(精簡)第5章 企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)的管理

第5章企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)的管理5.1企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理概述5.2企業(yè)競爭情報的管理5.3企業(yè)信息公開的管理5.4企業(yè)會議的管理5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理5.6企業(yè)知識管理司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.1.1企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

非計算機信息系統(tǒng)，又稱非在線信息系統(tǒng)，指不需要使用計算機或只有部分工作需要使用計算管理的信息系統(tǒng)。非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容包括：1．企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的運行與維護2．企業(yè)非在線信息系統(tǒng)的修補與審計3．企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理4．企業(yè)信息活動的管理5．企業(yè)非在線信息系統(tǒng)內(nèi)人員的管理

management5.1企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理概述司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.1.1企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

management5.1企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理概述5.1.2企業(yè)非計算機信息系統(tǒng)管理的思路

1.強化正式信息系統(tǒng)的功能

2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù)學(xué)會利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù)學(xué)會利用非正式信息系統(tǒng)塑造良好的自身形象

3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè)提高對軟件信息系統(tǒng)作用的認識做好軟件系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的協(xié)調(diào)

4.加強企業(yè)管理者自我提高，提高主體系統(tǒng)水平司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.2.1企業(yè)競爭情報的概念

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Management5.2企業(yè)競爭情報的管理5.2.2企業(yè)競爭情報的基本內(nèi)容5.2.3企業(yè)競爭情報工作的步驟5.2.4企業(yè)競爭情報的方法(了解、略)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.3.1企業(yè)信息公開概述

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理1.企業(yè)信息公開的必要性（1）社會信息資源共享的需要（2）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要（3）樹立企業(yè)形象的需要

▲讓消費者了解本企業(yè)▲讓投資者了解本企業(yè)

▲讓合作者（供應(yīng)商和銷售商）了解本企業(yè)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.3.1企業(yè)信息公開概述

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理1.企業(yè)信息公開的必要性2.企業(yè)信息公開的內(nèi)容（1）向上級主管部門公開信息（2）向社會監(jiān)督部門公開信息（3）向社會信息網(wǎng)絡(luò)公開信息（4）向其他企業(yè)公開信息（5）向用戶和消費者公布信息（6）向股東和股民公開信息司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.3.1企業(yè)信息公開概述

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.2企業(yè)信息公開的方法1.信息發(fā)布會、新聞發(fā)布會、記者招待會2.產(chǎn)品展覽會、商品交易會3.廣告4.企業(yè)新聞報道5.企業(yè)冠名的公益活動，可以提高企業(yè)的知名度6.企業(yè)網(wǎng)站7.企業(yè)出版物、書面報告、報表8.電話、傳真、電子郵件司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略關(guān)于企業(yè)信息的公開，僅僅知道方法還不夠，還需要懂得信息公開的策略。

什么是策略？因為媒體僅僅是信息公開的工具，如何選擇工具，如何使用工具，在什么時間、什么地點、使用什么工具，才能獲得最好的信息公開效果是有講究的?？偨Y(jié)近幾年來企業(yè)信息發(fā)布的實踐可有五大策略。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一“攻心”

：為您服務(wù)，滿足需求

（1）動之以情，親密接觸企業(yè)的各種生產(chǎn)經(jīng)營行為從“情”切入，尋求產(chǎn)品對應(yīng)人的情感樞紐相應(yīng)的部位與層次，賦予在包裝、廣告、促銷、設(shè)計上面，進行定向準(zhǔn)確而又有分寸的“切入”。使消費者受到感染或被沖擊，產(chǎn)生對本企業(yè)的好感。

案例1：農(nóng)夫山泉：“你購買一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水，就向貧困地區(qū)捐出一分錢”的廣告語。

案例2：1997年，美國西北航空公司免費空運一位患重病的中國小孩到美國做手術(shù)。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

