秘書職場接待禮儀

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秘書職場接待禮儀

一、接待前的預備工作

(一)接待環(huán)境布置

1、環(huán)境布置

接待環(huán)境應當清潔、整齊、明朗、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現出歡迎您的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應當放在抽屜里固定的地方，以便用時立刻能找到。

2、辦公用品預備

(1)前廳。

應為客人預備座椅，讓客人站著等候是不尊敬的。座椅樣式應當線條簡潔、色調明快。還應配有茶幾。

(2)會客室。

桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次勝利的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司狀況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要預備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會客室應具良好照明及空調設備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內，也不要離得太遠。

客人走后，要實時清理睬客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關好門。否那么，會使下一批客人感到不受重視。

(二)前臺值班

在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：

1、布置接待室

2、了解上次活動安排

3、填寫公司職員出入登記表

4、填寫客人預約登記簿

二、接待的基本禮儀

(一)接待客人的基本禮儀

秘書接待客人時應當留意以下幾點：

1、無論接待什么樣的客人，都需做到公正和禮貌，應按先來后到的原那么接待每一個客人。

2、無論接待什么樣的客人，都要態(tài)度溫和、千萬不能皺眉頭。

3、接待客人時立場要莊重，但說話要留有余地。

4、對于有預約的客人要快速轉達他的要求，不讓客人等候。

5、為避開出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

7、要請客人填寫接待登記簿。

8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

9、在不了解對方身份時，假設對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，那么不要徑直回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

10、生疏客人來訪時，肯定要留意聽清有關他的姓名、所在公司等基本狀況的介紹;依據狀況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清晰，但在打聽時不失禮儀。

(二)介紹的禮儀

在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的立場要熱忱得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般狀況下，介紹時，雙方應當保持站立姿態(tài)，相互熱忱應答。

1、自我介紹

在某種場合自我介紹對秘書來說特別須要。介紹的內容以詳細場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

2、為他人作介紹

當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應當被尊敬。按禮賓順次應當是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順次作介紹;向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡約作介紹。在人數眾多的場合，假如其中沒有職位、身份非常的人在場，又是年齡相仿的人聚會，那么可根據肯定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清晰，不能模糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些狀況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。假如你是單獨介紹兩人相識，應當事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的.愿望，免得造成不須要的尷尬。在向他人介紹某人時，不可用手指指指引點，而應有禮貌地以手掌示意。

在社交場合，國際通行的是女士優(yōu)先原那么，即需要把男士介紹給女士。被介紹者正確的做法應是：假如原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，凝視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。

3、被他人介紹

(三)握手的禮儀

1、握手的姿式。

一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示同等而自然的關系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示虛心或尊敬，那么可掌心向上同他人握手。而假如是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常是高傲無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

2、握手的順次。

在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握;在長幼之間，應長輩先伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應女方先伸手后，男方才能接握。

3、握手的力度也應留意。

一般狀況，相互間握下即可。假如是激烈握手，可以用勁搖擺幾下，這是非常友好的表示

4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關系親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼凝視對方的眼睛，表示誠意。

(四)交換名片

1、名片的內容

名片分公務名片和社交名片

(1)公務名片

公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多，名字在名片中應當是最大的幾個字，頭銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯儉樸、大方。

公務名片上一般不印私人電話號碼。假設不介意私人時間被打攪那么可以印。假設他人名片上沒有私人電話號碼，那么不必問對方。

(2)社交名片

社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要徑直放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊敬。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內側口袋里或公文包內。

2、交換名片禮儀

(1)遞名片時機

初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時假如提及公司地址、聯系方式等內容也可遞交名片。

(3)遞名片禮儀

一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向對方，以便對方接過后就能立刻看清晰。假如對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示敬愛。假如對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。

(4)接名片禮儀

當別人站起來遞名片時，你應當立刻站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清晰對方姓名、身份。假如對方的名字中某個字認不準的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要莊重的把它放在桌上，留意不要把文件壓在上面。假如在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明緣由，表歉意，并手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方。

3、名片保存與整理

事后把名片名片盒或名片夾，按肯定次序把名片歸檔。

三、日常接待要領

(一)迎接、款待客人

接待客人要留意以下幾點。

1、客人要找的負責人不在時

要明確告知對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

2、客人到來時

我方負責人由于種種緣由不能立刻接見，要向客人說明等待理由與等待時間，假設客人情愿等待，應當向客人提供飲料、雜志，假如可能，應當時常為客人換飲料。

3、接待人員帶領客人到達目的地，應當有正確的引導方法和引導姿態(tài)。

(1)在走廊的引導方法。

接待人員在客人二三步之前，協(xié)作步調，讓客人走在內側。

(2)在樓梯的引導方法。

當引導客人上樓時，應當讓客人走在前面，接待人員走在后面，假設是下樓時，應當由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應當留意客人的安全。

(3)在電梯的引導方法。

引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走出電梯。

4、客廳里的引導方法。

當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

(二)恭送客人

1、援助來賓確認所攜帶的行李物品，援助來賓當心提送到車上。安放好行李后，向來賓作一下交代，并施禮感謝光臨和致告辭語，如祝您旅途開心，歡迎下次再來!、祝您一路平安，同時盼望我們合作開心!等。

2、幫來賓關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人，太輕車門會關不上。還要留意不要讓來賓的衣服裙褲被車門夾住。

