會(huì)議管理辦法行政管理制度

第一條目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，減少會(huì)議成本，特制訂本制度。第二第合用范疇本制度合用于合肥蕊綺時(shí)裝發(fā)展有限責(zé)任公司會(huì)議管理。第三條會(huì)議精神3.1讓有效結(jié)論來自于建設(shè)性沖突；3.2把意見爭(zhēng)執(zhí)留在會(huì)議室，走出會(huì)議室只談執(zhí)行；3.3會(huì)議室內(nèi)沖突，會(huì)議室外祥和。第四條管理權(quán)責(zé)4.1董事長(zhǎng)助理負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。4.2會(huì)議召開人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處分。第五條會(huì)議分類5.1公司例會(huì)：會(huì)議名稱重要內(nèi)容會(huì)議時(shí)間主持人參加人晨會(huì)前一天工作總結(jié)、碰到的問題、需要其它部門協(xié)助完畢的工作、長(zhǎng)久性工作進(jìn)展?fàn)顩r通報(bào)、本部門當(dāng)天重要工作內(nèi)容，以及其它需要通報(bào)的內(nèi)容；正常工作日每天早上8：45常務(wù)副總經(jīng)理部門負(fù)責(zé)人以上員工部門例會(huì)本周工作總結(jié)和下周工作計(jì)劃，圍繞公司每階段不同的方案進(jìn)行計(jì)論。每七天五部門負(fù)責(zé)人本部門全體員工辦公例會(huì)各部門上周工作總結(jié)和本周工作計(jì)劃及有關(guān)問題協(xié)商討論通過；每七天一09：00常務(wù)副總經(jīng)理部門負(fù)責(zé)人以上員工董事會(huì)上月工作總結(jié)及問題分析、討論,工作布署,宣導(dǎo)解讀公司的有關(guān)規(guī)定和下一步工作計(jì)劃等每月最后一周周六15：00－董事長(zhǎng)部門負(fù)責(zé)人以上員工5.1.1辦公例會(huì)5.1.1.1每七天一9：00準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行，由行政部負(fù)責(zé)召集；5.1.1.2報(bào)告內(nèi)容：正常進(jìn)度一句帶過，未完畢工作敘述因素（三句話講話，講不完的申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)議解決）；5.1.1.3重要討論本部門現(xiàn)在沒有完畢的工作、無法解決從而需要調(diào)節(jié)計(jì)劃的工作、需要其它部門配合的主作、急需公司予以協(xié)助的工作、關(guān)系到公司整個(gè)業(yè)務(wù)重要信息、本周的工作安排；5.1.1.4時(shí)間規(guī)定：每一種話題不得超出三句話；每個(gè)部門工作報(bào)告限時(shí)三十分鐘（包含常務(wù)副總經(jīng)理點(diǎn)評(píng)）；5.1.2董事會(huì)5.1.2.1每月最后一周周六15：00準(zhǔn)時(shí)召開，由董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)確認(rèn)會(huì)議主題、議程、參加人員、主持、會(huì)議統(tǒng)計(jì)及會(huì)后追蹤工作，行政部負(fù)責(zé)會(huì)議告知、會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備及有關(guān)組織工作；5.1.2.2公司全部部門負(fù)責(zé)人以上人員必須準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如確有特殊狀況，須有明確的授權(quán)委托書委托其它人員參加并請(qǐng)假。5.1.2.3專項(xiàng)會(huì)議：是指公司為了某一專項(xiàng)而召開的會(huì)議，在會(huì)議中必須有結(jié)論。5.2專項(xiàng)工作報(bào)告：就運(yùn)作思路和進(jìn)度安排、階段性規(guī)劃和可能出現(xiàn)的問題；5.3外聯(lián)性會(huì)議：不定時(shí)召開。外聯(lián)性會(huì)議指對(duì)公司有利的、重要的需要邀請(qǐng)相稱數(shù)量來賓參加的各類會(huì)議，其中涉及專家會(huì)議、訂貨會(huì)等。會(huì)議由發(fā)起部門組織有關(guān)部門人員開會(huì)商討，設(shè)立會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議期間的事務(wù)安排。5.4上級(jí)或外單位在我司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等）或業(yè)務(wù)會(huì)一律由行政部受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)助作好會(huì)務(wù)工作。第六條會(huì)議申請(qǐng)6.1為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議一律納入公司例會(huì)，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、組織召開。6.2專項(xiàng)會(huì)議由部門自己提出需要跨部門開會(huì)的，一律提前一天告知董事長(zhǎng)助理，闡明會(huì)議事項(xiàng)、議程和開會(huì)的必要性，由董事長(zhǎng)助理擬定開會(huì)的時(shí)間，并協(xié)助組織部門召開會(huì)議。6.3外聯(lián)性會(huì)議及上級(jí)或外單位在我司召開的會(huì)議，由會(huì)議召集者填寫《會(huì)議申請(qǐng)單》，經(jīng)董事長(zhǎng)同意方可召開。6.4下列因素，總監(jiān)級(jí)（含）以上的高理可建議臨時(shí)或提前召開公司辦公例會(huì)：6.4.1有重要事項(xiàng)需提交公司辦公例會(huì)討論決定。6.4.2緊急狀況下，重要管理人員的錄用及辭退。