DB15∕T 368-2018 蒙古文檔案整理規(guī)范

01.040.03A

14DB

15 15/T

368—2018代替 DB15/T

蒙古文檔案整理規(guī)范The

specification

of

內(nèi)蒙古自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)

布DB15/T

368—2018 前言

................................................................................

II1

..............................................................................

12 規(guī)范性引用文件

....................................................................

13 術(shù)語與定義

........................................................................

14

..............................................................................

25

..............................................................................

26 裝訂、編頁、裝盒

..................................................................

47 編制檔案目錄

......................................................................

5附錄

A（資料性附錄） 按件整理檔案歸檔章樣式..........................................

6附錄

B（資料性附錄） 按卷整理檔案的目錄樣式..........................................

7附錄

C（資料性附錄） 按卷整理檔案盒樣式.............................................

10附錄

D（資料性附錄） 按件整理檔案歸檔文件目錄式樣...................................

17DB15/T

368—2018 本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T

給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)代替DB15/T

《蒙古文檔案管理規(guī)范》。本標(biāo)準(zhǔn)與DB15/T

368-2001修改外主要技術(shù)變化如下：——修改了術(shù)語和定義；——增加了蒙古文檔案檔號的要求；——增加了蒙古文電子文件的整理相關(guān)要求；——增加了蒙古文檔案歸檔章項目和歸檔章的填寫要求。本標(biāo)準(zhǔn)由內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：徐春陽、張帥、張海山、穆林、張存貴、李曉梅、黃麗萍。IIDB15/T

368—20181 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了蒙古文檔案管理的術(shù)語和定義、收集、整理、文件材料的裝訂、編頁、裝盒。本標(biāo)準(zhǔn)適用于蒙古文檔案的整理。2 規(guī)范性引用文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T

9705-2008 文書檔案案卷格式DA/T

檔號編制規(guī)則DA/T

歸檔文件整理規(guī)則3 術(shù)語與定義3.1蒙古文文件材料 mongolian

document

國家機構(gòu)、社會組織以及個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中以蒙古文形成的信息記錄。3.2蒙古文檔案

files的對國家和社會有保存價值的以蒙古文字形成的歷史記錄。3.3 collection蒙古文文件材料歸檔交接工作；各級檔案館依法接收蒙古文檔案和向社會與個人征集蒙古文檔案的工作。3.4archival

按照一定原則對蒙古文檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。DB15/T

368—20183.5 catalogue按照一定的規(guī)則進(jìn)行蒙古文檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。3.6檔案目錄 list的工具。3.7 archival

code以字符形式賦予蒙古文檔案實體的用以固定和反映蒙古文檔案排列順序的一組代碼。3.8件 item蒙古文文件材料的整理單位。3.9 file在一個全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡稱卷。4收集4.1 收集范圍蒙古文的譯文底稿均應(yīng)收集。4.2收集要求破損的文件材料應(yīng)修裱。5整理5.1整理原則5.1.1 按照蒙古文和其他文字文件材料的特點，應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，便于保管和利用。DB15/T

368—20185.1.2 整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理，保證蒙古文紙質(zhì)檔案和蒙古文電子檔案整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5.2 整理方式的方式，下列文件材料應(yīng)采用按卷整理方式：a)

以蒙古文形成的反映同一問題或同一類問題聯(lián)系緊密且不可分割的文件材料；b)

蒙古文報刊的定稿、樣報、樣刊、書籍的定稿、清樣和樣書；c)

蒙古語廣播、電視節(jié)目的文字材料；d)

蒙古語電影和電視劇的腳本；e)

以蒙古文形成的教學(xué)、科研、藝術(shù)文件材料；f)

其它以蒙古文為主形成的文件材料。5.3 整理方式5.3.1 分類檔案應(yīng)區(qū)分不同門類，采用年度和保管期限方法進(jìn)行兩級分類，專業(yè)檔案按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類。5.3.2 件的構(gòu)成紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、文稿紙與相關(guān)文件為一件。5.3.3 件內(nèi)文件排序在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。5.3.4件的排列文件材料形成先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.3.5 電子文件命名蒙古文電子文件按檔號命名。5.4 編號5.4.1 編號規(guī)則5.4.1.1 蒙古文文件材料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。5.4.1.2檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。DB15/T

368—20185.4.2 檔號5.4.2.1 按卷整理檔案的檔號結(jié)構(gòu)為全宗號-目錄號-案卷號。5.4.2.2 按件整理檔案的檔號結(jié)構(gòu)為全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-件號。5.4.3 加蓋檔號章或歸檔章5.4.3.1 按卷整理，單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章，檔號章項目包括全宗號、目錄號、案卷號、件號，具體詳見附錄

