(精簡(jiǎn))第5章 企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理

第5章企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理5.1企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理概述5.2企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的管理5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.4企業(yè)會(huì)議的管理5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理5.6企業(yè)知識(shí)管理司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.1.1企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，又稱(chēng)非在線(xiàn)信息系統(tǒng)，指不需要使用計(jì)算機(jī)或只有部分工作需要使用計(jì)算管理的信息系統(tǒng)。非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容包括：1．企業(yè)非在線(xiàn)信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)2．企業(yè)非在線(xiàn)信息系統(tǒng)的修補(bǔ)與審計(jì)3．企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理4．企業(yè)信息活動(dòng)的管理5．企業(yè)非在線(xiàn)信息系統(tǒng)內(nèi)人員的管理

management5.1企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理概述司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.1.1企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

management5.1企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理概述5.1.2企業(yè)非計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的思路

1.強(qiáng)化正式信息系統(tǒng)的功能

2.充分利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù)學(xué)會(huì)利用非正式信息系統(tǒng)為企業(yè)管理服務(wù)學(xué)會(huì)利用非正式信息系統(tǒng)塑造良好的自身形象

3.抓緊企業(yè)軟件信息系統(tǒng)的建設(shè)提高對(duì)軟件信息系統(tǒng)作用的認(rèn)識(shí)做好軟件系統(tǒng)與在線(xiàn)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)

4.加強(qiáng)企業(yè)管理者自我提高，提高主體系統(tǒng)水平司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.2.1企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的概念

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Management5.2企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的管理5.2.2企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的基本內(nèi)容5.2.3企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作的步驟5.2.4企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)的方法(了解、略)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.3.1企業(yè)信息公開(kāi)概述

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理1.企業(yè)信息公開(kāi)的必要性（1）社會(huì)信息資源共享的需要（2）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的需要（3）樹(shù)立企業(yè)形象的需要

▲讓消費(fèi)者了解本企業(yè)▲讓投資者了解本企業(yè)

▲讓合作者（供應(yīng)商和銷(xiāo)售商）了解本企業(yè)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.3.1企業(yè)信息公開(kāi)概述

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理1.企業(yè)信息公開(kāi)的必要性2.企業(yè)信息公開(kāi)的內(nèi)容（1）向上級(jí)主管部門(mén)公開(kāi)信息（2）向社會(huì)監(jiān)督部門(mén)公開(kāi)信息（3）向社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)信息（4）向其他企業(yè)公開(kāi)信息（5）向用戶(hù)和消費(fèi)者公布信息（6）向股東和股民公開(kāi)信息司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.3.1企業(yè)信息公開(kāi)概述

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.2企業(yè)信息公開(kāi)的方法1.信息發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)2.產(chǎn)品展覽會(huì)、商品交易會(huì)3.廣告4.企業(yè)新聞報(bào)道5.企業(yè)冠名的公益活動(dòng)，可以提高企業(yè)的知名度6.企業(yè)網(wǎng)站7.企業(yè)出版物、書(shū)面報(bào)告、報(bào)表8.電話(huà)、傳真、電子郵件司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略關(guān)于企業(yè)信息的公開(kāi)，僅僅知道方法還不夠，還需要懂得信息公開(kāi)的策略。

什么是策略？因?yàn)槊襟w僅僅是信息公開(kāi)的工具，如何選擇工具，如何使用工具，在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、使用什么工具，才能獲得最好的信息公開(kāi)效果是有講究的。總結(jié)近幾年來(lái)企業(yè)信息發(fā)布的實(shí)踐可有五大策略。

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一“攻心”

：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

（1）動(dòng)之以情，親密接觸企業(yè)的各種生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為從“情”切入，尋求產(chǎn)品對(duì)應(yīng)人的情感樞紐相應(yīng)的部位與層次，賦予在包裝、廣告、促銷(xiāo)、設(shè)計(jì)上面，進(jìn)行定向準(zhǔn)確而又有分寸的“切入”。使消費(fèi)者受到感染或被沖擊，產(chǎn)生對(duì)本企業(yè)的好感。

案例1：農(nóng)夫山泉：“你購(gòu)買(mǎi)一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水，就向貧困地區(qū)捐出一分錢(qián)”的廣告語(yǔ)。

