時間標準區(qū)分出自已的愿望和人生目標。一開始，個人的想法是否可以實現(xiàn)，或者是空想并不重要。這個觀點以后再作檢討。

3．職業(yè)理想的推擬重要的是要找出什么是求生存，什么是生存決定性的準繩，進行職業(yè)推擬。

4．目標清單開列列出清單，篩選出你認為最重要職位，這些職位是你要達到人生目標或事業(yè)目標的一個標準。第二，想一想，你的愿望和年輕時的夢，與目標是不是符合；第三，再想一下，往后推算5年到10年，有沒有可能讓這些目標不再是幻想，而是讓它美夢成真。

【自檢】根據(jù)自己的實際情況填寫下表，明確你的目標是什么，把你的目標進行排序。在你設(shè)定目標的時候要考慮SMART原則。同時說明如何才能達到你的目標？

(1)你的第一目標是什么？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(2)你的目標彼此之間是否協(xié)調(diào)？

□是

□不是(3)向目標邁進時，是否有最高目標與特定的中期目標？

□是

□不是(4)這些目標中，哪些是你自己能夠做的、哪些是你必須加強的？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(5)請你根據(jù)目標搜尋的4個階段來設(shè)定你的目標。____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________時間管理規(guī)劃【本講要點】時間管理規(guī)劃的原則與意義時間管理規(guī)劃的原理與規(guī)則時間管理規(guī)劃系統(tǒng)

時間管理規(guī)劃的原則與意義規(guī)劃的原則今天所做的每一種選擇，以及所做的每一個決定都有兩種可能性,或者兩種結(jié)果：一種是離你的目標越來越近，一種是離你的目標越來越遠。因此，你所做的每一種決定，離目標越近，就要去做；離目標越遠，就要靈活地去修正。在這個過程中，要讓你的目標規(guī)劃更具合理性，就要進行時間規(guī)劃?！魰r間規(guī)劃是要確保最寶貴的資產(chǎn)——“時間”的經(jīng)濟價值；◆時間規(guī)劃的最高標準是將可以使用的時間投入到最有益處、最有成就的作為中；◆時間規(guī)劃最低的標準是用最少的時間去完成追求與設(shè)定的目標。規(guī)劃的意義◆為你實現(xiàn)目標作準備，為你時間效率的最大化作架構(gòu)；◆在你個人的工作范圍，規(guī)劃使用有限的時間以達到目標；◆規(guī)劃你的工作可以節(jié)省時間。時間管理規(guī)劃的原理與規(guī)則規(guī)劃的原理讓自己認識到只有將有限的時間預算來完成你的任務，才能夠達成你的目標。規(guī)劃的規(guī)則1基本原則——60/4060%的時間可能是在工作，你的收入來源，你的需求；40%的時間可能是完成目標所做的一些努力。如果只把你工作時間的特定部分納入計劃，就是60分。60%是你的工作，40%可能都是在延續(xù)你未來的目標。2．行事與時間分析表在做每一天的工作以及時間分析表時，書面記錄要仔細檢查，你如何以及為什么使用你的時間。3．任務總表——行事計劃表你要達到目標，首先就把要達成的目標做詳盡的描述。其次是弄清具體的任務，即任務總表。4．規(guī)則的、系統(tǒng)的、執(zhí)著的根據(jù)任務總表你必須有規(guī)則的、系統(tǒng)的、執(zhí)著地去安排事情。5．務實的規(guī)劃你要務實，千萬不要好高鶩遠，只在你實際上能夠處理的范圍內(nèi)做規(guī)劃。6．學習保持彈性彈性是時間的計劃，是用來實現(xiàn)目標的，而不是用來限制自己的。時間管理規(guī)劃系統(tǒng)規(guī)劃系統(tǒng)在你的生命過程中，你有一個生命計劃——生命遠景，有很遠的一個計劃——多年計劃，還有今年的目標——年度計劃。你的年度計劃一定要靠每一個季度去完成，就是季計劃。季計劃是靠月計劃完成，月計劃又靠周計劃完成，周計劃要靠日計劃完成。日計劃就是每日的結(jié)果，日結(jié)果一周累計起來就是周結(jié)果，周結(jié)果累計一個月就是月結(jié)果，三個月累計起來就是一個季結(jié)果，季結(jié)果以后，又有年結(jié)果，循環(huán)下來，對年的結(jié)果進行調(diào)整。同時應隨時檢驗結(jié)果。時間規(guī)劃系統(tǒng)里你會找到你生命的遠景，找到你多年的計劃，然后擬訂你的年計劃，分解以后成為你的季計劃、月計劃等。例如，一名總經(jīng)理，他的生命計劃可能是要成立一個集團，他多年的計劃可能是要發(fā)展多少家企業(yè)，今年的年計劃必須完成多少營業(yè)額。假如今年他要完成100萬的營業(yè)額，那每一季至少要完成30萬到40萬營業(yè)額，每一個月就要10萬到20萬營業(yè)額。依此類推，一周至少完成要5萬的業(yè)績，每一天要完成1萬。那每一天完成了，周才能完成；周完成了，月才能完成；月完成了季才能完成；季完成了，年才能完成；年計劃完成了，就等于離目標更近了，這樣才能完成你的多年計劃，才能完成你的生命計劃。圖6-1

