流動(dòng)人員人事檔案第二期數(shù)字化制作項(xiàng)目

流動(dòng)人員人事檔案第二期數(shù)字化制作項(xiàng)目用戶(hù)需求書(shū)一、項(xiàng)目采購(gòu)內(nèi)容、具體要求及數(shù)量序號(hào)采購(gòu)內(nèi)容具體要求數(shù)量1流動(dòng)人員人事檔案第二期數(shù)字化制作詳見(jiàn)“二、項(xiàng)目需求”1項(xiàng)二、項(xiàng)目需求注：以下帶▲指標(biāo)為重要技術(shù)指標(biāo)。（一）項(xiàng)目工作總量及內(nèi)容海南省人力資源開(kāi)發(fā)局（以下稱(chēng)采購(gòu)方）各類(lèi)人事檔案以及勞動(dòng)就業(yè)、失業(yè)服務(wù)與社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)紙質(zhì)材料（例如勞動(dòng)力登記表、單位調(diào)動(dòng)函、退工通知單等）數(shù)字化加工（按A4紙張計(jì)約100萬(wàn)頁(yè)），按紙質(zhì)檔案（材料）實(shí)有頁(yè)數(shù)計(jì)算。項(xiàng)目主要工作包括檔案領(lǐng)取、拆裝、掃描、圖像處理、檢審校對(duì)、文件存儲(chǔ)、著錄、修訂、備份等，直至檔案還原，驗(yàn)收合格。并通過(guò)與海南省人力資源開(kāi)發(fā)局電子檔案管理系統(tǒng)聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)功能。做好檔案中黨員身份信息排查登記，填寫(xiě)好相關(guān)表格。（二）項(xiàng)目進(jìn)度及付款方式中標(biāo)人須簽訂合同后十五日內(nèi)進(jìn)場(chǎng)，并依照合同自進(jìn)場(chǎng)之日起六個(gè)月內(nèi)完成采購(gòu)人的服務(wù)需求（中標(biāo)人在服務(wù)中如項(xiàng)目?jī)?nèi)容超出合同所劃定的數(shù)量而須延長(zhǎng)時(shí)間時(shí)，須報(bào)請(qǐng)采購(gòu)人同意）。費(fèi)用結(jié)算按實(shí)際加工量結(jié)算。進(jìn)場(chǎng)加工一周內(nèi)，付合同標(biāo)的款的30%；進(jìn)場(chǎng)加工兩個(gè)月，付合同標(biāo)的款的50%；竣工驗(yàn)收合格后，按照實(shí)際加工量付至全款。（三）本項(xiàng)目總體質(zhì)量要求▲1.確保在掃描過(guò)程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。▲2.符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。▲3.保證檔案掃描圖像與原件一致和整潔、清晰?！?.符合海南省地方標(biāo)準(zhǔn)《海南省紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（試行）》。（四）掃描加工技術(shù)要求分辨率：≥200dpi顏色：24Bit真彩色格式：多頁(yè)Tiff、雙層PDF及JPG1.嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）》《海南省紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（試行）》標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描加工。2.案卷級(jí)和文件級(jí)條目錄入符合《檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999》的規(guī)定對(duì)檔案目錄信息進(jìn)行數(shù)字化加工（著錄）。3.掃描紙質(zhì)文書(shū)檔案校對(duì)需根據(jù)中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31—2005）、《海南省紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（試行）》標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查是否有漏掃、次序顛倒、污點(diǎn)、黑邊、圖像不清晰、圖像歪斜等情況，對(duì)不符合要求的進(jìn)行補(bǔ)掃、重掃、圖像處理等進(jìn)行修正。4.案卷級(jí)和文件級(jí)條目錄入校對(duì)需根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)，采用人工校對(duì)或自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，是否有漏錄、錯(cuò)錄等問(wèn)題，對(duì)錯(cuò)錄、漏錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行修正、補(bǔ)錄。確認(rèn)目錄與檔案實(shí)體是否一致，對(duì)不規(guī)范、錯(cuò)誤的檔號(hào)、題名、責(zé)任者、文件起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等進(jìn)行修正。5.掃描紙質(zhì)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)掛接至指定的系統(tǒng)。