秘書(shū)職場(chǎng)接待禮儀

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秘書(shū)職場(chǎng)接待禮儀

一、接待前的預(yù)備工作

(一)接待環(huán)境布置

1、環(huán)境布置

接待環(huán)境應(yīng)當(dāng)清潔、整齊、明朗、美觀，沒(méi)有異味。前臺(tái)或會(huì)客室可擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出歡迎您的氣氛，會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應(yīng)當(dāng)放在抽屜里固定的地方，以便用時(shí)立刻能找到。

2、辦公用品預(yù)備

(1)前廳。

應(yīng)為客人預(yù)備座椅，讓客人站著等候是不尊敬的。座椅樣式應(yīng)當(dāng)線條簡(jiǎn)潔、色調(diào)明快。還應(yīng)配有茶幾。

(2)會(huì)客室。

桌椅應(yīng)擺放整齊，桌面保持清潔沒(méi)有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調(diào)的畫。掛公司領(lǐng)導(dǎo)或國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)的合影，或某次勝利的大型公關(guān)活動(dòng)的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司狀況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要預(yù)備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會(huì)客室應(yīng)具良好照明及空調(diào)設(shè)備。要配備一部電話，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等即便不放在會(huì)客室內(nèi)，也不要離得太遠(yuǎn)。

客人走后，要實(shí)時(shí)清理睬客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關(guān)好門。否那么，會(huì)使下一批客人感到不受重視。

(二)前臺(tái)值班

在前臺(tái)值班室，當(dāng)沒(méi)有客人時(shí)，秘書(shū)應(yīng)做好：

1、布置接待室

2、了解上次活動(dòng)安排

3、填寫公司職員出入登記表

4、填寫客人預(yù)約登記簿

二、接待的基本禮儀

(一)接待客人的基本禮儀

秘書(shū)接待客人時(shí)應(yīng)當(dāng)留意以下幾點(diǎn)：

1、無(wú)論接待什么樣的客人，都需做到公正和禮貌，應(yīng)按先來(lái)后到的原那么接待每一個(gè)客人。

2、無(wú)論接待什么樣的客人，都要態(tài)度溫和、千萬(wàn)不能皺眉頭。

3、接待客人時(shí)立場(chǎng)要莊重，但說(shuō)話要留有余地。

4、對(duì)于有預(yù)約的客人要快速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。

5、為避開(kāi)出錯(cuò)，對(duì)于客人說(shuō)的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。

6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。

7、要請(qǐng)客人填寫接待登記簿。

8、上司沒(méi)確認(rèn)要見(jiàn)的客人，就不要讓他進(jìn)去。

9、在不了解對(duì)方身份時(shí)，假設(shè)對(duì)方問(wèn)到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，那么不要徑直回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對(duì)方那里了解一些有用信息。

10、生疏客人來(lái)訪時(shí)，肯定要留意聽(tīng)清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本狀況的介紹;依據(jù)狀況的不同，對(duì)來(lái)客的意圖和目的要打聽(tīng)清晰，但在打聽(tīng)時(shí)不失禮儀。

(二)介紹的禮儀

在作介紹的過(guò)程中，介紹者與被介紹者的立場(chǎng)要熱忱得體、舉止大方，在整個(gè)介紹過(guò)程應(yīng)面帶微笑。一般狀況下，介紹時(shí)，雙方應(yīng)當(dāng)保持站立姿態(tài)，相互熱忱應(yīng)答。

1、自我介紹

在某種場(chǎng)合自我介紹對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)特別須要。介紹的內(nèi)容以詳細(xì)場(chǎng)合而定，公務(wù)場(chǎng)合除介紹自己以外還要介紹自己的職務(wù)。

2、為他人作介紹

當(dāng)你要將某人介紹給別人時(shí)確認(rèn)被介紹的雙方哪一方更應(yīng)當(dāng)被尊敬。按禮賓順次應(yīng)當(dāng)是：向年長(zhǎng)者引見(jiàn)年輕者，不論男女都是按這樣的順次作介紹;向女士引見(jiàn)男士，向職位高的引見(jiàn)職位低的人，同時(shí)連同雙方的單位、職稱一起簡(jiǎn)約作介紹。在人數(shù)眾多的場(chǎng)合，假如其中沒(méi)有職位、身份非常的人在場(chǎng)，又是年齡相仿的人聚會(huì)，那么可根據(jù)肯定的次序一一介紹。為他人作介紹時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)潔清晰，不能模糊其辭。介紹時(shí)，還可簡(jiǎn)要地提供一些狀況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識(shí)的兩人相互交談。假如你是單獨(dú)介紹兩人相識(shí)，應(yīng)當(dāng)事先了解一下他們彼此是否都有想認(rèn)識(shí)對(duì)方的.愿望，免得造成不須要的尷尬。在向他人介紹某人時(shí)，不可用手指指指引點(diǎn)，而應(yīng)有禮貌地以手掌示意。