時間管理規(guī)劃系統(tǒng)時間規(guī)劃系統(tǒng)里，日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你的日計劃要從周計劃而來。自己每天的趨勢都是朝著更大的目標邁進。一天檢查所有工作的來源，包括你的專案、你記載截止日期的計劃、排進去的活動和應該注意的事項等。你未來的一周應該處理的事情，首先應該決定這些事情的優(yōu)先順序然后再做周計劃，這樣可以對工作做一些全盤的檢查，將你自己的目標系統(tǒng)化以后可以為新的一周做更好的準備。周計劃往上延伸就是月計劃。有時從比一周更長的時間范圍來看，工作也是非常重要的，月計劃可以提供一個寬廣的視野，使你每一周計劃得更有效果。它通常包含的都是下個月工作里更重要的事情。月計劃再往上就是你的季計劃，一年之中固定每隔一段時間就要檢查已經(jīng)到期的目標，并視情況做必要的修正和改進。在每一個季度末你可以確定下一個季度的方針，并決定哪些方面任務應該取消、增加或加快。例如下一季度你可能晉升為主管，你需要接受一些主管方面的知識培訓；你下個月可能要去一個地方旅游，那你必須要去收集旅游地點的一些信息資料，這些都應該安排在季計劃的內(nèi)容之內(nèi)。

【自檢】請你根據(jù)上面的時間規(guī)劃系統(tǒng)來設(shè)計你的時間管理規(guī)劃。____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

全方位檢查如果目標不明確，就沒有辦法做時間規(guī)劃。同時如果你的目標設(shè)定還要把健康、家庭、工作、人際、理財、心智、休閑、心靈等因素考慮進來，把每一個你它目的、角色、價值觀、信念詮釋出來。例如，你重視健康，因為你相信健康就是財富，你知道擁有健康的身體，才可以做你能做的事情。第二個角色，你現(xiàn)在是一個什么層次的年齡，你在家庭里扮演的是一個什么樣的角色，假如你的健康出問題的話，你可能會怎么樣。你了解健康是人生最重要的一點，因此你相信不好的食物不能隨隨便便入口，所以你必須讓我自己更快樂，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我還追求心理的健康。你相信，你的鍛煉，你的付出，會讓你的健康更得到充實，讓你的健康狀態(tài)變得更佳，這就是全方位的檢視過程。借此去達到你的目的、價值觀和信念。圖6-2

生命潛能金字塔同時全方位的成功還包括了健康、理財、人際、家庭、心智、心靈、休閑、工作，每一個都不能少。圖6-3

系統(tǒng)全方位檢視

表6-1

全方位檢查

【總結(jié)】本講闡述了時間管理規(guī)劃的原則與意義，時間管理規(guī)劃的原理與規(guī)則以及時間管理規(guī)劃系統(tǒng)。時間管理時間規(guī)劃是要確保最寶貴的資產(chǎn)“時間”的經(jīng)濟價值。要讓自己認識到只有將有限的時間預算來完成你的任務，才能夠達成你的目標。運用時間規(guī)劃系統(tǒng)進行有效的時間管理。時間規(guī)劃系統(tǒng)就是把你多年的夢想變成多年的計劃，把多年的計劃設(shè)定一個目標，然后再逐步地成為我們的年計劃、季計劃、月計劃甚至周計劃、日計劃。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