案例2：1997年，美國(guó)西北航空公司免費(fèi)空運(yùn)一位患重病的中國(guó)小孩到美國(guó)做手術(shù)。

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

（1）動(dòng)之以情，親密接觸（2）熱點(diǎn)熱炒，投其所好熱點(diǎn)是在一段時(shí)期內(nèi)整個(gè)社會(huì)關(guān)注的問(wèn)題、輿論的焦點(diǎn)。社會(huì)熱點(diǎn)對(duì)所有企業(yè)都是存在的，某一熱點(diǎn)對(duì)哪個(gè)企業(yè)會(huì)產(chǎn)生作用，即哪個(gè)企業(yè)能在熱點(diǎn)上有所作為，并不決定于熱點(diǎn)本身，而完全取決于企業(yè)對(duì)熱點(diǎn)的精準(zhǔn)把握和恰當(dāng)發(fā)揮。

案例：神舟5號(hào)載人飛船成功發(fā)射之后，新天下電腦公司將其電腦取名“神舟”，借神舟的東風(fēng)，賣(mài)自己的電腦。

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

（1）動(dòng)之以情，親密接觸（2）熱點(diǎn)熱炒，投其所好消費(fèi)者對(duì)具有民族文化要素的產(chǎn)品情感上比較容易接近。一個(gè)消費(fèi)者選擇一種商品，在一定意義上說(shuō)，是他對(duì)這種商品所含文化的認(rèn)同，消費(fèi)者個(gè)人在選擇時(shí)可能不會(huì)意識(shí)到，但它確確實(shí)實(shí)存在。所以，企業(yè)要“為您服務(wù)”，自然就應(yīng)該是企業(yè)的產(chǎn)品本土化、民族化。

（3）文化滲透，深層接觸①泰國(guó)飲料“紅?！痹谶M(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)時(shí)宣稱(chēng)是華裔科學(xué)家研究成果。

②加拿大多倫多的“張飛牛肉”提籃叫賣(mài)賣(mài)不出去。③海爾的冰箱在阿拉伯國(guó)家賣(mài)不出去。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用為您服務(wù)，煽情攻心，是從消費(fèi)者身上找“刺激物”。還可以從客觀的社會(huì)環(huán)境中尋找可利用的“刺激物”。企業(yè)的社會(huì)環(huán)境中有各種各樣的人物、事件、組織、物品等，都可以作為利用的對(duì)象。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用明星：電影明星、戲劇明星、行業(yè)里出名的人物。明星以他長(zhǎng)時(shí)間的工作實(shí)績(jī)，積累了很高的知名度、美譽(yù)度、吸引力。社會(huì)公眾對(duì)明星總有一種崇拜的心理。喜歡模仿明星的行為是一個(gè)普遍現(xiàn)象。要打開(kāi)產(chǎn)品的路子，借助明星，聚集人氣，是一條捷徑。（1）借力明星，引領(lǐng)潮流▲2003年，搜狐公司出資200萬(wàn)取得攀登珠峰的國(guó)家登山隊(duì)的獨(dú)家冠名權(quán)，張朝陽(yáng)的身影隨著中國(guó)搜狐登山隊(duì)一起出現(xiàn)在珠穆朗瑪峰的峰頂，并且第一次從8848米的海拔成功地發(fā)出了彩信。內(nèi)生明星：張朝陽(yáng)借力明星的注意點(diǎn)：①明星知名度和美譽(yù)度是兩回事。②明星的基本特征與企業(yè)產(chǎn)品特征不一致③明星的光芒蓋過(guò)產(chǎn)品④企業(yè)明星形象代言人不宜頻繁更換⑤與明星“交情”要深雙星鞋廠總裁汪海與馬俊仁的關(guān)系。

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用專(zhuān)家，在社會(huì)中具有權(quán)威效應(yīng)，即專(zhuān)家個(gè)人或群體的權(quán)威性、可信性對(duì)消費(fèi)者的安全心理的作用以及由此產(chǎn)生的對(duì)信息公開(kāi)效果的影響。

（1）借力明星，引領(lǐng)潮流（2）借力專(zhuān)家，樹(shù)立權(quán)威金龍魚(yú)的“1∶1∶1”舒膚佳：中華醫(yī)學(xué)會(huì)的鑒定

▲金龍魚(yú)受到魯花牌花生油的巨大壓力時(shí)，在第二代調(diào)和油進(jìn)入市場(chǎng)時(shí)，在多種場(chǎng)合請(qǐng)專(zhuān)家說(shuō)明：人體飲食中飽和脂肪酸、單不飽和脂肪酸和多不飽和脂肪酸達(dá)到1∶1∶1的比例時(shí)，最有益于健康。

