禮品管理辦法

武漢凱迪武漢凱迪控股投資有限公司W(wǎng)uhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd禮物管理規(guī)定編號(hào)：KDKG/PH--106版本：A/0月日公布月日試行武漢凱迪控股投資有限公司發(fā)布

文件批準(zhǔn)頁(yè)批準(zhǔn)：陳義龍審核：劉亞麗部門(mén)負(fù)責(zé)人：唐秀麗文獻(xiàn)編寫(xiě)：唐秀麗

目錄1目的 12范圍 13定義 14職責(zé) 15程序 15.1原則 15.2禮物的采購(gòu)和制作 15.2禮物入庫(kù)\領(lǐng)用 25.4禮物費(fèi)用控制 35.5禮物贈(zèng)予 35.6組織紀(jì)律 35.7禮物接受 45.8禮物實(shí)物管理 46有關(guān)文獻(xiàn) 47記錄 41目的為了加強(qiáng)對(duì)公司員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中贈(zèng)予和接受禮物的管理，樹(shù)立良好的公司形象與風(fēng)氣，減少開(kāi)支，避免浪費(fèi)，特制訂本規(guī)定。2范圍本規(guī)定合用于武漢凱迪控股投資有限公司（下列簡(jiǎn)稱控股公司）及其有實(shí)際控制權(quán)的凱迪電力、凱迪運(yùn)行、凱迪陽(yáng)光、凱迪工程、中盈長(zhǎng)江的等公司（下列簡(jiǎn)稱系列公司）對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與禮物采購(gòu)與制作、領(lǐng)用、贈(zèng)予、收受有關(guān)的全部行為。其它有實(shí)際控制權(quán)的凱迪系列公司參考執(zhí)行。3定義本規(guī)定所稱的禮物，是指由公司統(tǒng)一制作、采購(gòu)的物品。4職責(zé)控股公司總經(jīng)理工作部：是禮物的歸口管理部門(mén)。負(fù)責(zé)禮物的采購(gòu)、接受、發(fā)放，登記造冊(cè)、保管、解決等項(xiàng)工作。負(fù)責(zé)在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)行禮物集中制作、采購(gòu)招標(biāo)工作。負(fù)責(zé)組織小批量、臨時(shí)性使用禮物的采購(gòu)。成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心：負(fù)責(zé)按月度資金計(jì)劃審核禮物費(fèi)用支出。融資及財(cái)務(wù)結(jié)算中心：負(fù)責(zé)辦理禮物費(fèi)的請(qǐng)款、借支、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核手續(xù)。招標(biāo)及采購(gòu)中心：負(fù)責(zé)禮物集中制作及采購(gòu)時(shí)的采購(gòu)工作，對(duì)本規(guī)定商定的禮物采購(gòu)詢價(jià)進(jìn)行復(fù)核。5程序5.1原則貨真價(jià)實(shí)原則：價(jià)格公道合理,不能以次充好、以假亂真。集體采購(gòu)原則：參加采購(gòu)人員不得低于2人。集中制作原則：年度計(jì)劃、專業(yè)設(shè)計(jì)、集中制作和采購(gòu)。5.2禮物的采購(gòu)和制作禮物集中制作與采購(gòu)：每年9月份控股公司總經(jīng)理工作部組織召開(kāi)控股及各系列公司“禮物采購(gòu)計(jì)劃會(huì)”，根據(jù)控股公司、各系列公司對(duì)禮物的需求計(jì)劃，綜合控股公司高管及各系列公司高管對(duì)禮物的規(guī)定，由控股公司總經(jīng)理工作部和戰(zhàn)備發(fā)展與公共關(guān)系部擬定“全年禮物集中制作或采購(gòu)方案”，涉及：設(shè)計(jì)理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等，由控股公司總經(jīng)理工作部、成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心、招標(biāo)與采購(gòu)中心三方人員構(gòu)成招標(biāo)工作組，在公司招標(biāo)工作小組（由公司高管擔(dān)任組長(zhǎng)）的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行招標(biāo)制作和采購(gòu)工作，費(fèi)用需求計(jì)劃分?jǐn)偂Ｈ粘６Y物采購(gòu)：各系列公司的日常采購(gòu)由各公司自行辦理?？