時間管理的80/20法則【本講要點】決策的必要性帕雷托(PARETO)時間原則運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序

決策的必要性

優(yōu)先順序優(yōu)先順序就是決定哪件事情必須先做，哪件事情只能擺在第二位，哪些事情可以延緩來處理，即要有意識地設(shè)定明確的有限順序，以便執(zhí)著、系統(tǒng)地依照這個順序處理計劃里的任務。

決策的必要性——設(shè)定優(yōu)先順序的好處

1．只做重要而且是必要的任務在生活中，不管是工作、學習、人際關(guān)系等，你只做重要而且是必要的任務?！褡鳛橐幻殬I(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導、控制上。●作為一名銷售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識傳授給屬下，統(tǒng)計整個單位的業(yè)績，走訪一些重要的顧客，把下級的一些意見反映給上級等?！褡鳛橐粋€銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。所以每一個人，因為他工作的角色不同，只做重要及必要的任務。

2．每一次只集中在一件事情上每個人的角色不同，在當時的狀況之下設(shè)定目標，應以每一次仍能夠最完美的完成目標為原則，這樣在計劃周期結(jié)束時，每個人至少都處理了重要事情。

帕雷托(PARETO)時間原則

19世紀意大利經(jīng)濟學家帕雷托（PARETO）發(fā)現(xiàn)：80%的財富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應用。一般表述為：在一個特定的組群或團體內(nèi)，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果，最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。

表7-1

Pareto時間原則(80：20原則)你使用或準備的時間占80%，即次要的多數(shù)問題占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的時間占20%，即重要的少數(shù)問題，造成的成果卻占80%。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個電話，可能只有5個顧客給你相約見面，就是說你花了80%的時間在約見客戶，但是只有20%的客戶跟你見面。作為一個職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個小時的時間做準備，但是會議進行可能不到30分鐘，也就是說用80%的時間做準備，造成的結(jié)果是20%，但是這20%的準備造成了80%的結(jié)果。也可用下圖來表示：圖7-1

80∶20原則成果產(chǎn)出的過程中，使用時間的前20%（投入）造就了80%的成果（產(chǎn)出）；相對的，使用其余80%的時間，只有20%的效果。

【自檢】一天里，你怎樣去運用時間管理的80/20原則？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序ABC分析法ABC分析法——這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗，也就是重要和次重要的任務。在所有任務的集合中，由不同任務所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務，依照它們對達成職業(yè)與個人目標的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A，比較重要的為B，不重要的為C。

ABC分析法基礎(chǔ)圖7-2

ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級任務，次等重要的B級任務不多，其他都是不重要的，是C級任務。從功能有效的達成角度去看，C級任務的成果比較低，次要任務成果平平，而重要任務的成果比較大，這就是ABC法則。仔細回想一下，一天里實際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20%，大部分的時間，即80%的時間做的都不是特別重要的事情。

任務價值觀圖7-3

任務價值觀消耗了20%的時間可創(chuàng)造80%的效益，可有時往往消耗了80%的時間，只創(chuàng)造了20%的效益，這叫做80/20的任務價值圖，也就是說當你從事最重要的任務，用最少的作為就能夠達到最大的成果。最重要的任務A占15%，因為作為領(lǐng)導人的任務總和差不多是15%，而這些任務的本身價值就占達成目標貢獻的65%。一個單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的A級任務。中等任務B任務，占一個領(lǐng)導人的綜合的比例是20%，相當于它也只有20%的價值。較不重要的C任務，反而占到65%的時間，但是他的價值很小，只有15%。C任務，雖然數(shù)量多但是它的貢獻很小。所以對于A任務，是必須做的，應該投入更多的時間。B任務是應該做的，而C類任務是不值得做的。