▲舒膚佳利用“中華醫(yī)學(xué)會(huì)”的鑒定證實(shí)自己的香皂產(chǎn)品可以持續(xù)抑制細(xì)菌生長(zhǎng)▲高路潔牙膏也利用“中華口腔醫(yī)學(xué)會(huì)”的鑒定，也起到相同的作用。

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用這是指通過(guò)合同、協(xié)議或其他相互信任的合作方式，將企業(yè)的信息公開(kāi)的業(yè)務(wù)，外包給企業(yè)外的專(zhuān)業(yè)廣告公司。

（1）借力明星，引領(lǐng)潮流（2）借力專(zhuān)家，樹(shù)立權(quán)威（3）借力組織，業(yè)務(wù)外包

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果為您服務(wù)，是從消費(fèi)者出發(fā)善假于物，是從他人出發(fā)第三個(gè)策略就從自己出發(fā)：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果企業(yè)信息公開(kāi)活動(dòng)都是事先策劃的。因此，可通過(guò)渲染信息公開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)的氣氛來(lái)提高現(xiàn)場(chǎng)效果（1）渲染氣氛，提高效果富亞涂料公司老板喝涂料的策劃司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果懸念是文學(xué)創(chuàng)作中那種使讀者或觀眾對(duì)故事發(fā)展或人物命運(yùn)產(chǎn)生關(guān)切心情的情節(jié)安排手段。這一手法也可以運(yùn)用到企業(yè)信息公開(kāi)中來(lái)。

（1）渲染氣氛，提高效果臺(tái)灣三陽(yáng)摩托車(chē)公司在新產(chǎn)品上市前的做法

（2）制造懸念，吸引注意▲第一天：今天不要買(mǎi)摩托車(chē)，請(qǐng)您稍候6天，有一部意想不到的好車(chē)就要來(lái)了。▲連登四天，內(nèi)容一樣，只是換一下天數(shù)。▲第五天：讓您久候的野狼125摩托車(chē)就要來(lái)了。煩您再稍候兩天?！诹鞂?duì)不起，讓您久候的三陽(yáng)野狼125摩托車(chē)，明天就要來(lái)了?！谄咛?，野狼125摩托車(chē)正式上市。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中遇到突發(fā)事件時(shí)，可以通過(guò)信息公開(kāi)，力挽狂瀾，轉(zhuǎn)危為安。通常，這時(shí)的策略就是喊冤辟謠，喚起消費(fèi)者的同情和支持。

（1）渲染氣氛，提高效果（2）制造懸念，吸引注意（3）喊冤辟謠，喚起同情

▲2002年，格蘭仕在面對(duì)國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)者關(guān)于微波爐有害人體健康的誹謗時(shí)，立即果斷做出決策，派出得力人員進(jìn)京向媒體“喊冤”，在京召開(kāi)有政府領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家出席的大規(guī)?！氨僦{會(huì)”，從科學(xué)上闡明微波爐的安全性，在各大媒體包括自己的網(wǎng)站上揭露國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的險(xiǎn)惡用心，對(duì)誹謗進(jìn)行反擊等，終于洗刷了自己的不白之冤。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果

4.策略四：挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢(shì)（1）創(chuàng)新形象，差異競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)可采用差別化競(jìng)爭(zhēng)的策略這里的關(guān)鍵在于尋找“差別”信息。在抓準(zhǔn)“差別”信息之后，在不貶低對(duì)手的情況下，通過(guò)有特色的宣傳活動(dòng)、靈活的推銷(xiāo)手段、周到的售后服務(wù)，贏得消費(fèi)者的芳心?！r(nóng)夫果園果汁飲料在初入市場(chǎng)時(shí)的廣告詞是“農(nóng)夫果園，喝前搖一搖”和“農(nóng)夫果園，三種水果的果汁”。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果

4.策略四：挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢(shì)（1）創(chuàng)新形象，差異競(jìng)爭(zhēng)

北極絨公司明買(mǎi)養(yǎng)鴨場(chǎng)，暗做鵝絨服，就是這種策略。（2）明修棧道，暗度陳倉(cāng)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章

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Management5.3企業(yè)信息公開(kāi)的管理5.3.3企業(yè)信息公開(kāi)的策略