3、車門關好后，不能立刻轉身就走，而應等來賓的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告辭，目送車子離開后才能離開。

(三)接待預約客人

在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確定是否有預約。

(四)給上司擋駕

1、除個別極為非常的狀況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。

2、即便是在拒絕對方時，也應當留意禮儀，說話留有余地。

(五)接待同時到訪的客人

1、堅持先來后到，一視同仁原那么

2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。

3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。

4、切記以貌取人

(六)接待不速之客

1、首先問明對方來意，假設對方不說，那么應向其說明這是工作需要。

2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應馬上與當事人聯系。但是，聯系好之前，不應當給客人以確定的答復。

3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找借口。要讓客人與秘書保持肯定的距離，是客人聽不清秘書講話。

4、要用委婉拒絕客人

5、盡量不要讓客人在前臺久留。

(七)接待上門投訴的客人

1、把客人帶到會見室，為客人制造一個良好的接待環(huán)境。

2、盡量滿意客人的情感需求和專業(yè)需求。

(八)接待媒體記者

1、要熱忱協(xié)作，為其提供方便。

2、對于所要報道的內容要謹慎考慮，提供信息要實在。

3、沒有把握的事情不擅自決斷。

4、要留意內外有別，保守公司奧秘。

秘書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛，需要秘書掌控好接待工作的各個流程中的禮儀工作，敏捷應變，不斷積累閱歷，提高職業(yè)素養(yǎng)。

秘書職場接待禮儀常識

職場禮儀是指人們在職業(yè)場所中應當遵循的一系列禮儀規(guī)范。學會這些禮儀規(guī)范，將使一個人的職業(yè)形象大為提高。了解、掌控并恰當地應用職場禮儀有助于完善和維護職場人的職業(yè)形象，做一個勝利職業(yè)人。勝利的職業(yè)生涯并不意味著你要才華橫溢，更重要的是在工作中你要有肯定的職場技巧，用一種恰當合理方式與人溝通和溝通，這樣你才能在職場種贏得別人的尊敬，才能在職場中獲勝。職場禮儀的基本點主要有如下幾點：

1、握手禮儀。握手是人與人的身體接觸，能夠給人留下深刻的印象。當與某人握手感覺不舒暢時，我們經常會聯想到那個人消極的性格特征。強有力的握手、眼睛直視對方將會搭起積極溝通的舞臺。

2、介紹禮儀。首先，要弄清職場禮儀與社交禮儀的差別。職場禮儀沒有性別之分。比如，為女士開門這樣的紳士風度在工作場合是不須要的，這樣做甚至有可能冒犯了對方。請記?。汗ぷ鲌鏊信?。其次，將體諒和尊敬別人當作自己的指導原那么。進行介紹的正確做法是將級別低的人介紹給級別高的人。

3、賠禮禮儀。即使在社交職場禮儀上做得完滿無缺，也不可避開地在職場中冒犯了別人。假如發(fā)生這樣的事情，真誠地賠禮就可以了。表達出你想表達的歉意，然后繼續(xù)進行工作。將你所犯的錯誤當成件大事只會擴大它的破壞作用，使得接受賠禮的人更加不舒暢。

4、電梯禮儀。電梯雖然很小，但學問不淺。首先，一個人在電梯里不要看四下無人就亂寫亂畫將電梯變成廣告牌。其次，伴隨客人或長輩來到電梯廳門前時，先按電梯按鈕;電梯到達門打開時，可先行進入電梯，一手按開門按鈕，另一手按住電梯側門，請客人們先進;進入電梯后，按下客人要去的樓層按鈕;到達目的樓層，一手按住開門按鈕，另一手并做出請出的動作，可說：到了，您先請!客人走出電梯后，自己立即步出電梯，并熱誠地引導行進的方向。

5、電子禮儀。電子郵件、傳真和移動電話帶來了職場禮儀方面的新問題。在現在的很多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關的內容反而不多。電子郵件是職業(yè)信件的一種，職業(yè)信件中是沒有不嚴厲的內容的。傳真應當包括你的聯系信息、日期和頁數。未經別人允許不要發(fā)傳真，那樣會糜費別人的紙張，占用別人的線路。

6、著裝禮儀。職場禮儀之著裝基本原那么：職業(yè)女士的著裝儀表需要符合她本人的性格，體態(tài)特征、職位、企業(yè)文化、辦公環(huán)境，志趣等等。女強人不應當一味仿照辦公室里男士的服飾裝扮，要有一種做女人真好的心態(tài)，充分發(fā)揮女性特有的柔韌。

7、面試禮儀。女性在面試入座時，雙腿并攏并斜放一側，雙腳可稍有前后之差，假如兩腿斜向左方，那么右腳放在左腳之后;假如兩腿斜向右方，那么左腳放置右腳之后。這樣對方從正面看雙腳是交成一點的，腿部線條更顯修長，也顯得頗為嫻雅。假設女性穿著套裙，入座前應收攏裙邊再就坐，坐下后，上身挺直，頭部端正，目光平視面試官。坐穩(wěn)后，身子一般占座位的2/3，兩手掌心向下，自然放在兩腿上，兩腳自然放好，兩膝并攏，面帶微笑保持自然放松。

8、商務餐禮儀。白領階層的商務性工作餐是避