文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案和對(duì)策

文獻(xiàn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

傳統(tǒng)的管理和保存文獻(xiàn)的方式是人工生成和保管文獻(xiàn)（涉及：生成、傳閱、審批、進(jìn)入受控狀態(tài)等），文獻(xiàn)普通是保存在文獻(xiàn)柜中的。

由于文獻(xiàn)數(shù)量多，版本復(fù)雜，在實(shí)際使用中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，例如：文獻(xiàn)版本不一致、文獻(xiàn)查找困難、文獻(xiàn)管理解決歷史統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作量過(guò)大等。本方案旨在解決單位對(duì)大量工程和技術(shù)文獻(xiàn)的管理，達(dá)成并確保工作人員手中文獻(xiàn)版本的一致性、文獻(xiàn)更改的可追溯性，同時(shí)以實(shí)現(xiàn)電子公示、電子告知、電子郵件、公文收發(fā)等功效來(lái)提高單位日常辦公及管理的自動(dòng)化。文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的建設(shè)目的和意義目的：滿足公司對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行集中管理、查詢的需要通過(guò)文獻(xiàn)的集中管理，使公司實(shí)現(xiàn)資料共享，資料同時(shí)更新公司重要文檔的使用權(quán)限設(shè)立，首先節(jié)省了資本，另首先自動(dòng)化管理，確保了資料的保密性和安全性簡(jiǎn)化了員工查找和使用資料的工作環(huán)節(jié)，使員工把時(shí)間放在其它更有價(jià)值的工作上，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，為公司爭(zhēng)取更多利潤(rùn)把無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化辦公結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化和物理化文檔管理的有機(jī)組合把先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)運(yùn)用于文檔管理，增進(jìn)公司信息化管理的進(jìn)步文獻(xiàn)管理系統(tǒng)建設(shè)意義：1、分類、管理公司文獻(xiàn)文獻(xiàn)管理系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，對(duì)公司紛雜的文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行分門別類的管理，按照不同的介質(zhì)（圖片、影音、word、excel、ppt、pdf等）進(jìn)行寄存管理。文獻(xiàn)管理系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限管理，對(duì)不同的員工開放不同級(jí)別的文獻(xiàn)庫(kù)，最大程度確保公司的文獻(xiàn)安全。2、共享、學(xué)習(xí)公司文獻(xiàn)文獻(xiàn)管理系統(tǒng)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將文獻(xiàn)資本進(jìn)行共享，讓更多的人分享到公司文獻(xiàn)資本，拓寬部門和員工的知識(shí)范疇。3、應(yīng)用、增值文獻(xiàn)資本文獻(xiàn)管理平臺(tái)構(gòu)建面對(duì)公司業(yè)務(wù)流程的文獻(xiàn)管理系統(tǒng)，使得工作過(guò)程中顯形知識(shí)構(gòu)造化，隱形知識(shí)顯形化。通過(guò)文獻(xiàn)的不停重復(fù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)增值。有效的規(guī)避了人員升遷流動(dòng)所造成了核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域的損失，讓業(yè)務(wù)運(yùn)行不輟。