學(xué)生會學(xué)術(shù)部工作手冊

化學(xué)與化工學(xué)院第三屆第二任團(tuán)委學(xué)生會學(xué)術(shù)科技部工作手冊（第一版）二一二年二月二十九日目錄一、部門定位及職能 3二、部門文化 31、工作目標(biāo) 3三、部門內(nèi)部建設(shè) 31、組織形式： 32、負(fù)責(zé)人制度 43、內(nèi)部培訓(xùn) 64、考核制度 65、財(cái)務(wù)制度 66、信息反饋制度 7四、工作模式 7（1）講座類活動開展的基本工作流程 7（2）比賽類活動開展的基本工作流程 10（3）各項(xiàng)申請程序 11五、部門影響力塑造與增強(qiáng) 11（1）華工化院學(xué)術(shù)部的新浪微博 12（2）華工化院學(xué)術(shù)部公共郵箱 12（3）廣征資源 12（4）通訊網(wǎng) 13一、部門定位及職能 學(xué)術(shù)科技部是我院團(tuán)委學(xué)生會組織和管理學(xué)生學(xué)術(shù)、科技、實(shí)踐活動的職能部門。學(xué)術(shù)科技部的重要職責(zé)有：在團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)傳達(dá)教務(wù)處有關(guān)教學(xué)方面的政策；努力營造學(xué)習(xí)氛圍，開展學(xué)風(fēng)建設(shè)工作，并理解各班學(xué)風(fēng)建設(shè)狀況，對出勤進(jìn)行不定時抽查并及時反饋；發(fā)揮同窗們的專業(yè)特長,進(jìn)行學(xué)習(xí)交流,主動開展課外學(xué)術(shù)活動,增進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。同時大力開展各項(xiàng)有益于學(xué)習(xí)的活動,舉辦多個知識講座、學(xué)術(shù)報告，組織辯論賽,推出學(xué)術(shù)沙龍系列活動，提高同窗的學(xué)習(xí)能力和專業(yè)水平；協(xié)助教學(xué)部門開展學(xué)科競賽的報名工作，參加學(xué)院活動的現(xiàn)場工作；進(jìn)行有關(guān)教學(xué)評價活動，做好任課教師與學(xué)生之間的橋梁工作，及時反饋教學(xué)中存在的問題；負(fù)責(zé)和其它院系的學(xué)術(shù)交流，參加學(xué)術(shù)活動的交流，為化院學(xué)生提供各方面的資源，引導(dǎo)同窗們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)；完畢團(tuán)委交辦的其它事務(wù)。二、部門文化1、工作目的學(xué)術(shù)科技部將繼承和發(fā)揚(yáng)以往作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)于克己的優(yōu)良傳統(tǒng)，堅(jiān)持以學(xué)生為本的宗旨，全心全意為同窗們服務(wù)。面對以往產(chǎn)生的局限性，我們將在將來的工作中不停改善，完善自我。展望將來，學(xué)術(shù)科技部將一如既往地踏實(shí)、認(rèn)真工作，將多個講座的舉辦逐步專業(yè)化，精化部門職能和管理；并且抓住新的機(jī)遇，開展更多以“學(xué)術(shù)”和“創(chuàng)新”為目的的新活動，為化院學(xué)生提供更多的學(xué)術(shù)資源；同時努力打造化院的品牌活動，加強(qiáng)與兄弟學(xué)院的學(xué)術(shù)交流，樹立化院良好的形象，擴(kuò)大活動影響力。三、部門內(nèi)部建設(shè)1、組織形式：部門組員的職責(zé)與工作規(guī)定a）部長協(xié)調(diào)各職能部門的工作，主動組織策劃多個科技學(xué)術(shù)活動，完畢學(xué)校的教學(xué)評定工作，配合教研組搞好學(xué)科競賽的各項(xiàng)事宜，完畢團(tuán)委交辦的其它任務(wù)；定時組織本部門的例會，合理安排工作；每次部長會議或常委會議后，及時將會議精神傳達(dá)下級；主動與副部長協(xié)調(diào)溝通，根據(jù)干事的長短處合理分派工作，關(guān)注他們的成長，予以他們更多的鍛煉；在日常的工作中，要以身作則，起到帶頭作用，在干事中樹立威信；平時要加強(qiáng)與常委、副部長溝通交流，參加到組員研討工作中，確保各方面的進(jìn)一步理解和活動的順利舉辦；在非工作繁忙時期，部門內(nèi)舉辦某些活動，加強(qiáng)大家的溝通交流；除部門內(nèi)的溝通以外，平時也要和其它部門溝通好。