文件檔案管理制度

文件檔案管理制度相關推薦文件檔案管理制度隨著社會不斷地進步，越來越多人會去使用制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編幫大家整理的文件檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。文件檔案管理制度1為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關文件資料專門建檔。進行管理。五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。六、文件資料檔案的保管、查閱。1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。文件檔案管理制度2為進一步加強本公司安全生產(chǎn)管理工作，預防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責范圍分別建立相應的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專人負責，保證資料收集的及時、準確、齊全。二、各生產(chǎn)單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應的目錄。三、各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類：1、責任書：承包合同、安全管理機構設置的文件、安全組織網(wǎng)絡圖、上下兩級簽訂的安全生產(chǎn)責任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責任狀、特種作業(yè)人員安全責任狀、生產(chǎn)單位主要負責人、副職負責人、安全負責人、技術人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊）長、班組長安全生產(chǎn)崗位責任制。2、制度文件：有關部門制訂和下發(fā)的制度性文件。3、通知、通報：有關部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報。4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關身份證明、安全資格證書復印件。5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。6、安全檢查、安全學習、安全宣傳培訓教育活動情況資料。7、機械、電氣等設備管理資料（含設備保養(yǎng)、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料）。8、安全技術交底資料。9、危險化學品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。10、安全事故應急預案、事故記錄和報告資料、安全事故調查處理材料。11、安全設備設施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復印件）。四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。六、公司對各部門安全臺帳的建立落實情況督促和監(jiān)督，并定期進行檢查，檢查時間為每季進行一次。河北盛聯(lián)礦山工程建設有限公司xx年xx月xx日文件檔案管理制度3第一章總則第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經(jīng)營管理服務，特制訂本制度。第二條本制度所稱的.檔案是指自公司成立，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。第三條本制度適用于公司各部門。第二章基本原則及管理范圍第四條檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。第三章管理機構及主要職責第六條管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經(jīng)理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。一、綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案；二、技術類檔案主要包括：各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。第八條重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜，并設專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設兼職檔案管理員。第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系；二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設；三、監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作；四、維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復和保護工作；五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。第四章檔案的歸檔、立卷和移交第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交；二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，將對相關人員進行失職問責。第十一條歸檔要求一、歸檔專業(yè)技術要求（一）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處；（二）歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整；（三）文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存；（四）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。二、相關工作要求（一）如因工作需要不能及時歸檔的，應主動向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔；（二）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理；（三）新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內，必須將上述內容的原件存公司行政人事部。第十二條檔案立卷一、立卷原則綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當年立前一年的卷，并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊；二、立卷時間：綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程項目完工后45天內完成組卷工作；三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預立卷工作。第十三條檔案移交一、檔案對外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，公司行政人事部須留存復印件備查。二、公司內部移交要求：（一）行政人事部接收檔案時，應根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細核對，經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。（檔案移交登記表格式見附表一）（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。三、對調出、離職等人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調離手續(xù)。四、電子檔案管理（略）第五章檔案的利用第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。（檔案查詢審批表見附表二）第十五條檔案借閱事項規(guī)定一、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù)；（檔案借閱審批表見附表三）二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過10天以上，須上報公司總經(jīng)理審批；三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記；四、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密；五、涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批，各檔案室即可辦理；六、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報公司總經(jīng)理簽字同意；七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案；八、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應立即向公司行政人事部報備，按公司規(guī)定失職問責處理；九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出；十、外單位借閱檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由相關部門人員帶領方可借閱；十一、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復制件提供利用。第十六條檔案資料借閱規(guī)定一、公司絕密類的檔案一律不得復制；二、復印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復印無效”印章。第十七條檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。（密級事項劃分表見附表四）。密級檔案保管要求如下：一、未經(jīng)具備相應管理權限的領導批準，不得復制和摘抄；二、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱；三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責執(zhí)行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密；四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖；五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應及時報告公司總經(jīng)理，查明情況嚴肅處理；六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密；七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：（一）涉及公司商業(yè)機密；（二）涉及公司專利或技術秘密；（三）涉及公司員工個人隱私；（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。第十八條檔案統(tǒng)計公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五）第六章檔案的保管和鑒定第十九條檔案室設置及管理規(guī)定一、公司應設置獨立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全；二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風；三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災；四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。第二十條檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報公司領導批準，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。一、檔案鑒定要求（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定；（二）技術檔案鑒定時，需附工程技術部門的專業(yè)意見；（三）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。二、檔案銷毀規(guī)定（一）經(jīng)批準銷毀的檔案，由公司行政人事部負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售；（二）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字；（三）檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。第二十一條檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的部門或個人，整理相關材料上報公司總經(jīng)理，給予相應表彰和獎勵。第二十三條罰則一、工作不負責任，未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求，導致檔案管理工作混亂，根據(jù)實地檢查情況，對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。（一）檔案保管期限內，檔案嚴重缺失，或因管理、使用不當，造成檔案材料損壞、遺失等；（二）未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則，導致工作流程不清晰，關鍵環(huán)節(jié)工作失控等；（三）未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；（