論秘書(shū)工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化

PAGEPAGEII論秘書(shū)工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化摘要：計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及給世界各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)的影響是巨大的，秘書(shū)工作也受到了前所未有的影響。這其中有正面的也有負(fù)面的。文章就此作簡(jiǎn)單分析，并對(duì)負(fù)面影響提出了相應(yīng)的對(duì)策。關(guān)鍵詞：秘書(shū)；現(xiàn)代化；網(wǎng)絡(luò)化；影響Abstract:thepopularityofcomputersandnetworkshasbroughtenormousimpactonvariousfieldsthroughouttheworldandsecretarialworkhasbeenaffectedunprecedentedly.Therearepositiveonesandnegativeones.Thispapermakesabriefanalysisonthisissueandputsforwardcorrespondingcountermeasuresagainstnegativeimpacts.Keywords:secretary;modernization;networking;influence

目錄前言 1一、秘書(shū)工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化概述 1（一）秘書(shū)工作現(xiàn)代化 1（二）秘書(shū)工作網(wǎng)絡(luò)化 2二、現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化對(duì)秘書(shū)工作的影響 5（一）現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)秘書(shū)工作的積極影響 51.工作方式的電腦化 52.信息資源的網(wǎng)絡(luò)化 53.秘書(shū)觀念的轉(zhuǎn)變 54.秘書(shū)素質(zhì)的提高 5（二）現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)秘書(shū)工作的消極影響 61.對(duì)材料原始性真實(shí)性的影響 62.對(duì)文書(shū)管理、信息傳遞的影響 6三、秘書(shū)人員如何更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化 6（一）上層的組織和秘書(shū)人員的適應(yīng) 6（二）秘書(shū)人員的素質(zhì)應(yīng)不斷提高 7結(jié)論 8參考文獻(xiàn) 9致謝 10PAGE10前言隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的改革，各個(gè)領(lǐng)域工作中處理的信息量大增，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正不斷向集約化、現(xiàn)代化邁進(jìn)，產(chǎn)品的科技含量不斷提高，在這種背景下，傳統(tǒng)文秘工作中存在著許多弊端而無(wú)法滿足現(xiàn)代辦公的需求。許多事務(wù)工作，如速記、謄寫(xiě)等普遍由手工操作轉(zhuǎn)向使用電腦，不僅如此，由于一些辦公自動(dòng)化軟件（Excel、Powerpoint等）的應(yīng)用，使報(bào)表統(tǒng)計(jì)、會(huì)議安排等大量繁瑣的日常工作趨于現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的秘書(shū)工作只是一種更傾向于勞動(dòng)密集型工作，知識(shí)或者技術(shù)附加值相對(duì)較少，而且長(zhǎng)期下來(lái)，缺少創(chuàng)新，使得秘書(shū)的工作價(jià)值得不到認(rèn)同。而且由于我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，秘書(shū)的就業(yè)門(mén)檻相對(duì)較低，缺乏創(chuàng)新性的工作必然導(dǎo)致就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力更大。這樣，秘書(shū)工作就會(huì)形成一個(gè)低價(jià)值、高競(jìng)爭(zhēng)的惡性循環(huán)。而現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于秘書(shū)工作而言是一個(gè)提升自身工作價(jià)值的絕好機(jī)遇。隨著我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，科學(xué)技術(shù)尤其是信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，傳統(tǒng)的工作方式在信息化和現(xiàn)代化的浪潮下，不斷被取代。