（1）動之以情，親密接觸（2）熱點熱炒，投其所好熱點是在一段時期內(nèi)整個社會關(guān)注的問題、輿論的焦點。社會熱點對所有企業(yè)都是存在的，某一熱點對哪個企業(yè)會產(chǎn)生作用，即哪個企業(yè)能在熱點上有所作為，并不決定于熱點本身，而完全取決于企業(yè)對熱點的精準(zhǔn)把握和恰當(dāng)發(fā)揮。

案例：神舟5號載人飛船成功發(fā)射之后，新天下電腦公司將其電腦取名“神舟”，借神舟的東風(fēng)，賣自己的電腦。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

（1）動之以情，親密接觸（2）熱點熱炒，投其所好消費者對具有民族文化要素的產(chǎn)品情感上比較容易接近。一個消費者選擇一種商品，在一定意義上說，是他對這種商品所含文化的認同，消費者個人在選擇時可能不會意識到，但它確確實實存在。所以，企業(yè)要“為您服務(wù)”，自然就應(yīng)該是企業(yè)的產(chǎn)品本土化、民族化。

（3）文化滲透，深層接觸①泰國飲料“紅?！痹谶M入中國市場時宣稱是華裔科學(xué)家研究成果。

②加拿大多倫多的“張飛牛肉”提籃叫賣賣不出去。③海爾的冰箱在阿拉伯國家賣不出去。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用為您服務(wù)，煽情攻心，是從消費者身上找“刺激物”。還可以從客觀的社會環(huán)境中尋找可利用的“刺激物”。企業(yè)的社會環(huán)境中有各種各樣的人物、事件、組織、物品等，都可以作為利用的對象。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用明星：電影明星、戲劇明星、行業(yè)里出名的人物。明星以他長時間的工作實績，積累了很高的知名度、美譽度、吸引力。社會公眾對明星總有一種崇拜的心理。喜歡模仿明星的行為是一個普遍現(xiàn)象。要打開產(chǎn)品的路子，借助明星，聚集人氣，是一條捷徑。（1）借力明星，引領(lǐng)潮流▲2003年，搜狐公司出資200萬取得攀登珠峰的國家登山隊的獨家冠名權(quán)，張朝陽的身影隨著中國搜狐登山隊一起出現(xiàn)在珠穆朗瑪峰的峰頂，并且第一次從8848米的海拔成功地發(fā)出了彩信。內(nèi)生明星：張朝陽借力明星的注意點：①明星知名度和美譽度是兩回事。②明星的基本特征與企業(yè)產(chǎn)品特征不一致③明星的光芒蓋過產(chǎn)品④企業(yè)明星形象代言人不宜頻繁更換⑤與明星“交情”要深雙星鞋廠總裁汪海與馬俊仁的關(guān)系。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用專家，在社會中具有權(quán)威效應(yīng)，即專家個人或群體的權(quán)威性、可信性對消費者的安全心理的作用以及由此產(chǎn)生的對信息公開效果的影響。

（1）借力明星，引領(lǐng)潮流（2）借力專家，樹立權(quán)威金龍魚的“1∶1∶1”舒膚佳：中華醫(yī)學(xué)會的鑒定

▲金龍魚受到魯花牌花生油的巨大壓力時，在第二代調(diào)和油進入市場時，在多種場合請專家說明：人體飲食中飽和脂肪酸、單不飽和脂肪酸和多不飽和脂肪酸達到1∶1∶1的比例時，最有益于健康。

▲舒膚佳利用“中華醫(yī)學(xué)會”的鑒定證實自己的香皂產(chǎn)品可以持續(xù)抑制細菌生長▲高路潔牙膏也利用“中華口腔醫(yī)學(xué)會”的鑒定，也起到相同的作用。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用這是指通過合同、協(xié)議或其他相互信任的合作方式，將企業(yè)的信息公開的業(yè)務(wù)，外包給企業(yè)外的專業(yè)廣告公司。

（1）借力明星，引領(lǐng)潮流（2）借力專家，樹立權(quán)威（3）借力組織，業(yè)務(wù)外包

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果為您服務(wù)，是從消費者出發(fā)善假于物，是從他人出發(fā)第三個策略就從自己出發(fā)：自我造勢，強化效果