在組織活動時，安排干事一起工作，增進(jìn)溝通交流，共同進(jìn)步；部長應(yīng)發(fā)現(xiàn)工作或部門內(nèi)部的某些問題，應(yīng)盡量解決，并及時向部門常委反映狀況。平時也要做好向常委反饋的工作；b)副部長主動主動協(xié)助部長的工作，完畢部長交辦的各項(xiàng)工作；對于工作中的重要事情和重要事情及時向部長和常委反映，并經(jīng)常互相溝通狀況，提出有利的建議；關(guān)注本部門組員的成長，理解他們的學(xué)習(xí)、生活方面碰到的困難，提供協(xié)助，團(tuán)結(jié)整個部門；修改并完善本部門的各項(xiàng)規(guī)章制度。C）干事自覺恪守部門章程及多個規(guī)章制度，執(zhí)行部門決策，支持部門工作，認(rèn)真高效完畢分派的任務(wù)；對部門工作有批評或建議，能夠及時向部長提出。對部門規(guī)章制度的修改、刪減和增添含有表決權(quán)；準(zhǔn)時參加部門活動和例會，不得無端遲到、早退或缺席，并認(rèn)真做好會議統(tǒng)計(jì)；平時自覺加強(qiáng)部門內(nèi)部、部門與部門之間的溝通交流，增進(jìn)彼此的友情。2、負(fù)責(zé)人制度為了培養(yǎng)干事的統(tǒng)籌能力，為新干事提供一種良好的學(xué)習(xí)、鍛煉平臺，增進(jìn)新干事成長；同時也為了活動能夠更加好的運(yùn)作，制訂本制度。負(fù)責(zé)人的產(chǎn)生：負(fù)責(zé)人的產(chǎn)生流程以下：部長、副部長、委員告知將要舉辦的活動↓故意擔(dān)任負(fù)責(zé)人的干事報名↓部長、副部長、委員討論決定負(fù)責(zé)人（無人報名時，部長、副部長、委員擔(dān)任）↓負(fù)責(zé)人產(chǎn)生，并開始推行職責(zé)負(fù)責(zé)人的職責(zé)：負(fù)責(zé)人直接對活動負(fù)責(zé)，合理安排、協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，解決活動過程中的突發(fā)事件，及時上報工作進(jìn)度，并在活動后及時總結(jié)。具體職責(zé)以下：活動籌辦階段：策劃的擬寫：在活動開始前約2周，將活動策劃上傳至群郵，并根據(jù)大家的意見做進(jìn)一步修改。在活動開始前約天，將最后版的策劃提交。最后版策劃應(yīng)按照原則格式書寫，并附注好注意事項(xiàng)，方便進(jìn)一步操作。人員安排：根據(jù)個人意愿協(xié)調(diào)工作，確?；顒诱麄€流程中的各項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)，對于某些比較重要的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注；如果工作未能及時完畢，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時提示。活動物資準(zhǔn)備：活動物資，根據(jù)現(xiàn)場需要準(zhǔn)備，對于比較重要的物資最佳能夠留有備用，如果難以準(zhǔn)備備用物資，則應(yīng)做好具體的應(yīng)急預(yù)案。有關(guān)部門的溝通：我們的活動，經(jīng)常需要其它部門協(xié)助完畢，負(fù)責(zé)人應(yīng)安排專人與其它部門聯(lián)系；對于某些比較重要的任務(wù)（海報、主持人）需要安排專人跟進(jìn)，確保準(zhǔn)備充足；對于其它的申請，申請之后需要確認(rèn)，并留有有關(guān)部門負(fù)責(zé)人的電話，方便聯(lián)系。有關(guān)文獻(xiàn)的解決：負(fù)責(zé)人應(yīng)安排有關(guān)人員寫好文獻(xiàn)，確保格式等符合規(guī)定，并檢查其中與否有疏漏之處；在撰寫完畢后，應(yīng)提交之部長、副部長、委員處審核，通過之后方能使用（特別是對外文獻(xiàn)）跟進(jìn)上報：負(fù)責(zé)人每天應(yīng)對當(dāng)天工作進(jìn)行總結(jié)，并安排好第二天的任務(wù)后，對主管部長、副部長、委員進(jìn)行回報，并及時反映碰到的問題或困難。