A

中的圖

。5.4.3.2 按件整理的檔案加蓋歸檔章，歸檔章項目、格式見附錄

A

中的圖

，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，保管期限應(yīng)使用“永久”、“

年”、“10

年”標(biāo)識,具體詳見附錄

A

中的圖

A.2。5.4.3.3 電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。6 裝訂、編頁、裝盒6.1 裝訂6.1.1 按卷整理檔案的裝訂應(yīng)按照

GB/T

9705-2008

中

的要求。6.1.2 按件整理檔案的裝訂應(yīng)按照

DA/T

中

6.2

的要求。6.2 編頁6.2.1

按卷整理檔案應(yīng)以卷為單位編制頁碼。6.2.2

按件整理檔案應(yīng)以件為單位編制頁碼。6.2.3

頁碼應(yīng)逐頁編制，應(yīng)分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。6.2.4

6.3 填寫卷內(nèi)文件目錄6.3.1 按卷整理的檔案卷內(nèi)文件目錄填寫項目應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號，具體詳見附錄

B

B.1。6.3.2 屬于同一件的蒙古文和漢文文件，分別填寫卷內(nèi)文件目錄。6.4填寫備考表6.4.1 按卷整理檔案卷內(nèi)備考表填寫項目包括卷內(nèi)情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間，具體詳見附錄

C

中的圖

。6.4.2 按件整理檔案盒內(nèi)備考表填寫項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期，具體詳見附錄

C

中的圖

。6.5 填寫案卷封面案卷封面填寫項目包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、全宗號、目錄號和案卷號,具體詳見附錄C中的圖C.2。6.6 裝盒6.6.1 同一保管期限、同一年度的文件材料，應(yīng)按排列順序裝盒。6.6.2按卷整理檔案的檔案盒規(guī)格、尺寸具體詳見附錄

C

中的圖

C.1。6.6.3 按件整理檔案的檔案盒規(guī)格、尺寸具體詳見附錄

C

中的圖

C.5。DB15/T

368—20186.7 填寫檔案盒脊6.7.1 按卷整理的檔案盒盒脊填寫項目包括全宗號、目錄號、年度、案卷號，具體詳見附錄

C

中的圖C.3。6.7.2 按件整理的檔案盒盒脊填寫項目包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號,具體詳見附錄

C

中的圖

C.6，其中機構(gòu)（問題）作為選擇項。7 編制檔案目錄7.1 案卷目錄按卷整理的檔案編制案卷目錄，具體詳見附錄BB.2。全宗內(nèi)有跨年度編制案卷目錄的，案卷目錄應(yīng)編號管理，編號方法按DA/T

中5.2的規(guī)定編制。7.2 歸檔文件目錄按件整理的檔案編制歸檔文件目錄，具體詳見附錄D中的圖D.1。7.3 檔案目錄封面7.3.1 案卷目錄封面包括全宗名稱、全宗號、年度、保管期限，具體詳見附錄

B

中的圖

。7.3.2 題）作為選擇項具體詳見附錄

D

中的圖

。7.4 歸檔文件目錄備考表其它說明、目錄編制人、目錄編制日期。7.5 目錄的裝訂錄也可裝訂成一冊。7.6 編制機讀目錄永久保存的檔案應(yīng)編制機讀目錄，機讀目錄數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合國家檔案管理相關(guān)要求。DB15/T

368—2018AA附

錄 A（資料性附錄）按件整理檔案歸檔章樣式mm

圖A.1按件整理檔案歸檔章樣式圖A.2按件整理檔案歸檔章樣式圖A.3檔號章樣式DB15/T

368—2018附

錄 B（資料性附錄）按卷整理檔案的目錄樣式:mm圖

B.1

按卷整理檔案的目錄樣式DB15/T

368—2018mm圖B.2

按卷整理檔案案卷目錄樣式DB15/T

368—2018圖B.3按卷整理檔案案卷目錄封面DB15/T

368—2018BB附

錄C（資料性附錄）按卷整理檔案盒樣式mm 圖C.1 10DB15/T

368—2018圖C.2 按卷整理檔案案卷封面樣式11DB15/T

368—2018圖C.3 按卷整理檔案盒盒脊樣式12DB15/T

368—2018圖C.4 按卷整理檔案卷內(nèi)備考表樣式13DB15/T

368—2018A=B=C=