電子文件的管理與應(yīng)用

電子文件的管理與應(yīng)用

信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用為文件操作帶來了新的機遇，也為文件操作帶來了新的話題。即文件文檔管理和保護。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它不再是直觀的紙質(zhì)文件,需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用、迅速地傳遞處理;它的利用也不再受時間和距離的影響;它對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性,這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說,不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟,因此,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時,應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。一、建立電子文件歸檔管理機制紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,它的壽命可以達到上百年甚至于上千年,而電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤,它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等,其穩(wěn)定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗,利用磁盤,脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤,會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔,這不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數(shù)量,簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔,并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條:(一)借助計算機信息管理網(wǎng),開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選,上網(wǎng)前,又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點。(二)選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責歸檔為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要,人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平,計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”。例如對內(nèi)部文件以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。首先按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤;其次將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計算機對盤內(nèi)文件查找;對外來文件,通過文書室處理,掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。無論利用何種途徑歸檔,必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后,傳輸給檔案部門,不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載,以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤,最好不用磁盤存貯。二、組織業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓,加強對電子文件歸檔管理的管理由于大多數(shù)計算機管理人員對檔案工作較為陌生,不象立卷歸檔人員已經(jīng)與檔案部門多年合作,建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系,容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法,這與電子文件處理手法相差甚遠,需要新的知識和技術(shù)手段,現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要,要通過組織業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓,盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能,擔負起電子文件歸檔工作的重任。與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù),了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系,是承擔歸檔工作的主要責任者,在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又了解全局情況,可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位,又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門,在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透,揚長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。三、建立“兩地制”,確保電子檔案存儲介質(zhì)。根據(jù)對于紙質(zhì)檔案,當事人主要應(yīng)選擇“紙由于印章和簽署是文件生效的主要標志,在現(xiàn)在技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。目前,電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內(nèi)容形成“兩套制”,即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址,同時,在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前,它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間,但從長遠看,在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后,可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案,采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主,紙介質(zhì)歸檔為輔的做法,而對那些憑證價值較高的檔案,則采取以紙介質(zhì)歸檔為主,磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣,不但能夠提高檔案管理工作效率,優(yōu)化館藏,也能減少檔案的體積,緩解庫房緊張的狀況。經(jīng)如此辦理,一般查詢可利用電子檔案,快捷方便,需查用全文時可借助電子檔案所提供的報刊索引到圖書館查閱,萬一電子檔案被損壞,相應(yīng)的紙制裁檔案還好。四、轉(zhuǎn)變盤盤儀,存貯盤由于歸檔電子文件以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。所以,軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點,必須制定保護措施。(一)數(shù)據(jù)安全保護1、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存;2、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數(shù)據(jù);3、保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%～50%,溫度控制在14～24℃;4、加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài);5、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存;6、在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。(二)cd保護1、排放和使用標準光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷;2、良好的溫度和濕度環(huán)境高溫會使光盤氧化、變形或