活動實(shí)施階段：場地布置：根據(jù)策劃安排，進(jìn)行場地布置，使場地美觀、有序，并注旨在特定地點(diǎn)使用指定標(biāo)志，對于線路等進(jìn)行合理固定?？刂坪脮r間，合理安排人員。設(shè)備調(diào)試：組織專門人員對設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，及時排除故障，確保活動過程中，不出現(xiàn)意外。意外狀況的應(yīng)對：活動過程中，負(fù)責(zé)人應(yīng)掌控全局，最佳不擔(dān)任具體工作。對于突發(fā)狀況，應(yīng)當(dāng)及時解決。活動收尾階段：物資收集整頓：活動結(jié)束后，立刻對需要回收的物資進(jìn)行回收，清點(diǎn)無誤后方可離開。活動總結(jié)：活動結(jié)束后，3天內(nèi)應(yīng)將活動總結(jié)按規(guī)定上交，總結(jié)應(yīng)涉及活動的成功之處、局限性之處以及自己的感想。人員考核：活動結(jié)束一周之內(nèi)，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)完畢活動的考核，并進(jìn)行公示，表格見附錄。資料整頓：活動結(jié)束一周之內(nèi)，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)把本次活動全部有關(guān)資料整頓、打包發(fā)到部優(yōu)點(diǎn)（最佳能夠含有某些圖像資料）。報銷：負(fù)責(zé)人按照報賬流程，收集發(fā)票，填寫表格，進(jìn)行報銷。負(fù)責(zé)人的權(quán)利：活動過程中，負(fù)責(zé)人對活動直接負(fù)責(zé)，能夠調(diào)動部門全部人員、物資，有關(guān)人員應(yīng)主動配合。3、內(nèi)部培訓(xùn)部門將有針對性的進(jìn)行有關(guān)培訓(xùn)，涉及工作意識、工作辦法、工作技巧、策劃、禮儀、視頻及海報制作、主持人等各方面的內(nèi)容4、考核制度日常評定在部門例會、常規(guī)活動及其它工作中對每一位組員的體現(xiàn)狀況進(jìn)行登記，作為日常評定。內(nèi)容涉及會議及活動的出勤率，工作態(tài)度，工作體現(xiàn)等。請假對于學(xué)生會全體會議、部門例會的請假規(guī)定提交書面請假條（特殊狀況可會后補(bǔ)交）；對于各項(xiàng)部門活動的請假應(yīng)及時與負(fù)責(zé)人聯(lián)系，并盡量找其它同事替代。5、財(cái)務(wù)制度部門支出普通采用個人墊付時候保障的方式，但為了減輕干事的墊資壓力，我們部門在原有財(cái)務(wù)制度的基礎(chǔ)上，大膽做出了改善，以集資成立基金庫的方式，將墊資壓力在一定程度上分?jǐn)偟矫總€部門組員身上，把部門工作對干事正常生活的影響降到最小。新的財(cái)務(wù)制度的施行流程：干事集資，成立基金庫↓干事在活動中墊資↓向基金庫管理員即時報賬并上交發(fā)票↓活動結(jié)束后由基金庫管理員向?qū)W院報賬并將保障所得款充入基金庫中↓并將保障所得款充入基金庫中↓任期結(jié)束后，基金庫解散，資金返還給干事。這樣做的好處是，基金庫基本上完全承當(dāng)了墊資壓力，干事不再需要苦等一種月來拿回自己的錢，而是即時從基金庫里拿回，省去了墊資給生活帶來的麻煩。由于基金庫能夠等報賬回來后再把錢充回去，確保資金穩(wěn)定，整個過程實(shí)質(zhì)上是部門內(nèi)全部組員先集資，用基金庫來共同墊資，共同分擔(dān)壓力。6、信息反饋制度為了確保各項(xiàng)工作的順利完畢，工作人員在沒完畢一種階段的工作后，都應(yīng)將完畢狀況及時有效地反饋給活動負(fù)責(zé)人，再由活動負(fù)責(zé)人及時反饋給主管部長，特別是未能及時完畢的工作必須盡快向負(fù)責(zé)人反饋。除此之外，激勵部門組員以任何方式向部長提出工作的不滿以及對工作的改善意見。