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果企業(yè)信息公開活動都是事先策劃的。因此，可通過渲染信息公開現(xiàn)場的氣氛來提高現(xiàn)場效果（1）渲染氣氛，提高效果富亞涂料公司老板喝涂料的策劃司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果懸念是文學(xué)創(chuàng)作中那種使讀者或觀眾對故事發(fā)展或人物命運產(chǎn)生關(guān)切心情的情節(jié)安排手段。這一手法也可以運用到企業(yè)信息公開中來。

（1）渲染氣氛，提高效果臺灣三陽摩托車公司在新產(chǎn)品上市前的做法

（2）制造懸念，吸引注意▲第一天：今天不要買摩托車，請您稍候6天，有一部意想不到的好車就要來了?！B登四天，內(nèi)容一樣，只是換一下天數(shù)。▲第五天：讓您久候的野狼125摩托車就要來了。煩您再稍候兩天?！诹鞂Σ黄?，讓您久候的三陽野狼125摩托車，明天就要來了?！谄咛?，野狼125摩托車正式上市。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果企業(yè)在經(jīng)營過程中遇到突發(fā)事件時，可以通過信息公開，力挽狂瀾，轉(zhuǎn)危為安。通常，這時的策略就是喊冤辟謠，喚起消費者的同情和支持。

（1）渲染氣氛，提高效果（2）制造懸念，吸引注意（3）喊冤辟謠，喚起同情

▲2002年，格蘭仕在面對國外競爭者關(guān)于微波爐有害人體健康的誹謗時，立即果斷做出決策，派出得力人員進京向媒體“喊冤”，在京召開有政府領(lǐng)導(dǎo)和專家出席的大規(guī)?！氨僦{會”，從科學(xué)上闡明微波爐的安全性，在各大媒體包括自己的網(wǎng)站上揭露國外競爭對手的險惡用心，對誹謗進行反擊等，終于洗刷了自己的不白之冤。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果

4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢（1）創(chuàng)新形象，差異競爭企業(yè)可采用差別化競爭的策略這里的關(guān)鍵在于尋找“差別”信息。在抓準(zhǔn)“差別”信息之后，在不貶低對手的情況下，通過有特色的宣傳活動、靈活的推銷手段、周到的售后服務(wù)，贏得消費者的芳心?！r(nóng)夫果園果汁飲料在初入市場時的廣告詞是“農(nóng)夫果園，喝前搖一搖”和“農(nóng)夫果園，三種水果的果汁”。

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果

4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢（1）創(chuàng)新形象，差異競爭

北極絨公司明買養(yǎng)鴨場，暗做鵝絨服，就是這種策略。（2）明修棧道，暗度陳倉司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開的管理5.3.3企業(yè)信息公開的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢，強化效果

4.策略四：挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢

5.策略五：運用博弈，競爭取勝

運用博弈論的方法，分析判斷別人可能會怎樣做，再來判斷本企業(yè)究竟應(yīng)該怎么做。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會議概述

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.企業(yè)會議的內(nèi)涵企業(yè)會議是企業(yè)管理者有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。企業(yè)會議是典型的企業(yè)信息活動。企業(yè)會議缺乏科學(xué)管理：

▲議而不決，不僅無助于問題的解決，反而使有待解決的問題復(fù)雜化，只好再開會，形成惡性循環(huán)。

▲前不見頭、后不見尾的會議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢魔。

▲企業(yè)管理者自己也感到太多的時間花費在無效率的會議上，增加了企業(yè)運營成本，造成了工作效率的低下。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會議概述