1.策略一：為您服務(wù)，滿(mǎn)足需求

2.策略二：善假于物，為我所用

3.策略三：自我造勢(shì)，強(qiáng)化效果

4.策略四：挑戰(zhàn)對(duì)手，獲取優(yōu)勢(shì)

5.策略五：運(yùn)用博弈，競(jìng)爭(zhēng)取勝

運(yùn)用博弈論的方法，分析判斷別人可能會(huì)怎樣做，再來(lái)判斷本企業(yè)究竟應(yīng)該怎么做。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會(huì)議概述

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵企業(yè)會(huì)議是企業(yè)管理者有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。企業(yè)會(huì)議是典型的企業(yè)信息活動(dòng)。企業(yè)會(huì)議缺乏科學(xué)管理：

▲議而不決，不僅無(wú)助于問(wèn)題的解決，反而使有待解決的問(wèn)題復(fù)雜化，只好再開(kāi)會(huì)，形成惡性循環(huán)。

▲前不見(jiàn)頭、后不見(jiàn)尾的會(huì)議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢(mèng)魔。

▲企業(yè)管理者自己也感到太多的時(shí)間花費(fèi)在無(wú)效率的會(huì)議上，增加了企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，造成了工作效率的低下。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會(huì)議概述

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵

2.企業(yè)會(huì)議的類(lèi)型

（1）企業(yè)會(huì)議的信息傳播方向類(lèi)型▲傳達(dá)型會(huì)議▲匯報(bào)型會(huì)議（2）企業(yè)會(huì)議的工作狀態(tài)類(lèi)型

▲例行型會(huì)議（例會(huì)）▲緊急型會(huì)議（3）企業(yè)會(huì)議的思維狀態(tài)類(lèi)型

▲創(chuàng)意型會(huì)議▲執(zhí)行型會(huì)議

▲報(bào)告型會(huì)議▲座談型會(huì)議司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會(huì)議概述

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵

2.企業(yè)會(huì)議的類(lèi)型

3.企業(yè)會(huì)議的功能

（1）管理者實(shí)施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過(guò)會(huì)議傳播給被管理者的，又被管理者實(shí)施。（2）企業(yè)實(shí)施管理創(chuàng)新的特定條件。會(huì)議上與會(huì)者集思廣益，通過(guò)信息交流，觀念碰撞，可以產(chǎn)生創(chuàng)新的成果。（3）發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道。企業(yè)的會(huì)議上，是與會(huì)者表現(xiàn)自己水平的極好平臺(tái)，優(yōu)秀人才極易發(fā)現(xiàn)。（4）學(xué)習(xí)、宣傳、教育的載體。

企業(yè)會(huì)議的負(fù)面效應(yīng)有：①少數(shù)或個(gè)別人左右會(huì)議的進(jìn)程，使會(huì)議得出不符合企業(yè)集體利益的結(jié)論。②會(huì)議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會(huì)議流于形式，浪費(fèi)人力物力，貽誤管理時(shí)機(jī)。③會(huì)議組織者一言堂，與會(huì)者不能或者不敢充分發(fā)表意見(jiàn)，使會(huì)議變成了高層管理者獨(dú)斷專(zhuān)行的合法渠道等。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.1企業(yè)會(huì)議概述

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.企業(yè)會(huì)議的內(nèi)涵

2.企業(yè)會(huì)議的類(lèi)型

3.企業(yè)會(huì)議的功能

4.企業(yè)會(huì)議管理的含義

企業(yè)會(huì)議管理是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)會(huì)議的功能，力求降低或避免會(huì)議負(fù)面效應(yīng)的發(fā)生，對(duì)企業(yè)會(huì)議的計(jì)劃、組織、指揮和控制的社會(huì)活動(dòng)的全過(guò)程。這里強(qiáng)調(diào)“全過(guò)程”，是指對(duì)會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)中組織、指揮和控制，會(huì)后總結(jié)的整個(gè)過(guò)程的管理。不能把會(huì)議管理僅僅看成是對(duì)會(huì)議進(jìn)程的管理

。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.2企業(yè)會(huì)議管理的內(nèi)容

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）會(huì)議議題和目標(biāo)的確定常見(jiàn)的毛病有：

①缺乏針對(duì)性，議題抓得不準(zhǔn)；②議題和目標(biāo)不具體，達(dá)到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。③“一會(huì)多題”，什么問(wèn)題都議，什么問(wèn)題都沒(méi)有解決。（2）會(huì)議議程的安排▲會(huì)議應(yīng)該按照議程進(jìn)行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個(gè)別的原則。

