中國電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計原理與實踐

中國電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計原理與實踐

1本文研究了中國電子辦公結(jié)構(gòu)的目的和重要性發(fā)表論文的目的和重要性，即研究中國電子出版結(jié)構(gòu)的必要性和重要性。對于此,可以分別從以下角度來認識。1.1為進一步研究電子公文的格式奠定基礎(chǔ)從現(xiàn)實社會利用需要的角度來看,電子公文建設(shè)關(guān)系到21世紀我國電子政務(wù)與電子軍務(wù)的建設(shè)。由于電子政務(wù)、電子軍務(wù)的關(guān)鍵不在于“電子”,而在于“政務(wù)”,而政務(wù)的基礎(chǔ)又是公文,因此只有確保電子公文的整體建設(shè)才能實現(xiàn)真正意義上的電子政務(wù)與電子軍務(wù)建設(shè)。在電子公文整體建設(shè)中電子公文結(jié)構(gòu)的設(shè)計占據(jù)著核心地位,它可以為進一步研究電子公文的顯示、處理、交換、歸檔與安全等規(guī)范奠定基礎(chǔ),并起到一定的示范作用。我國電子政務(wù)建設(shè)的現(xiàn)狀中還存在著某些問題。例如,北京市政府采用了金山WPS系統(tǒng)、上海采取的是微軟Office系統(tǒng)的Word字處理軟件、國家某些部委采用的則是書生系統(tǒng),還有其它一些系統(tǒng)采用了PDF等軟件。由此在以上4種系統(tǒng)中,每一種系統(tǒng)都對應著一種不同的數(shù)據(jù)格式,這4種系統(tǒng)相互間至少需要交換12次才能達到完全的數(shù)據(jù)共享。而這種現(xiàn)象在我國目前具有普遍性,因為各地區(qū)、各部門所采用的系統(tǒng)遠遠不只這4種,相應地為了達到較大范圍內(nèi)的公文共享,彼此間交換的次數(shù)也將呈幾何級數(shù)增長,而在實際中這種交換幾乎是不可能實現(xiàn)的。因此,如何及早地開發(fā)出獨立于計算機軟、硬件的中國電子公文格式的問題已經(jīng)迫在眉睫,而XMLDTD技術(shù)的應用則會為解決這一問題創(chuàng)造很好的條件。因為電子公文的XML文檔實際上是一種交換格式,只要將各種數(shù)據(jù)格式的電子公文一次性都轉(zhuǎn)換為XML格式,就可以達到電子公文的共享。以上就是本論文的現(xiàn)實意義。1.2電子文件的憑證價值分析從國際研究現(xiàn)狀的角度來看,國際上在具體將XML先進技術(shù)運用于電子公文的結(jié)構(gòu)設(shè)計方面,某種程度上還存在著空白。而國內(nèi)最早的有關(guān)電子公文(包括其結(jié)構(gòu))標準化,并將通用置標語言技術(shù)運用于其中的學術(shù)論文是基于《SGML的電子公文標準化研究與實現(xiàn)》。這說明我國在基于XML的電子公文研究與建設(shè)方面也尚處于起步階段,因此也決定了開展有關(guān)中國電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計方面的研究具有較強的緊迫性。另外,本論文研究、運用了國際開放標準可擴展置標語言XML技術(shù)對電子公文本身進行結(jié)構(gòu)化置標,從而能夠得到電子公文的最主要的結(jié)構(gòu)型元數(shù)據(jù),它有利于確保電子公文的憑證性。同樣還可以進一步地運用XML技術(shù)對電子公文的其它類型的元數(shù)據(jù)進行置標與封裝,并將其嵌入電子文件管理系統(tǒng)中,從而最終實現(xiàn)電子文件的憑證價值。綜合以上可以得出,研究中國電子公文的結(jié)構(gòu)設(shè)計,最主要的就是要為更有效地推動我國電子政務(wù)與電子軍務(wù)的發(fā)展,以及加強電子文件的管理創(chuàng)造一定的條件。2電子公文結(jié)構(gòu)化的概念所謂電子公文的結(jié)構(gòu)一般地講多是指電子公文的邏輯結(jié)構(gòu),即根據(jù)邏輯含義對電子公文進行劃分和再細分所構(gòu)成的各邏輯元素之間的邏輯層次關(guān)系。其中,電子公文的邏輯元素就是構(gòu)成電子公文的一個個單位,如標題、章、節(jié)、段落等。