在社交場(chǎng)合，國(guó)際通行的是女士?jī)?yōu)先原那么，即需要把男士介紹給女士。被介紹者正確的做法應(yīng)是：假如原本是坐著，此時(shí)應(yīng)站起來(lái)，走上前去，在距離對(duì)方一臂左右的距離站好，凝視對(duì)方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點(diǎn)頭致意。

3、被他人介紹

(三)握手的禮儀

1、握手的姿式。

一般地，握手的兩個(gè)人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示同等而自然的關(guān)系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示虛心或尊敬，那么可掌心向上同他人握手。而假如是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對(duì)方的手，這通常是高傲無(wú)禮的表示。握手時(shí)應(yīng)伸出右手，決不能伸左手與人相握。

2、握手的順次。

在上下級(jí)之間，應(yīng)先上級(jí)伸出手后，下級(jí)才能接握;在長(zhǎng)幼之間，應(yīng)長(zhǎng)輩先伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應(yīng)女方先伸手后，男方才能接握。

3、握手的力度也應(yīng)留意。

一般狀況，相互間握下即可。假如是激烈握手，可以用勁搖擺幾下，這是非常友好的表示

4、握手的時(shí)間通常以三至五秒為宜，除非關(guān)系親近的人可以長(zhǎng)時(shí)間握手外，一般都是握一下即可。握手時(shí)應(yīng)兩眼凝視對(duì)方的眼睛，表示誠(chéng)意。

(四)交換名片

1、名片的內(nèi)容

名片分公務(wù)名片和社交名片

(1)公務(wù)名片

公務(wù)名片的主要內(nèi)容主要包括所在單位和部門、姓名、職務(wù)或職稱、地址、電話等聯(lián)絡(luò)方式。名片上數(shù)字不宜太多，名字在名片中應(yīng)當(dāng)是最大的幾個(gè)字，頭銜不應(yīng)太多。名片顏色最好為白色，顯儉樸、大方。

公務(wù)名片上一般不印私人電話號(hào)碼。假設(shè)不介意私人時(shí)間被打攪那么可以印。假設(shè)他人名片上沒(méi)有私人電話號(hào)碼，那么不必問(wèn)對(duì)方。

(2)社交名片

社交名片用于社交場(chǎng)合。隨身攜帶的名片應(yīng)放在名片盒或名片夾，不要徑直放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對(duì)自己的不尊敬。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內(nèi)側(cè)口袋里或公文包內(nèi)。

2、交換名片禮儀

(1)遞名片時(shí)機(jī)

初次見(jiàn)面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見(jiàn)。在談話時(shí)假如提及公司地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容也可遞交名片。

(3)遞名片禮儀

一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)是來(lái)訪者、男性、身份低者先向被來(lái)訪者、女性、身份高者遞名片，后者應(yīng)在接到名片是回贈(zèng)對(duì)方自己定的名片。遞交名片時(shí)應(yīng)站起來(lái)(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向?qū)Ψ?，以便?duì)方接過(guò)后就能立刻看清晰。假如對(duì)方也同時(shí)拿出名片，來(lái)訪者、男性、身份低者應(yīng)使自己的名片低于對(duì)方的名片，以示敬愛(ài)。假如對(duì)方不止一人，應(yīng)按職位從高到低或按位置從近到遠(yuǎn)遞上。

(4)接名片禮儀

當(dāng)別人站起來(lái)遞名片時(shí)，你應(yīng)當(dāng)立刻站起來(lái)雙手接過(guò)。接收對(duì)方名片后，不可立馬放進(jìn)口袋，而應(yīng)看清晰對(duì)方姓名、身份。假如對(duì)方的名字中某個(gè)字認(rèn)不準(zhǔn)的話，應(yīng)恭維地向?qū)Ψ秸?qǐng)教。拜讀完后要莊重的把它放在桌上，留意不要把文件壓在上面。假如在會(huì)談，可把名片按對(duì)方座次擺在自己面前，便于名片與人對(duì)號(hào)，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無(wú)法回贈(zèng)對(duì)方時(shí)，可說(shuō)明緣由，表歉意，并手寫姓名、地址、聯(lián)絡(luò)方式送給對(duì)方。

3、名片保存與整理

事后把名片名片盒或名片夾，按肯定次序把名片歸檔。

三、日常接待要領(lǐng)

(一)迎接、款待客人

接待客人要留意以下幾點(diǎn)。

1、客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)

要明確告知對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)客人留下電話、地址，明確是由客人再次來(lái)單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。