【自檢】A、B、C事件的順序是通過比較來確認的，對于待辦的許多事項，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時間，是一項有效時間管理的方法。針對你要做的事情，利用ABC分析法來管理時間。

【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的80/20法則。決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。要運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

浪費時間的外在因素及解決方法（一）

【本講要點】電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當?shù)脑蚣敖鉀Q方法社交閑談的原因及解決方法

導

言

使用相同的時間，不同的人有不同的結(jié)果。在時間管理中有多項因素干擾時間的有效利用，其中包括外部因素和內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費時間的原因，然后針對其原因，提出具體的解決辦法。浪費時間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當、社交閑談、權(quán)責混淆、溝通不良、進度失控、資料不全、會議耽擱、文件復雜、工作擱置、安排旅行等。針對各項因素浪費時間的原因，然后提出相應的解決方法。浪費時間的內(nèi)在因素包括危機應付、計劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習慣。因此，浪費時間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學習做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實負責的心態(tài)來面對自己，你的工作在未來才會更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對生命的熱愛，對工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個是離你的目標很遠，一個是離你的目標很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。

電話干擾的原因及解決方法

浪費時間的原因電話干擾會浪費很多時間。許多經(jīng)理人認為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時間。與電話有關(guān)的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會吸引你有很多原因，例如你假設(shè)每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負責任的結(jié)論。你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當時所做的事來得重要。

1．害怕冒犯別人你之所以在不該接電話的時候接電話，而且講電話的時間比應講的時間要久，是因為害怕，如果不接的話會讓來電者覺得不愉快。

2．希望保持消息靈通不想漏掉任何情形，例如助理接電話時，許多管理者會下意識地停下工作旁聽。

3．自我膨脹別人打電話來向你索取資料或者信息，你會有一種好像身價不凡的感覺，這就叫自我膨脹。

4．享受社交的樂趣有些人無法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動的工具，還有當成現(xiàn)成的借口。如果你不愿意承擔某項艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時間的借口。

解決的方法電話干擾的確會給你的工作產(chǎn)生干撓，帶來很多時間的浪費，會影響你的時間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。

1．阻絕干擾很多人就是因為不了解過濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時間里往往都浪費在接電話上。學會過濾電話，阻絕干擾有幾個步驟。（1）處理如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關(guān)的信息。（2）轉(zhuǎn)接如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團隊里其他能夠協(xié)助的人。（3）暫緩如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個事情。（4）速辦如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時間壓縮更短。圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說：◆(處理)你稍微等一下，我翻一下我們的檔案?！?轉(zhuǎn)接)我們的企劃主任今天下午正在著手這個計劃，要不要我把您的電話轉(zhuǎn)給他?◆(暫緩)我想他11點左右就可以回你的電話，這樣可以嗎?◆(速辦)我看我可不可以去打斷他一下。

如果你沒有助理怎么辦？那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關(guān)你可以暫時切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關(guān)鍵性的時間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。

2．集合所有電話在某時間段把電話一起回掉，同時去做別的事情。就是說在這個時間你同時在回電話，就不會受到電話的干擾。良好的電話交談技巧，有幾個簡單的方法：◆暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡短扼要?！籼岬侥袝r間限制時，就說待會兒得開一個會，開會之前有一分鐘的時間，問對方還需要任何幫助嗎?◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達他辦公室，明天見。

不速之客的原因及解決方法

突然有人來拜訪你，只借用你一分鐘時間可以嗎？或者說你是一個經(jīng)理人，你把門大開著，就是歡迎來打擾。不速之客會造成你時間管理不當。對于突然造訪的不速之客，及由于敞開門戶而來的不速之客，有不同的解決方法。一個高效率的現(xiàn)代人，要學習如何去應對不速之客。

突然造訪的不速之客

1.解決的方法突然有人來造訪你，“只借用你一分鐘時間可以嗎？”只占用你一分鐘時間，這絕不表示你會只花一分鐘的時間解決問題。應對這種情況可以有以下幾個解決方法。（1）延后處理遇到不速之客干擾時，如果需要可以另外安排談話的時間，即延后處理。你可以說：“對不起，我們改天或者什么時候再來討論