試論科技檔案在船舶建造中的作用

試論科技檔案在船舶建造中的作用

世界檔案館對(duì)科技文件的范圍和類型進(jìn)行了大量研究和研究。而對(duì)作為科技檔案的一個(gè)重要組成部分的造船產(chǎn)品檔案,卻很少有人問津。隨著造船產(chǎn)品檔案的大量增多和頻繁利用,認(rèn)真探討造船產(chǎn)品檔案的形成和特性及管理,使其更好地為造船企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營工作服務(wù),無疑將會(huì)起到積極的推動(dòng)作用。一、存價(jià)值信息類造船產(chǎn)品檔案,是指船舶制造企業(yè)在造船生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理活動(dòng)中(研制、設(shè)計(jì)、建造、試驗(yàn)、鑒定、驗(yàn)收等)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。根據(jù)船廠承擔(dān)的船舶建造規(guī)模和建造階段,從經(jīng)營談判到竣工交船的整個(gè)運(yùn)作過程形成了管理、技術(shù)、工藝等方面的大量的原始記錄、圖紙、資料等,它是造船產(chǎn)品檔案的重要組成部分,是船舶企業(yè)重要的信息資源,按照船舶產(chǎn)品科技文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)造船產(chǎn)品建造的經(jīng)營技術(shù)、施工生產(chǎn)等各個(gè)管理階段,造船產(chǎn)品檔案的形成有其自身規(guī)律。1.查詢與調(diào)研的階段經(jīng)營談判是在船舶市場需求的情況下,經(jīng)過對(duì)國內(nèi)外船舶市場調(diào)查而進(jìn)行的,在承接任務(wù)初期就開始對(duì)產(chǎn)品品種、生產(chǎn)能力、開發(fā)能力、產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行查詢和調(diào)研。隨之產(chǎn)生了意向書、方案論證、合同書、技術(shù)文件(產(chǎn)品說明書、總布置圖)及重要的商務(wù)文件。2.紙文件的設(shè)計(jì)這個(gè)階段是對(duì)技術(shù)工藝、管理組織作進(jìn)一步準(zhǔn)備的階段。形成并應(yīng)歸檔的圖紙文件材料有:初步設(shè)計(jì)的技術(shù)文件圖紙;詳細(xì)設(shè)計(jì)的技術(shù)文件圖紙;驗(yàn)船部門規(guī)定送審的圖紙和技術(shù)文件;造船合同中規(guī)定送船東認(rèn)可的圖紙和技術(shù)文件;船驗(yàn)、船東的送審認(rèn)可和退審修改圖紙;送審認(rèn)可后完善的圖紙目錄。3.施工階段形成需歸檔的圖紙文件材料有:建造大綱;施工要領(lǐng);施工設(shè)計(jì)圖紙;生產(chǎn)設(shè)計(jì)圖紙。4.產(chǎn)品質(zhì)量分析報(bào)告形成應(yīng)歸檔圖紙文件材料有:產(chǎn)品設(shè)計(jì)總結(jié);產(chǎn)品建造總結(jié);質(zhì)量分析報(bào)告;交船證書;整套完工技術(shù)圖紙(工藝裝備項(xiàng)目和工藝文件);產(chǎn)品的物耗、工時(shí)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告;反映產(chǎn)品生產(chǎn)全貌的重要的管理性文件。5.后續(xù)維護(hù)階段包括產(chǎn)品的鑒定、定型材料;產(chǎn)品中申報(bào)得獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)材料;船東使用產(chǎn)品后質(zhì)量反饋報(bào)告。二、鑄造產(chǎn)品檔案的功能造船產(chǎn)品檔案是船舶建造系統(tǒng)工程中重要的組成部分,除具備一般的科技檔案的共性外,造船產(chǎn)品檔案還具有自身的特性,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。1.對(duì)建筑的設(shè)計(jì)和建造工藝的研究船舶產(chǎn)品種類繁多且裝備復(fù)雜,從事造船產(chǎn)品設(shè)計(jì)建造等所涉及的學(xué)科很多,如在設(shè)計(jì)中要了解流體力學(xué)、液壓傳動(dòng)學(xué)、無線電學(xué);在建造過程中要了解焊接、裝配、熱處理及工藝技術(shù)。