QMS文件管理程序

QMS文獻(xiàn)管理程序1.0目的對我司全部與質(zhì)量管理體系有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行控制,確保各有關(guān)場合使用文獻(xiàn)的有效版本。2.0合用范疇合用于與質(zhì)量體系有關(guān)文獻(xiàn)的控制。3.0定義3.1本程序所涉及之質(zhì)量管理系統(tǒng)各階管制編號文獻(xiàn)以下:3.1.1一階文獻(xiàn):質(zhì)量手冊。3.1.2二階文獻(xiàn):程序文獻(xiàn)（依質(zhì)量手冊內(nèi)所訂定的各項(xiàng)程序）。3.1.3三階文獻(xiàn):作業(yè)原則、檢查原則及管理方法等。3.1.4四階文獻(xiàn):表單統(tǒng)計(jì)（檢查統(tǒng)計(jì)﹑實(shí)驗(yàn)報(bào)告等）。3.1.5外來文獻(xiàn):涉及來自顧客的文獻(xiàn)(程序文獻(xiàn)﹑包裝規(guī)范﹑圖紙﹑規(guī)范和原則﹑交付計(jì)劃)﹑來自原則化組織的文獻(xiàn)(國家和國際的抽樣原則以及過程和質(zhì)量體系原則)和有關(guān)法律法規(guī)等。3.2管制性文獻(xiàn):由文管中心所管制之文獻(xiàn),必須依規(guī)定發(fā)行并隨時(shí)保持最新版次。4.0權(quán)責(zé)4.1文管中心:負(fù)責(zé)全部質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)的保存﹑分發(fā)﹑回收﹑歸檔與銷毀。4.2有關(guān)部門:負(fù)責(zé)文獻(xiàn)與數(shù)據(jù)之執(zhí)行保管。各類文獻(xiàn)的制訂﹑審查﹑核準(zhǔn)﹑分發(fā)及管制,各單位依《文獻(xiàn)控制權(quán)責(zé)分辨表》(附件一)規(guī)劃之權(quán)責(zé)分辨執(zhí)行。5.0內(nèi)容5.1文獻(xiàn)控制流程圖:(附件二)5.2文獻(xiàn)架構(gòu):管理手冊程序文獻(xiàn)作業(yè)原則表單統(tǒng)計(jì)5.3文獻(xiàn)編碼:我司的文獻(xiàn)一律按下列編碼方式編碼(除圖面、技朮文獻(xiàn)外)5.3.1管理手冊編碼方式QM（QualityManual）-XX:品質(zhì)手冊5.3.2程序文獻(xiàn)編碼方式XX-XX流水號(01-99)文獻(xiàn)階層代碼(程序文獻(xiàn)代碼為PR：Program)5.3.3作業(yè)原則編碼方式XX-XX-XXXX流水號（0001-9999）部門代碼文獻(xiàn)階層代碼（三階文獻(xiàn)代碼為WS:WorkStandard）5.3.4四階表單編碼方式XX-XX-XX流水號（01-99）部門代碼文獻(xiàn)階層代碼（四階表單代碼為QR:QualityRecord）5.3.5外部文獻(xiàn)編碼方式XXX-XX-XXX流水號（001-999）來源單位代碼文獻(xiàn)階層代碼（外來文獻(xiàn)代碼為OUT）5.4文獻(xiàn)的標(biāo)記文獻(xiàn)分“受控”和“非受控”兩種狀態(tài)?！笆芸亍北痉饷嫔w有“文獻(xiàn)發(fā)行章”,“非受控”經(jīng)管理代表同意后發(fā)放,在封面上蓋“參考文獻(xiàn)章”。5.5文獻(xiàn)版別規(guī)定5.5.1文獻(xiàn)版本已A0為最新版，修改一次改版為A1，至A9轉(zhuǎn)為由B0版本開始，以這類推。如有重大修改（體系增刪，條款增刪等）直接由A版升級為B版。5.6文獻(xiàn)的編寫5.6.1公司質(zhì)量手冊和程序文獻(xiàn)以及政策、目的由管理代表組織編寫。5.6.2研發(fā)部負(fù)責(zé)編寫技朮文獻(xiàn),涉及作業(yè)原則﹑技朮圖紙﹑工程文獻(xiàn)等。5.6.3品保部負(fù)責(zé)編寫檢查原則，涉及檢查原則、QC工程圖等。5.6.4其它各階文獻(xiàn)由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)編寫。5.7文獻(xiàn)的審批5.7.1文獻(xiàn)的審批按照《文獻(xiàn)控制權(quán)責(zé)分辨表》(附件一)執(zhí)行。5.8文獻(xiàn)發(fā)行5.8.1質(zhì)量政策和目的規(guī)定的發(fā)放范疇是公司全體員工；管理手冊﹑程序文獻(xiàn)、作業(yè)原則、四階表單發(fā)放各有關(guān)部門。5.8.2發(fā)行文獻(xiàn)必須由文管中心在文獻(xiàn)封面及各頁上蓋上“文獻(xiàn)發(fā)行章”（含日期）,以證明其有效性,各單位不得自行復(fù)印文獻(xiàn)。5.8.3公司有關(guān)文獻(xiàn)如需送客戶,不準(zhǔn)備回收時(shí),則蓋上“參考文獻(xiàn)”章,并在《文獻(xiàn)分發(fā)、簽收、回收統(tǒng)計(jì)表》統(tǒng)計(jì)。