單位人事檔案管理辦法

單位人事檔案管理辦法發(fā)個人事檔案管理辦法給你參照一下第一章總則第一條為了規(guī)范公司勞作人事檔案管理工作，特制定本辦法。第二章管理體制第二條對具有人事調(diào)配權(quán)的公司，人事檔案在公司人事部儲存。第三條對無人事調(diào)配權(quán)的公司，可委托上級主管部門或母公司人事部門儲存。第四條對無上級企業(yè)，可在當?shù)厝瞬沤涣髦行脑O(shè)一專戶，儲存公司人事檔案。第五條對小型企業(yè)，員工個人將人事檔案存人才交流中心。第六條公司應(yīng)有專人專職或兼職管理人事檔案工作。第三章管理內(nèi)容第七條對員工人事檔案的建檔工作。第八條員工調(diào)入時，人事檔案的轉(zhuǎn)調(diào)工作。第九條員工考核結(jié)果及獎勵、懲處決定存入人事檔案。第十條統(tǒng)計分析人事檔案資料，合理調(diào)配人才，做到人盡其才。第十一條員工調(diào)出時，作出工作總結(jié)與工作證實、人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作。第十二條人事檔案為密件，須合理存放，不泄露秘密，無關(guān)人員不得查閱。第十三條因各種特別原因，如調(diào)入人原單位無正當理由不予調(diào)動、檔案丟失、毀損等，公司按有關(guān)規(guī)定為其重新建立人事檔案。第四章附則第十四條本辦法未盡事宜，參照公司檔案管理辦法執(zhí)行。第十五條本辦法由人事部解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。文書檔案管理辦法一、管理使命〔一〕認真落實執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項規(guī)章制度?！捕硨C關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監(jiān)督和指導(dǎo)?！踩臣薪y(tǒng)一管理機關(guān)各種門類和載體的檔案?！菜摹痴归_檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關(guān)工作服務(wù)?！参濉吃诩兄饕α孔ズ脵C關(guān)檔案工作的基礎(chǔ)上，對直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進行必要的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！擦嘲匆?guī)定向省檔案館移交應(yīng)進館的檔案?！财摺骋罁?jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機關(guān)檔案存、毀制度?！舶恕侈k理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。〔九〕負責廳機關(guān)大事記的搜索、整理和編印。二、立卷歸檔〔一〕歸檔范圍凡是反映本機關(guān)工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應(yīng)立卷歸檔?！捕硽w檔要求1.各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有儲存利用價值的文件材料收集齊全、完整，依據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，科學整理立卷。2.廳機關(guān)的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)下進行。各處室必必需把應(yīng)歸檔的文件材料按立卷要求整理預(yù)歸成卷，經(jīng)檔案室檢查合格后方可歸檔。3.聲像檔案應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者，照片檔案應(yīng)將照片和底片分別整理歸檔。4.會議審計檔案應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5.檔案室接收案卷時，各處室必必需將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄盤點無誤；驗收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找?！踩硽w檔時間1.文書檔案在次年五月底以前接收完畢。2.會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。3.基建檔案在基本建設(shè)工程完工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。三、檔案利用〔一〕本廳工作人員因工作必需要，經(jīng)本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作必需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領(lǐng)導(dǎo)同意后經(jīng)廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。〔二〕查閱摘抄檔案，必需填寫檔案利用登記表。未通過檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特別狀況必需要借出者必需要辦理借閱手續(xù)，并及時歸還?！踩巢粶试谖募牧仙贤扛摹⒓舨?、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件?！菜摹潮匦枰命h組、廳務(wù)會議記錄，必必需經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱?！参濉潮緩d財務(wù)人員因工作必需要，查閱本人經(jīng)辦的會計檔案，必需征得主管財務(wù)的副主任同意；財務(wù)人員或其它同志因工作必需要查閱他人經(jīng)辦的會計檔案時，必需征得本處科領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)財務(wù)到處長批準后方可查閱。四、檔案保管〔一〕檔案庫房門窗要牢固，并安裝防護設(shè)施，下班前關(guān)好鎖牢?！