因此,造船產(chǎn)品檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜,是一項(xiàng)綜合科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄和反映,具有較強(qiáng)的綜合性。2.企業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)變化隨著造船企業(yè)出口產(chǎn)品日益增多,共同設(shè)計(jì)、合作開發(fā)的造船方式出觀,檔案的信息源發(fā)生了變化。檔案由原來單一的從本企業(yè)形成,轉(zhuǎn)向多方位由廠外形成。隨著船舶產(chǎn)品出口力度的加大,這種聯(lián)合設(shè)計(jì)、共同開發(fā)的造船方式已被國內(nèi)外廣泛采用,因此造成了檔案來源的復(fù)雜性。3.規(guī)范產(chǎn)品制造,提高經(jīng)濟(jì)效益一切從事造船產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、建造活動(dòng)都離不開繼承和使用前人積累留下來的知識(shí)和技術(shù)成果。船舶產(chǎn)品制造盡管是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,但在建造同類型船舶時(shí),許多規(guī)范、產(chǎn)品零部件都可以借鑒,借助于原來制造過產(chǎn)品的檔案,采取復(fù)用、套用的方法,重新開發(fā)設(shè)計(jì)新船,就可大大地提高工作效率,取得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。因此,造船產(chǎn)品檔案的重復(fù)使用和套用是十分普遍和頻繁的。4.專業(yè)復(fù)合型管理能力較強(qiáng),不能勝任鑄造產(chǎn)品檔案的管理造船產(chǎn)品不同于一般的工業(yè)產(chǎn)品,它具有技術(shù)成分高、科研試制成份大的特點(diǎn)。由于造船產(chǎn)品建造時(shí)間長,且涉及的部門較多,從管理到施工,從技術(shù)到工藝都形成了專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、科技含量高的原始記錄,如果檔案管理人員不具備較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)及相關(guān)的專業(yè)知識(shí),不熟悉產(chǎn)品形成的規(guī)律,就不能勝任造船產(chǎn)品檔案的管理工作。因此它也是一項(xiàng)較強(qiáng)的專業(yè)性技術(shù)管理工作。三、造船產(chǎn)品文件的管理在認(rèn)識(shí)造船產(chǎn)品檔案的形成與特點(diǎn)的基礎(chǔ)上做好船舶制造企業(yè)的造船產(chǎn)品檔案管理工作,必須從以下幾方面入手。1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立正確的思想認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性造船產(chǎn)品檔案不僅反映船舶建造的面貌,也是船舶進(jìn)行更新、技術(shù)改造、修復(fù)和復(fù)用的重要依據(jù),更重要的是領(lǐng)導(dǎo)決策、技術(shù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研試制的參考信息。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在思想上都要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,尤其在新形勢下應(yīng)當(dāng)把檔案工作擺到適當(dāng)?shù)奈恢?抓實(shí)抓好。一般來說,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好船舶產(chǎn)品檔案工作的前提條件。2.斷地變化時(shí),文獻(xiàn)材料需要進(jìn)一步篩選隨著船舶制造企業(yè)管理水平的不斷提高,產(chǎn)品建造的管理模式和生產(chǎn)方式在不斷地變化。必然會(huì)產(chǎn)生許多歸檔范圍以外的文件材料,要有的放矢進(jìn)行篩選收集,使歸檔范圍內(nèi)容不斷地充實(shí),現(xiàn)有館藏不斷豐富。