供應(yīng)商管理手冊(cè)

供應(yīng)商手冊(cè)目錄TOC\o"1-3"\h\z一、本手冊(cè)所用名詞解釋 31.1文獻(xiàn)類 31.2編碼類 31.3其它 4二、交易程序 4三、注意事項(xiàng) 53.1合同書 53.2訂單 53.3送貨及收貨 63.4帳單管理 83.5付款 9四、退貨 9五、退貨賠償 10一、本手冊(cè)所用名詞解釋1.1文獻(xiàn)類供貨合同書及報(bào)價(jià)單：兩者均為商定雙方合作關(guān)系的文獻(xiàn)，無(wú)此文獻(xiàn)，多個(gè)訂貨行為無(wú)效。廣告合同書：規(guī)范貴司在我公司商場(chǎng)內(nèi)所做的多個(gè)形式的燈箱、廣告牌等商定。促銷合同書：規(guī)范雙方商定的多個(gè)促銷活動(dòng)。訂單：在合同商定價(jià)格的基礎(chǔ)上，確認(rèn)商品品種及數(shù)量的文獻(xiàn)。退貨單：按雙方議定的商品品種及數(shù)量退回貴司確實(shí)認(rèn)書。送貨單：貴司在送貨時(shí)必須開具最少為三聯(lián)的送貨清單，其上須清晰注明商品品種、數(shù)量及包裝規(guī)格。收貨單：我司訂單及收貨單合二為一，即在訂單上標(biāo)有實(shí)收數(shù)量一欄。退貨發(fā)票：我司開具給貴司用于結(jié)算退回貨品的發(fā)票。價(jià)格更改告知書：由貴司提前半個(gè)月告知我司的價(jià)格變更文獻(xiàn)，須蓋章方有效。1.2編碼類供應(yīng)商編號(hào)：在我司電腦管理系統(tǒng)中代表貴司的編碼，用于某些查詢工作（如付款查詢）。供應(yīng)商貨號(hào)：貴司為方便管理，給所經(jīng)營(yíng)的無(wú)國(guó)際條形碼的貨品的編碼（特別百貨類商品）。店內(nèi)碼：我司為方便管理，對(duì)全部商品均予以的一種編碼。注意：不要弄錯(cuò)供應(yīng)商貨號(hào)和店內(nèi)碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系）。訂單號(hào)：訂貨單的編號(hào)，用于付款管理。收貨編號(hào)：我司對(duì)每張已收貨訂單予以一種對(duì)應(yīng)編號(hào)，重要用于付款管理。退貨單號(hào)：用于退貨單的編碼。1.3其它商品的管理定義為：即認(rèn)碼不認(rèn)貨。只要是不同的店內(nèi)碼，即視為不同商品?；A(chǔ)單位：指銷售單位計(jì)量基礎(chǔ)，普通為最后消費(fèi)單位。銷售單位、定貨單位：指我司所經(jīng)營(yíng)商品的最小出售包裝單位。例如：355ml聽裝可樂(lè)，一箱24聽，分兩種規(guī)格出售（A：6聽；B：整箱）在管理系統(tǒng)中，A與B被認(rèn)作不同的商品，且A的銷售包裝為6聽，B則為24聽。其基礎(chǔ)單位1聽。端頭促銷：貨架兩端的區(qū)域銷售。堆頭促銷：非貨架兩端，而在其它地方用棧板堆積促銷?？煊嵈黉N：專指在郵寄給顧客的快訊上發(fā)表多個(gè)信息而做的促銷。訂單作廢日：當(dāng)貴司超出此日期未送貨時(shí)，為確保我司自動(dòng)定貨系統(tǒng)的精確運(yùn)作，該定單將自動(dòng)作廢，并將統(tǒng)計(jì)貴司未準(zhǔn)時(shí)送貨次數(shù)，做為評(píng)定雙方合作關(guān)系的根據(jù)。