捕硻n案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未通過批準不得進入?！踩硻n案庫房要有防火設(shè)備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態(tài)。〔四〕檔案庫房要有溫度計、干濕計，依據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在14-24度，相對溫度45-60%的范圍內(nèi)。〔五〕檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設(shè)備，并及時檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時改換?！擦硻n案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特別狀況要及時檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采納有效措施，保護檔案的安全。五、檔案統(tǒng)計〔一〕為了給本機關(guān)各項工作提供最有效的檔案服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)處室做好工作，提升工作效率，檔案人員必需認真做好機關(guān)檔案統(tǒng)計工作?！捕嘲礄n案統(tǒng)計制度的規(guī)定，必需對檔案的收進、移出、保管及利用狀況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本狀況統(tǒng)計?！踩辰⒔∪珯n案數(shù)量統(tǒng)計，借閱及其效果統(tǒng)計，鑒定狀況登記，檔案管理基本狀況統(tǒng)計?！菜摹辰y(tǒng)計工作應(yīng)隨時進行。將收集的文件材料及時整理登記入庫，隨時做好建立，年末對前一年歸卷數(shù)目進行一次全面匯總，并填報上級機關(guān)。〔五〕定期統(tǒng)計利用狀況，每年末統(tǒng)計當年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。六、檔案鑒定和銷毀〔一〕以文書檔案保管期限表及使用價值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定狀況交檔案室負責人審核，提出處理看法，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對必需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準手續(xù)即可銷毀?！捕潮９芷跐M的檔案〔長期和短期〕如還必需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀看法。〔三〕銷毀檔案時，到指定造紙廠銷毀，必必需有兩個監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。七、保管期限〔一〕辦公室文書保管期限1.上級機關(guān)下發(fā)的由辦公室承辦的文件材料永久2.黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機關(guān)視察、檢查我廳工作時形成的題詞、講話、聲像等重要的文件材料永久3.人事廳工作總結(jié)報告及計劃、規(guī)劃長期4.人事廳制發(fā)的〔包括與其他機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的〕辦公室承辦的。檔案管理應(yīng)遵循三項原則現(xiàn)行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部?國家人事部公布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》〔以下簡稱《規(guī)定》〕?依據(jù)該《規(guī)定》，企業(yè)在員工檔案管理工作中應(yīng)遵循以下原則：集中統(tǒng)一?歸口管理的原則?《規(guī)定》第三條規(guī)定：“流動人員人事檔案管理遵循‘集中統(tǒng)一?歸口管理’的原則，接受同級黨委組織部門?政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)?〞同時，《規(guī)定》明確：“流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)?其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案?〞之所以要保持這個原則，因為：第一，統(tǒng)一管理檔案有利于國家統(tǒng)一掌握各類人才的總量?專業(yè)結(jié)構(gòu)?分布狀況，從而制定科學的培養(yǎng)?吸引?使用?規(guī)劃人才的宏觀調(diào)控政策?第二，只有保持統(tǒng)一管理，才能維護人事檔案的真實性?嚴正性，在單位用人時能起到依據(jù)作用?安全?保密的原則?人事檔案工作既是一項服務(wù)性工作，又是一項機要性工作?人事檔案要為人才的求職擇業(yè)?享受有關(guān)待遇?參加社會活動等提供服務(wù)，要為用人單位選人用人提供服務(wù)，如果沒有服務(wù)性，人事檔案工作就毫無意義?但人事檔案工作不同于一般的服務(wù)工作，它是一項保密性工作，人事檔案工作機構(gòu)屬于機要部門，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強調(diào)安全?公共服務(wù)的原則?在組織人事部門成立人才交流機構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)?為了方便工作，經(jīng)批準，一些干部人事機構(gòu)健全的大型國有企事業(yè)單位可以管理屬于本單位管理的人員的檔案，一定層次領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案仍然要由黨委組織部門或政府人事部門管理?出于深入機構(gòu)改革和機關(guān)轉(zhuǎn)變職能的必需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機構(gòu)負責，但這并未改變?nèi)耸聶n案管理的公共服務(wù)性質(zhì)?