貨幣資金的安全與管理

貨幣資金的安全與管理

一、貨幣資金內(nèi)部控制資本就像企業(yè)的所有組織一樣，滲透公司的所有組織，形成一條交叉的網(wǎng)絡(luò)，以支持組織的運(yùn)作。貨幣資金管理的好壞,是企業(yè)能否正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的必要前提。通過(guò)內(nèi)部控制來(lái)確定合理的資金存量;通過(guò)集中管理、限額管理、信息化管理等措施,可以加快資金周轉(zhuǎn)速度,減少資金沉淀,降低資金使用成本,提高資金使用效益。貨幣資金內(nèi)部控制更是防范舞弊,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的需要。貨幣資金是企業(yè)中流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),容易被企業(yè)非法挪用和侵吞。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立資金風(fēng)險(xiǎn)防范體系,健全機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)監(jiān)督力度、堵塞漏洞、降低資金風(fēng)險(xiǎn),從而保證資金的安全完整。二、基金內(nèi)部控制失敗的分析(一)需要進(jìn)一步多次重調(diào),造成庫(kù)存金在自己個(gè)人賬戶內(nèi)現(xiàn)金具有流動(dòng)性強(qiáng)、使用方便的特點(diǎn),經(jīng)辦人員或者出納人員利用管理貨幣資金的便利,不按賬款分管的原則行事,公款私存或貪污挪用,將公款轉(zhuǎn)入自己個(gè)人賬戶,造成庫(kù)存現(xiàn)金小于賬面現(xiàn)金余額,達(dá)到侵吞、挪用公款的目的。有的企業(yè)現(xiàn)金余額出現(xiàn)紅字,存在采取隱瞞收入的手段,私設(shè)“小金庫(kù)”、“賬外賬”資金相互交錯(cuò),而且由于這部分資金在收支上存在的不合理或不合法性,加上長(zhǎng)期缺乏正常監(jiān)管,因此,常常出現(xiàn)亂支亂花現(xiàn)象,這也是導(dǎo)致出納工作出現(xiàn)差錯(cuò)的重要原因。(二)貨幣資金管理是將賬上的錢花進(jìn)行回收的在現(xiàn)實(shí)生活中,有些企業(yè)習(xí)慣收入不入賬,尤其是現(xiàn)金不入賬,以達(dá)到自身的種種目的。不少企業(yè)貨幣資金被挪用、貪污等,往往源于“小金庫(kù)”。因?yàn)?要把賬上的錢裝進(jìn)自己口袋難度比較大,中間還有很多關(guān)卡,但是要把賬上沒(méi)有的錢花出去就容易得多。所以更要盯緊貨幣資金的流入點(diǎn)。(三)出的現(xiàn)金據(jù)為己有經(jīng)辦人員利用虛列開(kāi)支事由,虛構(gòu)支出金額,將多支出的現(xiàn)金據(jù)為己有。其產(chǎn)生原因是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從支付申請(qǐng)到審批報(bào)銷由一人負(fù)責(zé),失去了對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全程相互監(jiān)督,造成貨幣資金流失,給企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益帶來(lái)?yè)p失。(四)保管和支付印印《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》強(qiáng)調(diào)“單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理,財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由專人保管,個(gè)人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章?！边@是內(nèi)部牽制制度原則的具體體現(xiàn)。然而現(xiàn)實(shí)工作中,有的單位總是圖一時(shí)使用方便,把票據(jù)和印章都交由一人保管,埋下隱患。一旦發(fā)生遺失、被盜或因一人保管支付款項(xiàng)所需全部印章而引發(fā)經(jīng)濟(jì)違法犯罪,造成單位嚴(yán)重?fù)p失,則悔之已晚。(五)清欠貨幣資金是否及時(shí)．企業(yè)可以通過(guò)與銀行、客戶之間進(jìn)行對(duì)賬,及時(shí)發(fā)現(xiàn)挪用、貪污貨幣資金等違法行為,以評(píng)價(jià)清欠貨幣資金是否及時(shí)入賬或貨幣資金還欠是否真實(shí)。無(wú)數(shù)事實(shí)表明,企業(yè)虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、偽造往來(lái)交易,或是財(cái)務(wù)人員私自往其他賬戶打款,利用企業(yè)閑置資金牟取私利。(六)采用開(kāi)戶行為由,以本企業(yè)開(kāi)戶行為由,將本企業(yè)的客戶轉(zhuǎn)成私設(shè)的戶會(huì)計(jì)人員可以利用某些銀行爭(zhēng)資金、拉客戶的機(jī)會(huì),私自利用單位印鑒章在他行開(kāi)設(shè)存款賬戶,以本企業(yè)更換開(kāi)戶行為由,要求付款單位將欠款或銷貨收入款轉(zhuǎn)至私設(shè)的戶頭上,從而達(dá)到截留公款的目的。甚至有些企業(yè)只管開(kāi)戶,不管檢查和清理,導(dǎo)致在企業(yè)重組、兼并多年后,自己認(rèn)為早已廢棄的賬戶還在被某些人和單位使用,由此引發(fā)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。(七)規(guī)章制度的執(zhí)行隨著社會(huì)的發(fā)展,財(cái)務(wù)制度也會(huì)出現(xiàn)不足,因此也需要及時(shí)修正;規(guī)章制度的執(zhí)行情況如何,更需要財(cái)務(wù)人員及時(shí)檢查監(jiān)督。只有進(jìn)行認(rèn)真的監(jiān)督檢查,才能把工作落到實(shí)處,才能使制度不斷得以完善。(八)員工自身原因財(cái)務(wù)工作比較繁瑣,重復(fù)性較強(qiáng)。時(shí)間一長(zhǎng),財(cái)務(wù)人員都可能或多或少有些惰性,常年不“動(dòng)地”易滋生懶散習(xí)氣,形成小團(tuán)體勢(shì)力,或是責(zé)任心不到位,工作熱情降低,工作粗心大意,給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。