信息化浪潮是對(duì)傳統(tǒng)秘書(shū)工作是一個(gè)巨大的沖擊，但是，對(duì)于創(chuàng)新秘書(shū)工作、提升秘書(shū)的工作價(jià)值，又是一個(gè)難得的契機(jī)。因此，研究秘書(shū)工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。一、秘書(shū)工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化概述（一）秘書(shū)工作現(xiàn)代化秘書(shū)工作的現(xiàn)代化主要包括秘書(shū)工作觀念的現(xiàn)代化，辦公工具的數(shù)字化，秘書(shū)辦公系統(tǒng)的信息化這三個(gè)方面。現(xiàn)代化的秘書(shū)工作與傳統(tǒng)的秘書(shū)工作是有著較大的差異的，現(xiàn)代化的秘書(shū)工作要求秘書(shū)工作具有更高的附加價(jià)值，能夠?yàn)榻M織做出更多的貢獻(xiàn)，而傳統(tǒng)的秘書(shū)工作則更多地是一種機(jī)械性的勞動(dòng)，只是應(yīng)付是的完成秘書(shū)的基本職責(zé)。在現(xiàn)代環(huán)境之下，秘書(shū)工作觀念也必然需要經(jīng)歷一個(gè)現(xiàn)代化的過(guò)程。傳統(tǒng)的秘書(shū)工作觀念是一種線性思維，而現(xiàn)代秘書(shū)工作經(jīng)驗(yàn)則是一種網(wǎng)狀立體思維，通過(guò)運(yùn)用各種途徑，利用各種工具，采取各種策略，提升自身的工作價(jià)值，這就是秘書(shū)工作觀念的現(xiàn)代化。秘書(shū)工作的現(xiàn)代化，在一定程度上是由秘書(shū)辦公工具的數(shù)字化來(lái)體現(xiàn)的。辦公工具的數(shù)字化，主要是指計(jì)算機(jī)，傳真機(jī)，打印機(jī)，掃描儀，投影儀等數(shù)字化辦公工具在秘書(shū)辦公過(guò)程中的應(yīng)用。這些工具的應(yīng)用能夠改變傳統(tǒng)的工具條件下，秘書(shū)的工作效率低下的問(wèn)題，使得傳統(tǒng)的秘書(shū)工作占用秘書(shū)的工作時(shí)間逐漸減少，讓秘書(shū)能夠有更多的時(shí)間來(lái)做其他事情，從而提升其自身的價(jià)值。秘書(shū)辦公系統(tǒng)的信息化是指，在一些組織內(nèi)部，秘書(shū)辦公不僅僅能夠享有數(shù)字化辦公工具的便利，同時(shí)還能夠通過(guò)組織內(nèi)部的辦公系統(tǒng)來(lái)有效的提高自身的工作效率，對(duì)辦公流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，及時(shí)、快捷的接受或發(fā)送信息。這種模式下，秘書(shū)的工作效率提升，相關(guān)信息的共享程度提高，能夠促進(jìn)組織的知識(shí)溢出，從而形成更好的經(jīng)濟(jì)效益，這個(gè)過(guò)程同時(shí)也是秘書(shū)工作增殖的一個(gè)過(guò)程。二十一世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，信息時(shí)代要求管理者在實(shí)現(xiàn)高效管理的同時(shí)，必須保證各種管理政策能在向下傳達(dá)中不產(chǎn)生誤差，并對(duì)員工、部科、合作伙伴、投資者和支持者產(chǎn)生預(yù)期的影響。來(lái)自各方面的建議和要求也要及時(shí)反饋到管理者的接收器中，確保管理的前瞻性和準(zhǔn)確性。在外部關(guān)系中由于利益的需要，也對(duì)信息的共享提出了不同的要求。因此，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，管理者從居高臨下的領(lǐng)導(dǎo)者開(kāi)始演變成為推動(dòng)高效溝通的聯(lián)系人。公司面臨的內(nèi)外關(guān)系和部門(mén)之間的縱橫關(guān)系在網(wǎng)絡(luò)的作用下沒(méi)有了明顯的分界線。不同的管理者可以共享計(jì)劃、需求信息以及各種必要的資料。在這種環(huán)境下，秘書(shū)是網(wǎng)絡(luò)管理中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。每天都要接受或發(fā)出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過(guò)程中的完整性和準(zhǔn)確性。目前只有實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作的現(xiàn)代化，才能有效地提高信息溝通的速度和效率，節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，規(guī)范單位管理并使決策變得迅速科學(xué)。（二）秘書(shū)工作網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于任何一個(gè)組織而言，秘書(shū)的工作崗位都是一個(gè)信息的樞紐，通過(guò)秘書(shū)這個(gè)一個(gè)崗位，能夠?qū)崿F(xiàn)組織這種的信息的上傳下達(dá)，從而維持組織的正常云狀。