處方2：強化非公企業(yè)人事檔案管理的意識企業(yè)人事檔案是企業(yè)歷史地?全面地視察?了解?管理?使用員工的一個重要依據(jù)?近幾年來，隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，非公有企業(yè)迅速發(fā)展?由于企業(yè)性質(zhì)?管理模式的不同，非公有企業(yè)人事檔案管理中的矛盾和問題也越來越特別，表現(xiàn)在：企業(yè)管理者檔案意識薄弱?由于企業(yè)與員工是“雇用〞關(guān)系，員工的人事檔案管理在企業(yè)管理中不受重視，往往是人員不到位?硬件設(shè)施不到位?管理制度不到位?企業(yè)管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無檔〞的現(xiàn)象?檔案管理面臨責任落實難?材料收集難?管理規(guī)范難的狀況?具體表現(xiàn)在非公有企業(yè)在勞作用工上，無暇顧及檔案工作，缺乏一套適應(yīng)非公有企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度?事實上，非公有企業(yè)已經(jīng)成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣得到企業(yè)的重視和強化，為此，建議非公有企業(yè)應(yīng)注重以下幾個方面：深入熟悉，企業(yè)的人力資源部門應(yīng)切實把企業(yè)人事檔案管理工作擺上重要位置?企業(yè)人事檔案管理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來越顯示出它的重要地位和作用?在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的競爭，最終還是人才的競爭?企業(yè)管理者，應(yīng)自覺提升對人事檔案的熟悉，強化依法管檔意識，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理?依據(jù)企業(yè)實際狀況，建立健全制度，強化人事檔案管理的規(guī)范性?針對非公有企業(yè)人事檔案管理的特點，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實性?準確性?使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去，而且更應(yīng)客觀?及時地反映現(xiàn)實狀況，配合企業(yè)的“識人〞?“用人〞?一個企業(yè)在日趨激烈的市場競爭中，能否構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有效地開發(fā)利用信息資源，從一定程度上講，決定著其競爭的成敗?人才乃企業(yè)競爭之本?因此，要重視運用現(xiàn)代設(shè)備手段，對人事檔案進行篩選?整理?加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業(yè)決策者提供必要的?充分的?準確的個人信息資料，確保企業(yè)更合理地開發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能?處方3：應(yīng)加快人事檔案制度改革隨著社會的發(fā)展?人才流動頻率的加快，許多人把檔案轉(zhuǎn)到人才中心后“一去不復(fù)返〞，有的人干脆懷揣檔案去了天際海角?檔案失去了作用，“棄檔族〞日增，“廢檔〞?“死檔〞數(shù)量不斷增加?出現(xiàn)上述問題，除了一方面與個人的主觀原因有關(guān)系外，與現(xiàn)行人事檔案管理制度的混亂及不適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展有很大關(guān)系?現(xiàn)行的人事檔案管理存在著“多頭管理〞?管理水平差?人事檔案管理手段落后?檔案服務(wù)開發(fā)意識差?人事檔案調(diào)動流轉(zhuǎn)手續(xù)繁雜等問題?鑒于現(xiàn)實狀況，人事檔案的改革勢在必行?應(yīng)通過立法提升人事檔案的利用價值，結(jié)合人事檔案建立個人信用檔案，利用現(xiàn)代化管理手段，進行開發(fā)式管理，進而聯(lián)網(wǎng)建立全國統(tǒng)一的公共信用體系?只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提升檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔。4.求一份人事檔案管理辦法,規(guī)范檔案管理〔含電子檔案管理〕文件檔案管理規(guī)定第一章總則為強化本公司文件檔案管理工作，特制定本規(guī)定。歸檔的文件材料必必需按年度立卷，本部門內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有儲存價值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。公文承辦部門或承辦人員應(yīng)確保經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整〔公文上的各種附件一律不準抽存〕。結(jié)案后及時交專〔兼〕職檔案員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第二章文件材料的收集管理保持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專〔兼〕職檔案員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知總經(jīng)理辦公室檔案員。凡本公司繕印發(fā)出的公文〔含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件〕一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。一項工作由幾個部門參加辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。