4、提高公司競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)明公司新競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值，增加公司利潤(rùn)，減少公司成本，提高公司效率。建立公司新文化，激勵(lì)思想自由，哺育創(chuàng)新精神。通過(guò)減少反映時(shí)間來(lái)提高為客戶服務(wù)的水平，通過(guò)快速向市場(chǎng)提供產(chǎn)品和服務(wù)來(lái)增加收入。二、文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)定首先是支持的文獻(xiàn)內(nèi)容要全方面，從文獻(xiàn)管理的內(nèi)容角度，最少應(yīng)當(dāng)涉及：對(duì)信息的公布，例如直接公布多個(gè)內(nèi)容對(duì)文檔的管理，如各類DOC、XLS、PPT等文獻(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的管理，如各類報(bào)表等等有助于充足運(yùn)用文獻(xiàn)：對(duì)鏈接的解決：在內(nèi)容中能夠互相鏈接，它是有效運(yùn)用文獻(xiàn)的非常重要的環(huán)節(jié)強(qiáng)有力的索引能力，特別是全文檢索對(duì)于動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的強(qiáng)有力查詢能力，例如能夠根據(jù)多個(gè)條件進(jìn)行查詢靈活的可配備性：對(duì)于文獻(xiàn)目錄、分類等的靈活配備對(duì)于顧客、權(quán)限的靈活配備對(duì)于統(tǒng)計(jì)分析辦法、報(bào)表格式的靈活配備技術(shù)的先進(jìn)性：強(qiáng)有力的權(quán)限控制機(jī)制先進(jìn)的報(bào)表設(shè)計(jì)模型可靠地解決大附件的能力三、文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路文獻(xiàn)管理系統(tǒng)首先要建立起公司文獻(xiàn)庫(kù)。文獻(xiàn)庫(kù)能夠?qū)挝蝗抠Y料分門別類的寄存，便于后來(lái)方便的查閱，不同的類別設(shè)立不同的目錄，能夠使成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)辦法、多個(gè)表單、文獻(xiàn)資料等資源在這里共享，便于大家共同窗習(xí)、使用，快速提高。能夠由有關(guān)的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，由此人負(fù)責(zé)對(duì)這個(gè)目錄賦予有關(guān)人一定的權(quán)限，允許其與否能夠修改還是只讀，這樣就能確保單位的資料不被任何人進(jìn)行修改。文獻(xiàn)管理，既能夠按資料來(lái)源建不同的目錄，也能夠按部門來(lái)建不同的目錄，同一部門的人只能進(jìn)自己部門的目錄來(lái)查詢資料，這樣也能夠避免各部門之間材料的保密性。文獻(xiàn)管理最重要的特點(diǎn)就是能夠通過(guò)設(shè)立權(quán)限來(lái)保護(hù)機(jī)密資料的安全性。文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)手段統(tǒng)一管理文獻(xiàn)集中統(tǒng)一管理公司的全部智力資產(chǎn)，建立文獻(xiàn)之間的聯(lián)系，避免由于文獻(xiàn)分散而造成的文獻(xiàn)流失和管理混亂現(xiàn)象文獻(xiàn)查詢獲取提供方便的文獻(xiàn)查詢檢索工具，讓您輕松獲取您需要的文獻(xiàn)權(quán)限控制提供多層次的文獻(xiàn)訪問(wèn)權(quán)限控制，讓您在文獻(xiàn)的共享和文獻(xiàn)的控制之間，得到最佳的平衡文獻(xiàn)流程管理管理受控文檔的更改審批流程四、文獻(xiàn)管理平臺(tái)架構(gòu)采用B/S構(gòu)造，無(wú)需安裝客戶端，輕松實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)共享。系統(tǒng)重要由下列模塊構(gòu)成：人員信息管理、權(quán)限管理、文獻(xiàn)分類體系、文獻(xiàn)采集公布、文獻(xiàn)瀏覽下載、文獻(xiàn)搜索引擎、文獻(xiàn)版本管理、文獻(xiàn)更新管理、文檔存儲(chǔ)管理。五、文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的功效