（3）會(huì)議人員的確定▲會(huì)議會(huì)議人員的確定要遵循相關(guān)性原則。與會(huì)人員必須與會(huì)議議題相關(guān)。無(wú)關(guān)人員參加，會(huì)增大會(huì)議成本，會(huì)對(duì)會(huì)議造成干擾

。

（4）會(huì)議資料和會(huì)務(wù)的準(zhǔn)備下列情況不宜開(kāi)會(huì)：①會(huì)議所需材料不全②會(huì)上準(zhǔn)備解決的問(wèn)題可以用電話(huà)、備忘錄或個(gè)別談話(huà)等方式解決③會(huì)議議題屬于不宜擴(kuò)大知情范圍的事務(wù)④會(huì)議議題均屬瑣碎小事，或者已經(jīng)做出決定⑤與會(huì)人員之間的對(duì)立情緒嚴(yán)重等司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.2企業(yè)會(huì)議管理的內(nèi)容

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)前準(zhǔn)備

（1）會(huì)議開(kāi)始

2.會(huì)中組織、指揮和控制

▲會(huì)議開(kāi)始前，應(yīng)該由會(huì)議主持人進(jìn)行會(huì)議規(guī)則的講解。最好的辦法是提前到達(dá)會(huì)議室，將會(huì)議規(guī)則打在電腦投影屏幕上。

（2）會(huì)議的組織和指揮▲常用的會(huì)議規(guī)則有①要守時(shí)，堅(jiān)持到底②手機(jī)處于振動(dòng)狀態(tài)③積極發(fā)言，但請(qǐng)針對(duì)主題，簡(jiǎn)短扼要④等別人把話(huà)說(shuō)完，傾聽(tīng)他人發(fā)言⑤討論中對(duì)事不對(duì)人，不做人身攻擊，用積極的話(huà)代替消極的話(huà)⑥不要開(kāi)小會(huì)①按照事先確定的會(huì)議議程組織和指揮會(huì)議開(kāi)始②用明晰的語(yǔ)言說(shuō)明會(huì)議的議題；主持人要善于引導(dǎo)，充分發(fā)揚(yáng)民主，提倡各抒己見(jiàn)③對(duì)各種意見(jiàn)進(jìn)行綜合

（3）會(huì)議的控制

▲會(huì)議安排不當(dāng)?shù)目刂啤鴷?huì)議主持者的自我控制▲與會(huì)者不良傾向的控制

▲會(huì)議開(kāi)始之后，到會(huì)議結(jié)束之前，發(fā)生與會(huì)議事先安排不一致的情況時(shí)必須立即處理，及時(shí)調(diào)整，不能一成不變。

▲會(huì)議主持者要思維高度集中，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)自己主持會(huì)議中存在的問(wèn)題，調(diào)整自己主持會(huì)議的語(yǔ)氣和行為，調(diào)動(dòng)與會(huì)者的積極性。

常見(jiàn)的不良傾向：①遲到②個(gè)別人發(fā)言占用時(shí)間較多③發(fā)言?xún)?nèi)容偏離會(huì)議議題④大多數(shù)與會(huì)者不發(fā)言司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.2企業(yè)會(huì)議管理的內(nèi)容

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1.會(huì)前準(zhǔn)備

2.會(huì)中組織、指揮和控制

3.會(huì)后總結(jié)

一是清理和回收會(huì)議文件，以免發(fā)生泄密二是從會(huì)議組織的角度進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn)

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

（1）明晰、簡(jiǎn)潔、清新（2）注意引導(dǎo)、啟迪（3）講究語(yǔ)言的感染力

會(huì)議主持者在會(huì)議所有的場(chǎng)合都要如此：①開(kāi)幕詞或開(kāi)場(chǎng)白時(shí)②回答與會(huì)者提問(wèn)時(shí)③在會(huì)議發(fā)言偏離會(huì)議中心議題時(shí)會(huì)議主持者的語(yǔ)言：①不是在作裁判②不是一錘定音，搞一言堂③讓與會(huì)者明白從哪個(gè)方向上進(jìn)行討論