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔案編號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，對(duì)應(yīng)率達(dá)到100％正確，保證與指定檔案系統(tǒng)的接口互聯(lián)。實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)批量、快速的掛接。6.將著錄的案卷級(jí)目錄信息與文件級(jí)目錄信息根據(jù)全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)建立起案卷與文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。7.檔案數(shù)字化加工成果經(jīng)驗(yàn)收合格后進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)一式三份。光盤(pán)備份兩份，移動(dòng)硬盤(pán)備份一份,區(qū)分不同全宗進(jìn)行備份。一套封存、一套異地保存，一套提供利用。8.檔案整理、裱糊。對(duì)頁(yè)面破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)做相應(yīng)的技術(shù)修復(fù)后再掃描；折皺不平影響掃描質(zhì)量的應(yīng)先壓平或用低溫熨斗熨平后再進(jìn)行掃描。修復(fù)工作要求按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2000）進(jìn)行操作。（五）掃描加工要求1.掃描前應(yīng)先對(duì)案卷進(jìn)行預(yù)處理，啟釘、拆分，撫平邊角，保證紙張的平整。2.采用最為可靠的掃描設(shè)備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生。3.如檔案紙張質(zhì)地脆弱，不適合反復(fù)拆裝訂，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描。4.采用Tiff(TaggedImageFileFormat)的存儲(chǔ)格式，掃描分辨率≥200dpi。對(duì)于案卷中出現(xiàn)字跡較小、較密集等情況，應(yīng)將分辨率適當(dāng)提高。5.掃描時(shí)，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對(duì)比度設(shè)置，保證原始掃描圖像效果與原件一致和整潔、清晰。6.采用平板進(jìn)紙方式掃描，應(yīng)確保紙張掃描時(shí)放置端正，從而保證原始掃描圖像無(wú)歪斜，減少后期處理可能帶來(lái)的圖像失真。7.對(duì)于檔案中的“筒子頁(yè)”，應(yīng)當(dāng)平攤開(kāi)后進(jìn)行整幅掃描。折子頁(yè)等超長(zhǎng)頁(yè)進(jìn)行分頁(yè)掃描后，要拼接成一頁(yè)。（六）掃描圖像處理掃描后的原始圖像應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理：1.圖像歪斜：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不得超過(guò)1度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2.圖像臟點(diǎn)、臟斑：對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。為了節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)對(duì)圖像進(jìn)行裁邊處理，去除多余白邊。3.字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫(huà)。4.圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。5.對(duì)特殊紙質(zhì)檔案，如照片等，掃描分辨率選擇≥600dpi。6.掃描圖像質(zhì)量要求圖像100%不出現(xiàn)偏斜度、清晰度、失真等圖像質(zhì)量問(wèn)題。掃描文件完整有序，能夠清晰識(shí)別、不漏頁(yè)、不跳頁(yè)，與檔案原件一致7.產(chǎn)生的數(shù)據(jù)刻錄成叁套存儲(chǔ)介質(zhì)提供給用戶(hù)，其中一套為多頁(yè)Tiff(TaggedImageFileFormat)格式產(chǎn)品，一套為雙層pdf（PortableDocumentFormat）格式產(chǎn)品，一套為jpg格式產(chǎn)品。（七）檔案整理、裝訂檔案掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下：1.遵循保護(hù)檔案和盡可能保持檔案原貌的原則，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行裝訂。2.檔案裝訂應(yīng)按照歷史檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可更換裝訂的位置（如：改右裝訂為左裝訂）。3.對(duì)于裝訂時(shí)某些頁(yè)面必須進(jìn)行折疊的情況，應(yīng)以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。4.檔案裝訂必須采用專(zhuān)業(yè)裝訂線(xiàn)進(jìn)行裝訂，不可使用金屬裝訂物；如原始檔案中發(fā)現(xiàn)金屬裝訂物，應(yīng)予以剔除。