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.企業(yè)會議的內(nèi)涵

2.企業(yè)會議的類型

（1）企業(yè)會議的信息傳播方向類型▲傳達型會議▲匯報型會議（2）企業(yè)會議的工作狀態(tài)類型

▲例行型會議（例會）▲緊急型會議（3）企業(yè)會議的思維狀態(tài)類型

▲創(chuàng)意型會議▲執(zhí)行型會議

▲報告型會議▲座談型會議司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會議概述

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.企業(yè)會議的內(nèi)涵

2.企業(yè)會議的類型

3.企業(yè)會議的功能

（1）管理者實施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過會議傳播給被管理者的，又被管理者實施。（2）企業(yè)實施管理創(chuàng)新的特定條件。會議上與會者集思廣益，通過信息交流，觀念碰撞，可以產(chǎn)生創(chuàng)新的成果。（3）發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道。企業(yè)的會議上，是與會者表現(xiàn)自己水平的極好平臺，優(yōu)秀人才極易發(fā)現(xiàn)。（4）學(xué)習(xí)、宣傳、教育的載體。

企業(yè)會議的負面效應(yīng)有：①少數(shù)或個別人左右會議的進程，使會議得出不符合企業(yè)集體利益的結(jié)論。②會議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會議流于形式，浪費人力物力，貽誤管理時機。③會議組織者一言堂，與會者不能或者不敢充分發(fā)表意見，使會議變成了高層管理者獨斷專行的合法渠道等。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會議概述

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.企業(yè)會議的內(nèi)涵

2.企業(yè)會議的類型

3.企業(yè)會議的功能

4.企業(yè)會議管理的含義

企業(yè)會議管理是為了實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)會議的功能，力求降低或避免會議負面效應(yīng)的發(fā)生，對企業(yè)會議的計劃、組織、指揮和控制的社會活動的全過程。這里強調(diào)“全過程”，是指對會前準(zhǔn)備，會中組織、指揮和控制，會后總結(jié)的整個過程的管理。不能把會議管理僅僅看成是對會議進程的管理

。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.2企業(yè)會議管理的內(nèi)容

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會前準(zhǔn)備

（1）會議議題和目標(biāo)的確定常見的毛病有：

①缺乏針對性，議題抓得不準(zhǔn)；②議題和目標(biāo)不具體，達到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。③“一會多題”，什么問題都議，什么問題都沒有解決。（2）會議議程的安排▲會議應(yīng)該按照議程進行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個別的原則。

（3）會議人員的確定▲會議會議人員的確定要遵循相關(guān)性原則。與會人員必須與會議議題相關(guān)。無關(guān)人員參加，會增大會議成本，會對會議造成干擾

。

（4）會議資料和會務(wù)的準(zhǔn)備下列情況不宜開會：①會議所需材料不全②會上準(zhǔn)備解決的問題可以用電話、備忘錄或個別談話等方式解決③會議議題屬于不宜擴大知情范圍的事務(wù)④會議議題均屬瑣碎小事，或者已經(jīng)做出決定⑤與會人員之間的對立情緒嚴重等司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.2企業(yè)會議管理的內(nèi)容

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會前準(zhǔn)備

（1）會議開始

2.會中組織、指揮和控制

▲會議開始前，應(yīng)該由會議主持人進行會議規(guī)則的講解。最好的辦法是提前到達會議室，將會議規(guī)則打在電腦投影屏幕上。

（2）會議的組織和指揮▲常用的會議規(guī)則有①要守時，堅持到底②手機處于振動狀態(tài)③積極發(fā)言，但請針對主題，簡短扼要④等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言⑤討論中對事不對人，不做人身攻擊，用積極的話代替消極的話⑥不要開小會①按照事先確定的會議議程組織和指揮會議開始②用明晰的語言說明會議的議題；主持人要善于引導(dǎo)，充分發(fā)揚民主，提倡各抒己見③對各種意見進行綜合

（3）會議的控制

▲會議安排不當(dāng)?shù)目刂啤鴷h主持者的自我控制▲與會者不良傾向的控制

▲會議開始之后，到會議結(jié)束之前，發(fā)生與會議事先安排不一致的情況時必須立即處理，及時調(diào)整，不能一成不變。

▲會議主持者要思維高度集中，隨時發(fā)現(xiàn)自己主持會議中存在的問題，調(diào)整自己主持會議的語氣和行為，調(diào)動與會者的積極性。

常見的不良傾向：①遲到②個別人發(fā)言占用時間較多③發(fā)言內(nèi)容偏離會議議題④大多數(shù)與會者不發(fā)言司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.2企業(yè)會議管理的內(nèi)容