文獻(xiàn)管理是對(duì)與工作有關(guān)文獻(xiàn)的收集、組織、以及管理，通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的建設(shè)，讓公司內(nèi)各方面的文獻(xiàn)得到充足共享，提高工作效率。文獻(xiàn)管理系統(tǒng)含有下列功效：文獻(xiàn)收集

離線收集：可通過(guò)人工、內(nèi)部網(wǎng)站、E-Mail等多個(gè)方式從有關(guān)部門獲取多個(gè)業(yè)務(wù)資料，對(duì)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行采編、整頓、分類、入庫(kù)；在線收集：可通過(guò)系統(tǒng)所提供的在線文獻(xiàn)收集模塊，由有關(guān)部門、人員在線提交。文獻(xiàn)采編可對(duì)指定管理范疇的文獻(xiàn)進(jìn)行管理，涉及采編、審核、修改、添加、刪除等功效；支持對(duì)文獻(xiàn)的分類管理，提高文獻(xiàn)搜索的效率；支持對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)容的格式設(shè)立，涉及：字體、字號(hào)、字色、樣式等；支持添加多個(gè)類型的附件，如：音頻、視頻、WORD等。提供使用期設(shè)立，當(dāng)文獻(xiàn)過(guò)期后自動(dòng)置為無(wú)效狀態(tài)；提供核心字及新消息標(biāo)記設(shè)立；提供各類文獻(xiàn)的呈現(xiàn)方式設(shè)立，涉及：HTML、語(yǔ)音等；能設(shè)定各文獻(xiàn)點(diǎn)的開放范疇。文獻(xiàn)公布最新更新：按照時(shí)間次序，羅列近來(lái)公布的文檔；文檔庫(kù)新聞：公布文檔庫(kù)的新聞；與公示欄集成，采編新文獻(xiàn)后，可直接公布公示信息，方便使用單位及時(shí)理解有關(guān)信息；文獻(xiàn)搜索全文檢索：按檢索內(nèi)容并選擇目錄進(jìn)行全文檢索，簡(jiǎn)樸快速找到您需要的信息，根據(jù)匹配程度對(duì)檢索成果進(jìn)行排序；高級(jí)檢索：提供按照采編人、時(shí)間、核心字等條件組合以及查詢范疇進(jìn)行高級(jí)檢索；可方便地從多個(gè)角度定義文檔地圖，通過(guò)文檔地圖，找到您需要的信息。文獻(xiàn)使用文檔的共享和訪問(wèn)權(quán)限控制：提供多級(jí)別訪問(wèn)權(quán)限控制；提供多個(gè)方式進(jìn)行文獻(xiàn)的呈現(xiàn)，如HTML方式及語(yǔ)音方式；新文獻(xiàn)提示：通過(guò)設(shè)立新文獻(xiàn)欄目，能夠詳盡理解到文獻(xiàn)內(nèi)容的最新動(dòng)態(tài)；熱點(diǎn)欄目：自動(dòng)或手動(dòng)聚集熱點(diǎn)資料的目錄或鏈接自動(dòng)聚集：由系統(tǒng)根據(jù)點(diǎn)擊率統(tǒng)計(jì)生成的熱點(diǎn)信息；手動(dòng)聚集：由管理員確認(rèn)管理的熱點(diǎn)資料后實(shí)現(xiàn)；文獻(xiàn)的有效性：即文獻(xiàn)只有在審核生效后方可對(duì)其查閱，避免了文獻(xiàn)的無(wú)效性及無(wú)關(guān)性；另外當(dāng)文獻(xiàn)的失效時(shí)間達(dá)成后自動(dòng)失效；文獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)性：當(dāng)某個(gè)文獻(xiàn)被呈現(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)呈現(xiàn)與該文獻(xiàn)有關(guān)的鏈接，方便快速定位與該文獻(xiàn)有關(guān)的內(nèi)容；文獻(xiàn)瀏覽：提供業(yè)務(wù)資料的瀏覽功效，通過(guò)多維角度關(guān)聯(lián)來(lái)瀏覽資料；文獻(xiàn)下載：顧客可針對(duì)文獻(xiàn)文章內(nèi)的附件對(duì)其進(jìn)行查看或下載，加強(qiáng)了顧客對(duì)文獻(xiàn)的自我收集功效；我的文獻(xiàn)庫(kù)：顧客可把自己慣用的資料分類收藏到“我的文獻(xiàn)庫(kù)”，便于查找和檢索，顧客權(quán)限管理系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)的全部顧客可進(jìn)行角色設(shè)立，針對(duì)管理員、角色顧客等進(jìn)行權(quán)限設(shè)定和管理。系統(tǒng)備份和還原文獻(xiàn)管理平臺(tái)創(chuàng)立備份機(jī)制，通過(guò)數(shù)據(jù)備份確保文獻(xiàn)管理的安全，避免文獻(xiàn)災(zāi)難。數(shù)據(jù)庫(kù)備份文獻(xiàn)名采用日期時(shí)間進(jìn)行保存。還原時(shí)選擇備份文獻(xiàn)即可。六、文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)1．先進(jìn)性：采用多維的文獻(xiàn)組織架構(gòu)，讓文獻(xiàn)更加合理、有序、精確、清晰的呈現(xiàn)出來(lái)。2．靈活性：提供多個(gè)信息呈現(xiàn)方式，同時(shí)，提供文獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)查詢，能夠快速進(jìn)行關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)的定位。3．完備性：系統(tǒng)除了提供文獻(xiàn)的收集、采編、審核以及各式的文獻(xiàn)呈現(xiàn)功效外，還提供文獻(xiàn)交流功效，同時(shí)，還可與網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)系統(tǒng)無(wú)縫集成，完善文獻(xiàn)管理的有關(guān)功效。4．高效性：提供強(qiáng)勁的搜索引擎功效，能夠快速高效的定位到所需的文獻(xiàn)。5．開放性：采用B/S構(gòu)造，無(wú)需安裝客戶端，輕