1.公司工作人員外出學習、視察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動、相關(guān)人員購置技術(shù)資料、工具書、購置設(shè)備儀器核報差旅費時，必必需將相關(guān)的文件、資料向總經(jīng)理辦公室檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案員辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認可后財務(wù)部門才給予報會議費用。對保管的技術(shù)檔案，每年年終要進行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案人員組成的鑒定小組進行。對丟失參照價值、無儲存意義的資料應(yīng)及時清理，經(jīng)鑒定小組批準后指定專人監(jiān)銷。按密級劃分的有關(guān)規(guī)定，總經(jīng)辦檔案員應(yīng)及時準確的對技術(shù)資料進行密級劃分，嚴格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。各部門專〔兼〕職檔案員的使命：1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2.認真執(zhí)行平常歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總經(jīng)辦檔案員辦好交接簽收手續(xù)。3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。第三章歸檔范圍重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。信訪工作材料。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。本公司職工勞作、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有儲存價值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財務(wù)資料、市場營銷資料等。第四章平常歸卷各部門都要建立健全平常歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由?！布妗陈殭n案員集中統(tǒng)一保管。各部門應(yīng)依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平常文件材料歸卷使用的“案卷類目〞?！鞍妇眍惸卡暤臈l款必必需簡明確切，并編上條款號。公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門?！布妗陈殭n案員歸卷。?！布妗陈殭n案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目〞條款，放入平常儲存文件卷夾內(nèi)“對號入座〞，并在收發(fā)文登記薄上注明。第五章立卷〔案卷質(zhì)量要求〕為統(tǒng)一立卷規(guī)范，確保案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，總經(jīng)理辦公室檔案員負責組卷、編目。案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)一般文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同狀況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。永久、長期和。建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。(2)檢查核對制度。檢查與核對是確保人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在以下狀況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：關(guān)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充狀況。檔案整理狀況。檔案保管狀況。利用狀況。庫房設(shè)備狀況。人事檔案工作人員狀況。擴展資料：1、員工基本信息登記。這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫〔例如：入職員工基本信息表、入職登記表等〕，還有一些可能必需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞作合同的狀況。2、員工入職相關(guān)審批文件。3、員工各類證件。這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證實、擔保人相關(guān)資料、勞作合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用〔實習〕工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成狀況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估看法、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函〔開始入職沒有簽署〕、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。8、勞作合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。參照資料：百度百科-人事檔案干部人事檔案管理工作的規(guī)章制度很多，既有綜合性的，又有單項的；既有全國統(tǒng)一制定、普遍適用的，又有各單位依據(jù)實際狀況具體制定的。主要有：〔1〕《干部檔案工作條例》〔1990年修訂，以下簡稱《條例》〕，于1991年由中央組織部、國家檔案局聯(lián)名頒發(fā)?！稐l例》明確了干部人事檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點、體制，并對干部人事檔案管理工作的各項內(nèi)容作了統(tǒng)一的規(guī)定。