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會前準(zhǔn)備

2.會中組織、指揮和控制

3.會后總結(jié)

一是清理和回收會議文件，以免發(fā)生泄密二是從會議組織的角度進行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，汲取教訓(xùn)

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

（1）明晰、簡潔、清新（2）注意引導(dǎo)、啟迪（3）講究語言的感染力

會議主持者在會議所有的場合都要如此：①開幕詞或開場白時②回答與會者提問時③在會議發(fā)言偏離會議中心議題時會議主持者的語言：①不是在作裁判②不是一錘定音，搞一言堂③讓與會者明白從哪個方向上進行討論

語言的情感信息是自發(fā)產(chǎn)生的，不管會議主持者是否意識到，只要他在會上說話，就同時傳播出他的情感信息。講究語言運用藝術(shù)，就在于他要有意識地在自己的講話中講究語言情感信息，要富有感染力。感染力的表現(xiàn)：①語言中要充滿熱情②表現(xiàn)出對工作的高度責(zé)任心③同全體與會者的平等、融洽的態(tài)度④對與會者關(guān)懷、友好的心情司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

（1）直接會議成本（2）會議時間成本（3）效率損失成本

2.講究對會議成本進行經(jīng)濟核算

▲有形成本、顯性成本▲會議支付的各種費用總和包括：會議的設(shè)施費、場地費、差旅費、食宿費、招待費、文件準(zhǔn)備費和水、電、暖、空調(diào)費等?！麄€會議消耗的時間總量

T=R×（T1＋T2＋T3＋T4＋T5）T-時間成本；R-參加會議人數(shù)；T1-與會者準(zhǔn)備時間；T2-與會者在會時間；T3-與會者赴會路途時間；T4-會議秘書工作時間；T5-會議服務(wù)人員工作時間

按與會人員的平均小時工資把時間成本轉(zhuǎn)換成貨幣形式

這是主管人員因為開會而離開工作崗位，造成企業(yè)整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失?！驗椴荒芗皶r接聽重要客戶電話可能損失一筆業(yè)務(wù)▲因為不能及時處理客戶的投訴而得罪的一批客戶▲因為不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而可能造成的停工停產(chǎn)

▲會議組織者對于直接成本比較關(guān)注，而對時間成本、效率損失成本不大敏感。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

會議效率不高的原因：

▲重要會議時間安排不當(dāng)：星期五下午，星期一

▲何時開會，幾乎都不征詢員工的意見▲“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席

▲實際到會的往往與議題關(guān)系并不是最密切的人

2.講究對會議成本進行經(jīng)濟核算

3.掌握提高會議效率的規(guī)范

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

2.講究對會議成本進行經(jīng)濟核算

3.掌握提高會議效率的規(guī)范

①只在必要時才開的會議；②只在認真籌劃過后才開的會議③一切準(zhǔn)備工作就緒后才開的會④總是提前擬訂和分發(fā)會議程序⑤所有與會者都遵守時間，不遲到，不早退⑥會議邀請了在與會者中具有威望的人出席⑦會議具有明確的議題和結(jié)論⑧會議記錄了所有決議、建議和負責(zé)人

（1）高效率會議的特征司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

2.講究對會議成本進行經(jīng)濟核算

3.掌握提高會議效率的規(guī)范

（1）高效率會議的特征

（2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范

①會議時間安排的規(guī)范。

▲2-3天以上的會，安排在主要與會者有時間與會

①上午8-9時，不宜進行業(yè)務(wù)分析②上午9-10時，比較適合進行一對一會談，業(yè)務(wù)會議的最佳時間③上午10時-12時，④下午上班后-3時比較適合集思廣益類的會議。⑤下午3時到下班，不宜安排會議