第七條會(huì)議準(zhǔn)備7.1會(huì)議告知7.1.1已列入例會(huì)的會(huì)議，無臨時(shí)性調(diào)節(jié)的，不再另行告知，有關(guān)人員直接與會(huì)；7.1.2屬下列狀況之一者，按“誰召開，誰告知”的原則進(jìn)行會(huì)議告知：7.1.2.1屬于例會(huì)，但需對(duì)議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等做特別闡明；7.1.2.2各類專項(xiàng)會(huì)議、外聯(lián)性會(huì)議及上級(jí)或外單位在我司召開的會(huì)議；7.1.2.3其它召開人認(rèn)為應(yīng)另行告知的狀況。7.1.2會(huì)議告知期普通應(yīng)提前一天以上，告知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門；7.1.3會(huì)議告知形式普通為電話或口頭告知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料等作特別闡明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議告知單進(jìn)行書面告知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制具體的會(huì)議計(jì)劃告知有關(guān)部門。7.2會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照下列規(guī)定：7.2.1會(huì)議召開部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料準(zhǔn)備的組織工作；7.2.2會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如貫徹會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的多個(gè)設(shè)施、用品等；7.2.3公司召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政部負(fù)責(zé)。7.2.4部門召開的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)當(dāng)提前向行政部提出申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)籌安排。第八條會(huì)議組織8.1會(huì)議組織遵照“誰召開，誰組織”的原則。8.2會(huì)議組織人員應(yīng)在提前5分鐘達(dá)成會(huì)場(chǎng)，做好會(huì)前有關(guān)準(zhǔn)備。8.3與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，如有特殊因素不能與會(huì)須提前向會(huì)議召開者請(qǐng)假。8.4因此與會(huì)人員都應(yīng)當(dāng)做好會(huì)議統(tǒng)計(jì)。8.5公司各類會(huì)議紀(jì)要由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，匯總后交由有關(guān)負(fù)責(zé)人存檔；部門會(huì)議記要由部門經(jīng)理指定專人進(jìn)行具體統(tǒng)計(jì)。8.6會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范疇由會(huì)議組織者擬定。公司各類臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)行政部一份存檔備查。8.7會(huì)議統(tǒng)計(jì)為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得私自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條會(huì)議跟進(jìn)和回復(fù)9.1會(huì)議決策、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)貫徹的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。9.2董事會(huì)及董事長(zhǎng)主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由董事長(zhǎng)助理負(fù)責(zé)貫徹，董事長(zhǎng)另有指定的，從董事長(zhǎng)指定。9.3會(huì)議跟進(jìn)的根據(jù)以會(huì)議原始統(tǒng)計(jì)及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。9.4需要會(huì)后貫徹（回復(fù)）的事宜，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將有關(guān)的信息進(jìn)行回復(fù)，會(huì)議跟進(jìn)人及時(shí)對(duì)貫徹（回復(fù)）的狀況進(jìn)行督促檢查，并收集反饋信息及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十第會(huì)議紀(jì)律10.1參會(huì)人員須準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，特殊因素不能與會(huì)須向會(huì)議主持請(qǐng)假，遲到者則在會(huì)議主持/主席的許可下，能夠入場(chǎng)參會(huì)，但必須在會(huì)場(chǎng)站立1分鐘，以示歉意。10.2會(huì)議過程中，參會(huì)人員不得離開會(huì)場(chǎng),不得提前退場(chǎng)，若半途離開會(huì)場(chǎng)者,除非獲得會(huì)議主持許可。10.3會(huì)議期間,參會(huì)人員不得使用、接聽手機(jī)等移動(dòng)通訊工具，手機(jī)等移動(dòng)通信工具須關(guān)閉或置于“振動(dòng)”狀態(tài)。10.4會(huì)議中，參會(huì)人員不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙，吃零食,否則,會(huì)議主持人有權(quán)將有關(guān)人員清退出場(chǎng)。10.5參加會(huì)議者不得交頭接耳、大聲喧嘩,否則,會(huì)議主