店內(nèi)補(bǔ)貨與采購(gòu)部訂立合同書及獲得第一張訂單按訂單送貨至收貨部按實(shí)際收貨數(shù)量及價(jià)格開具增值稅發(fā)票，并于收貨后一周內(nèi)送至財(cái)務(wù)發(fā)票組發(fā)票對(duì)的與否店內(nèi)補(bǔ)貨與采購(gòu)部訂立合同書及獲得第一張訂單按訂單送貨至收貨部按實(shí)際收貨數(shù)量及價(jià)格開具增值稅發(fā)票，并于收貨后一周內(nèi)送至財(cái)務(wù)發(fā)票組發(fā)票對(duì)的與否按商定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)付款，若有疑問(wèn)請(qǐng)咨詢采購(gòu)部拒收則追問(wèn)因素退回一周再送到信反息饋正確以上為第一張訂單的整個(gè)交易過(guò)程，我司采用一張訂單對(duì)應(yīng)一張發(fā)票，特殊狀況下可多張定單對(duì)應(yīng)一張發(fā)票，但不接受多發(fā)票對(duì)應(yīng)一張定單或非整數(shù)定單。三、注意事項(xiàng)3.1合同書我司的合同書分三種：A、供貨合同書；B、廣告合同書；C、促銷合同書。我司的供貨合同書的使用期為一年，自簽定之日起生效，并于到期前一種月重新簽定（合同文本見附件）。該合同書必須附有我司格式的報(bào)價(jià)單，合同書上的各交易條件均以此報(bào)價(jià)單為計(jì)算基礎(chǔ)，該報(bào)價(jià)單上的商品不得違反中華人民共和國(guó)的多個(gè)法規(guī)。否則由貴司承當(dāng)一切責(zé)任。該合同書上所商定的價(jià)格即為訂單的根據(jù)，每張訂單不再另行議定價(jià)格。合同期內(nèi)，供應(yīng)商的價(jià)格如有變動(dòng)，請(qǐng)?zhí)崆?5天書面告知我司，在我司同意后做對(duì)應(yīng)的修改，價(jià)格更改告知單上須蓋有貴司圖章。廣告合同書是規(guī)范供應(yīng)商在我司商場(chǎng)內(nèi)所做的多個(gè)形式廣告牌的合同，期限為一年。促銷合同書則是針對(duì)雙方商定的多個(gè)促銷活動(dòng)，特別是我司快訊活動(dòng)。無(wú)國(guó)際條碼商品，貴司需提供貴司貨號(hào)（即供應(yīng)商貨號(hào)），并貼上我司條形碼。要確保貨號(hào)與我司條碼對(duì)應(yīng)關(guān)系對(duì)的。3.2訂單我司訂單與收貨單合二為一，即訂單上標(biāo)有實(shí)收數(shù)一欄，且超出定單作廢后來(lái)該定單自動(dòng)作廢，以維護(hù)我司自動(dòng)補(bǔ)貨系統(tǒng)的精確運(yùn)作。我司訂單分三種：新商品的第一次訂貨單；日常補(bǔ)貨單；快訊訂單及緊爭(zhēng)訂單我司只訂3.1.2中所述報(bào)價(jià)單商品，無(wú)我司格式報(bào)價(jià)單的商品進(jìn)入商場(chǎng)則被視為贈(zèng)品。訂單普通狀況下以書面形式如傳真、郵寄或E-mail發(fā)給貴司，且不需要貴司確認(rèn)（快訊訂單除外），我司采購(gòu)部能夠用電話形式給貴司下緊急訂單（當(dāng)天送貨），此訂單會(huì)在貴司送貨至我司收貨部時(shí)予以確認(rèn)。因我司采用訂單管理、滾動(dòng)付款。為確保付款準(zhǔn)時(shí)，與訂單有關(guān)的文獻(xiàn)（如送貨單、發(fā)票等），應(yīng)注明訂單編號(hào)、供應(yīng)商編號(hào)及商品編號(hào)。原則上不允許分批交貨，且多出訂單數(shù)量的部分被自動(dòng)視為贈(zèng)品。3.1和3.2所列內(nèi)容均由我司采購(gòu)部負(fù)責(zé)與貴司溝通。