▲1-2小時的會議，則講究會議時間的選擇

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

2.講究對會議成本進行經(jīng)濟核算

3.掌握提高會議效率的規(guī)范

（1）高效率會議的特征

（2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范

①會議時間安排的規(guī)范。

②會議組織和運作程序的規(guī)范①會議準(zhǔn)備期間▲首先了解所有與會者的每周工作安排時間表，以便找出保證所有與會人到會的開會時間▲準(zhǔn)備會議議程表及相關(guān)資料▲通知所有與會者準(zhǔn)備發(fā)言②會議召開期間▲一定要準(zhǔn)時開會▲對遲到者要予以批評▲所有與會者都應(yīng)該知道尊重別人的意見▲各與會的業(yè)務(wù)單位負責(zé)人對會議能否達成一致負直接責(zé)任。

③會議結(jié)束▲應(yīng)該準(zhǔn)時結(jié)束▲不要動輒延長會議時間▲結(jié)束2-3天后發(fā)出會議紀要▲所有與會者應(yīng)該承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會議的管理

1.會議主持者的語言藝術(shù)

2.講究對會議成本進行經(jīng)濟核算

3.掌握提高會議效率的規(guī)范

（1）高效率會議的特征

（2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范

①會議時間安排的規(guī)范。

②會議組織和運作程序的規(guī)范③固定的會議流程規(guī)范▲一個中心以整個會議的議程為中心，明確的議程可以幫助會議有序進行▲兩個基本點①會議開始前的準(zhǔn)②會議結(jié)束后的跟蹤司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息系統(tǒng)的管理（檔案管理）①文獻存儲管理②文獻服務(wù)管理③文獻保護（2）電子檔案系統(tǒng)管理電子檔案的歸檔、維護、利用和安全管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型（1）技術(shù)檔案系統(tǒng)（2）人事檔案系統(tǒng)

（3）文書檔案系統(tǒng)

（4）經(jīng)營檔案系統(tǒng)（5）書、報、刊資料系統(tǒng)（6）電子檔案系統(tǒng)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型

3.企業(yè)文獻信息管理的認識誤區(qū)

認為：企業(yè)文獻信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式▲收藏與使用的矛盾▲圖書館：只注重收藏利用是讀者的事▲企業(yè)：不僅注重收藏利用是本企業(yè)的事▲收藏與清理的矛盾▲圖書館：收藏越多越古越全越好現(xiàn)在沒用也可供歷史研究。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

2.企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理的類型

3.企業(yè)文獻信息管理的認識誤區(qū)

認為：企業(yè)文獻信息管理可以照搬圖書館、檔案館模式▲收藏與使用的矛盾▲收藏與清理的矛盾▲圖書館：收藏越多越古越全越好現(xiàn)在沒用也可供歷史研究?！髽I(yè)：只能收藏對企業(yè)有用的信息對企業(yè)無用的信息必須清除▲服務(wù)與責(zé)任的矛盾▲圖書館：如果不能滿足讀者需要自身沒有責(zé)任，也無損失▲企業(yè)：如果不能滿足企業(yè)需要是工作失職，負有責(zé)任企業(yè)因此可能遭受損失企業(yè)不能照搬圖書館、檔案館的模式司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的存儲管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息管理（檔案管理）中的存儲管理，又稱檔案保管工作。其內(nèi)容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié)

。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的存儲管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的服務(wù)管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息服務(wù)管理，包括：文獻的閱覽、報道、檢索和咨詢目前，企業(yè)內(nèi)的文獻信息管理機構(gòu)的人員往往只是扮演著文獻資料保管者的角色。這是不妥當(dāng)?shù)?/p>

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的存儲管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的保護

（1）文獻保護的含義

狹義的文獻保護，是指保護文獻實體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的自然壽命。

廣義的文獻保護，除上述內(nèi)容之外，還包括維護文獻實體的秩序狀態(tài)，使文獻在存放和使用中始終有序，即：文獻信息存儲。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的存儲管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的保護