5.8.4文獻(xiàn)使用和保管部門應(yīng)妥善保管文獻(xiàn)以確保文獻(xiàn)保持清晰,易于識別。5.9文獻(xiàn)的修訂5.9.1文獻(xiàn)需要修訂時(shí),申請人需填寫《文獻(xiàn)制訂、修訂、廢止申請單》,經(jīng)權(quán)責(zé)主管簽核，各部門主管會簽后方可交于文管中心修訂。發(fā)行時(shí)將封面及變更文獻(xiàn)同時(shí)發(fā)放至有關(guān)部門，并將舊原文獻(xiàn)收回蓋“作廢”章,并予以銷毀。文管中心原案文獻(xiàn)蓋“參考文獻(xiàn)”章后予以保存。5.9.2文獻(xiàn)修改之內(nèi)容用下劃線注明，如原為AQL=0.65%改為AQL=0.4%5.10文獻(xiàn)補(bǔ)發(fā)5.10.1當(dāng)需使用文獻(xiàn)的人員未領(lǐng)到文獻(xiàn)時(shí)不得隨意借用其它人的文獻(xiàn)復(fù)印,應(yīng)填寫《文獻(xiàn)申請單》,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人及管理代表同意,到文管中心辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),公司內(nèi)部不能使用未加蓋“文獻(xiàn)發(fā)行章”的復(fù)印件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立刻由文管中心收回銷毀。5.10.2文獻(xiàn)破損嚴(yán)重,影響使用時(shí),應(yīng)由文管中心辦理更換手續(xù),交回破損文獻(xiàn),補(bǔ)發(fā)新文獻(xiàn),新文獻(xiàn)的發(fā)行日期沿用原文獻(xiàn)發(fā)行日期,文管中心將破損文獻(xiàn)銷毀。5.10.3文獻(xiàn)如有遺失時(shí)可提出申請,并填寫《文獻(xiàn)申請單》,經(jīng)管理代表同意方可補(bǔ)發(fā),但必須在申請中做出闡明,并注明丟失的文獻(xiàn)作廢,必要時(shí),將作廢文獻(xiàn)告知各部門,避免誤用。5.11文獻(xiàn)的銷毀5.11.1過期或作廢之管制文獻(xiàn),由文管中心統(tǒng)一收回并予以銷毀。5.11.2對全部作廢的原版文獻(xiàn)由文管中心予以保存,保存期限為2年。5.12文獻(xiàn)管理5.12.1全部原版文獻(xiàn)統(tǒng)一由文管中心進(jìn)行登錄保管,對原版文獻(xiàn)上不做任何標(biāo)記,方便于文獻(xiàn)的復(fù)印。為避免文獻(xiàn)的丟失,應(yīng)將全部文獻(xiàn)進(jìn)行備份并予以標(biāo)記。5.12.2文獻(xiàn)檔案應(yīng)放置于通風(fēng)良好,避免高溫,高濕或灰塵之場合；對于機(jī)密性文獻(xiàn),應(yīng)予以隔離或加鎖,以避免人為的損壞或盜竊；各單位文獻(xiàn)檔案為永久保存；重要文獻(xiàn)﹑數(shù)據(jù)﹑統(tǒng)計(jì),可予備份并分地保存。5.12.3文獻(xiàn)或檔案于使用期限終了后,應(yīng)予以銷毀。如有解決規(guī)定時(shí),應(yīng)依規(guī)定解決并作成統(tǒng)計(jì)。5.13技術(shù)文獻(xiàn)控制按本程序書規(guī)定由文管中心進(jìn)行發(fā)行、管控。5.13外來文獻(xiàn)控制5.13.1各單位接到外來文獻(xiàn)后呈閱部門主管審核后交文管中心蓋“參考文獻(xiàn)”章,并登錄于《外來文獻(xiàn)管制一覽表》方可正式使用。需發(fā)行時(shí)，依5.8執(zhí)行。5.14文獻(xiàn)評審5.14.1定于每次管理評審前，由管理代表召集各部門主管對體系全部文獻(xiàn)之符合性、合用性、有效性進(jìn)行評審。6.0參考文獻(xiàn)無7.0有關(guān)表單7.1文獻(xiàn)分發(fā)、簽收、回收統(tǒng)計(jì)表7.2文獻(xiàn)制訂、修訂、廢止申請單7.3文獻(xiàn)申請單7.4外來文獻(xiàn)管制一覽表8.0附件8.1文獻(xiàn)控制權(quán)責(zé)分辨表(附件一)8.2文獻(xiàn)控制流程圖(附件二)8.3文獻(xiàn)書寫格式(附件三)

文獻(xiàn)控制權(quán)責(zé)分辨表附件一文獻(xiàn)種類制訂審核核準(zhǔn)發(fā)行單位收文單位一階文獻(xiàn)體系推行委員管理代表總/副總經(jīng)理文管中心各相關(guān)單位二階文獻(xiàn)體系推行委員有關(guān)部門主管管理代表三階文獻(xiàn)各單位承接人各單位主管各部門主管四階文獻(xiàn)各單位承接人各單位主管各部門主管

文獻(xiàn)控制流程圖附件二流程圖有關(guān)單位有關(guān)文獻(xiàn)/表單開始開始文獻(xiàn)撰寫文獻(xiàn)撰寫 各承接人文獻(xiàn)控制權(quán)責(zé)分辨表