公文的基礎(chǔ)知識

公文的基礎(chǔ)知識(一)公文的定義。黨的機關(guān)公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、解決公務(wù)的含有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和回復(fù)問題，報告和交流狀況的工具。行政機關(guān)公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的含有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。(二)公文的類別。1.根據(jù)公文制發(fā)機關(guān)的不同性質(zhì)，可分為：黨務(wù)公文、行政公文、法規(guī)公文、外交公文、司法公文、計劃公文、軍用公文等。2.根據(jù)不同的行文關(guān)系，可分為：上行文、下行文、平行文。上行文指下級機關(guān)向上級主管機關(guān)的行文，如請示、報告、意見等;下行文指上級機關(guān)對本機關(guān)下屬單位的行文，屬自上而下的行文，具體文種有批示、意見、決定、決策、告知、通報、會議紀(jì)要、批復(fù)等;平行文指不含有附屬關(guān)系的機關(guān)(即無領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)和單位)之間的往來行文，如函、意見等。需要闡明的是，三種行文關(guān)系都有“意見”這個文種，作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和規(guī)定辦理;作為下行文，下級機關(guān)應(yīng)當(dāng)遵照執(zhí)行;作為平行文，僅供主送機關(guān)參考。3.根據(jù)公文內(nèi)容的重要程度，可分為：絕密公文、機密公文、秘密公文。絕密公文指涉及黨和國家最核心機密內(nèi)容的文獻(xiàn)，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受最為嚴(yán)重的損害;機密公文指涉及黨和國家比較重要機密內(nèi)容的文獻(xiàn)，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受比較嚴(yán)重的損害;秘密公文指涉及黨和國家重要機密內(nèi)容的文獻(xiàn)，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受損害;4.根據(jù)公文送達(dá)和辦理的時間規(guī)定，可分為：特急公文、緊急公文、普通公文。特急公文，辦理時限普通不得超出24個小時;緊急公文，辦理時限普通不得超出3日;普通公文，辦理時限普通不適宜超出15日。緊急程度，黨的機關(guān)公文分為“加急”、“特急”，行政機關(guān)公文分為“急件”、“特急”，緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)公文的特點。一是有鮮明的政治內(nèi)容。運行于我國各機關(guān)的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策。二是有法定的權(quán)威性和約束功效。公文的法定作者是正當(dāng)?shù)闹瓢l(fā)機關(guān)，機關(guān)的制發(fā)權(quán)力是經(jīng)法定承認(rèn)擬定的，各級機關(guān)所發(fā)公文在有效的時限、范疇內(nèi)，含有國家法律所賦予的權(quán)威性和約束力。公文一經(jīng)制發(fā)，有關(guān)的受文機關(guān)和人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真地看待，違反或不執(zhí)行公文規(guī)定，要承當(dāng)對應(yīng)責(zé)任，這就確保了公文的執(zhí)行效能。三是有一定范疇和使用時間。一份公文對應(yīng)某首先的工作、發(fā)給一定的受文對象，這就限定了公文的空間范疇，超出該范疇，公文便失去其效能。公文的效能還受一定時間的限制，普通規(guī)定限期傳達(dá)執(zhí)行，一旦工作完畢了、問題解決了，或新的公文制發(fā)出來了，原公文的效用也結(jié)束了。四是有規(guī)范性的文體形式。公文是一種高度程式化的應(yīng)用文體，在長久實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范，并用國標(biāo)予以規(guī)定，任何機關(guān)不得另搞一套、各行其是。五是有精確莊重的文風(fēng)。公文要維護(hù)其政治性和權(quán)威性，就必須保持精確、嚴(yán)格、莊重的文體特點，規(guī)定反映事物客觀實際，體現(xiàn)意見態(tài)度明朗，選詞用語嚴(yán)謹(jǐn)精確，從而形成理正辭嚴(yán)、簡潔明達(dá)、莊重有力的公文風(fēng)格。(四)公文的作用。