5.檔案裝訂，應(yīng)遵循“兩對(duì)齊”要求，即裝訂線(xiàn)一側(cè)邊緣對(duì)齊，檔案內(nèi)頁(yè)下邊緣對(duì)齊。6.檔案裝訂應(yīng)盡可能地按照原來(lái)的裝訂孔位進(jìn)行穿線(xiàn)裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護(hù)原件。（八）圖像數(shù)據(jù)掛接檔案掃描完成后，將掃描圖像按順序一一對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的文件目錄。為確保數(shù)據(jù)掛接的正確性，中標(biāo)人應(yīng)確保檔案目錄數(shù)據(jù)與檔案掃描圖像的一一對(duì)應(yīng)，確保加工掃描成果在招標(biāo)方所使用的檔案管理系統(tǒng)中有效檢索和顯示。確保掃描圖像與案卷目錄、卷內(nèi)目錄100%掛接正確，并將正確的數(shù)據(jù)導(dǎo)入海南省人力資源開(kāi)發(fā)局指定的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，所需費(fèi)用由中標(biāo)人自行承擔(dān)。（九）檔案掃描加工質(zhì)量要求1.圖像要求：圖像整潔、無(wú)歪斜、無(wú)黑邊、瀏覽及打印清晰。2.數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)：檔案目錄數(shù)據(jù)與掃描圖像100%正確對(duì)應(yīng)。3.采購(gòu)方對(duì)中標(biāo)人質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽檢，抽檢率不低于10%，當(dāng)抽檢合格率達(dá)到95%時(shí)，采購(gòu)方可提供下一批次案卷，但中標(biāo)人需對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá)100%；如抽檢合格率低于95%，采購(gòu)方有權(quán)不予接收錯(cuò)誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，采購(gòu)方將該批案卷全部退回給中標(biāo)人重新檢查修改，直到合格率達(dá)100%，由此造成的損失和后果由中標(biāo)人負(fù)責(zé)。（十）數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)介質(zhì)要求1.提交原始掃描圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)（移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)）各叁套（由招標(biāo)方提供），內(nèi)容包括：本存儲(chǔ)介質(zhì)所包含檔案卷號(hào)及圖像清單（Excel格式）；總目錄數(shù)據(jù)要求為DBF格式；檔案掃描圖像文件和檔案目錄數(shù)據(jù)；2.提交存儲(chǔ)介質(zhì)目錄表叁套，記錄存儲(chǔ)介質(zhì)號(hào)與案卷內(nèi)容。（十一）作業(yè)環(huán)境及保密要求為確保檔案的安全，檔案數(shù)字化加工必須在采購(gòu)方指定地點(diǎn)內(nèi)進(jìn)行，檔案不得帶離采購(gòu)方提供的工作場(chǎng)所。加工所需設(shè)備由投標(biāo)人自行配備，項(xiàng)目涉及所有計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、Ｕ盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)及安裝的監(jiān)控設(shè)備由采購(gòu)人提供，待掃描結(jié)束后歸采購(gòu)單位所有。（監(jiān)控設(shè)備清晰度要達(dá)到500線(xiàn)以上且具有夜視功能），加工所需紙張（含打印目錄）、訂書(shū)釘、膠水等耗材由投標(biāo)人自行提供，且符合相關(guān)要求。雙方簽訂保密協(xié)議，中標(biāo)人必須嚴(yán)格遵守保密協(xié)議及相關(guān)保密要求，對(duì)監(jiān)管不善造成泄密的，根據(jù)情況追究相關(guān)人員責(zé)任。（十二）鑒定、驗(yàn)收中標(biāo)人履行完加工合同約定的加工內(nèi)容后，采購(gòu)方將組織專(zhuān)家成立驗(yàn)收小組，根據(jù)以上各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)予以檢查驗(yàn)收。1.對(duì)已完成全部工序的合格影像數(shù)據(jù)、條目數(shù)據(jù)，或者是直接檢查掛接入庫(kù)后的數(shù)字化質(zhì)量以抽檢的方式檢查總體質(zhì)量。2.全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5％。3.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。4.一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量的合格率達(dá)到100％以上時(shí)，給予驗(yàn)收“通過(guò)”。5.合格率：抽檢合格的文件數(shù)／抽檢文件總數(shù)×100％。6.