而所謂的電子公文結(jié)構(gòu)化,就是指運用標準化的置標語言對電子公文的邏輯結(jié)構(gòu)進行規(guī)范化置標的過程,這樣所得的電子公文的文本就被稱為電子公文的結(jié)構(gòu)化文本。根據(jù)中國電子公文的特點和結(jié)構(gòu)-功能分析的理論,可以得出中國電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計的基本原理是:以功能分析為起點,以我國公文的特點為對象,建立起多維多層次的合理結(jié)構(gòu),以實現(xiàn)電子公文在時間、空間上能夠以規(guī)范格式傳遞與共享信息的本質(zhì)要求。3基于rss的電子公文言XML可擴展置標語言作為一種文獻定義和描述語言,關(guān)于其優(yōu)越性可相對地從兩個角度去總結(jié)。首先,從置標語言的角度看,XML的優(yōu)勢在于:(1)可擴展性。XML文件可以根據(jù)實際所需自定義標識,從而能夠適應各種文種電子公文的結(jié)構(gòu)描述。(2)高結(jié)構(gòu)化。XML是一種結(jié)構(gòu)化的置標語言,即實現(xiàn)“文檔結(jié)構(gòu)化”的語言規(guī)范,其特長在于描述任意層次結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù),或賦予原本雜亂的信息一種清晰而通用的結(jié)構(gòu)。(3)語義性強。XML是一種完全面向數(shù)據(jù)語義的置標語言,是對文檔的基于內(nèi)容的揭示。其次,從計算機數(shù)據(jù)處理的角度看,XML的優(yōu)勢還在于:(1)內(nèi)容與顯示分離;(2)交互性好;(3)獨立于任何系統(tǒng)平臺與語言,而利于共享,(4)具有免費應用軟件的廣泛支持?；谝陨蟽?yōu)點,在中國電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計中具體應用XML技術(shù),其核心作用是可通過運用通用并且可擴展的置標來描述公文的邏輯結(jié)構(gòu),將電子公文的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容顯示及處理分開。另外,由于XML是國際組織頒布的推薦性標準,具有廣泛的開放性,這也成為XML適于中國電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計及其生成與管理的最重要原因之一,即通過XML進行公文的結(jié)構(gòu)設(shè)計及其內(nèi)容編輯,可以直接生成統(tǒng)一結(jié)構(gòu)與標準格式的電子公文,達到制作簡單化,從而實現(xiàn)便于電子公文之間的高效交換與共享等目的。4結(jié)構(gòu)設(shè)計:電子公文的結(jié)構(gòu)模型中國電子公文結(jié)構(gòu)的設(shè)計與技術(shù)實現(xiàn)過程實際上就是電子公文標準化模板的生成過程。根據(jù)系統(tǒng)構(gòu)建的一般規(guī)律,再結(jié)合國際標準ISO8613《信息處理文本與辦公系統(tǒng)辦公文件體系結(jié)構(gòu)(ODA)和交換格式》的系列標準及其在我國的等效標準中對文件結(jié)構(gòu)的分析與規(guī)定,可以得出中國電子公文結(jié)構(gòu)的設(shè)計與技術(shù)的最終實現(xiàn)應該經(jīng)歷如圖1所示的邏輯步驟。中國電子公文結(jié)構(gòu)的設(shè)計與技術(shù)實現(xiàn)首先應該遵循現(xiàn)有標準、理論,并且對目前電子政務(wù)系統(tǒng)中電子公文的實際應用需求進行調(diào)研,進而歸納出電子公文所應具有的功能。再根據(jù)結(jié)構(gòu)一功能分析法,推導出電子公文要具備一定的功能所應同時具有的結(jié)構(gòu),這將成為進行電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計的理論與現(xiàn)實基礎(chǔ)。