毓晒靖鞑块T(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮物的，原則上領(lǐng)用公司庫(kù)存禮物，如果庫(kù)存禮物不能滿足需要，審批后采購(gòu)金額在3000元以內(nèi)的，則根據(jù)《會(huì)議（活動(dòng)）禮物采購(gòu)方案》（HYPERLINKPH—106—01）、《禮物采購(gòu)申請(qǐng)單》（HYPERLINKPH—106—02）、《禮物采購(gòu)詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表》審批的內(nèi)容，由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管負(fù)責(zé)組織采購(gòu)，或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購(gòu)；采購(gòu)金額在3000~50000元的，由總經(jīng)理工作部行政主管、成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心費(fèi)控主管、招標(biāo)與采購(gòu)中心采購(gòu)主管一同采購(gòu)。金額在50000元以上的按本程序5.2.1款辦理。特殊禮物的購(gòu)置制作：針對(duì)公司重要客戶，由公司辦公會(huì)同意或高管安排緊急的重要禮物采購(gòu)，按照《禮物采購(gòu)申請(qǐng)單》（HYPERLINKPH—106—02）通過(guò)審批后由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)采購(gòu)貫徹，采購(gòu)人員必須在2人以上。日常禮物制作：公司舉辦各類活動(dòng)使用的有紀(jì)念價(jià)值的禮物制作，可根據(jù)活動(dòng)組委會(huì)與總經(jīng)理工作部共同組織設(shè)計(jì)、制作訂購(gòu)。其審批流程按5.2.25.2禮物入庫(kù)\領(lǐng)用全部禮物采購(gòu)回后由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管共同驗(yàn)收入庫(kù)，建立禮物接受與放發(fā)臺(tái)賬，每半月盤(pán)點(diǎn)一次，盤(pán)點(diǎn)成果報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)。做到賬賬相符、賬實(shí)相符。價(jià)值在200元下列的禮物，按下列程序申領(lǐng)發(fā)放：禮物使用人填寫(xiě)“禮物領(lǐng)用審批單”（HYPERLINKPH—106—04），部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理工作部審批；總經(jīng)理工作部審核本次贈(zèng)予與否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對(duì)各部門(mén)間禮物的均衡分派、種類調(diào)配等做出安排；“禮物領(lǐng)用審批單”（HYPERLINKPH—106—04）由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人同意后，總經(jīng)理工作部行政主管核對(duì)無(wú)誤，將禮物發(fā)出。價(jià)值在201～500元的禮物，應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按上述程序執(zhí)行。外地、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)、應(yīng)急性購(gòu)置的禮物或特殊項(xiàng)目、特殊禮物，無(wú)論價(jià)值大小，統(tǒng)一由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意，直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時(shí)到總經(jīng)理工作部辦理有關(guān)入庫(kù)、領(lǐng)取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。公司同意組織的各類大型活動(dòng)，涉及多個(gè)會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等，作為專項(xiàng)費(fèi)用，由活動(dòng)組委會(huì)在總經(jīng)理工作部領(lǐng)取發(fā)放，原則上使用庫(kù)存禮物，需要特別制作時(shí)，按本程序5.5.4禮物費(fèi)用控制各中心、各部門(mén)和項(xiàng)目部將全年的禮物資金計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理工作部備案.禮物費(fèi)用開(kāi)支在各中心、各部門(mén)和項(xiàng)目部的全年資金預(yù)算中列支。公司同意集體組織的各類大型活動(dòng)，涉及多個(gè)會(huì)議、慶典活動(dòng)、聚會(huì)、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場(chǎng)推廣會(huì)等經(jīng)公司高管同意后申請(qǐng)專項(xiàng)資金，公司高管安排的會(huì)議（活動(dòng)）禮物在高管專項(xiàng)資金中列支?？