驗(yàn)收審核；驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，須分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后生效。7.驗(yàn)收登記：填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描影象質(zhì)量驗(yàn)收單；掃描單位驗(yàn)收人員驗(yàn)收檔案名稱(chēng)抽檢檔案名稱(chēng)抽檢內(nèi)容影像情況格式情況條目情況掛接情況安全情況合格率檔案室意見(jiàn)技術(shù)部門(mén)意見(jiàn)項(xiàng)目組結(jié)論主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)備注（十三）、項(xiàng)目服務(wù)及其他▲1.中標(biāo)方需自攜設(shè)備和人員上門(mén)提供加工服務(wù)，掃描設(shè)備為高速掃描儀和平臺(tái)式掃描儀，分辨率在≥200DPI以上，相關(guān)人員的一切費(fèi)用全部由中標(biāo)方負(fù)擔(dān)；采購(gòu)方不提供檔案掃描所需的任何相應(yīng)設(shè)備和數(shù)字化加工軟件，采購(gòu)方只提供場(chǎng)地、相關(guān)水電需求和必要的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.采購(gòu)方和中標(biāo)方各指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的清點(diǎn)交接工作，《紙質(zhì)檔案掃描工作流程表》隨同檔案一起交接。3.要求中標(biāo)方在簽訂合同時(shí)成立項(xiàng)目組，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)目。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須為中標(biāo)單位公司級(jí)負(fù)責(zé)人，并列出具體的項(xiàng)目操作標(biāo)準(zhǔn)及流程、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、施工人員及保證措施。4.項(xiàng)目施工人員要求品行端正、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員穩(wěn)定、保密意識(shí)強(qiáng)，熟悉檔案信息化加工系統(tǒng)的操作應(yīng)用。▲5.要求中標(biāo)人中標(biāo)后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將有關(guān)掃描設(shè)備、工作場(chǎng)地、人力配置等總體配備完畢?！?.投標(biāo)供應(yīng)商能提供及時(shí)響應(yīng)的項(xiàng)目后期維護(hù)服務(wù)。施工結(jié)束后兩年內(nèi)因招標(biāo)方自身系統(tǒng)升級(jí)而需要進(jìn)行檔案掃描數(shù)據(jù)的升遷，需要配合系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商提供免費(fèi)數(shù)據(jù)升遷服務(wù)。7.投標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)提供的售后服務(wù)承諾包括：免費(fèi)服務(wù)期的期限，免費(fèi)服務(wù)期滿(mǎn)后的服務(wù)方式和費(fèi)用，服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、項(xiàng)目完成時(shí)間、公司的技術(shù)力量、技術(shù)服務(wù)內(nèi)容、保密措施和質(zhì)量水平、免費(fèi)培訓(xùn)項(xiàng)目等。8.在綜合單價(jià)外不再額外增加其他任何費(fèi)用，即以?huà)呙钄?shù)量計(jì)算的綜合價(jià)格，對(duì)于人工、設(shè)備、耗材、差旅費(fèi)、雜費(fèi)和管理費(fèi)等均應(yīng)均攤至每畫(huà)幅項(xiàng)下，包括相關(guān)的一切稅費(fèi)均由中標(biāo)方負(fù)擔(dān)，招標(biāo)方不接受報(bào)價(jià)外的任何其他費(fèi)用。（十四）技術(shù)支持和售后服務(wù)▲中標(biāo)方須提供從項(xiàng)目整體驗(yàn)收合格之日起，提供兩年的免費(fèi)質(zhì)保期服務(wù)，并無(wú)償為采購(gòu)方提供人員培訓(xùn)。無(wú)論在質(zhì)保期內(nèi)還是質(zhì)保期滿(mǎn)后，須對(duì)其實(shí)施的項(xiàng)目提供24小時(shí)不間斷技術(shù)支持服務(wù)，提供電話(huà)、傳真、電子郵件、現(xiàn)場(chǎng)多種方式技術(shù)支持服務(wù)，全方位響應(yīng)需求。能及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并最遲在第2個(gè)工作日內(nèi)排除錯(cuò)誤，2個(gè)工作日內(nèi)不能解決的，必須采取臨時(shí)應(yīng)急等措施，以保證采購(gòu)方的正常使用。三、項(xiàng)目完成時(shí)間及交貨地點(diǎn)完成時(shí)間：簽訂合同后十五日內(nèi)進(jìn)場(chǎng)，并自進(jìn)場(chǎng)之日起六個(gè)月內(nèi)