在傳統(tǒng)的工作模式之下，秘書(shū)的這一工作效率較低，秘書(shū)的信息網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)效應(yīng)并不顯著。秘書(shū)每天都要接受或發(fā)出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過(guò)程中的完整性和準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的方式難以勝任，目前只有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊資源，才能有效地提高信息溝通的速度和效率。具體而言，秘書(shū)工作的網(wǎng)絡(luò)化主要是體現(xiàn)在利用內(nèi)部局域網(wǎng)（Intranet）的眾多溝通功能和以及利用外部網(wǎng)絡(luò)與合作伙伴、投資者和支持者的及時(shí)溝通兩個(gè)方面。利用內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板，從能夠及時(shí)將那些周知性的事宜加以公布?；蛘咄ㄟ^(guò)網(wǎng)上公告板的方式，將組織的一些內(nèi)部文件以及報(bào)告等信息公布，實(shí)現(xiàn)這些信息的共享，通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)法網(wǎng)企業(yè)的各個(gè)部門(mén)。利用內(nèi)部局域網(wǎng)，能夠使得秘書(shū)成為組織管理層與基層員工之間交流、對(duì)話的一個(gè)有效途徑和通道，實(shí)現(xiàn)管理人員與員工間的平等溝通。這種網(wǎng)上角色的轉(zhuǎn)變，極大地滿足了員工的心理需求，在很大程度上鼓舞了員工的士氣，提高了企業(yè)的凝聚力。同時(shí)這也是秘書(shū)價(jià)值的增殖，相交于傳統(tǒng)的工作方式，秘書(shū)工作在網(wǎng)絡(luò)的支持之下，能夠有效地將減少組織內(nèi)部的矛盾，促進(jìn)組織的和諧，彰顯其自身的價(jià)值。除此之外，還能夠通過(guò)利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)來(lái)出版組織的電子刊物以及利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)完成電子檔案的管理。電子刊物能夠可以替代傳統(tǒng)的組織內(nèi)部刊物。從而能夠大大的降低成本，減少使用紙張，一方面能夠有效的提高組織的經(jīng)濟(jì)效益，另一方面也能夠?yàn)榄h(huán)保做出貢獻(xiàn)。利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器管理檔案，秘書(shū)人員直接就能夠在計(jì)算機(jī)端完成電子檔案的制作或者接受，電子檔案就應(yīng)運(yùn)而生，然后通過(guò)運(yùn)用MicrosoftSQLSERVER2003等數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子檔案的保管工作。秘書(shū)人員只需要協(xié)助信息部門(mén)維護(hù)好數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就能夠確保萬(wàn)無(wú)一失。利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書(shū)能夠做好信息管理工作。外部網(wǎng)絡(luò)的延伸，消除了信息搜尋的時(shí)空便捷，使得秘書(shū)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索引擎，直接面對(duì)網(wǎng)絡(luò)世界之中繽紛的信息資源，從而采集自己需要的各類數(shù)據(jù)或者信息。在秘書(shū)工作中，信息的采集主要通過(guò)語(yǔ)音、文字、圖表、圖像等方式，表現(xiàn)在辦公自動(dòng)化環(huán)境中則通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)獲取。秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)信息具有溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用。這方面的信息主要來(lái)自于縱向的上級(jí)、中層和基層下達(dá)和上傳的信息，秘書(shū)人員必須作到收集有用的信息，并且注意保存。來(lái)自橫向的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)方面的信息的收集，秘書(shū)人員只有利用廣播、電視、報(bào)刊等新聞媒體去廣采信息，從而打開(kāi)各方面的信息源，開(kāi)通多種信息渠道。秘書(shū)人員還可通過(guò)計(jì)算機(jī)采集國(guó)內(nèi)外的各種新聞熱點(diǎn)信息，在實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，還可實(shí)現(xiàn)個(gè)人與個(gè)人，企事業(yè)單位與企事業(yè)單位之間的資源共享。