（1）文獻保護的含義（2）文獻保護的內(nèi)容①文獻庫房的建設(shè)▲庫房選址

▲地勢較高，地基堅硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠離易燃易爆場所和產(chǎn)生大氣污染的工礦企業(yè)▲防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲，設(shè)置安全出口，安裝檔案柜等基本設(shè)備。▲庫房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的存儲管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的保護

（1）文獻保護的含義（2）文獻保護的內(nèi)容①文獻庫房的建設(shè)②文獻庫房管理▲第一，進出庫制度▲第二，庫房溫濕度控制▲第三，“八防”措施

▲非檔案人員不得進入庫房▲檔案人員在非工作時間內(nèi)一般不得進入庫房▲不許在庫房中吸煙、喝水和吃東西▲庫房溫度：14℃～20℃▲相對濕度：50

%～65

%▲防火、防水、防潮、防霉防蟲、防光、防塵、防盜司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的存儲管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的保護

（1）文獻保護的含義（2）文獻保護的內(nèi)容①文獻庫房的建設(shè)②文獻庫房管理③文獻修復(fù)▲去污▲去酸▲加固▲修裱

▲紙質(zhì)文獻字跡恢復(fù)與顯示▲計算機修復(fù)▲清除文獻上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑?！椒ǎ簷C械去污、溶劑去污、氧化去污等▲紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強度下降?！椒ǎ阂合嗳ニ岱ê蜌庀嗳ニ岱??！U筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復(fù)寫紙的字跡不耐熱，需要加固。▲方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網(wǎng)加固。

▲用粘合劑和選定的紙張對破損文獻進行修補或托裱，恢復(fù)文獻原有面貌，增加強度，延長壽命?！ǎ何锢矸ǎ〝z影）化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù)▲照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻字跡褪變后，可在計算機上用圖像處理軟件進行修復(fù)。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.3企業(yè)電子檔案的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.電子文件的歸檔

（1）電子文件歸檔的含義它是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中不斷產(chǎn)生的電子文件，在活動結(jié)束后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動過程。

（2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇

▲利用磁盤脫機采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤的方式。這種方式，如果磁盤質(zhì)量較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失或不可讀。▲采用網(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤存貯的方式。這種方式簡便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間應(yīng)該建立和開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線（專用電子系統(tǒng)）。

（3）電子檔案存儲載體的選用

▲常用的載體有磁盤、磁帶和光盤。磁盤、磁帶對保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。光盤具有對保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長、存取速度快、不易損壞等特點，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲載體，選用時要注意選擇不可擦寫的光盤。

（4）電子文件的歸檔管理

▲電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。然后將整理完畢的電子檔案刻盤。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.3企業(yè)電子檔案的管理

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1.電子文件的歸檔

（1）保證電子檔案載體物理上的安全

▲要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠離強磁場和有害氣體等。這一點和傳統(tǒng)檔案保護工作的內(nèi)容是一致的。（2）保證電子檔案內(nèi)容的可讀性鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計算機軟、硬件平臺就無法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對電子檔案本身，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。

2.電子文件的保存和維護

（3）對電子檔案進行有效的檢測與維護對電子檔案載體進行定期檢測和拷貝，發(fā)現(xiàn)問題，及時進行有效的修正或更新。操作時，必須嚴格按照規(guī)范程序進行，因為任何一項誤操作，都可能造成難以彌補的損失。檢測、維護、拷貝等操作過程要進行記錄。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.3企業(yè)電子檔案的管理

Management5.5企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理

1.電子文件的歸檔

（1）電子檔案提供利用的方式

▲提供拷貝（拷貝后利用）

▲網(wǎng)絡(luò)傳輸（在網(wǎng)上查閱）

▲直接利用（在電子檔案館查閱）

2.電子文件的保存和維護

（2）電子檔案利用管理的內(nèi)容

▲電子檔案利用者及利用工作者的管理（使用權(quán)限