毓煽偨?jīng)理工作部在年度預(yù)算額度范疇內(nèi)安排制作或采購(gòu)禮物的費(fèi)用，由成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心和財(cái)務(wù)部根據(jù)禮物采購(gòu)方案和禮物入、出庫(kù)單，分?jǐn)傆?jì)入各中心、各部門(mén)和項(xiàng)目部的管理費(fèi)用中。系列公司根據(jù)工作需要領(lǐng)用的禮物，由控股公司按所領(lǐng)取的禮物金額收取費(fèi)用；涉及集體活動(dòng)需要系列公司分?jǐn)偟亩Y物費(fèi)，應(yīng)分?jǐn)傊料盗泄尽Ｓ煽偨?jīng)理工作部負(fù)責(zé)向系列公司收取禮物領(lǐng)用與分?jǐn)傎M(fèi)，財(cái)務(wù)部與計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部配合。在審批額度范疇內(nèi)的禮物領(lǐng)用，總經(jīng)理工作部即可同意發(fā)放。超出當(dāng)月額度范疇的，按規(guī)定程序?qū)徟髨?zhí)行。費(fèi)用將要超出年度預(yù)算的，計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部提示費(fèi)用預(yù)警，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人應(yīng)在“禮物領(lǐng)用審批單”（HYPERLINKPH—106—04）上明確批示后，在不超出年度預(yù)算前提下，轉(zhuǎn)報(bào)公司高管審核后方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。預(yù)期要超出年度預(yù)算的，應(yīng)按年度預(yù)算增補(bǔ)程序報(bào)審后執(zhí)行。費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，根據(jù)本規(guī)定規(guī)定的各項(xiàng)審批單，作為費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的審核根據(jù)。5.5禮物贈(zèng)予贈(zèng)予對(duì)象的身份、個(gè)性以及贈(zèng)予方式、地點(diǎn)要與禮物的特點(diǎn)相適宜；多人場(chǎng)合，要注意分辨受贈(zèng)人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮物；重復(fù)贈(zèng)予時(shí)，注意花樣品種的更換。避免禮物的重復(fù)贈(zèng)予或漏送。同一單位同一來(lái)賓在同一次贈(zèng)予活動(dòng)中，要避免公司或部門(mén)多頭贈(zèng)予現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要來(lái)賓。禮物使用單位和總經(jīng)理工作部注意把關(guān)，避免這類事情發(fā)生。普通禮物贈(zèng)予，目的是加強(qiáng)與來(lái)賓的溝通，給來(lái)賓留下公司良好的印象和記憶。贈(zèng)予禮物時(shí)，注意理解授贈(zèng)人的個(gè)性特點(diǎn)，講究品位、風(fēng)格，采用不同方式，做到既不鋪張浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。5.6組織紀(jì)律公司禮物是公司的財(cái)產(chǎn)，代表公司利益贈(zèng)與來(lái)賓，不允許任何個(gè)人私自占有或轉(zhuǎn)贈(zèng)別人；如有發(fā)生，視金額大小給與當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或紀(jì)律處分。“禮物領(lǐng)用審批單”（HYPERLINKPH—106—04）、“禮物領(lǐng)用登記臺(tái)帳”（HYPERLINKPH—106—05）是公司禮物發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對(duì)外公共關(guān)系的重要資料，有關(guān)人員必須妥善保存，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳和對(duì)外泄漏，違犯者將嚴(yán)肅解決。5.7禮物接受公司員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，嚴(yán)禁公開(kāi)索要或暗示對(duì)方贈(zèng)予禮物。如遇對(duì)方贈(zèng)予禮物而不能謝絕的，能夠接受，必要時(shí)酌情回贈(zèng)公司禮物。按市價(jià)折合人民幣200元以上的禮物，自接受之日起10天內(nèi)，填寫(xiě)“禮物上繳單”（HYPERLINKPH—106—06），由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，將第二聯(lián)與禮物轉(zhuǎn)交總經(jīng)理工作部。狀況特殊時(shí)，上繳人可直接到總經(jīng)理工作部辦理。按市價(jià)折合人民幣200元下列的禮物，歸受禮人本人或者受禮人本人所在單位全部。收受禮物一律不準(zhǔn)在市場(chǎng)上出售。