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，其最為重要的一個(gè)意義就是它實(shí)現(xiàn)了跨地域交流的成本的不斷降低，同時(shí)也使得跨地域的信息交流方式多元化，IP電話、QQ、MSN等工具可超時(shí)間性、超地域性和溝通雙方的進(jìn)行互動(dòng)，大增加工作效率。同樣，這些工具對(duì)于秘書(shū)工作而言，能夠大大的加強(qiáng)工作的效率，并且為秘書(shū)工作價(jià)值的提升帶來(lái)了多種多樣的可能性。秘書(shū)通過(guò)多元化的外部網(wǎng)絡(luò)工具，能夠促進(jìn)組織與合作伙伴、投資者和支持者之間的實(shí)時(shí)溝通。利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書(shū)平時(shí)的傳真工作也能夠提高效率，網(wǎng)絡(luò)傳真可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)使傳真件發(fā)送到對(duì)方的普通傳真機(jī)上或電子信箱中，用戶可以選擇任何時(shí)間、任何地點(diǎn)發(fā)送傳真。這就使得秘書(shū)的工作的靈活性大大的提高了，不必要非得在固定的時(shí)間來(lái)安排發(fā)送傳真，從而使得其他工作無(wú)法開(kāi)展。利用外部網(wǎng)絡(luò)，秘書(shū)還能夠?qū)⒔M織內(nèi)部的相關(guān)新聞通過(guò)合適的渠道進(jìn)行發(fā)布，從而能夠滿足公司合作伙伴以及主要顧客對(duì)公司經(jīng)營(yíng)信息的需求。這種需求的滿足，本身也是秘書(shū)價(jià)值提升的一種體現(xiàn)，在傳統(tǒng)的模式之下，秘書(shū)要負(fù)責(zé)新聞的發(fā)布，就必然只能夠選擇報(bào)紙、廣播以及電視等傳統(tǒng)的媒體來(lái)進(jìn)行，這些媒體的門(mén)檻較高，而且資源相對(duì)有限，在無(wú)形之中加大了秘書(shū)的工作難度。而且在實(shí)踐中，通過(guò)傳統(tǒng)的媒體資源來(lái)發(fā)布組織的新聞，一方面其成本相對(duì)較高，組織難以接受；另一方面，秘書(shū)的工作難度太大，難以實(shí)時(shí)發(fā)布新聞。而利用外部網(wǎng)絡(luò)則能夠有效的解決這些問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)之所以能夠產(chǎn)生如此巨大的影響，就在于它具有信息資源豐富性；傳播雙向性，交互性，個(gè)人化；速度快、時(shí)效性強(qiáng)；空間開(kāi)放性和相對(duì)平等性；傳播手段的多樣化；信息的分散性這幾個(gè)特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)把天南地北的人聯(lián)系起來(lái)了，還把各地的信息共享，方便人們工作．秘書(shū)辦公有了網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了輕松有序的管理，將來(lái)還可能實(shí)現(xiàn)辦公的智能化，辦公變得越來(lái)越輕松。無(wú)論是企業(yè)還是政府機(jī)關(guān)，都會(huì)有大量的文案需要處理，復(fù)雜的工作流程需要安排，決策者需要依據(jù)紛亂的信息作出重要的決定。擁有一套現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化，智能化的辦公系統(tǒng)，對(duì)辦公人員和企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，工作效率上的提高是顯而易見(jiàn)的。二、現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化對(duì)秘書(shū)工作的影響（一）現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)秘書(shū)工作的積極影響1.工作方式的電腦化計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的工作方式帶來(lái)了極大的沖擊，意味著以手工操作和紙筆為主的工作方式正在被淘汰，無(wú)紙化辦公將成為現(xiàn)實(shí)。以電腦為載體的工作方式具有很強(qiáng)的靈活性并能大大提高工作效率。寫(xiě)作時(shí)不僅提高了文稿的質(zhì)量，而且減少很多重復(fù)性勞動(dòng)，信息的剪切、復(fù)制、粘貼，以及跨文本的調(diào)用都非常方便。2.信息資源的網(wǎng)絡(luò)化人類社會(huì)正在進(jìn)入一個(gè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。社會(huì)信息的成倍劇增，使得經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)質(zhì)上已發(fā)展為信息的競(jìng)爭(zhēng)，信息化程度的高低正在成為一個(gè)國(guó)家發(fā)展水平的重要指標(biāo)。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，除了做好日常事務(wù)性的工作外，最重要的就是收集整理有用信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策以提高工作效率。