四、工作模式（1）講座類活動開展的基本工作流程前期準(zhǔn)備時間（活動開始前/天）事項(xiàng)備注擬定活動負(fù)責(zé)人（部長和干事）各部長明確自己的工作干事撰寫活動策劃，并交予負(fù)責(zé)的部長進(jìn)行修改遞交活動申請表負(fù)責(zé)人跟進(jìn)確認(rèn)所申請的場地最后活動策劃擬定，并群郵由干事負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)安排干事的工作，并反饋給部長負(fù)責(zé)人確認(rèn)活動當(dāng)天能夠到場的人員，合理安排工作，確保全部人都能參加到活動中來向團(tuán)委申請宣傳批條確認(rèn)海報和橫幅的批號聯(lián)系主講嘉賓由總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)聯(lián)系，闡明講座的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)，并請主講嘉賓做好對應(yīng)的準(zhǔn)備（與主講嘉賓協(xié)商好時間）聯(lián)系主持人需要專人負(fù)責(zé)與主持人聯(lián)系，確保主持人清晰明白活動的流程和注意事項(xiàng)申請海報認(rèn)真填寫海報申請表，交予總負(fù)責(zé)人審查后向網(wǎng)宣部申請擬寫主持稿專人負(fù)責(zé)與主持人聯(lián)系，修改主持稿現(xiàn)場ppt的制作、修改注意使用模板，完畢后交予總負(fù)責(zé)人審核修改制作QQ宣傳語和黑板宣傳語海報、橫幅設(shè)計(jì)完畢并交付打印開始全方面宣傳活動張貼海報，懸掛橫幅寫好黑板宣傳語開始QQ宣傳開始網(wǎng)絡(luò)宣傳（微博、人人、QQ群）購置主講嘉賓禮物注意保存發(fā)票申請禮儀認(rèn)真填寫禮儀申請表后交予總負(fù)責(zé)人審查后向禮儀隊(duì)申請，注意溝通細(xì)節(jié)問題，互留聯(lián)系方式申請現(xiàn)場報導(dǎo)認(rèn)真填寫現(xiàn)場報導(dǎo)申請表后交予總負(fù)責(zé)人后向信息中心申請，注意溝通細(xì)節(jié)問題，互留聯(lián)系方式PPT修改完畢向院辦公室申請物資重要是麥克風(fēng)，臺簽，綢布，排插等審核主持稿確認(rèn)主持人熟悉活動流程和主持稿邀請嘉賓做好邀請函并送出，確認(rèn)等到回復(fù)講座票的打印、蓋章講座票數(shù)目大概300張，視實(shí)際狀況增減打印好臺簽再次確認(rèn)主講嘉賓、嘉賓、主持人、禮儀、現(xiàn)場報道確認(rèn)時間、地點(diǎn)告知到位確認(rèn)全部物資準(zhǔn)備妥當(dāng)從頭梳理一遍因此的準(zhǔn)備，確保因此的準(zhǔn)備到位講座開場前安排時間（據(jù)活動開始/分）事項(xiàng)備注拿好全部物資到活動現(xiàn)場場地布置懸掛橫幅，粘貼海報、院旗學(xué)好黑板宣傳語布置簽到桌，擺放飲用水，臺簽打開多媒體，鏈接電腦無線麥，測試音響設(shè)備和麥克風(fēng)測試現(xiàn)場ppt播放背景音樂觀眾陸續(xù)進(jìn)場主持人到場禮儀到場新聞報道到場嘉賓到場主講嘉賓到場觀眾基本入座完畢嘉賓，主講人入座再次確認(rèn)電腦設(shè)備和麥克風(fēng)等正常使用調(diào)試用電設(shè)備的工作人員坐在離電腦較近的位置（備注：具體時間安排以實(shí)際狀況為準(zhǔn)，需要確保能夠使活動事項(xiàng)得到充足準(zhǔn)備。）講座進(jìn)行中注意事項(xiàng)：1、活動設(shè)備故障：（1）出現(xiàn)音響問題，立刻調(diào)用備用音響，工作人員注意控制好觀眾的情緒，并解決出現(xiàn)問題；主持人解釋因素。（2）出現(xiàn)燈光問題，工作人員找技術(shù)人員檢查；主持人解析因素，注意控制好觀眾；后臺控制注意物資的保管。（3）另外準(zhǔn)備兩臺手提電腦（已裝好活動所需要的多媒體軟件），以備不時之需。（4）準(zhǔn)備好麥克風(fēng)的電池，以防麥克風(fēng)沒電。（5）出現(xiàn)大問題活動不得不暫停時，工作人員負(fù)責(zé)將物資保管并收好，并引導(dǎo)觀眾離場；流通組維持現(xiàn)場秩序；主持人安撫觀眾及嘉賓的情緒。2、現(xiàn)場秩序混亂：工作人員事先將進(jìn)行訓(xùn)練，應(yīng)實(shí)施責(zé)任制，明確分工，便于管理。