3.3送貨及收貨貴司送貨則表達(dá)接受雙方議定的合作條件。貴司須按訂單上的品種、數(shù)量、地點(diǎn)、時(shí)間送貨，否則我司有權(quán)取消或更改訂單。我司與貴司的訂購(gòu)量均以定單上的定貨單位（也是我司的銷售單位）為計(jì)量單位。貴司送貨時(shí)須攜帶送貨單（最少為三聯(lián)單）及我司訂單，并負(fù)責(zé)免費(fèi)將貨品放置在商場(chǎng)收貨部的棧板上，以前風(fēng)險(xiǎn)由貴司承當(dāng)。為便于快速收貨、及時(shí)付款，貴司送貨單及發(fā)票所列商品次序原則上應(yīng)與我司訂單上所列商品次序一致。在送貨前，貴司應(yīng)確保國(guó)際條形碼的對(duì)的。若無(wú)國(guó)際際條形碼，請(qǐng)與采購(gòu)部聯(lián)系，我司將予以貴司一種我司店內(nèi)碼，否則不予收貨。貴司必須確保所送貨品均符合中華人民共和國(guó)的各項(xiàng)法規(guī)，否則在我司發(fā)現(xiàn)時(shí)有權(quán)拒收，如未能發(fā)現(xiàn)而造成違規(guī)貨品進(jìn)場(chǎng)銷售的，由此所產(chǎn)生的一切責(zé)任、后果均由貴司承當(dāng)。全部有保質(zhì)期的商品，在收貨時(shí)，其有效時(shí)間不得低于2/3的保質(zhì)期，否則商場(chǎng)將拒收貨品（與我司采購(gòu)部有特殊商定者須持有我司采購(gòu)部確實(shí)認(rèn)書，商場(chǎng)方予以收貨），以保持賣場(chǎng)內(nèi)商品的新鮮度。交貨過(guò)程流程表開車至我司收貨部開車至我司收貨部送貨人憑送貨單（最少為三聯(lián)單）及訂單到各分店或配送中心收貨部報(bào)到，提交以上單據(jù)，并得到一次序號(hào)送貨人將貨品依次放在棧板上，與我司人員共同清點(diǎn)我司人員進(jìn)行外包裝質(zhì)量檢查、抽查及箱數(shù)清點(diǎn)收貨完畢后，收貨人員在貴司送貨單上簽字同時(shí)為確保貴司利益，我司會(huì)在送貨單上貼上我司該訂單的收貨編號(hào)（具唯一性），該編號(hào)及收貨人的簽名、蓋章一同作為收到貨的根據(jù)收貨數(shù)量與送貨量有差別時(shí)，我司收貨人員會(huì)將實(shí)際收貨量標(biāo)于貴司送貨單及我司收貨單上，且雙方均簽字確認(rèn)，并在我司收貨單上簽字確府實(shí)收數(shù)收貨結(jié)束 送貨地點(diǎn)：配送中心、各分店（在每份訂單上已有注明具體的交貨地址）。收貨完畢，只表達(dá)我司確認(rèn)包裝質(zhì)量及大數(shù)，若商品內(nèi)在質(zhì)量及箱裝數(shù)量存在問(wèn)題，我司會(huì)在一周內(nèi)提出異議（一周后自動(dòng)承認(rèn)）；若有嚴(yán)重問(wèn)題，我司會(huì)退貨給貴司，并由貴司承當(dāng)一切費(fèi)用。在下列狀況我司有權(quán)拒收。未訂商品（含訂貨與所送貨品一致）。貨品有影響出售的多個(gè)質(zhì)量問(wèn)題。不準(zhǔn)時(shí)送貨（另行商定除外），長(zhǎng)久不準(zhǔn)時(shí)送貨者將予以處分。無(wú)國(guó)際條碼且沒(méi)有貼我司店內(nèi)碼或國(guó)際條形碼有誤。對(duì)于無(wú)國(guó)際條形碼的商品（特別是百貨）貼錯(cuò)店內(nèi)碼，或供應(yīng)商貨號(hào)與我司店內(nèi)碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系出錯(cuò)。