對(duì)已登記入冊(cè)的禮物，有重復(fù)使用價(jià)值的，公司能夠轉(zhuǎn)贈(zèng)來(lái)賓，或者按市價(jià)5折內(nèi)部解決。解決時(shí)，應(yīng)優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊狀況下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可少收或免收價(jià)款。禮物解決所得款項(xiàng)，一律入公司專門(mén)賬戶管理使用。5.8禮物實(shí)物管理總經(jīng)理工作部行政主管要本著對(duì)公司財(cái)產(chǎn)高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格按本程序?qū)嵤┕芾?。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。嚴(yán)格推行辦理禮物出、入庫(kù)手續(xù)，建立禮物發(fā)放及上繳臺(tái)帳，統(tǒng)計(jì)各部門(mén)禮物使用費(fèi)用。庫(kù)存禮物要擺放整潔，精心維護(hù)，防霉防盜，并進(jìn)行定時(shí)盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)解決，避免損失。6有關(guān)文獻(xiàn)《接待管理規(guī)定》（KDKG/PH—105）《資金計(jì)劃管理規(guī)定》（KDKG/PC—201）7記錄《會(huì)議（活動(dòng)）禮物采購(gòu)方案》（HYPERLINKPH—106—01）《禮物采購(gòu)申請(qǐng)單》（HYPERLINKPH—106—02）《禮物采購(gòu)詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表》（HYPERLINKPH—106—03）《禮物領(lǐng)用審批單》（HYPERLINKPH—106—04）《禮物領(lǐng)用登記臺(tái)帳》（HYPERLINKPH—106—05）《禮物上繳單》（HYPERLINKPH—106—06）《禮物上繳登記臺(tái)帳》（HYPERLINKPH—106—07）

會(huì)議（活動(dòng)）禮物采購(gòu)方案編號(hào):PH—106—01序號(hào):會(huì)議（活動(dòng)）名稱：接待原則：時(shí)間規(guī)定：經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：事項(xiàng)內(nèi)容備注一、嘉賓狀況：1、人數(shù)2、工作單位3、民族4、國(guó)籍5、個(gè)人愛(ài)好二、禮物數(shù)量三、品牌四、原則五、費(fèi)用總額審批：經(jīng)辦部門(mén)：經(jīng)辦人：

禮物采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào):PH—106—02序號(hào):申請(qǐng)內(nèi)容序號(hào)禮物名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)預(yù)算用途闡明12345678累計(jì)申請(qǐng)人/時(shí)間采購(gòu)人/時(shí)間總經(jīng)部負(fù)責(zé)人同意人/時(shí)間禮物采購(gòu)詢價(jià)統(tǒng)計(jì)表編號(hào):PH—106—03序號(hào):報(bào)價(jià)廠商型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)型號(hào)單價(jià)價(jià)格匯總累計(jì)詢價(jià)人意見(jiàn)總經(jīng)理工作部部長(zhǎng)意見(jiàn)計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部復(fù)核招標(biāo)與采購(gòu)中心復(fù)核總經(jīng)理（或授權(quán)人）審批*詢價(jià)金額<3000元,由總經(jīng)理工作部部長(zhǎng)審核執(zhí)行；金額在3000元-50000元的，由計(jì)劃經(jīng)營(yíng)部、總經(jīng)理工作部、招標(biāo)與采購(gòu)中心共同復(fù)核；金額﹥50000元的由總經(jīng)理或授權(quán)人審批。禮物領(lǐng)用審批單（兩聯(lián)單）編號(hào):PH—106—04序號(hào):申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)時(shí)間領(lǐng)用禮物名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）禮物用途經(jīng)辦人（簽字）：部門(mén)負(fù)責(zé)人（簽字）：總經(jīng)部意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)批示禮物上繳單（三聯(lián)單）編號(hào):PH—106—06序號(hào):上繳部門(mén)上繳時(shí)間序號(hào)禮物名稱數(shù)量預(yù)估價(jià)值贈(zèng)禮