接下來就要依次地、由抽象到具體地設(shè)計電子公文的四種層面的結(jié)構(gòu)模型,分別是:(1)電子公文的概念邏輯結(jié)構(gòu),這實際是對電子公文本身邏輯構(gòu)成的分析,其目的是要獲得電子公文結(jié)構(gòu)的本質(zhì)內(nèi)容,采用樹形圖與國際通用的“統(tǒng)一建模語言”(UML)結(jié)構(gòu)圖這兩種形式對其模型進行構(gòu)架與描述;(2)電子公文的語義邏輯結(jié)構(gòu),這實際是對電子公文的結(jié)構(gòu)進行語義聲明與定義,即采用W3C(國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)盟)推薦標準XML的DTD語法或Schema(模式)對電子公文的邏輯結(jié)構(gòu)進行分析、設(shè)計;(3)電子公文的擴展語言描述結(jié)構(gòu),這實際是運用國際W3C推薦標準XML——可擴展置標語言對電子公文進行分析與實際置標的過程;(4)電子公文的格式布局結(jié)構(gòu),這實際是根據(jù)電子公文的邏輯構(gòu)成而對其頁面布局結(jié)構(gòu)進行模型構(gòu)架,采用W3C推薦標準XML系列標準之一——可擴展樣式語言(XSL)或CSS(層疊樣式語言)標準對電子公文的樣式表進行定義與描述,從而使一份實際的電子公文能夠進行最終的顯示與瀏覽。經(jīng)過以上分析、歸納與四大結(jié)構(gòu)模型的構(gòu)建,一份真正符合要求的電子公文才能夠在標準化模板的基礎(chǔ)上產(chǎn)生,也才能夠?qū)崿F(xiàn)真正意義上的電子公文的憑證價值。在電子公文的傳輸與交換過程中,隨著電子公文“物理實體”(即其內(nèi)容信息)的流轉(zhuǎn),其內(nèi)部的四大邏輯結(jié)構(gòu)也隨之進行整體性的傳遞與轉(zhuǎn)移,這樣電子公文就不僅能夠做到橫向的跨平臺存儲與交換,同時也能夠確?？v向跨時間的永久保管與利用。5中國電子公務(wù)結(jié)構(gòu)設(shè)計的具體實現(xiàn)5.1中國電子邏輯結(jié)構(gòu)的具體分析和概念模型的構(gòu)建(1)建立結(jié)構(gòu)模型在對電子公文詳細邏輯結(jié)構(gòu)進行分析的基礎(chǔ)上,就可以構(gòu)建電子公文的概念邏輯結(jié)構(gòu)模型了。因為進行電子公文的分析實質(zhì)也可被稱為數(shù)據(jù)建模,要求應該分析現(xiàn)有的數(shù)據(jù),了解數(shù)據(jù)各部分之間的關(guān)系,建立這些關(guān)系的結(jié)構(gòu)模型或圖形表示。而使用結(jié)構(gòu)圖表達數(shù)據(jù)的創(chuàng)建和數(shù)據(jù)流時,要采用一種清晰的語法表示以后將轉(zhuǎn)換為最終DTD設(shè)計的結(jié)構(gòu)和關(guān)系。這里采用了最直觀的樹狀邏輯模型圖。國際標準ISO12083《信息與文件——電子手稿準備與置標》(1993年正式頒布)中就采用了樹狀結(jié)構(gòu)模型,它具有直觀性,并且與DTD的等級結(jié)構(gòu)相類似。下面分別是電子公文邏輯層次結(jié)構(gòu)映射(圖2)以及主要以“眉首”部分為例的電子公文概念邏輯結(jié)構(gòu)模型示意圖(圖3)。(2)電子公文邏輯結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)樹狀結(jié)構(gòu)模型有其優(yōu)點,即層次清楚,一目了然,但也有其局限性,因為它通常只能反映一維的線型結(jié)構(gòu)關(guān)系,對于電子公文邏輯結(jié)構(gòu)中元素的多維關(guān)系卻無法充分反映。而運用國際標準“統(tǒng)一建模語言(UML)”結(jié)構(gòu)圖來描述電子公文的邏輯結(jié)構(gòu)模型,就能夠充分反映出電子公文邏輯結(jié)構(gòu)中的各種關(guān)系。因為作為國際標準的UML(1997年正式頒布)是一種繪制面向?qū)ο?這里就是“電子公文”)設(shè)計圖的標準方法,是一套表示法系統(tǒng),根據(jù)它所建立的模型圖能夠很容易地用于語義模型DTD的設(shè)計,也容易被轉(zhuǎn)化為定義XML的精確形式。具體而言,宏觀上它具有立體性與多維度(等級結(jié)構(gòu)的具體化、全面完整性)的優(yōu)點,而微觀上則還具有數(shù)據(jù)類型與數(shù)據(jù)關(guān)系類型區(qū)分(如同構(gòu)與異構(gòu))的細化、約束標識的規(guī)范性,以及與XMLDTD映射的直接性等優(yōu)點。