一是公布政令，傳達(dá)決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規(guī)、決定，各級各類機關(guān)的決策意圖，需要公布開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，從公布最高一級機關(guān)制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關(guān)的請示、報告，無不依靠公文這個工具。二是指導(dǎo)工作，推動貫徹。由于公文是一種含有權(quán)威性的特殊公文，各級機關(guān)運用公文手段來推行決策意圖，領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用它來組織和指導(dǎo)各系統(tǒng)、部門、地區(qū)的具體工作;下級機關(guān)用它來報告狀況或求得同意支持，以開展工作。三是工作根據(jù)，檢查憑證。根據(jù)和憑證作用是公文的基本作用。上級根據(jù)上報的公文審批、回復(fù)、決定;下級根據(jù)下發(fā)的公文開展工作。上級的決策與否對的，下級狀況反映與否屬實，公文是最佳的憑證;工作開展后，評價其效績，也是以公文為檢查憑據(jù)。四是溝通信息，聯(lián)系公務(wù)。各機關(guān)在公務(wù)活動中，用公文與上下左右的機關(guān)進(jìn)行聯(lián)系，互相告知狀況、交流思想、商洽工作。隨著公文在其間的往復(fù)運行，整個機關(guān)系統(tǒng)由此聯(lián)成一體，使各項工作高效、有序運轉(zhuǎn)。五是宣傳教育，統(tǒng)一思想。公文不僅要傳達(dá)決策意圖、布置任務(wù)，還要解釋因素、闡明狀況，讓人們懂得為什么要這樣做，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識。(五)公文的種類(即文種)?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文解決條例》規(guī)定，黨的機關(guān)公文種類分為14種，即：決策、決定、批示、意見、告知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。《國家行政機關(guān)公文解決方法》規(guī)定，國家行政機關(guān)公文種類分為13種，即：命令(令)、決定、公示、通告、告知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。不同的是，黨的機關(guān)公文有決策、批示、公報、條例、規(guī)定;行政機關(guān)公文有命令(令)、公示、通告、議案。這里僅對行政機關(guān)各文種的合用范疇作簡樸介紹：1.命令(令)。合用于根據(jù)有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政方法;嘉獎有關(guān)單位及人員。需要闡明的是，根據(jù)《憲法》規(guī)定，只有國家主席、全國人大常委會委員長、國務(wù)院總理、各部部長、各委員會主任和地方各級人民政府能夠使用“命令”文種，省下列機關(guān)的職能部門不能使用。《湖北省國家行政機關(guān)公文解決實施細(xì)則》第十條規(guī)定，使用“令”公布規(guī)章的，只限于省人民政府及武漢市人民政府和經(jīng)國務(wù)院同意的較大市的人民政府;縣級以上人民政府根據(jù)法律的規(guī)定，宣布重大強制性行政方法，嘉獎有卓越奉獻(xiàn)的單位(集體)和人員，可使用“令”。2.決定。合用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級機關(guān)不適宜的決定事項。3.公示。合用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。需要注意的是，“公示”的使用者是黨和國家的高級管理機關(guān)，內(nèi)容必須是“重要事項”或者“法定事項”?；鶎訖C關(guān)、地方各級行政主管部門和企事業(yè)單位不得使用“公示”來公布恪守或周知事項，公民個人更不能使用“公示”。4.通告。合用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)恪守或者周知的事項。5.告知。合用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相附屬機關(guān)的公文，傳達(dá)規(guī)定下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。6.通報。合用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。在獎勵事項的文種選擇上，《湖北省國家行政機關(guān)公文解決實施細(xì)則》規(guī)定，獎勵有重大奉獻(xiàn)的單位(集體)和人員，可使用“決定”;表彰有較大奉獻(xiàn)或有較好業(yè)績的先進(jìn)單位(集體)和個人，使用“通報”。7.議案。合用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。8.報告。合用于向上級機關(guān)報告工作，反映狀況