2、客人到來(lái)時(shí)

我方負(fù)責(zé)人由于種種緣由不能立刻接見(jiàn)，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，假設(shè)客人情愿等待，應(yīng)當(dāng)向客人提供飲料、雜志，假如可能，應(yīng)當(dāng)時(shí)常為客人換飲料。

3、接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)當(dāng)有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿態(tài)。

(1)在走廊的引導(dǎo)方法。

接待人員在客人二三步之前，協(xié)作步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。

(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。

當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)當(dāng)讓客人走在前面，接待人員走在后面，假設(shè)是下樓時(shí)，應(yīng)當(dāng)由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)當(dāng)留意客人的安全。

(3)在電梯的引導(dǎo)方法。

引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時(shí)，接待人員按開(kāi)的鈕，讓客人先走出電梯。

4、客廳里的引導(dǎo)方法。

當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請(qǐng)客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

(二)恭送客人

1、援助來(lái)賓確認(rèn)所攜帶的行李物品，援助來(lái)賓當(dāng)心提送到車上。安放好行李后，向來(lái)賓作一下交代，并施禮感謝光臨和致告辭語(yǔ)，如祝您旅途開(kāi)心，歡迎下次再來(lái)!、祝您一路平安，同時(shí)盼望我們合作開(kāi)心!等。

2、幫來(lái)賓關(guān)車門時(shí)，時(shí)間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會(huì)驚嚇客人，太輕車門會(huì)關(guān)不上。還要留意不要讓來(lái)賓的衣服裙褲被車門夾住。

3、車門關(guān)好后，不能立刻轉(zhuǎn)身就走，而應(yīng)等來(lái)賓的車輛啟動(dòng)時(shí)，面帶微笑，揮手告辭，目送車子離開(kāi)后才能離開(kāi)。

(三)接待預(yù)約客人

在最初的問(wèn)候之后，客人會(huì)做自我介紹，說(shuō)出要見(jiàn)之人姓名，秘書(shū)首先應(yīng)確定是否有預(yù)約。

(四)給上司擋駕

1、除個(gè)別極為非常的狀況外，上司在辦公室時(shí)應(yīng)向其請(qǐng)示，不要憑自己個(gè)人判斷，將客人回絕，說(shuō)上司不在。

2、即便是在拒絕對(duì)方時(shí)，也應(yīng)當(dāng)留意禮儀，說(shuō)話留有余地。

(五)接待同時(shí)到訪的客人

1、堅(jiān)持先來(lái)后到，一視同仁原那么

2、可在接待先到客人的同時(shí)，微笑著請(qǐng)后到客人稍等。

3、請(qǐng)先到客人作登記，然后問(wèn)候后到客人。

4、切記以貌取人

(六)接待不速之客

1、首先問(wèn)明對(duì)方來(lái)意，假設(shè)對(duì)方不說(shuō)，那么應(yīng)向其說(shuō)明這是工作需要。

2、如來(lái)訪客人點(diǎn)名要與某人員會(huì)談，就應(yīng)馬上與當(dāng)事人聯(lián)系。但是，聯(lián)系好之前，不應(yīng)當(dāng)給客人以確定的答復(fù)。

3、不要當(dāng)著客人的面就給當(dāng)事人打電話，免得當(dāng)事人拒絕接見(jiàn)時(shí)不好找借口。要讓客人與秘書(shū)保持肯定的距離，是客人聽(tīng)不清秘書(shū)講話。

4、要用委婉拒絕客人

5、盡量不要讓客人在前臺(tái)久留。

(七)接待上門投訴的客人

1、把客人帶到會(huì)見(jiàn)室，為客人制造一個(gè)良好的接待環(huán)境。

2、盡量滿意客人的情感需求和專業(yè)需求。

(八)接待媒體記者

1、要熱忱協(xié)作，為其提供方便。

2、對(duì)于所要報(bào)道的內(nèi)容要謹(jǐn)慎考慮，提供信息要實(shí)在。

3、沒(méi)有把握的事情不擅自決斷。

4、要留意內(nèi)外有別，保守公司奧秘。

秘書(shū)工作中的接待禮儀涉及的內(nèi)容很廣泛，需要秘書(shū)掌控好接待工作的各個(gè)流程中的禮儀工作，敏捷應(yīng)變，不斷積累閱歷，提高職業(yè)素養(yǎng)。

秘書(shū)職場(chǎng)接待禮儀常識(shí)