信息資源的網(wǎng)絡(luò)化，加快了信息交換的頻率與速度，加速實(shí)現(xiàn)信息資源的交流和共享，使得秘書(shū)收集有用信息更加方便、快捷，從而更好更快地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠有力的信息。3.秘書(shū)觀念的轉(zhuǎn)變網(wǎng)絡(luò)給秘書(shū)工作帶來(lái)了全新的觀念。傳統(tǒng)的線性思維模式將被網(wǎng)狀立體思維模式代替。如今信息的傳遞已不是單項(xiàng)的，而是互動(dòng)式的，它大大加快了政務(wù)活動(dòng)的節(jié)奏，使得政務(wù)信息更加開(kāi)放透明化，各級(jí)政務(wù)部門(mén)的管理能力、決策能力、應(yīng)急處理能力和公共服務(wù)能力得到了較大提高。4.秘書(shū)素質(zhì)的提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為秘書(shū)人員大顯身手提供了歷史性的機(jī)遇。為了更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，輔助決策，秘書(shū)人員在不斷提高著自身的素質(zhì)。一方面更新觀念，自覺(jué)轉(zhuǎn)變思維方式和工作方式，另一方面努力學(xué)習(xí)和掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，提高實(shí)際應(yīng)用水平。（二）現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)秘書(shū)工作的消極影響1.對(duì)材料原始性真實(shí)性的影響秘書(shū)工作雖然瑣碎，但是嚴(yán)謹(jǐn)性極高。這樣的特殊性使得秘書(shū)工作時(shí)對(duì)原始材料的保存、備查顯得尤為重要。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及運(yùn)用這方面出現(xiàn)了漏洞。比如，領(lǐng)導(dǎo)講話稿的成文過(guò)程?，F(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的講話稿一般都在計(jì)算機(jī)上操作完成，秘書(shū)人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，網(wǎng)絡(luò)中搜索信息完成初稿，初稿由領(lǐng)導(dǎo)審閱后，秘書(shū)人員直接在計(jì)算機(jī)上修改完成定稿，為提高工作效率，郵件來(lái)郵件去，優(yōu)盤(pán)來(lái)優(yōu)盤(pán)去，最后保存的只是最后一稿，這其中領(lǐng)導(dǎo)的修改意見(jiàn)，甚至最初的意圖已部分或者全部丟失，材料的原始性真實(shí)性受到影響。會(huì)議記錄的整理、存檔。會(huì)議記錄是秘書(shū)工作內(nèi)容之一。隨著錄音機(jī)、電腦的普及，在很大程度上改善了人們對(duì)語(yǔ)言記錄和書(shū)寫(xiě)的條件。攜帶方便，使用快捷的筆記本電腦自然成為會(huì)議記錄的主角?？墒侨绱擞涗浭浅醺宥ǜ搴弦?，存檔時(shí)只有一稿，且其中多了幾分記錄人員的主觀任意性。這不僅違背了存檔時(shí)初稿定稿各一份的要求，材料的真實(shí)性也受到影響。2.對(duì)文書(shū)管理、信息傳遞的影響文書(shū)處理是辦公室秘書(shū)人員的一項(xiàng)重要工作，信息傳遞是秘書(shū)的基本工作職責(zé)。就運(yùn)用計(jì)算機(jī)導(dǎo)致的負(fù)面影響闡述如下。①文書(shū)處理方面。收文和發(fā)文都有一套固定的程序，這程序一般是不容刪減和變動(dòng)的。如果運(yùn)用電子郵件傳輸文件經(jīng)常是幾個(gè)程序合一，這樣既破壞了公文的嚴(yán)肅性，違反了國(guó)家頒布的新標(biāo)準(zhǔn)，也將使檔案工作無(wú)法正常進(jìn)行。②信息傳遞方面。信息工作講求時(shí)效性和廣泛性，對(duì)此運(yùn)用電子郵件傳遞信息具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。但是我們?cè)诳紤]時(shí)效性和廣泛性的同時(shí)，信息的保密性和準(zhǔn)確性卻不容忽視。三、秘書(shū)人員如何更好的應(yīng)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化（一）上層的組織和秘書(shū)人員的適應(yīng)辦公自動(dòng)化給秘書(shū)工作帶來(lái)如此大的沖擊和改革，那么，秘書(shū)工作在辦公自動(dòng)化條件下的新情況、新特點(diǎn)及應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)，是我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮和研究的。秘書(shū)工作是辦公室行政工作中最常見(jiàn)、最普通的一類，對(duì)于秘書(shū)工作來(lái)說(shuō)，推行辦公自動(dòng)化還存在著一些誤解。