為確保雙方庫(kù)存對(duì)的，加緊雙方周轉(zhuǎn)，我司采用全動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)補(bǔ)貨系統(tǒng)。但規(guī)定貴司在行政運(yùn)作上予以支持，做到準(zhǔn)時(shí)、按量、對(duì)的送貨，特別予以我司的商品資料必須對(duì)的（特別是條形碼）。3.4帳單管理貴司所開具的發(fā)票須注明我司的供應(yīng)商編號(hào)、訂單號(hào)及收貨編號(hào)。貴司盡量寫上我司的商品編號(hào)或國(guó)際條形碼，也能夠盡量詳列名稱，方便我司發(fā)票組對(duì)帳順利，及時(shí)付款。一張訂單品種較多時(shí)，請(qǐng)附具體的發(fā)票清單或貴司自行設(shè)計(jì)的對(duì)帳單，對(duì)帳單須含有下列內(nèi)容：商品名稱、我司商品編號(hào)、以我司定貨單位為單位的送貨量、價(jià)格、每種商品總金額、該訂單總金額等。貴司發(fā)票必須符合中華人民共和國(guó)法津并對(duì)的填寫（即使金額對(duì)的，填寫不規(guī)范的發(fā)票同樣會(huì)被退回）。收到發(fā)票時(shí)，我司會(huì)開具一張發(fā)票收訖票據(jù)給貴司。發(fā)票的接受及退回均由我司發(fā)票組負(fù)責(zé)。請(qǐng)于收貨后第二個(gè)工作日計(jì)起，一周內(nèi)將發(fā)票發(fā)至或寄至下列地址（若10日內(nèi)收不到貴司發(fā)票，則付款期延長(zhǎng)15天）。發(fā)票可隨送貨車一起送至，但須交至財(cái)務(wù)部發(fā)票組，不得交給收貨部或采購(gòu)部。發(fā)票上我司地址：收下發(fā)票后，我司會(huì)開具一張發(fā)票收訖票據(jù)給貴司。貴司須按雙方議定的價(jià)格開具發(fā)票，若有差別將被退回。若因貴司未能按以上帳單管理流程操作造成延遲付款，將由貴司負(fù)責(zé)。3.5價(jià)格及價(jià)格變動(dòng)3.5.1供應(yīng)商應(yīng)提供有關(guān)清晰可擬定的商品的價(jià)目表，每份價(jià)目表必須列明日期并加蓋供應(yīng)商的公司印章。3.5.2供應(yīng)商的商品任何價(jià)格變動(dòng)必須在生效前最少30天以書面形式告知。3.5.3提高價(jià)格生效日期前全部的訂貨仍按原先商定的價(jià)格計(jì)算。3.5.4任何變動(dòng)價(jià)格文獻(xiàn)及商品價(jià)目表須經(jīng)我方采購(gòu)總監(jiān)確認(rèn)方為有效。3.6付款3.6.1付款期從貨品進(jìn)場(chǎng)后的第二天開始計(jì)算。3.6.2我司每七天為付款日。3.6.3請(qǐng)貴司盡量選擇銀行托付方式付款。3.6.4我司將在商定的付款期內(nèi)付款。3.6.5若贈(zèng)值稅發(fā)票有誤，付款期將從我方收到改正后對(duì)的的增值稅發(fā)票的當(dāng)天算起。四、退貨我司在下列狀況發(fā)生時(shí)將退貨給貴司嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題。非我司因素造成的包裝破損。雙方協(xié)定。更換貴司新產(chǎn)品。我司每次退貨將有退貨單給貴司，退貨費(fèi)用由貴司負(fù)擔(dān)，且采用先退貨后結(jié)算方式解決。貴司接到退貨單后，必須在15天內(nèi)到指定地點(diǎn)取回