語(yǔ)言的情感信息是自發(fā)產(chǎn)生的，不管會(huì)議主持者是否意識(shí)到，只要他在會(huì)上說(shuō)話(huà)，就同時(shí)傳播出他的情感信息。講究語(yǔ)言運(yùn)用藝術(shù)，就在于他要有意識(shí)地在自己的講話(huà)中講究語(yǔ)言情感信息，要富有感染力。感染力的表現(xiàn)：①語(yǔ)言中要充滿(mǎn)熱情②表現(xiàn)出對(duì)工作的高度責(zé)任心③同全體與會(huì)者的平等、融洽的態(tài)度④對(duì)與會(huì)者關(guān)懷、友好的心情司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

（1）直接會(huì)議成本（2）會(huì)議時(shí)間成本（3）效率損失成本

2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算

▲有形成本、顯性成本▲會(huì)議支付的各種費(fèi)用總和包括：會(huì)議的設(shè)施費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)、差旅費(fèi)、食宿費(fèi)、招待費(fèi)、文件準(zhǔn)備費(fèi)和水、電、暖、空調(diào)費(fèi)等?！麄€(gè)會(huì)議消耗的時(shí)間總量

T=R×（T1＋T2＋T3＋T4＋T5）T-時(shí)間成本；R-參加會(huì)議人數(shù)；T1-與會(huì)者準(zhǔn)備時(shí)間；T2-與會(huì)者在會(huì)時(shí)間；T3-與會(huì)者赴會(huì)路途時(shí)間；T4-會(huì)議秘書(shū)工作時(shí)間；T5-會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間

按與會(huì)人員的平均小時(shí)工資把時(shí)間成本轉(zhuǎn)換成貨幣形式

這是主管人員因?yàn)殚_(kāi)會(huì)而離開(kāi)工作崗位，造成企業(yè)整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失?！?yàn)椴荒芗皶r(shí)接聽(tīng)重要客戶(hù)電話(huà)可能損失一筆業(yè)務(wù)▲因?yàn)椴荒芗皶r(shí)處理客戶(hù)的投訴而得罪的一批客戶(hù)▲因?yàn)椴荒芗皶r(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而可能造成的停工停產(chǎn)

▲會(huì)議組織者對(duì)于直接成本比較關(guān)注，而對(duì)時(shí)間成本、效率損失成本不大敏感。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

會(huì)議效率不高的原因：

▲重要會(huì)議時(shí)間安排不當(dāng)：星期五下午，星期一

▲何時(shí)開(kāi)會(huì)，幾乎都不征詢(xún)員工的意見(jiàn)▲“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶(hù)或政府官員有約在先，根本不能出席

▲實(shí)際到會(huì)的往往與議題關(guān)系并不是最密切的人

2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算

3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算

3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范

①只在必要時(shí)才開(kāi)的會(huì)議；②只在認(rèn)真籌劃過(guò)后才開(kāi)的會(huì)議③一切準(zhǔn)備工作就緒后才開(kāi)的會(huì)④總是提前擬訂和分發(fā)會(huì)議程序⑤所有與會(huì)者都遵守時(shí)間，不遲到，不早退⑥會(huì)議邀請(qǐng)了在與會(huì)者中具有威望的人出席⑦會(huì)議具有明確的議題和結(jié)論⑧會(huì)議記錄了所有決議、建議和負(fù)責(zé)人

（1）高效率會(huì)議的特征司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算

3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范

（1）高效率會(huì)議的特征

（2）高效率會(huì)議應(yīng)該遵循的規(guī)范

①會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。

▲2-3天以上的會(huì)，安排在主要與會(huì)者有時(shí)間與會(huì)

①上午8-9時(shí)，不宜進(jìn)行業(yè)務(wù)分析②上午9-10時(shí)，比較適合進(jìn)行一對(duì)一會(huì)談，業(yè)務(wù)會(huì)議的最佳時(shí)間③上午10時(shí)-12時(shí)，④下午上班后-3時(shí)比較適合集思廣益類(lèi)的會(huì)議。⑤下午3時(shí)到下班，不宜安排會(huì)議

▲1-2小時(shí)的會(huì)議，則講究會(huì)議時(shí)間的選擇

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算

3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范

（1）高效率會(huì)議的特征

（2）高效率會(huì)議應(yīng)該遵循的規(guī)范

①會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。

②會(huì)議組織和運(yùn)作程序的規(guī)范①會(huì)議準(zhǔn)備期間▲首先了解所有與會(huì)者的每周工作安排時(shí)間表，以便找出保證所有與會(huì)人到會(huì)的開(kāi)會(huì)時(shí)間▲準(zhǔn)備會(huì)議議程表及相關(guān)資料▲通知所有與會(huì)者準(zhǔn)備發(fā)言②會(huì)議召開(kāi)期間▲一定要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)▲對(duì)遲到者要予以批評(píng)▲所有與會(huì)者都應(yīng)該知道尊重別人的意見(jiàn)▲各與會(huì)的業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議能否達(dá)成一致負(fù)直接責(zé)任。