它是一個法規(guī)性的文件，是干部人事檔案管理工作最根本的規(guī)章制度，是各級干部人事檔案管理部門制定具體管理制度的依據(jù)?！稐l例》有兩個附件，即：①“干部人事檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格〞，規(guī)定了干部人事檔案卷皮的規(guī)格、式樣、制作材料、顏色、項目設(shè)置。②“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單〞式樣，規(guī)定了轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的統(tǒng)一辦法。〔2〕《干部檔案整理工作細則》，是全國干部人事檔案整理工作統(tǒng)一遵循的制度。它對整理干部人事檔案的要求、標準、檔案材料內(nèi)容的鑒別、分類、整理過程、注意事項等作了具體的規(guī)定。〔3〕《干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》，對干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍，歸檔材料必必需具備的條件及收集檔案的方法作了具體的規(guī)定。除以上幾種統(tǒng)一的制度外，還有一些基本的工作制度，如：借閱利用制度。各級干部人事檔案管理部門為了做好利用工作，依據(jù)各自管理的干部人事檔案范圍和干部管理權(quán)限，都制定了本地區(qū)、本部門或本系統(tǒng)查閱干部人事檔案的制度。這項制度對借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱人、借閱方式以及是否可以抄錄、復(fù)制作了規(guī)定。登記制度。干部人事檔案管理部門為了防止檔案材料的遺失，便于查找、統(tǒng)計，建立了收檔、借閱、摘抄檔案材料、檔案底帳和銷毀材料等各項登記制度。這些制度的建立，不僅確保了正常的工作秩序，確保檔案的安全，而且還使干部人事檔案工作人員心中有數(shù)，隨時了解并掌握“家底〞狀況，有利于研究、安排工作。保密制度。這是一項必不可少確實保干部人事檔案安全的制度。各級干部人事檔案管理部門要依據(jù)所管干部人事檔案的密級做好檔案的保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。上述規(guī)章制度，是確保干部人事檔案管理工作正常進行，推行干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化的依據(jù)。員工檔案管理制度1.目的規(guī)范人事檔案管理，強化檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。3.定義無4.職責4.1公司綜合管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。5.程序5.1員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體儲存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以HR管理信息系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》，簽訂《保密協(xié)議》。5.2檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、求職報名表、面試考核表、員工個人檔案表、體檢報告、離職〔失業(yè)〕證實等。5.3檔案資料收錄：員工在職期間，人力資源部門應(yīng)及時將員工的動態(tài)三資變動材料收錄入個人的紙質(zhì)檔案和電子檔案，含以下內(nèi)容：5.3.1《培訓(xùn)記錄》5.3.2轉(zhuǎn)正或晉級手續(xù)5.3.3《勞作合同》5.3.4《月度考評記錄》5.3.5《年度考評記錄》5.3.6《獎懲記錄》5.3.7調(diào)動、借用手續(xù)5.3.8任命文件5.3.9離廠手續(xù)5.3.10其他個人表現(xiàn)記錄、個人業(yè)績記錄5.4為確保員工檔案信息的及時性和準確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，要求檔案管理人員必需及時將更新、變化的資料進行系統(tǒng)錄入，具體時限要求如下：5.4.1新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；5.4.2組織機構(gòu)變動、培訓(xùn)管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔；5.4.3社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進行紙質(zhì)檔案歸檔。5.5人事檔案調(diào)閱：5.5.1調(diào)閱職工的人事檔案必需填寫《檔案調(diào)閱申請表》并經(jīng)有效批準。5.5.2本部門職工的人事檔案調(diào)閱必需經(jīng)部門主管批準。5.5.3部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但必需人力資源部門主管審核，并報主管領(lǐng)導(dǎo)批準。5.5.4部門主管級別的人事檔案，副總經(jīng)理和總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。5.5.5調(diào)閱檔案原則上在人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如必需借出人事部門，必需人力資源部門主管批準。5.5.6所有調(diào)閱檔案，均必需登記備案。5.6人事檔案歸屬5.6.1繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；5.6.2離廠員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀；5.6.3大專以上學歷畢業(yè)生的人事檔案要求盡量轉(zhuǎn)入本單位，并送當?shù)厝瞬沤涣髦行拇９堋?.1