論文只用到來自UML的類圖。這些圖提供一個類的名字、屬性等。圖也說明了類的實例之間的關(guān)系(稱為關(guān)聯(lián)),那些關(guān)聯(lián)上的基數(shù)約束等。圖4就是運用UML所描述的電子公文的基本概念邏輯結(jié)構(gòu)模型示意圖。5.2中國電子公務(wù)意義的邏輯結(jié)構(gòu)的構(gòu)建—中國電子公文語義邏輯結(jié)構(gòu)的建立——電子公文DTD的具體設(shè)計與實現(xiàn)(1)電子公文dtd的設(shè)計根據(jù)以上所構(gòu)建的中國電子公文的概念邏輯結(jié)構(gòu)模型,用XML置標語言將電子公文詳細邏輯結(jié)構(gòu)寫成計算機可讀的“電子公文結(jié)構(gòu)定義”——DTD。在電子公文DTD的具體設(shè)計中,采用了從總體到局部、從宏觀到具體的、不斷細化與完善的方法與步驟,具體如圖5所示:①對電子公文邏輯結(jié)構(gòu)的分析與研究。②結(jié)構(gòu)元素的分解與分析,為每一元素定義索引,最終形成所有元素的標識詞典。③元素間關(guān)系的最終確定,經(jīng)歷了先期的粗略設(shè)計——>初步測試——>詳細、完整設(shè)計——>最終檢測。(2)電子公文語義邏輯結(jié)構(gòu)的內(nèi)部分前面已經(jīng)分析、研究了中國電子公文的結(jié)構(gòu),并構(gòu)建了電子公文的概念邏輯結(jié)構(gòu)模型,在此基礎(chǔ)上進一步使用文檔結(jié)構(gòu)定義(DTD)建立電子公文的宏觀語義邏輯結(jié)構(gòu),其基本原理就是通過一套關(guān)于電子公文置標的語法規(guī)則,規(guī)定一份電子公文中需要包括的置標標識(元素、屬性或其它實體等),及其出現(xiàn)次序,乃至它們之間的邏輯關(guān)系表示等等。遵照以上基本原理,可以設(shè)計、生成電子公文DTD的文檔,這是電子公文語義邏輯結(jié)構(gòu)建立的核心。此處僅以電子公文的“眉首”部分為例,其DTD文檔具體如下:電子公文.dtd文檔有了以上這樣的電子公文結(jié)構(gòu)定義(DTD文檔),就可以生成格式統(tǒng)一的、符合標準與規(guī)范的電子公文。5.3視頻存儲結(jié)構(gòu)的可視化和存儲結(jié)構(gòu)的信息模型語義信息模型必須是可擴展的,它能夠明確地描述對象的結(jié)構(gòu),并且轉(zhuǎn)化為多種視圖和存儲結(jié)構(gòu)的信息模型。而運用XML對電子公文進行具體置標以及運用CSS/XSL定義其樣式表正是在電子公文語義模型DTD基礎(chǔ)上進一步轉(zhuǎn)化為電子公文多種視圖與存儲結(jié)構(gòu)的信息模型。(1)結(jié)構(gòu)設(shè)計編輯電子公文結(jié)構(gòu)定義(DTD)是運用XML置標語言對電子公文的邏輯結(jié)構(gòu)所進行的表述。因此在設(shè)計了電子公文結(jié)構(gòu)定義之后,就可以很容易地按所定義的結(jié)構(gòu)模板生成電子公文,這一過程也可以被看作是在XML應用軟件環(huán)境下對電子公文的具體編輯,它將極大地提高電子公文結(jié)構(gòu)設(shè)計的實現(xiàn)和應用效率。下面就是根據(jù)電子公文DTD而運用XML進行置標的一個電子公文的實例(仍僅以其中的“眉首”部分為例)。(2)生成的實例文件“基于XMLDTD的電子公文的有效性測試”不僅包括對電子公文DTD本身的語法校驗,同時也包括了基于此的XML實例文檔的創(chuàng)建及其有效性測試。兩部分測試的通過共同證明了中國“電子公文結(jié)構(gòu)定義(DTD)”的設(shè)計在技術(shù)上得以實現(xiàn),具有合法性與實際的應用價值?；陔娮庸腄TD的XML文檔實例的創(chuàng)建及其測試過程如圖6所示。5.4電子公文顯示結(jié)構(gòu)的構(gòu)建根據(jù)電子公文邏輯結(jié)構(gòu)完整性的原則,一份電子公文實例的真正生成最終還需要構(gòu)建其格式布局結(jié)構(gòu),從而使電子公文能按標準化的格式顯示。其中對電子公文顯示結(jié)構(gòu)的具體定義與描述應該采用標準CSS層疊樣式語言或XSL可擴展樣式語言進行。電子公文的樣式表此處略。6電