職場(chǎng)禮儀是指人們?cè)诼殬I(yè)場(chǎng)所中應(yīng)當(dāng)遵循的一系列禮儀規(guī)范。學(xué)會(huì)這些禮儀規(guī)范，將使一個(gè)人的職業(yè)形象大為提高。了解、掌控并恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用職場(chǎng)禮儀有助于完善和維護(hù)職場(chǎng)人的職業(yè)形象，做一個(gè)勝利職業(yè)人。勝利的職業(yè)生涯并不意味著你要才華橫溢，更重要的是在工作中你要有肯定的職場(chǎng)技巧，用一種恰當(dāng)合理方式與人溝通和溝通，這樣你才能在職場(chǎng)種贏得別人的尊敬，才能在職場(chǎng)中獲勝。職場(chǎng)禮儀的基本點(diǎn)主要有如下幾點(diǎn)：

1、握手禮儀。握手是人與人的身體接觸，能夠給人留下深刻的印象。當(dāng)與某人握手感覺(jué)不舒暢時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)聯(lián)想到那個(gè)人消極的性格特征。強(qiáng)有力的握手、眼睛直視對(duì)方將會(huì)搭起積極溝通的舞臺(tái)。

2、介紹禮儀。首先，要弄清職場(chǎng)禮儀與社交禮儀的差別。職場(chǎng)禮儀沒(méi)有性別之分。比如，為女士開(kāi)門這樣的紳士風(fēng)度在工作場(chǎng)合是不須要的，這樣做甚至有可能冒犯了對(duì)方。請(qǐng)記?。汗ぷ鲌?chǎng)所，男女同等。其次，將體諒和尊敬別人當(dāng)作自己的指導(dǎo)原那么。進(jìn)行介紹的正確做法是將級(jí)別低的人介紹給級(jí)別高的人。

3、賠禮禮儀。即使在社交職場(chǎng)禮儀上做得完滿無(wú)缺，也不可避開(kāi)地在職場(chǎng)中冒犯了別人。假如發(fā)生這樣的事情，真誠(chéng)地賠禮就可以了。表達(dá)出你想表達(dá)的歉意，然后繼續(xù)進(jìn)行工作。將你所犯的錯(cuò)誤當(dāng)成件大事只會(huì)擴(kuò)大它的破壞作用，使得接受賠禮的人更加不舒暢。

4、電梯禮儀。電梯雖然很小，但學(xué)問(wèn)不淺。首先，一個(gè)人在電梯里不要看四下無(wú)人就亂寫亂畫將電梯變成廣告牌。其次，伴隨客人或長(zhǎng)輩來(lái)到電梯廳門前時(shí)，先按電梯按鈕;電梯到達(dá)門打開(kāi)時(shí)，可先行進(jìn)入電梯，一手按開(kāi)門按鈕，另一手按住電梯側(cè)門，請(qǐng)客人們先進(jìn);進(jìn)入電梯后，按下客人要去的樓層按鈕;到達(dá)目的樓層，一手按住開(kāi)門按鈕，另一手并做出請(qǐng)出的動(dòng)作，可說(shuō)：到了，您先請(qǐng)!客人走出電梯后，自己立即步出電梯，并熱誠(chéng)地引導(dǎo)行進(jìn)的方向。

5、電子禮儀。電子郵件、傳真和移動(dòng)電話帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。在現(xiàn)在的很多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。電子郵件是職業(yè)信件的一種，職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)厲的內(nèi)容的。傳真應(yīng)當(dāng)包括你的聯(lián)系信息、日期和頁(yè)數(shù)。未經(jīng)別人允許不要發(fā)傳真，那樣會(huì)糜費(fèi)別人的紙張，占用別人的線路。

6、著裝禮儀。職場(chǎng)禮儀之著裝基本原那么：職業(yè)女士的著裝儀表需要符合她本人的性格，體態(tài)特征、職位、企業(yè)文化、辦公環(huán)境，志趣等等。女強(qiáng)人不應(yīng)當(dāng)一味仿照辦公室里男士的服飾裝扮，要有一種做女人真好的心態(tài)，充分發(fā)揮女性特有的柔韌。

7、面試禮儀。女性在面試入座時(shí)，雙腿并攏并斜放一側(cè)，雙腳可稍有前后之差，假如兩腿斜向左方，那么右腳放在左腳之后;假如兩腿斜向右方，那么左腳放置右腳之后。這樣對(duì)方從正面看雙腳是交成一點(diǎn)的，腿部線條更顯修長(zhǎng)，也顯得頗為嫻雅。假設(shè)女性穿著套裙，入座前應(yīng)收攏裙邊再就坐，坐下后，上身挺直，頭部端正，目光平視面試官。坐穩(wěn)后，身子一般占座位的2/3，兩手掌心向下，自然放在兩腿上，兩腳自然放好，兩膝并攏，面帶微笑保持自然放松。

8、商務(wù)餐禮儀。白領(lǐng)階層的商務(wù)性工作餐是避