為了實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作現(xiàn)代化，應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃有步驟地從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度去組織這項(xiàng)工作。比如認(rèn)真實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作的規(guī)范化操作，科學(xué)有效地建立辦公自動(dòng)化條件下的秘書(shū)工作規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范秘書(shū)工作制度和程序；認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能，分清輕重緩急，把有限的辦公自動(dòng)化設(shè)備與軟件用在刀刃上，切實(shí)取得成效和經(jīng)驗(yàn)；要重視設(shè)備與軟件的購(gòu)置，更要重視它們的使用與管理。（二）秘書(shū)人員的素質(zhì)應(yīng)不斷提高隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的推進(jìn)，秘書(shū)人員的素質(zhì)需要不斷提高，除了在日常工作中不斷完善自己的專業(yè)知識(shí)，提高自己的業(yè)務(wù)技能，單位或部門(mén)還應(yīng)組織或培訓(xùn)秘書(shū)人員熟悉常用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及常用的辦公系統(tǒng)軟件，使秘書(shū)真正成為一個(gè)辦公自動(dòng)化時(shí)代的行家里手，在辦公自動(dòng)化環(huán)境中從容高效地處理業(yè)務(wù)工作。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對(duì)傳統(tǒng)秘書(shū)工作提出了挑戰(zhàn)，處于轉(zhuǎn)型期的秘書(shū)人員應(yīng)努力適應(yīng)辦公自動(dòng)化新環(huán)境。首先，應(yīng)該從思想觀念上應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的必要性和長(zhǎng)遠(yuǎn)功效。其次，應(yīng)落實(shí)到自己的行動(dòng)上。秘書(shū)工作千頭萬(wàn)緒，錯(cuò)綜復(fù)雜，秘書(shū)人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件，以適應(yīng)新環(huán)境對(duì)秘書(shū)的新要求，充分發(fā)揮秘書(shū)職能；最后，要能逐漸地在日常工作中，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。秘書(shū)工作的現(xiàn)代化不是一朝一夕之功，是一個(gè)長(zhǎng)期的逐步提高的過(guò)程。如果秘書(shū)工作的技術(shù)手段仍然拖沓不前、因循守舊，就會(huì)影響整個(gè)單位的工作和效益。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)于秘書(shū)工作的現(xiàn)代化不僅重要，而且勢(shì)在必行。只有切實(shí)有效地逐步建立辦公自動(dòng)化體系，才能使秘書(shū)工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的嶄新局面。

結(jié)論這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，秘書(shū)工作走向網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化是必要的，我們需要提高工作效率，跟上社會(huì)節(jié)奏，不在不必要的事情上浪費(fèi)時(shí)間，利用現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，起到事半功倍的效果。但是，從當(dāng)前來(lái)看，秘書(shū)工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化還存在一定的問(wèn)題，現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境在給秘書(shū)工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也給我們帶來(lái)一些負(fù)面影響。如計(jì)算機(jī)的漏洞，文件保留的不完全，信息嚴(yán)謹(jǐn)性等。我們應(yīng)該進(jìn)一步完善這些不足，以保證秘書(shū)工作的效率。希望本文的研究能夠有助于我國(guó)秘書(shū)工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的進(jìn)一步深入，促進(jìn)秘書(shū)工作效率的提高，提升秘書(shū)工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)[1]