③會(huì)議結(jié)束▲應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)結(jié)束▲不要?jiǎng)虞m延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間▲結(jié)束2-3天后發(fā)出會(huì)議紀(jì)要▲所有與會(huì)者應(yīng)該承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.4.3企業(yè)會(huì)議管理的藝術(shù)

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Management5.4企業(yè)會(huì)議的管理

1.會(huì)議主持者的語(yǔ)言藝術(shù)

2.講究對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算

3.掌握提高會(huì)議效率的規(guī)范

（1）高效率會(huì)議的特征

（2）高效率會(huì)議應(yīng)該遵循的規(guī)范

①會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范。

②會(huì)議組織和運(yùn)作程序的規(guī)范③固定的會(huì)議流程規(guī)范▲一個(gè)中心以整個(gè)會(huì)議的議程為中心，明確的議程可以幫助會(huì)議有序進(jìn)行▲兩個(gè)基本點(diǎn)①會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)②會(huì)議結(jié)束后的跟蹤司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理（檔案管理）①文獻(xiàn)存儲(chǔ)管理②文獻(xiàn)服務(wù)管理③文獻(xiàn)保護(hù)（2）電子檔案系統(tǒng)管理電子檔案的歸檔、維護(hù)、利用和安全管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類(lèi)型（1）技術(shù)檔案系統(tǒng)（2）人事檔案系統(tǒng)

（3）文書(shū)檔案系統(tǒng)

（4）經(jīng)營(yíng)檔案系統(tǒng)（5）書(shū)、報(bào)、刊資料系統(tǒng)（6）電子檔案系統(tǒng)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類(lèi)型

3.企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書(shū)館、檔案館模式▲收藏與使用的矛盾▲圖書(shū)館：只注重收藏利用是讀者的事▲企業(yè)：不僅注重收藏利用是本企業(yè)的事▲收藏與清理的矛盾▲圖書(shū)館：收藏越多越古越全越好現(xiàn)在沒(méi)用也可供歷史研究。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.1企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理概述

1.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的內(nèi)容

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

2.企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)管理的類(lèi)型

3.企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

認(rèn)為：企業(yè)文獻(xiàn)信息管理可以照搬圖書(shū)館、檔案館模式▲收藏與使用的矛盾▲收藏與清理的矛盾▲圖書(shū)館：收藏越多越古越全越好現(xiàn)在沒(méi)用也可供歷史研究。▲企業(yè)：只能收藏對(duì)企業(yè)有用的信息對(duì)企業(yè)無(wú)用的信息必須清除▲服務(wù)與責(zé)任的矛盾▲圖書(shū)館：如果不能滿(mǎn)足讀者需要自身沒(méi)有責(zé)任，也無(wú)損失▲企業(yè)：如果不能滿(mǎn)足企業(yè)需要是工作失職，負(fù)有責(zé)任企業(yè)因此可能遭受損失企業(yè)不能照搬圖書(shū)館、檔案館的模式司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息管理（檔案管理）中的存儲(chǔ)管理，又稱(chēng)檔案保管工作。其內(nèi)容包括歸檔、登錄、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié)

。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息服務(wù)管理，包括：文獻(xiàn)的閱覽、報(bào)道、檢索和咨詢(xún)目前，企業(yè)內(nèi)的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)的人員往往只是扮演著文獻(xiàn)資料保管者的角色。這是不妥當(dāng)?shù)?/p>

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù)

（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義

狹義的文獻(xiàn)保護(hù)，是指保護(hù)文獻(xiàn)實(shí)體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的自然壽命。

廣義的文獻(xiàn)保護(hù)，除上述內(nèi)容之外，還包括維護(hù)文獻(xiàn)實(shí)體的秩序狀態(tài)，使文獻(xiàn)在存放和使用中始終有序，即：文獻(xiàn)信息存儲(chǔ)。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù)

（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容①文獻(xiàn)庫(kù)房的建設(shè)▲庫(kù)房選址

▲地勢(shì)較高，地基堅(jiān)硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠(yuǎn)離易燃易爆場(chǎng)所和產(chǎn)生大氣污染的工礦企業(yè)▲防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲(chóng)，設(shè)置安全出口，安裝檔案柜等基本設(shè)備?！鴰?kù)房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù)