(九)會(huì)使犯罪嫌疑人的經(jīng)濟(jì)利益受損出納室負(fù)責(zé)企業(yè)貨幣資金流入流出,也是犯罪分子最“青睞”的場(chǎng)所,財(cái)務(wù)人員稍有疏忽,或是安全設(shè)備陳舊失修,都會(huì)使犯罪分子趁虛而入,從而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益的流失。三、搞好貨幣資金的內(nèi)部控制和管理措施“9查9看”(一)公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期排查出庫(kù)現(xiàn)金出納人員應(yīng)管好現(xiàn)金的盤存點(diǎn),按照業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)天的現(xiàn)金日記賬逐筆核對(duì),做到日清月結(jié)、賬證相符。同時(shí),公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)不定期抽查保險(xiǎn)柜內(nèi)庫(kù)存現(xiàn)金,看現(xiàn)金余額與賬上余額是否一致,并核對(duì)現(xiàn)金支票存根與開(kāi)票記錄,看是否有白條抵庫(kù)的現(xiàn)象。通過(guò)查看保險(xiǎn)柜,看是否存在違規(guī)存放的現(xiàn)象,確保現(xiàn)金存放安全和保險(xiǎn)柜的正確使用。(二)細(xì)化業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)記錄,確保資金到位通過(guò)檢查《銀行原始憑證傳遞表》、《現(xiàn)金原始憑證傳遞表》、《會(huì)計(jì)憑證傳遞表》、《票據(jù)及印鑒領(lǐng)用登記表》、《銀行票據(jù)使用登記表》、《現(xiàn)金支票使用登記表》、《應(yīng)收票據(jù)登記表》等相關(guān)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)時(shí)的相關(guān)記錄,看登記是否齊全規(guī)范,確保財(cái)務(wù)資料完整,使用規(guī)范,明確相關(guān)人員責(zé)任。(三)嚴(yán)格票據(jù)審批、審批手續(xù)檢查出納付款的票據(jù),看相關(guān)審批手續(xù)是否齊全,發(fā)票是否合規(guī),督促出納付款前認(rèn)真審核票據(jù),對(duì)審批程序、權(quán)限不符合要求或?qū)徟掷m(xù)不全的,一律拒絕支付。按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù)的,應(yīng)及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,確保資金支付安全。(四)明確不同票據(jù)的使用權(quán)限和程序檢查支票印鑒的使用保管情況,看支票印鑒是否存放于保險(xiǎn)柜中,財(cái)務(wù)專用章和個(gè)人名章是否分開(kāi)保管,明確各種票據(jù)的購(gòu)買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專設(shè)登記簿進(jìn)行記錄,防止空白票據(jù)的遺失和被盜用,確保支票印鑒的存放和使用安全。(五)銀行賬戶使用安全通過(guò)查看銀行對(duì)賬單、銀行日記賬及余額調(diào)節(jié)表,檢查銀行對(duì)賬情況,看是否存在長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)、違規(guī)付款和違規(guī)使用賬戶的現(xiàn)象,監(jiān)控資金收支情況和賬戶使用情況,確保資金及銀行賬戶使用安全。(六)立、撤銷是否必須按照上級(jí)公司要求進(jìn)行審批、撤銷銀行賬戶檢查銀行賬戶的相關(guān)手續(xù)是否齊全,看銀行賬戶的開(kāi)立和撤銷是否按照上級(jí)公司要求進(jìn)行報(bào)批,定期檢查、清理銀行賬戶的開(kāi)立及使用情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)處理;確保銀行賬戶的數(shù)量及用途符合上級(jí)公司的規(guī)定。(七)健全控制制度檢查企業(yè)相關(guān)制度建設(shè)和落實(shí)情況,通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作規(guī)范、財(cái)務(wù)規(guī)章制度落實(shí)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理質(zhì)量進(jìn)行全面檢查和監(jiān)督,及時(shí)查錯(cuò)、防弊,促進(jìn)資金管理的持續(xù)改進(jìn),確保資金安全使用,并針對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的制度盲點(diǎn)及時(shí)完善相關(guān)制度,完善控制體系。(八)提高員工素質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量一是要選好人,將那些政治思想好、思想素質(zhì)較高、職業(yè)原則較強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員選拔到貨幣資金相關(guān)管理崗位上來(lái),以此來(lái)保證貨幣資金管理與控制的有效性。二是要搞好財(cái)務(wù)人員教育,不斷提高財(cái)務(wù)人員特別是資金管理人員的職業(yè)道德與法律意識(shí)。通過(guò)不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的道德修養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn),在資金風(fēng)險(xiǎn)防范過(guò)程中逐步樹(shù)立起錢財(cái)?shù)扔行钨Y源防范與人員素質(zhì)等無(wú)形資源防范并重的觀念。三是定期輪換崗位,可以使財(cái)會(huì)人員接觸新業(yè)務(wù)、掌握新知識(shí),并使其經(jīng)驗(yàn)更全面,閱歷更豐富,綜合能力進(jìn)一步得到提升。(九)鐵柜成分配定期檢查出納室的“三鐵一器”即鐵門、鐵窗、鐵柜(保險(xiǎn)柜)及報(bào)警器?？催@些防范措施是否完備,存不存在漏裝或年久失修的情況,確保出納室的現(xiàn)金及付款票據(jù)的安全、萬(wàn)無(wú)一失。四、金內(nèi)部控制的意義貨幣