實(shí)踐證明,沒有完整、豐富、可供利用的檔案資源,檔案管理服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)就成了空談。3.要加強(qiáng)對(duì)船舶產(chǎn)品檔案形成的系船舶建造是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,這就要求檔案人員在鉆研本崗位專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上,學(xué)習(xí)一定的相關(guān)專業(yè)知識(shí),掌握船舶產(chǎn)品檔案形成的規(guī)律。在船舶建造檔案管理工作中,要深入產(chǎn)品建造的第一線,對(duì)每個(gè)管理階段、設(shè)計(jì)階段的工作都必須了解,正確把握?qǐng)D紙文件形成運(yùn)作的全過程,做到對(duì)產(chǎn)品檔案跟蹤管理。4.把采集經(jīng)營信息作為檔案編研重點(diǎn)檔案的編研材料以它的信息性強(qiáng)、參數(shù)準(zhǔn)確且具有很高的實(shí)用價(jià)值而深得工程技術(shù)人員的贊譽(yù)。檔案的編研成果是對(duì)檔案工作最有效、最實(shí)際的宣傳。根據(jù)造船企業(yè)檔案管理的特點(diǎn),做好檔案編研應(yīng)重點(diǎn)做好以下工作。一是必須把造船產(chǎn)品檔案管理緊緊與信息工作相結(jié)合,綜合開發(fā),才能更好地做好編研工作。企業(yè)不僅僅是單純的生產(chǎn)型企業(yè),還要十分重視經(jīng)營工作,檔案編研工作要在選題或取材上特別注重選擇經(jīng)營信息,把采集經(jīng)營信息作為做好編研工作的重點(diǎn)。二是必須與生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)計(jì)部門緊密配合,共同選題、共同組織、共同編研、共同出成果,這樣可以彌補(bǔ)檔案管理人員力量的不足,既能夠提高編研質(zhì)量,又能使編研內(nèi)容更適用、更專業(yè)化,使檔案管理工作貼近生產(chǎn)、經(jīng)營、科研,更好地滿足企業(yè)各方面的需要。三是要立足實(shí)際、可行,不可貪多、求大、求全,只要及時(shí)、有效地服務(wù)生產(chǎn)就行。注重搞些“短、平、快”的編研材料,如簡介、文摘、技術(shù)參數(shù)匯編等。5.可選用的技術(shù)方法造船企業(yè)一般都是大型綜合性企業(yè),在歷年的生產(chǎn)技術(shù)工作中,產(chǎn)生了大量的產(chǎn)品底圖和各類檔案。隨著近年來改革開放,生產(chǎn)建設(shè)各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展,使底圖檔案與日俱增,企業(yè)底圖檔案一般都維持在50萬～100萬張以上,庫房的承受能力已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足保管的需要;另一方面,普通紙質(zhì)檔案在一般的保管條件下無損壽命為50年,許多檔案已超過了期限,檔案的壽命受到了危害,檔案的安全保管同保護(hù)技術(shù)不能與之相適應(yīng)的矛盾日漸突出,這也是要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)解決的新問題。根據(jù)船舶企業(yè)檔案底圖量大、種類繁多的特點(diǎn),可采用光盤技術(shù)輔助檔案管理。光盤管理的優(yōu)點(diǎn)有:(1)貯存量大、體積小,可大大壓縮檔案的貯存空間,從根本上減輕庫藏管理的巨大壓力,使檔案管理人員從繁瑣的庫藏管理中解脫出來。(2)檢索、提供利用速度快,采用計(jì)算機(jī)技術(shù),從光盤中查找調(diào)閱一份圖紙比手工操作大大縮短了時(shí)間,同時(shí)提高了查閱圖紙的準(zhǔn)確性。(3)便于網(wǎng)絡(luò)傳遞,光盤技術(shù)系統(tǒng)可以直接與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上光盤數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的手段是多種多樣的,如縮微技術(shù)等,究竟采取哪種手段更符合實(shí)際,企業(yè)應(yīng)在診斷本企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)檔案規(guī)模、目標(biāo)及發(fā)展前景找準(zhǔn)運(yùn)用現(xiàn)代化管理在檔案管理中的最佳定位,切忌盲目攀