（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容①文獻(xiàn)庫(kù)房的建設(shè)②文獻(xiàn)庫(kù)房管理▲第一，進(jìn)出庫(kù)制度▲第二，庫(kù)房溫濕度控制▲第三，“八防”措施

▲非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房▲檔案人員在非工作時(shí)間內(nèi)一般不得進(jìn)入庫(kù)房▲不許在庫(kù)房中吸煙、喝水和吃東西▲庫(kù)房溫度：14℃～20℃▲相對(duì)濕度：50

%～65

%▲防火、防水、防潮、防霉防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.2傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的存儲(chǔ)管理

2.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的服務(wù)管理

3.傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)信息的保護(hù)

（1）文獻(xiàn)保護(hù)的含義（2）文獻(xiàn)保護(hù)的內(nèi)容①文獻(xiàn)庫(kù)房的建設(shè)②文獻(xiàn)庫(kù)房管理③文獻(xiàn)修復(fù)▲去污▲去酸▲加固▲修裱

▲紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡恢復(fù)與顯示▲計(jì)算機(jī)修復(fù)▲清除文獻(xiàn)上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑?！椒ǎ簷C(jī)械去污、溶劑去污、氧化去污等▲紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強(qiáng)度下降?！椒ǎ阂合嗳ニ岱ê蜌庀嗳ニ岱??！U筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍(lán)墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙的字跡不耐熱，需要加固?！椒ǎ和苛霞庸獭⑺芰媳∧ぜ庸?、絲網(wǎng)加固。

▲用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文獻(xiàn)進(jìn)行修補(bǔ)或托裱，恢復(fù)文獻(xiàn)原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命?！ǎ何锢矸ǎ〝z影）化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù)▲照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻(xiàn)字跡褪變后，可在計(jì)算機(jī)上用圖像處理軟件進(jìn)行修復(fù)。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.3企業(yè)電子檔案的管理

Management5.5企業(yè)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的管理

1.電子文件的歸檔

（1）電子文件歸檔的含義它是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的電子文件，在活動(dòng)結(jié)束后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。

（2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇

▲利用磁盤(pán)脫機(jī)采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤(pán)的方式。這種方式，如果磁盤(pán)質(zhì)量較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失或不可讀?！捎镁W(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤(pán)存貯的方式。這種方式簡(jiǎn)便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間應(yīng)該建立和開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)（專(zhuān)用電子系統(tǒng)）。

（3）電子檔案存儲(chǔ)載體的選用

▲常用的載體有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。磁盤(pán)、磁帶對(duì)保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。光盤(pán)具有對(duì)保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長(zhǎng)、存取速度快、不易損壞等特點(diǎn)，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲(chǔ)載體，選用時(shí)要注意選擇不可擦寫(xiě)的光盤(pán)。

（4）電子文件的歸檔管理

▲電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。然后將整理完畢的電子檔案刻盤(pán)。

司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.3企業(yè)電子檔案的管理

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1.電子文件的歸檔

（1）保證電子檔案載體物理上的安全

▲要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿(mǎn)足避光、防塵、防變形的要求，要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。這一點(diǎn)和傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的內(nèi)容是一致的。（2）保證電子檔案內(nèi)容的可讀性鑒于電子檔案離開(kāi)了產(chǎn)生它的原計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺(tái)就無(wú)法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對(duì)電子檔案本身，還必須對(duì)其所依賴(lài)的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。

2.電子文件的保存和維護(hù)

（3）對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)對(duì)電子檔案載體進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行有效的修正或更新。操作時(shí)，必須嚴(yán)格按照規(guī)范程序進(jìn)行，因?yàn)槿魏我豁?xiàng)誤操作，都可能造成難以彌補(bǔ)的損失。檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程要進(jìn)行記錄。司有和-企業(yè)信息管理學(xué)-第五章5.5.3企業(yè)電子檔案的管理

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1.電子文件的歸檔

（1）電子檔案提供利用的方式

▲提供拷貝（拷貝后利用）

▲網(wǎng)絡(luò)傳輸（在網(wǎng)上查閱）

▲直接利用（在電子檔案館查閱）

2.電子文件的保存和維護(hù)

（2）電子檔案利用管理的內(nèi)容

▲電子檔案利用者及利用工作者的管理（使用權(quán)限