如有突發(fā)事件發(fā)生，工作人員可靈活解決，避免現(xiàn)場失控。3、若某些工作人員遲到，趕快電話聯(lián)系，使其盡快到場。若其因突發(fā)事件無法達(dá)成，可先安排其它工作人員替代其工作。4、如果會場人數(shù)太少，安排觀眾盡量往前排坐5、如果現(xiàn)場氛圍不夠活躍，則安排工作人員作為觀眾，活躍氛圍；但要控制好“度”，不能過分夸張和過分；負(fù)責(zé)的人員根據(jù)需要適時調(diào)動氛圍。6、若所邀請的嘉賓缺席，主持人應(yīng)在介紹嘉賓時隨機(jī)應(yīng)變。7、在與觀眾互動的環(huán)節(jié)中，如果觀眾未能主動響應(yīng)，則由安排在觀眾席中的工作人員率先響應(yīng)，調(diào)節(jié)氛圍。8、其它狀況，由工作人員配合靈活解決。后期工作1、海報解決，與活動結(jié)束后24小時內(nèi)將過期海報撤除2、物資償還，活動結(jié)束后第二天將物資償還至辦公室3、報賬，盡早整頓好報賬清單與等值發(fā)票4、活動總結(jié)，負(fù)責(zé)人將資料整頓好打包交部長審核，并在活動結(jié)束后兩天內(nèi)提交工作總結(jié)5、活動舉辦的有關(guān)信息及時公布（2）比賽類活動開展的基本工作流程活動準(zhǔn)備根據(jù)活動策劃合理安排人員分組開展工作活動宣傳1．張貼海報：南校區(qū)南北宣傳欄、南校區(qū)各宿舍樓樓下的宣傳欄、南校區(qū)各教學(xué)樓樓下的宣傳欄（3個地點(diǎn)）。2.網(wǎng)絡(luò)：在學(xué)校的各個重要的群上公布消息，在學(xué)院主頁、人人、QQ等媒介上公布。3．?dāng)[攤：活動前一周在飯?zhí)瞄T前派發(fā)傳單擺攤。4.短信：告知化院各班班長，請其協(xié)助告知到班上同窗。5.黑板宣傳：南校區(qū)教學(xué)樓、宿舍樓黑板公布對應(yīng)消息。6.掃樓：如有需要，可進(jìn)入宿舍樓進(jìn)行宣傳。（3）各項(xiàng)申請程序活動開始前1天再次提示有關(guān)部門安排活動開始前1天再次提示有關(guān)部門安排按規(guī)定填寫申請表干事確認(rèn)主持人海報進(jìn)一步跟進(jìn)、交流主持人海報進(jìn)一步跟進(jìn)、交流發(fā)送發(fā)送反饋反饋活動后期工作（同上）五、部門影響力塑造與增強(qiáng)為了塑造部門的影響力，拉近華工化院學(xué)術(shù)部與廣大同窗的距離，并且在此過程中，不停完善本身的工作制度和工作模式，讓部門的工作給更多的同窗帶去協(xié)助，樹立先鋒團(tuán)體的形象，我們部門將試行下列方法，盡最大努力將其做到最佳。（1）華工化院學(xué)術(shù)部的新浪微博微博作為現(xiàn)在應(yīng)用非常廣泛的網(wǎng)絡(luò)平臺，提供了當(dāng)代學(xué)生普遍接受的交流方式。因此，我們用能夠吸引廣大學(xué)生參加交流的方式來開展工作，將會獲得良好的效果。為此，我們部門申請開通了新浪微博，名稱為“華工化院學(xué)術(shù)部”（）。部門微博的重要功效是：與廣大學(xué)生獲得聯(lián)系，聆聽他們的心聲，以使部門的工作方向時刻與廣大學(xué)生的切實(shí)需求相吻合。發(fā)起某些投票活動，調(diào)查同窗們對某些熱點(diǎn)話題的觀法，方便更加好地理解同窗們的思想動向。發(fā)起某些討論，引領(lǐng)時事討論思潮，激發(fā)廣大學(xué)生關(guān)注時局時勢的熱情，培養(yǎng)增強(qiáng)當(dāng)代大學(xué)生的本身素質(zhì)。發(fā)表活動預(yù)告，為活動做宣傳，以使同窗們能快速掌握第一手的活動資訊。共享某些資源，如視頻，文檔等，為學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和工作提供盡量有用的協(xié)助，主動成為為學(xué)生所依賴的資源渠道。我們會設(shè)立專人管理微博，及時更新信息，回復(fù)同窗們的問題，為同窗們提出的困難謀求解決辦法。我相信，通過我們的努力，華工化院學(xué)術(shù)部的微博一定能夠成為同窗們信賴的好朋友、好伙伴。（2）華工化院學(xué)術(shù)部公共郵箱公共郵箱，即一種賬號及密碼均對外公開的、供廣大學(xué)生登陸共享資源的郵箱，是一種非常好的資源下載平臺